在宅勤務の導入する前にすることは？事前に知っておくことを徹底解説

「在宅勤務のメリット・デメリットは何か」「導入前にしておくことは何か」このような疑問をお持ちではないでしょうか。

2020年からの新型コロナウイルス感染拡大を受けて、在宅勤務の需要はますます増加しています。しかし、いざ導入するとはいっても、そのメリットやデメリットを明確に把握している方は少ないでしょう。

そこで、在宅勤務の導入を検討している方が知っておきたい情報を紹介します。この記事を読むことで、在宅勤務の導入に関する情報がしっかりと理解できるので、ぜひ最後までお読みください。

在宅勤務の導入メリットは

在宅勤務の導入に興味はあっても、具体的にどのようなメリットがあるかご存じない方がいらっしゃるのではないでしょうか。

新型コロナウイルス感染拡大の影響で注目されている在宅勤務ですが、実はウイルス対策以外にもいくつかのメリットがあります。在宅勤務を導入すると、自社にどのようなメリットがもたらされるのか、ここでは4つご紹介します。

1.コスト削減

ひとつ目のメリットは「コスト削減」です。在宅勤務を導入すると出社人数が減少するため、以下の3つのコスト削減が期待されます。

・交通費削減
・オフィスの光熱費削減
・勤務スペース縮小による賃料削減

通常のオフィス勤務と比べて、在宅勤務では社員の移動が大幅に減ります。従来かかっていた交通費の削減、オフィスでの作業が減るために光熱費の削減にもつながるでしょう。

また、在宅勤務が主流になった場合、余剰スペースが生まれるため、オフィス契約の見直しや引越しにより、賃料も削減できるでしょう。

2.従業員の生産性向上

2つ目は「従業員の生産性向上」です。従来の働き方では、通勤にかかる時間・手間や、終業後に帰りづらい空気があったりしてなかなか帰れないなど「直接業務に関係ない」場面でのストレスが多くありました。

しかし在宅勤務では、オフィスに出社しないため、通勤時間は発生しません。また自宅で業務を行うため、プライベートの時間をより確保しやすくなります。よってオフィスに出社することで発生していたストレスが軽減し、社員がよりモチベーション高く効率的に業務に取りかかれることが、大きなメリットです。

3.離職防止

3つ目は「離職防止」です。従来の働き方であれば、毎日出社することが前提となり、出産や親の介護などを理由に退職を希望する社員が一定数いました。

在宅勤務であれば、柔軟に勤務環境を整えられます。空いた時間で業務をしたり、就業時間を生活に合わせて変更したりすることで、無理なく仕事を続けられます。企業も貴重な戦力の喪失を防止できるでしょう。

少子高齢化で労働力の確保がますます難しくなる中、在宅勤務の導入は非常に有効な業務形態です。

4.事業継続性の確保

4つ目は「事業継続性の確保」です。従来の業務形態では、毎日の出社を前提としているため、仕事に必要なものはほとんどがオフィスに用意されています。

しかし災害に見舞われると、最悪の場合「出社できないため、業務を行えない」という事態に陥ります。一方、在宅勤務ではオフィスへの出社に依存せず、自宅で業務を行うことが可能です。自然災害が発生した際も、業務が継続できるのは大きな強みになります。

在宅勤務導入でのデメリット

働き方が多様化する中で「在宅勤務」の業務形態は、これからの労働力確保においても 有効な手段です。しかし、在宅勤務もいい点ばかりではありません。

こちらでは、在宅勤務導入によるデメリットを紹介します。課題や懸念すべきことを事前に知ることは、在宅勤務を導入する上で非常に大切です。在宅勤務の導入を検討している方は、参考にしてみてください。

1.コミュニケーションの不足

在宅勤務によるデメリットとして多く挙げられるのが「コミュニケーションの不足」です。在宅勤務では毎日顔を合わせないので、意識していないと社員間のコミュニケーション量が減少します。

直接のやりとりが少なくなる分、社員同士のつながりが希薄に感じられてしまうのも無理はありません。普段の業務より積極的にコミュニケーションを取る必要があります。各種のメッセージツールや、Web会議システムをうまく活用して、コミュニケーション不足を解消するように心がけましょう。

2.労務管理の難しさ

在宅勤務を導入すれば、従業員一人一人に合わせて労働環境を整えることが可能です。しかし、労務管理が難しくなります。労務管理が難しくなる理由は、以下の通りです。

・就業開始時間の確認
・実際の労働時間の管理
・長時間労働の防止

在宅勤務は目の届きにくい場所で働いている分、互いの状況が確認しにくいことが特徴です。そのため、明確な測定方法の設定が必要となります。

3.導入コストがかかる

在宅勤務を導入するには、テレワークのためのネットワークやパソコン整備など、環境構築が必要です。ただ企業によっては、環境構築の費用が大きな負担となります。しかし、以下の方法をとることで、費用を抑えられます。

・部署や業務内容などによる部分的な導入
・既存の社内設備を転用する
・クラウドサービスを活用する

自社の業務を在宅勤務で行う場合、どのような環境が必要になるのか事前に洗い出しておきましょう。最適な労働環境を構築することで、費用対効果が大きくなります。

在宅勤務を導入するまでにすること

在宅勤務はシステムやツールを導入しただけでは、うまく機能しません。ここではシステムやツールの導入と合わせて、企業がすべきことを解説します。

在宅勤務導入の際に、参考にしてください。

1.社内ルールの策定

在宅勤務では、社内ルールの策定は必須です。出社を伴う業務形態とは大きく異なるので、明確なルールを作っておきましょう。

検討事項には以下のようなものが挙げられます。

・在宅勤務における業務内容と範囲
・就業開始時間と終了時間
・実労働時間の管理方法
・業務内容・成果の確認方法
・社員間のコミュニケーション方法
・業務内容への評価基準

特に業務時間に関する項目は、明確に決めておきましょう。柔軟な環境構築ができるのが、在宅勤務の強みです。しかし、管理方法が決まっていないと正しい労働時間の管理ができません。社員間の公平性を保つためにも、誰が見ても明らかで不正のない環境を整えることが重要です。

また社員間のコミュニケーションや成果の確認方法など、業務効率やモチベーションに関わる事柄も、しっかり検討することが大切です。

2.セキュリティ対策を行う

在宅勤務では、遠隔でネットワークを介しての業務になるため情報漏えいリスクが発生します。そのためセキュリティ対策は必須です。なお考えられる主なリスクは以下の通りです。

・社用PCの紛失・盗難
・Wi-Fiの脆（ぜい）弱性から第三者に情報を盗み見される
・ウイルス感染による情報の抜き取り
・個人で利用しているクラウドストレージへの誤共有

これらに対抗するためには、以下の手段を講じることが効果的です。
・データ暗号化
・VPN（仮想専用回線）の利用
・セキュリティ対策ソフトの導入
・多要素認証のログイン

在宅勤務ではセキュリティ対策がとても重要です。大切な情報が抜き取られてからでは遅いので、事前にしっかりと対策を講じておきましょう。

3.社員向けの研修

在宅勤務を導入する際は、社員向けの研修も大切です。全ての社員のITリテラシーが高い わけではありません。「〇〇は禁止である・注意しなければならない」という決まった項目をただ伝えるだけでなく、「なぜそれが禁止であるのか」という根本を理解してもらわないといけません。

例えば、「業務に関係するデータはプライベート用端末に保存しない」というルールを設けた場合、なぜそれがいけないのか理由を説明して納得させないといけません。理由としては「プライベート端末に保存した業務データが意図せず、個人所有のクラウドやSNSなどに誤共有されてしまうリスクがあるから」などが挙げられます。

理由とリスクを合わせて理解することで、社員の危機感も高まります。在宅勤務導入の際には社員への教育を欠かさないようにしましょう。

在宅勤務に有効なシステムを紹介

在宅勤務は働き方が多様化する今後の労働環境において、欠かせない制度です。従来の業務形態とは大きく異なるため、現状の業務実態とずれが生じる場面やサポートが必要になる場面も出てくるでしょう。

こちらでは在宅勤務をより円滑に進めるために役立つツールやサービスを紹介します。在宅勤務の導入を検討している方は、参考にしてみてください。

1.勤怠管理ツール

在宅勤務では、毎日オフィスに出社するわけではないので、就業開始時間や終了時間の測定が難しくなるのが課題でしょう。

この課題の解決には「勤怠管理ツール」が活躍します。勤怠管理ツールは、ネットワークを介して出勤・退勤の記録・管理します。データがしっかりと残るため、不正防止にも役立ちます。また管理者側も各社員の状況が把握しやすくなるため、労務管理のためにもぜひ導入しておきましょう。

2.モバイル閉域接続サービス

在宅勤務における情報えいリスクのひとつに「ネットワークを介して情報を第三者に盗み取られる」ことがあります。対策は、第三者が介入できない「モバイル閉域接続サービス」の専用回線を用いたサービスの利用が効果的です。

同様のサービスでVPN（仮想専用回線）があります。こちらは利用する際に端末での設定が必須です。しかしモバイル閉域接続サービスでは、端末に複雑な設定を施す必要がなく、SIMの差し込みで使えます。

事前に登録していない端末での利用は不可なので、管理者にとってもリスク管理がしやすいことが大きなメリットです。回線はNTTドコモの回線を利用しているため、高品質な通信が行えるでしょう。情報漏えい対策の手段として、活用をおすすめします。

3.box

各社員が離れた環境で業務を行う際は、スムーズかつ安全なデータの共有が重要で しょう。そこでおすすめしたいのは、イッツコムの提供する「box」という容量無制限のクラウドストレージサービスです。boxには以下の特徴があります。

・容量無制限
・複数人同時にひとつのファイルの編集が可能
・コンビニプリンターでの印刷に対応
・ファイルのアクセス権限設定とログ管理が可能
・マルチデバイス対応
・120を超えるファイル形式に対応
・米国政府機関が利用するほど高セキュリティ

特に注目する点は、セキュリティの高さです。boxは40以上の政府機関や世界8万以上の企業で採用されるほど、高いセキュリティと信頼性を持っています。

在宅勤務における情報漏えい対策としては、申し分のないセキュリティを有しているサービスでしょう。円滑なデータのやりとりのために、導入をおすすめします。

4.Zoom

直接顔を合わせない在宅勤務では、社員同士のコミュニケーションが希薄になりがちです。しかし、仕事ではお互いに意見を出し合うことが求められる場面が出てきます。

そのようなときにはWeb会議ツールの「Zoom」出番です。Zoomは世界中で利用されているWeb会議システムで、2020年4月には、利用者が3億人に達しました。

新型コロナウイルス感染拡大の影響を受けて、爆発的に利用が増えたZoomですが、日本で導入するには課題があります。海外発のサービスのため、日本語サポートに乏しい点です。

ビジネスで使うツールでは、サポート面に不安があると積極的な運用が難しいと感じてしまうかもしれません。そこでイッツコムが扱うZoomライセンスでは、日本語対応のサポートをお付けしました。

また、boxとの連携機能も備えているため、よりスムーズなWeb会議環境の構築が可能です。快適な在宅勤務環境のために、導入の検討をおすすめします。

まとめ

在宅勤務を導入するに当たっては、メリットとデメリットをしっかりと理解、精査することがとても大切です。導入には課題がありますが、対処方法と適切なツールを利用すれば費用を抑えて快適な環境を構築できます。

イッツコムでは、在宅勤務の導入におけるさまざまな課題に役立つ知見やツールをご用意しています。導入前の疑問点や課題の洗い出し、解決方法など、ぜひお気軽にお問い合わせください。