ファイル共有はクラウドが便利！BtoB向けクラウドストレージを選ぶには？

業務の効率化やリスクへの備えとして、データをクラウド化する企業が増えてきました。BtoB向けクラウドストレージサービスの導入に際して、セキュリティの安全性や導入コストが気になる方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ファイル共有をクラウド化するメリット・デメリットを解説します。クラウドストレージサービスを選ぶ際のチェックポイントも分かり、自社に最適なサービスを選ぶのに役立つでしょう。

ファイル共有をクラウド化しよう！

「ファイル共有をクラウド化する（クラウドストレージを利用する）」とは、クラウド上でファイルを共有することを意味します。クラウドストレージは、インターネット経由でアクセスするクラウド上にファイルを保存したり、保存したファイルを複数人で共有できたりするサービスです。

個人のIDとパスワードでサービスにログインするため、自社サーバーやネットワークがなくても共有できます。パソコンだけでなく、スマートフォン・タブレット端末からでもアクセス可能です。データはクラウド上に保存することから、端末の容量を圧迫しません。

ファイル共有をクラウド化するメリット

ファイルの共有をクラウド化すれば、どこにいてもファイルの受け渡しが可能です。また、自社システムにおいて必要な運用・管理は、サービス提供事業者に任せられます。専任のIT担当者を置く必要がなくなり、負担軽減につなげられるでしょう。

拡張性が高く、バックアップ不要で災害に強いというのもメリットです。以下では、それぞれのメリットについてより詳しく解説します。

共有作業が効率化される

ファイル共有をクラウド化するメリットは、共有作業の効率化です。クラウドストレージ上に作成したフォルダ・ファイルは、アクセス権があるメンバーならば簡単に共有できます。また、アクセスできるメンバーは設定で追加・変更が可能です。

クラウドストレージの共有機能によって、共有作業の手間が省けます。サービスによっては、同時に複数人でのファイル編集も可能です。共有作業の効率化や共同編集によって、よりスムーズに作業を進められます。

どこにいてもファイル共有が可能になる

インターネット環境と対応端末さえあれば、場所を問わずにクラウド上のファイルにアクセス可能です。物理的なデバイスでデータを持ち運ぶ必要がなくなるため、紛失や盗難による情報漏洩が起こりません。

情報のやり取りには注意が必要ですが、クラウドサービスによっては、メールの誤送信を防止するツールもあります。社外からでも安心してファイルを共有したい場合は、堅固なセキュリティ対策を行っている、信頼できるサービスを選びましょう。

導入が簡単・低コストで利用できる

自社でサーバーやシステムを構築するには、多額の初期費用が必要です。しかし、クラウドサービスを利用する場合は月額料金だけで済み、コストを大幅に抑えられます。商品化されたサービスを利用するため、契約後すぐに利用できる点も強みでしょう。

契約プランや利用するユーザー数で料金が決まる「従量課金制」のクラウドストレージでは、必要な分だけを利用でき、必要以上のコストは発生しません。月額・年額で契約することで、支出を管理しやすくなる点もメリットです。

運用・管理コストが削減できる

自社でファイル共有のための環境を構築した場合、運用・管理を継続的に行わなければなりません。運用・管理の担当者にとって負担が大きいといえるでしょう。しかしクラウドストレージなら、運用・管理はサービス提供事業者が行います。結果、詳しいIT担当者を置く必要がなく、負担の軽減や人件費の削減につなげられるでしょう。

ただし、サービスによっては責任分界点が異なります。サービス提供事業者の責任範囲外のことは、自社で対応しなければなりません。責任分界点は各種サービスの特徴でもありますから、契約前にチェックしましょう。

拡張性が高い

社内のファイルサーバーを拡張する場合、サーバーの増築や再構築、HDDの付け足しなどをしなければなりません。一方、クラウドストレージなら、ストレージ容量の増量を依頼するだけで完了です。使用容量の上限は各種サービスにより異なりますが、中には容量無制限のサービスもあります。

増量した容量が不要になれば、減らすことも可能です。必要に応じて適切な環境をカスタマイズできる点は、クラウドストレージの大きなメリットといえるでしょう。

バックアップ不要で災害にも強い

万が一のリスクを回避するためにも、バックアップは欠かせません。サービス自体にバックアップ機能が付いているクラウドストレージを選べば、システム障害時でもデータを保護できます。

地震や台風などの災害によって、自社で管理するデータが破損・消失しないよう備えることも大切です。データをクラウド上に置いておけば、自然災害などで自社がダメージを受けても、大切なデータを保護できます。事業継続計画（BCP）の一環として、クラウドストレージを活用するのも有効です。

ファイル共有をクラウド化する際の注意点

ファイル共有をクラウド化すると、コスト削減や効率性の向上を期待できます。万が一の消失リスクに備える手段としても、クラウドストレージは活用できるでしょう。

しかし、良いことずくめではありません。利用にあたっては、いくつか知っておきたい点もあります。具体的にはどのような点なのか、以下で紹介する注意点を理解した上で、自社に合ったサービスを選びましょう。

カスタマイズに制限がかかる

社内ストレージとしてサーバーから構築するシステムでは、自社の業務要件に合わせたカスタマイズが可能です。しかし、既にあるサービスを利用するクラウドストレージでは、社内ストレージと比べるとカスタマイズできる項目が少ない傾向にあります。

従って、クラウドストレージ選びは、できるだけ利用目的に合ったサービスを探すことが大切です。「容量はどれくらい必要なのか」「必要な機能は何なのか」など、優先順位を明らかにした上で選びましょう。

セキュリティリスクがある

個人で所有するIDやパスワードを利用するサービスの場合、ログイン情報が漏えいすると部外者でもアクセス可能になります。万が一のリスクを回避するには、社員の一人ひとりが情報管理を徹底することが大切です。さらに、セキュリティレベルが高いサービスをあらかじめ選ぶことで、リスク回避につなげられます。

例えばISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の国際規格「ISO27001」や米国発のクラウドセキュリティ標準「FedRAMP」などに準拠したサービスならば安心です。サービスを選ぶ際には、セキュリティに関する規格にも注目しましょう。

オフラインでは使用できない

クラウドストレージにあるファイルの共有・編集は、インターネット経由で行います。基本的に、オフライン環境では利用できません。

ただし、オフライン環境でも利用できるサービスも中には存在します。ファイルの共有・編集はできませんが、アプリケーション上にあるファイルは編集できるというものです。アップロードはオンライン環境になると自動的に行われます。

サービス提供事業者によって仕様が異なるため、「オフラインに対応したサービスはあるのか」あるとすれば「どのようなサービスなのか」を確認しましょう。

クラウドストレージサービスを選ぶ際のチェックポイント

クラウドストレージサービスを選ぶ際には、セキュリティ面・利用容量・機能性・バックアップ面の4点に注目しましょう。自社に最適なクラウドストレージサービスを見つけるためにも、ひとつひとつの項目でニーズを満たすか検討することが大切です。ここからは、クラウドストレージサービスで差が生まれる要素といえる4点について詳しく解説します。

セキュリティ面

ファイル共有をクラウド化する際に、最も気になるのがセキュリティ面でしょう。企業情報や顧客情報を保管する場合、なおさらセキュリティ面を重要視しなければなりません。

無料で使用できるサービスよりも、有料のサービスのほうがセキュリティレベルは高い傾向にあります。特に有料版の法人向けサービスは、充実したセキュリティ対策・機能が特徴です。

ただし、法人向け有料版でも、セキュリティ機能はサービス提供事業者によって異なります。「自社のセキュリティポリシーを満たすか」「安心して使える設定か」といった点を確認して選びましょう。

利用容量

利用できる容量に上限がある場合、不足すると同じクラウドストレージを利用し続けられません。自社で必要なストレージ容量をあらかじめ把握し、利用量に適したサービスを探しましょう。利用容量が多いならば、容量無制限のサービスもおすすめです。

また、多くのクラウドストレージサービスでは「最大ファイルサイズ」として、アップロードできるファイルのサイズに制限を設けています。ストレージ容量だけでなく、最大ファイルサイズが自社に合っているかも確認しておきましょう。

機能性

自社に合ったクラウドストレージサービスを選ぶために、どのような用途でファイルを共有したいのかを明確にしましょう。例えばファイルのクラウド化といっても、導入する目的は下記のようにさまざまです。

・ファイルの共有や転送の効率化
・ファイルの長期保存
・社外とのコラボレーション

外部ツールとの連携や共有の手軽さなど、利用目的を満たせるサービスを選ぶことで、導入後も快適に使用できます。

バックアップ面

クラウドストレージサービスを選ぶ際は、データ消失やサービス終了の可能性も考慮しなければなりません。万が一に備えなければ、クラウドストレージに保管した大切なデータを全て失う恐れもあるからです。

データ消失防止機能やバックアップ機能を備えるサービスを選べば、最悪のケースを回避できます。ファイルのバージョン管理にも対応するサービスであれば、間違った更新の際にもスムーズな復元が可能です。

容量無制限！ファイル共有をクラウド化するなら「box」

ファイル共有をクラウド化するなら「box」がおすすめです。以下のように多彩な魅力を備えています。

・容量無制限でストレージ容量を気にせずに利用可能
・デバイスを問わず、ファイルにはいつでもどこでもアクセス可能
・社内外の組織との共同作業もシンプルかつスムーズにできる
・統合可能アプリは1,400以上を誇り、ビジネスに最適なコンテンツを快適に利用可能
・柔軟なセキュリティ制御により、セキュアなファイル共有を実現

このように、シンプルで使いやすい管理・優れたセキュリティ対策・容量無制限と、boxは業務に必要な幅広い要素をカバーできるサービスです。導入によって、生産性のさらなる向上が期待できます。

まとめ

ファイルをクラウド化で共有すると、共有作業の効率化・コスト削減・災害リスクへの対策・セキュアな共有が目指せます。導入の際は事業者ごとに内容が異なるため、自社の状況に合ったサービスを選択しましょう。

クラウドストレージサービス「box」をイッツコムの法人向けサービスとあわせて使用することで、生産性の向上とセキュリティ強化が目指せます。ビジネス版・ビジネスプラス版・エンタープライズ版から選択でき、いずれもストレージ容量は無制限です。新規法人お問い合わせ窓口を開設していますので、イッツコムまでお気軽にご相談ください。