事務所移転時にやることは？必要な作業や手続きを詳しく紹介

事業拡大などに伴う事務所移転は、方針やスケジュールの策定からスタートし、物件探しやレイアウトの検討、各種手続きなど、さまざまなことを行う必要があります。計画的に進めないと予定している日程に移転できなくなる恐れがあるため、やることをリストアップし、綿密なスケジュールを立てることが大切です。

この記事では、事務所移転時にやるべきことを一覧で紹介し、さらに時期ごとに必要な作業をまとめています。事務所移転を成功させるポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてください。

事務所移転時にやること一覧

事務所移転を検討する際は、まず大まかな流れを把握しておく必要があります。

以下では事務所移転時にやることを時期別に一覧でまとめました。

【移転12ヶ月前までにやること】

• 移転方針の決定
• 移転スケジュールの立案
• 業者の選定
• 移転先の検討

【移転3ヶ月前までにやること】

• レイアウト・内装の検討
• 業者との打ち合わせ
• オフィス家具・OA機器の選定・手配

【事務所移転1ヶ月前～当日までにやること】

• 取引先や従業員への連絡
• 住所変更手続き
• 施主検査の実施
• 移転作業の立ち会い・確認

【事務所移転後にやること】

• 銀行口座情報の変更
• 各種行政手続き

事務所移転12ヶ月前までにやること

事務所移転12ヶ月前には、事務所移転に関する方針の策定や、スケジュールの立案を行います。大まかな方針とスケジュールが決まったら、移転に関与する業者の選定や移転先の検討も始めましょう。

ここでは事務所移転12ヶ月前までにやるべきことをまとめました。

方針の決定

事務所移転を計画する際は、まず移転方針を決める必要があります。なぜ事務所を移転するのか、移転先の事務所をどのようにしたいのか、などの点を曖昧にしたまま計画を進めると、物件探しや内装・レイアウトの検討、オフィス家具・OA機器の選定における基準がぶれ、理想の事務所のイメージから遠ざかる恐れがあります。

具体的には、自社が現在抱えている課題を洗い出し、どのような事務所にすると問題を解決できるのかを模索すれば、自ずと目指すべき方針が見えてくるでしょう。その際、上層部だけでなく現場の声にもきちんと耳を傾けることが大切です。

移転スケジュールの立案

大まかな方針が決まったら、具体的な移転スケジュールを立案します。冒頭でも説明した通り、事務所移転はやるべきことがかなり多いです。何を、いつまでに、どのように行えば良いのかを可視化しておかないと、作業に漏れや遅延が発生する恐れがあります。

場合によっては、移転後すぐに事業を開始できなかったり、現在のオフィスの解約が遅れて余計な賃料が発生したりすることも考えられます。予定通りに事務所移転を行えるよう、全体のスケジュールと流れを表などにまとめておくと良いでしょう。

業者の選定

事務所移転では、引っ越し業者や内装業者、原状回復工事業者、不動産業者、オフィス家具・OA機器メーカー、リース業者など、さまざまな業者を利用します。それぞれ、どの業者に依頼するかによって、サービスの品質や料金などが異なります。各業者の実績や対応の良さなどを下調べしたり、相見積もりを取ったりして慎重に比較検討しましょう。

なお、業者によっては事務所移転にまつわる複数の作業をまとめて請け負ってくれるところもあります。複数の工程を一貫して請け負う業者に依頼すれば、打ち合わせの手間やコストを省けるでしょう。

移転先の検討

事務所の移転先は、自社が抱える課題や予算などを考慮し、条件に適した物件を選ぶ必要があります。

具体的にチェックしたいポイントは以下の通りです。

• 立地条件
• 事務所の面積
• 賃料
• 周辺環境
• インターネット・電話回線の状況

何を重視するかは事務所移転の目的や事業規模などによって異なるため、移転の方針を基に優先順位を決めておくと良いでしょう。物件はインターネットでも検索できますが、手間と時間を節約したいのなら不動産仲介業者に相談し、条件に合う物件を探してもらうことをおすすめします。

事務所移転3ヶ月前までにやること

事務所移転3ヶ月前までには、レイアウト・内装の検討やオフィス家具・OA機器の選定・手配などを済ませておきましょう。また、各業者と詳しい打ち合わせを行い、計画を詰めていくことも大切です。

ここでは事務所移転3ヶ月前までにやることを3つのポイントに分けて説明します。

レイアウト・内装の検討

移転先の事務所は、自社が抱える問題や課題を基に、働きやすさや快適性、実用性を重視したレイアウト・内装にすることが大切です。内装業者と相談しながら、どのエリアにどの部署・部屋を配置するかを決め、エリアごとの用途やニーズを踏まえながらレイアウトを検討していきます。

また、壁紙や床材などの内装は事務所のイメージを大きく左右する重要なポイントの1つです。事務所のコンセプトやテーマを基に、清潔感のある白やブルーで統一する、リラックス作用のある緑や木材を取り入れるなど、色や素材の選び方を工夫しましょう。配色については会社のイメージカラーを取り入れて、ブランドの印象を強化する方法もあります。

業者との打ち合わせ

引っ越し業者や内装業者など、各業者と事務所移転に伴う作業や工事について綿密な打ち合わせを行います。業者と打ち合わせる際は、あらかじめ依頼する内容と予算をまとめた上で、希望する工事・作業が可能かどうかきちんと確認しましょう。

また、提示された見積もり内容について、分からないことがあればその都度質問し、納得できる回答を得ることが大切です。打ち合わせで業者との間に認識の食い違いが発生すると、希望する作業や工事が行われない可能性が高くなるため、不明点や不安はきちんと解消しておきましょう。

オフィス家具・OA機器の手配

あらかじめ決めておいたレイアウトや内装に沿って、オフィス家具やOA機器の選定・手配を行います。デスクやチェアはデザイン性だけでなく、使い勝手やサイズも考慮し、移転先の事務所に必要な数を配置できるか、動線の邪魔にならないか、などをしっかり検討しましょう。

また、事業規模の拡大に伴う事務所移転の場合、プリンターやコピー機、複合機などのOA機器の見直しも必要です。必要な機能が備わっていない機種を選ぶと、業務上の不便が生じる恐れがあるため、注意しましょう。

オフィス家具やOA機器は購入だけでなく、レンタルやリースを利用するという手段もあります。予算や目的などを踏まえ、どちらを選択すれば良いのかをじっくり考えましょう。

事務所移転1ヶ月前～当日までにやること

事務所移転1ヶ月前までには、取引先や従業員に対して事務所移転の旨を連絡する必要があります。また、住所変更の手続きや施主検査なども、なるべく早めに済ませましょう。

ここでは事務所移転1ヶ月前～移転当日までにやることを4つご紹介します。

取引先・従業員への連絡

事務所を移転する旨を取引先や従業員に対して連絡します。直前になって連絡すると取引先に対して迷惑がかかる可能性があるため、リストを確認しながら、もれなく通知していくことが大切です。また、取引先だけでなく、業務を委託している会計事務所や法律事務所、アウトソーシング会社、各種加入団体、定期サービスなどにも連絡しておきましょう。

一方、従業員に対しては事務所に貼り紙を貼ったり、一斉メールを送信したりして社内通知を徹底します。従業員の協力を得られれば、取引先や顧客への情報共有もスムーズになり、無用なトラブルの発生を予防できるでしょう。

住所変更手続き

事務所を移転すると住所や連絡先が変わるため、各期間に届け出ている情報の変更手続きを行う必要があります。具体的には、法務局で本店移転登記申請を行う、税務局に異動届を出す、都道府県税事務所に事業開始等の申告を行うなどです。

移転先が同じ管轄内か、管轄外かによっても、必要となる手続きは異なります。自社の移転計画に合わせて、必要な手続きの確認を行いましょう。なお、各種申請・届出には別途書類を準備しなければならないケースが多いため、必要書類の確認も忘れずに行います。

施主検査の実施

移転先の事務所に出向いて、事務所移転に伴う工事や作業が問題なく行われているかどうかを検査します。具体的な検査項目としては、内装・設備の仕上がり具合、電気や通信インフラの整備状況、空調設備の動作確認などが挙げられます。

施工に不備が見つかった場合は、修正や再施工が必要になるため、念入りにチェックしましょう。特にインフラや設備の不良は事業開始に支障を来す原因となるため、正常に動作するかどうかしっかり検査することが大切です。

移転作業の確認

事務所移転当日は、荷物の搬出や搬入に立ち会います。なお、搬出・搬入作業の過程では、荷物が破損したり、紛失したりするリスクはゼロではありません。引っ越し業者が付けた傷や紛失トラブルは保証が適用されます。全ての荷物が搬出・搬入されているかどうかをチェックするとともに、養生前に室内の様子を撮影し、作業後に新たな傷が増えていないかをしっかり調べましょう。

搬出・搬入する荷物のリストを作っておき、現地で確認作業を行えば搬出・搬入忘れや紛失を防げます。

事務所移転後にやること

事務所の移転が済んだ後も、銀行口座の情報変更手続きや、各種行政手続きなど、やるべきことはいくつかあります。特に行政手続きの中には期限が設けられているものもあるため、移転後、速やかに手続きを済ませましょう。

ここでは事務所移転後にやることを2つご紹介します。

銀行口座情報の変更

会社の銀行口座や、法人契約のクレジットカード情報を変更します。前者は金融機関、後者はカード会社でそれぞれ手続きを行います。近年は窓口手続きや郵送手続きの他に、オンライン上で手続きを完結できるところも増えているため、どのような手続きを選択できるのか調べておきましょう。

銀行口座やクレジットカード情報の変更に期限は設けられていません。ただし、郵便物の転送期間は郵便局に転居届を出してから1年間となっているため、なるべく早めに手続きを済ませた方が良いでしょう。

（参考：郵便局『転居・転送サービス』）

各種の行政手続き

事務所移転後には、移転先の市区町村に異動届出をする、健康保険組合に住所変更届を提出するなど、さまざまな行政手続きが必要になります。中には期限付きの手続きもあり、例えばハローワークに提出する雇用保険事業主事業所各種変更届や、所在地等変更届は移転の翌日から10日以内に行う必要があるため、速やかに手続きしましょう。

なお、市町村役所での手続きについては自治体ごとに必要書類や期限が異なる場合があります。事前に移転先の自治体に問い合わせておくことをおすすめします。

（参考：厚生労働省『雇用保険事務手続きの手引き』）

事務所移転を成功させるポイント

事務所移転を成功させるには、自社が抱えている課題や問題に基づいた計画の策定と、余裕のあるスケジュールを立てることが重要なポイントになります。

ここではそれぞれのポイントについて詳しく説明します。

移転の目的を明確にする

「方針の決定」でも説明しましたが、事務所移転の目的を明確にしないと、物件探しやレイアウト、オフィス家具・OA機器の選定など、その後の計画がなかなか定まらなくなります。また、自社の課題を全て洗い出しておかないと、移転先の事務所でも同じような問題が生じる可能性があるため、現状を正確に把握した上で、移転の目的をはっきりさせておくことが大切です。

余裕のあるスケジュールを立てる

綿密なスケジュールを立てていたとしても、何らかのトラブルや問題が生じた場合、タスクをスムーズにこなせなくなる可能性があります。ぎりぎりのスケジュールを立てていると、突発的なトラブルが生じた際にカバーしきれず、予定日の移転が難しくなるかもしれません。

予定日に移転できないと、旧事務所で追加賃料が発生したり、事業が滞ったりする原因となるため、スケジュールには十分に余裕を持たせておきましょう。

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まとめ

事務所移転では、方針の決定から物件探し、レイアウトの決定、各種行政手続きなど、やらなければならないことが多くあります。作業に抜け漏れがあると、スケジュールに遅れが生じたり、移転後の業務に支障を来したりする原因になるため、やることをリストアップし、綿密な計画を立てた上で作業を進めていきましょう。

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