生産性が向上すればビジネスの価値もアップ！できることからすぐに始めよう！

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

最近、「生産性向上」という言葉を耳にする機会が増えたと感じている方もいるのではないでしょうか？生産性を高めることは自社の市場価値を上げることにもつながります。そのため「今の自社の生産性が気になる！さらに向上する方法はないだろうか」と思う企業担当の方も多いでしょう。

そこで、この記事ではそもそも生産性とは何なのかという基本的なことに加えて、生産性が下がる原因や生産性を向上するための要因などを解説します。

生産性を向上させることは、企業の利益拡大にもつながります。日本は先進国の中でも生産性が低いと言われています。働き方改革の一環として多くの企業が取り組む「生産性向上」のためのノウハウを、ぜひこの機会に得ましょう！

そもそも生産性とは何を意味する？

まずは、そもそも「生産性」が何を意味するのかを正しく理解しましょう。生産性という言葉が指すものは主に以下の2つです。

・投資した資産によって生み出した価値を数値化したもの（資本生産性）
・労働者1人もしくは労働1時間が生み出した価値を数値化したもの（労働生産性）

この2つは企業にとっていずれも大切なものですが、今回は改善しやすい「労働生産性」に注目します。労働生産性を高めることが資本生産性アップにつながることも多いため、ぜひここから解説することをチェックしましょう！

生産性が下がってしまう原因を理解しよう

生産性を高めるには、なぜ生産性が下がってしまうのか、その原因を正しく突き止めなければなりません。原因が分からなければ適切な対策を施すのは不可能です。

そこで、ここからは生産性を下げてしまう主な原因をチェックします。自社の生産性が低くてお悩みの企業担当の方は、これから解説する4つのポイントをご確認ください。

無駄な業務がある

生産性を下げる大きな要素のひとつが無駄な業務です。ここで言う無駄な業務とは、何の価値も生み出さない業務のことを指します。自社で以下のような業務が発生していないかチェックしましょう。

・無駄な会議：何も決まらない会議や議題以外の内容が多く話される会議
・不必要な資料作成：作っても使われない資料など
・不必要な報告書作成：報告書作成そのものが目的になっているケースなど

これらの業務はリソースの無駄遣いに他なりません。業務に投入できるリソースは一定です。限られた貴重な資源を無駄な業務に使ってしまうと、本当に行うべきことに使えるリソースが減ってしまいます。

長時間労働が発生している

生産性を下げる大きな原因として見過ごせないのが長時間労働。人間はロボットではないので、長時間同じパフォーマンスで働き続けることなどできません。当然ながら、1日の最初の1時間と最後の1時間では同じパフォーマンスを発揮することはできないでしょう。

そのため、長時間労働で多くの成果を生み出そうとするビジネススタイルには無理があります。「できるだけ短時間で多くの成果を生み出すにはどうすればいいのか？」と考え、業務改革に取り組みましょう。

マルチタスクになっている

ひとりが多くのタスクをこなす「マルチタスク」も労働生産性を下げてしまう原因のひとつです。複数のタスクを同時進行すると頭の切り替えなどに一定のリソースを必要とするため、生み出せる成果が下がってしまいます。

ひとりが持つ1日の業務リソースが100だとしましょう。その人が1つの業務のみを行う場合は100のリソースをフル活用できます。しかし、5つのタスクを同時進行すると、タスクを変更する際に頭の切り替えや資料の準備などにリソースが使われます。

1回の切り替えに5のリソースを使うとすると、4回の切り替えで使うのは20。業務にあてられるリソースが80に減ってしまうのです。そのため、タスクはできるだけ集中して1つずつ終わらせることが大切ですよ！

人材をうまく活用できていない

人材をうまく活用できていないと生産性が下がってしまいます。A・B・Cの3分野から成る業務があったとしましょう。A分野を得意とする人にAの仕事を任せ、B分野が得意な人にBの仕事を任せるのが生産性を高めるコツです。

人材をうまく活用できていないと、B分野が得意な人にA分野の仕事を任せてしまうこともあるでしょう。当然、これでは生産性が下がってしまいます。人材活用に関してもありがちなケースなので要注意ですよ。

生産性を高めるためにできる5つのこと

ビジネスの生産性を下げてしまう原因を把握したら、それぞれの原因に対して具体的な対処法を考えていきましょう。ここからは5つの対処法について解説します。ひとつずつ、できることから取り組むことで、自社の生産性が驚くほど高められる可能性もあります！

業務内容の整理

無駄な業務を整理整頓したい場合は、まずは自社がどんな業務を抱えているのか洗い出しましょう。現場の業務が増えていて、管理者が把握できていないこともあるかもしれません。一度以下のような観点で業務を見直してみましょう。

・目的が分からない会議がなかったか
・使っていない資料がないか
・読んでいない報告書がないか
・必要な資料や報告書であってもレイアウトなどに無駄にこだわりすぎていないか
・もっとシンプルにできる業務はないか

無駄な業務が判明したら、それらを思い切ってやめてしまいましょう！一見必要な業務に見えても、無駄な業務が含まれていることも多々あります。

ちょっとしたメモ書きで済むにもかかわらず、いちいちテンプレートを作って膨大な記載事項を求めているケースなど、思い当たる方も多いのでは？業務のシンプル化は無駄を省くコツのひとつですよ。

タスクの優先順位策定

タスクに優先順位を定めて順番に処理するのも大切なポイントです。タスクの切り替えに一定のリソースが使われることを考えると、できるだけ切り替えを少なくする必要があります。

もし、ひとつあたり1日かかるタスクを5つ持っているなら、優先度が高いものから1日に1個ずつ処理するのがおすすめです。そうすると切り替えは4回で済みます。

1日に5つのタスクを並行して処理すると、発生する切り替え回数は5日で20回。その分無駄なリソースを使ってしまいます。優先順位を明確にしてないと、このようなことに陥りやすくなるため、特に重要な業務が何かをはっきりさせることが大切ですよ！

評価システムの構築

各社員の得意分野を見極めるには、適切な評価システムを構築しなければなりません。誰が何の仕事をして、どのような結果を出したかを明確にし、ひとりひとりが何を得意とするのかを見極めましょう。

労働生産性は投入した人的リソースに対する成果で決まるものなので、結果に注目することが大切です。

人材配置の見直し

社員の適性が判明したら、その適性を活かせるように人材配置を見直しましょう。それぞれの社員を得意分野のスペシャリストとして活躍させることが、生産性を向上させるコツです。

社員にとっても自分が得意とする分野で仕事ができるほうがモチベーションを維持しやすいでしょう。生産性向上が働きやすい職場づくりにも役立つ可能性がありますよ。

一部業務の機械化・自動化

ビジネスにおいて価値を生み出すわけではないが、どうしてもやらなければいけない業務もあるものです。法令で求められている報告書の作成や経理業務などがこれにあたります。

これらは必要な業務ですが、行うことで何らかの価値を生み出すわけではありません。できるだけこれらの業務にあてる時間を減らしたほうが生産性向上という観点ではメリットが大きくなります。

そこで考えたいのが業務の自動化です。業務フローを見直すだけではなく、自動化できるところは自動化し、価値を生み出す業務にできるだけ多くの時間をあてられるようにしましょう。

ITツールの活用も生産性向上に不可欠

前述した「業務の機械化・自動化」ですが、これを行うにはITツールの導入が欠かせません。現在では、選び切れないほどの経理ツールや報告書作成ツール、顧客管理ツールなどのビジネスを効率化するツールが存在します。

これらのツールを活用すれば、価値を生み出さない業務にあてる時間を大きく減らして生産性向上を図れますよ！

イッツコムではビジネスをスムーズにするさまざまなツールを提供中

「ITツールが生産性向上に役立つと聞いても、どのようなツールを使えばいいのか分からない」とお悩みの方は、イッツコムが提供しているビジネス向けITツールがおすすめです。

イッツコムではビジネスに役立ついくつかのツールを提供していますが、今回はその中から生産性向上に繋げやすく、操作もシンプルな「ホットプロファイル」「Zoom」「box」の3つをご紹介します。

名刺管理から営業支援までこれひとつでOK！「ホットプロファイル」

「ホットプロファイル」は名刺管理・MA・SFAを統合したマーケティング・営業支援ツールです。従来はそれぞれ別のツールを使うことが一般的でしたが、ホットプロファイルなら、これらをひとつのツールにまとめられます。

マーケティングや営業はシステム化して管理していないと、「担当者じゃないと進捗が分からない」などの状況に陥りやすく、業務が停滞してしまいがちです。ホットプロファイルを使えばチーム全体で進捗状況を共有でき、よりスムーズに進められるようになりますよ。

業務が停滞している時間は、何の価値も生み出しません。生産性低下の一番の原因なので、この機会にツールを導入して停滞を防ぐのがおすすめです。イッツコムではホットプロファイルの導入をサポートしていますので、気になる方や詳しく知りたい方はお気軽にお問い合わせくださいね！

いつでもスムーズにWeb会議を開催できる！「Zoom」

「Zoom」はいつでも手軽にミーティングできるWeb会議ツールです。本当に必要な会議を開催するときでも、その都度会議室を予約して1箇所に会議出席者が全員集まるのは、非常に手間がかかるものです。オフィスが複数に分かれている場合は、会議のために全員が出かけなければなりません。

そんなときはZoomが有効です！Zoomを導入すれば、会議出席者の場所を問わず、普段使っているPC等を利用してすぐに会議に参加できます。時間の有効活用という点でとても有用ですよ。

イッツコムでは、Zoomの1か月無料トライアルも実施していますので、まずは一度試してから導入するか決めるのも良いでしょう。

データ管理にかかる手間を大幅カット！「box」

ビジネスではさまざまなデータを取り扱うので、それらを管理するのにも手間がかかるものです。いちいち資料を印刷して配布したり、メールで送信していたりするとそれだけで時間を取られてしまいます。

そこでおすすめなのがビジネス向けクラウドストレージの「box」です。boxなら資料をクラウドにアップロードして、必要なユーザーがダウンロードするだけで済むので、とてもスムーズです。印刷が必要な場合も個人で対応できるため、わざわざ配布する必要はありません。

機密情報を安全に保存できるレベルのセキュリティも備えており、ビジネスシーンで問題なく、安心にご利用いただけます。アジェンダ共有方法がスムーズでなくて困っていた方は、この機会にboxの導入をご検討ください。

イッツコムではboxのライセンスを3種類（Business・Business Plus・Enterprise）提供しています。必要な機能に応じて最適なライセンスをお選びいただけますので、クラウドストレージをご検討中の方は一度プラン選びも含めてご相談くださいね。

まとめ

生産性向上はビジネスの価値を高め、自社の存在価値をアップすることにもつながる重要な業務改革です。「生産性が低くなっているから何とかしたい」とお考えの企業担当の方は、原因を早急に洗い出し、適切に対策しましょう。

生産性を向上させるなら、この機会にビジネス向けのITツールを導入するのがおすすめですよ。イッツコムではWeb会議ツールやクラウドストレージ、MA、SFAなどのITツールを提供していますので、ぜひご相談ください。

ほかにも通信会社ならではのメリットを生かしたセキュアな通信回線なども取り扱っています。こちらに興味がある方もあわせてお問い合わせください。