ペーパーレス化の課題とは。解決方法や役立つツールを紹介

「ペーパーレス化はどうすれば実現するのか」「ペーパーレス化の課題を解決したい」などとお考えではありませんか。ペーパーレス化には多くのメリットがありますが、簡単に全てを切り替えられるものではなく、解決すべき問題が山積みになっている企業も多いでしょう。

そこで今回は、ペーパーレス化実現のために乗り越えるべき課題を解説していきます。ペーパーレスに相性の良いツールの導入もおすすめです。

業務をペーパーレスにするメリット

会社にとってペーパーレスがどのような利益をもたらすかを考えることで、導入に向けた施策を進められるようになるでしょう。主なメリットはランニングコストの削減や省スペース化などですが、ひとつずつ確認してみましょう。

1.印刷コストを削減できる

ペーパーレス化することで、印刷のコストを削減できます。印刷コストを正確に算出することは難しいですが、年間で発生する費用は膨大です。紙やインクの費用だけでなく、経費に含まれない部分でも大きなコストがかかっていることを忘れてはいけません。

例えば会議に必要な資料を印刷・編本し人数分用意をするとなると、それだけでかなりの時間を取られてしまいます。ペーパーレスではこういった作業がなくなるため、印刷コストに加えて人件費も削減できるということです。

2.書類の保管スペースが不要になる

紙でデータを保存するには、作成した書類を保管しておくスペースが必要です。日々の業務で作成される書類は、積み重なると膨大な量になってしまいます。書類を保管するために場所を確保する必要もあり、整理するのも一苦労です。ペーパーレス化を実現すれば、保管場所自体が不要になるので、省スペース化を実現できます。

3.効率的に業務を遂行できる

紙を印刷すると、それだけで多くの作業が発生してしまいます。紙の補充や発注、機器のメンテナンス、書類整理の時間も業務の一つとして考えなければいけません。

書類を保管するだけでなく、処分する際にもシュレッダーにかけるなどの手間がかかります。ペーパーレス化を行うと紙の書類に関わる負担が大きく減少し、本来の業務だけに集中できる効率的な環境づくりが実現します。

4.紛失・焼失リスクが無くなる

紙でデータを保存すると、持ち出した際に紛失する、災害で消失してしまうなどのリスクがあります。全て電子化しておけば、これらのリスクから開放されるのもメリットの1つです。

書類の紛失により社内の重要な情報が漏洩してしまうことは、企業にとって深刻な損害です。災害もいつ発生するかがわからないため、未然に防ぐための対策が必要となります。ペーパーレス化を進めておけば、こういった危険性を大きく減らすことができます。

5.過去の書類にいつでもアクセスできる

ペーパーレス化を実現すれば、過去の情報にいつでもアクセスが可能です。ファイルを保存するルールさえ明確に定めておけば、欲しい情報をパソコンで検索するだけで見つけられます。紙ベースの書類やデータを探す労力と時間を無くせるのです。

ペーパーレス化のために乗り越えるべき課題

ペーパーレス化はメリットが多い施策ですが、今まで紙の保管を続けていた企業からすると、業務の形を大きく変えることになります。新しい仕組みを浸透させるには時間がかかるので、問題点をひとつひとつ解決していくことが大切です。こちらでは、ペーパーレス実現のために乗り越えるべき課題について紹介します。

1.社員への通達

ペーパーレスの導入を社員へ通達し、全員がペーパーレス化にスムーズに取り組める体制を作ることが重要です。今までのやり方を変えることに抵抗を感じる社員も存在し、特に業務の要である中堅以上の社員の考えを変えることは容易ではありません。

会社の利益だけでなく、働く社員のメリットも挙げつつ、不安や不満を払拭し社員全員でペーパーレス化に向けて動かなければいけません。また、ITに弱い社員もいるため、社内全体の再教育も必要になる場合もあります。

2.業務プロセスの変更

ペーパーレス化と言っても、とりあえず書類をデータ化すれば良いわけではありません。大量のデータが管理しやすいように、ルールを決めて保管することが求められます。

・ファイル名のフォーマット作成
・格納場所の指定
・スキャナーの利用方法

など、効率よくデータ化するためのルールを定める必要があります。従来の紙ベースで行われていた押印については、「電子印鑑に変える」「そもそも押印が必要な書類を減らす」など業務プロセスをいかにペーパーレス向けに変えられるかが課題になります。

3.取引先への周知

ペーパーレス化は、自社だけで完結するとは限りません。取引先にペーパーレス化について理解を得ることも重要な課題です。

例えば取引先に「請求書に印鑑を押す必要がある」というルールがある場合、電子印鑑だと受け付けないというケースもありえます。すると請求書を紙で用意する必要があるため、その業務についてはペーパーレスに移行できません。

全ての取引先に了承をもらうことは難しいかもしれませんが、少しでも紙による負担を減らす方向で進めていくことが大切です。

ペーパーレスの課題を解決する方法

業務をペーパーレス化する目処が立ったら、次は最適なツールを準備しましょう。ペーパーレス化を最大限活かすには、それ相応の準備が必要になります。ペーパーレスはオフィスから紙を無くすだけではなく、電子化したデータを使いこなして始めて移行完了となるものです。そのために用意すべきものが3つあります。

クラウドストレージの導入

ペーパーレス化によって電子化したデータに様々な場所からアクセスできると、より業務効率化に繋がります。そこでクラウドストレージを活用すれば、他部署や外出先からでも素早くデータの閲覧が可能です。

どこからでもデータにアクセスできるため、出張の度に必要な書類を探し回ったり大量の荷物を抱えたりする必要がなくなります。ペーパーレス化を進めるためにも、まずはクラウドストレージによるデータの共有を検討してみましょう。

電子書類を活用するデバイスを導入

書類をペーパーレス化することで、手軽に社内のデータへアクセスできるようになります。しかし活用するための最適なデバイスがなければ、社員は業務の効率化を実感できずに終わってしまうかもしれません。

例えば営業担当者が取引先に向かう際、せっかく電子化したデータを印刷して持っていくようでは本末転倒です。こういった例ではタブレットを支給して、資料を現地で自由に使えるようにサポートする必要があります。

AI OCRで手書き書類を電子化

ファイルの検索効率を高めるためにも、AI OCRの導入を検討するのも良いでしょう。AI OCRとは、その名の通りAIを使ったOCR（Optical Character Reader）のことで、画像データから文字を読み取って文字データに変換するシステムです。

データ化した書類の内容まで範囲を広げて検索可能になるので、希望のファイルを見つけやすくなります。業務内容によっては、どうしても手書き書類が増えてしまうという場合は、AI OCR導入を検討してみましょう。

ペーパーレス化に役立つクラウドストレージ「box」

イッツコムでは、電子化したデータを保存できるクラウドストレージ「box」を提供しています。boxは容量無制限で利用できるためペーパーレス化に最適です。クラウドストレージに保存することで、データにいつどこからでもアクセスできる状態になり、共有もスムーズになります。

boxは米国司法省をはじめとして、40以上の政府機関で利用されているほど信頼性の高いセキュリティであることが特徴です。boxを有効活用することで、ペーパーレスの課題を解決していけるでしょう。

ネットワーク環境を整えるなら「イッツコム光接続サービス」

ペーパーレス化実現のためには、強力な通信回線が不可欠です。「イッツコム光接続サービス」では、プロバイダも同時契約できるため手間がかからず、問い合わせやトラブルの際の対応もスムーズです。

ペーパーレス化によってデータのやり取りが増えるのに備えて、盤石で安定したネットワークを確立しておきましょう。「イッツコム光接続サービス」は、下り最大2Gbps/上り最大1Gbpsの高速通信のため、日々の業務で大量のデータ送受信が行われても安心です。回線速度は業務効率に直結するので、負荷に耐えられる物を選びましょう。

まとめ

ペーパーレス化には業務の効率化を始めとして、さまざまなメリットが存在します。完全に移行するまでの課題は山積みかもしれませんが、切り替えやすい部分から導入していくとストレスがありません。まずはしっかりとルールを設定して、社員が混乱しないよう進めることが大切です。

イッツコムではboxを始めとして、ペーパーレス化に関するサービスを数多く展開しています。お手伝いが必要な際は、ぜひイッツコムまでお問い合わせください。ツールの導入から環境作りのサポートまで、幅広く対応いたします。