Boxのアカウント作成方法｜基本的な使い方やメリットも解説

Boxを利用したいものの、「アカウントをどこから作成すればよいか分からない」「勤務先や取引先から招待メールが届いたが、どう対応すればよいか分からない」という方もいるのではないでしょうか。

Boxの利用を始める方法は、個人で無料アカウントを作成する場合、招待メールから登録する場合、法人管理者が従業員のアカウントを追加する場合で異なります。

この記事では、Boxのアカウント作成方法や登録できないときの対処法、アカウント作成後の基本的な使い方、無料アカウントと法人向けプランの違いについて解説します。

Boxとは

Boxは、ファイルの保存や共有、共同編集などを行えるクラウド型のコンテンツ管理サービス です。Webブラウザやモバイルアプリから利用できるほか、Box Driveをインストールすれば、Box上のファイルをパソコン内のファイルと同じような感覚で操作できます。

個人向けの無料プランから法人向けプランまで用意されており、法人向けプランでは複数ユーザーの管理、アクセス権限の設定、ログやレポートの確認、外部アプリとの連携なども可能 です。個人でファイルを保存するだけでなく、社内外のメンバーが同じファイルを使って共同作業を行うための基盤としても活用できます。

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Boxのアカウントを作成する方法

Boxの利用を始める方法は、主に以下の3つに分けられます。

利用場面	手続きをする人	主な方法
個人でBoxを利用する	利用者本人	Box公式サイトからサインアップする
招待されたファイルやフォルダを利用する	招待された本人	招待メールから登録またはログインする
企業内で従業員にBoxを利用させる	Box管理者	管理コンソールから管理対象ユーザーを追加する

ここからは、それぞれのアカウント作成方法を解説します。

個人向け無料アカウントを作成する

個人でBoxを試す場合は、無料のIndividualプランを利用できます。Individualは1人用のプランで、ストレージ容量は10GB、1ファイル当たりのアップロード上限は250MBです。

無料アカウントを作成する基本的な流れは以下の通りです。

1. Box公式サイトを開く
2. 「サインアップ」を選択する
3. 個人向けのIndividualプランを選択する
4. 氏名、メールアドレス、パスワードなどの必要事項を入力する
5. ロボットではないことを確認し、登録手続きを進める
6. 登録したメールアドレスに届く確認メールを開く
7. メール内のリンクからメールアドレスの確認を完了する
8. 登録したメールアドレスとパスワードでBoxにログインする

個人向け無料アカウントでは、サインアップ後に登録メールアドレスの確認が必要です。確認が完了していない場合は、ログイン時にメールアドレスの確認を求められることがあります。

なお、サインアップ画面の名称やボタンの位置は変更されることがあります。実際に登録する際は、画面に表示される案内に沿って操作してください。

招待メールからアカウントを作成する

勤務先や取引先からBox上のファイルやフォルダへ招待された場合は、届いた招待メールからアカウントを作成できます。

Boxのコラボレーション機能を利用するにはBoxアカウントが必要です。アカウントを持っていない人が招待を受けると、Boxへのサインアップを求める画面が表示されます。

基本的な流れは以下の通りです。

1. Boxから届いた招待メールを開く
2. メール内の招待を承認するボタンを選択する
3. Boxアカウントを持っていない場合は、氏名やパスワードなどを入力して登録する
4. すでにBoxアカウントを持っている場合は、そのアカウントでログインする
5. Box上で招待されたファイルやフォルダを確認する

招待を受ける際は、招待先となったメールアドレスに関連付けられたBoxアカウントを使用することが重要です。別のメールアドレスに関連付けられたアカウントでログインすると、招待されたコンテンツを表示できない場合があります。

法人管理者が管理対象ユーザーを追加する

法人向けプランでは、管理者が従業員などの「管理対象ユーザー」を追加します。管理対象ユーザーとは、企業の管理コンソールからセキュリティ設定やアカウント情報などを管理できるBoxアカウントです。

ユーザーを1人ずつ追加する手順は以下の通りです。

1. Boxへログインして「管理コンソール」を開く
2. 「ユーザーとグループ」を選択する
3. 「管理対象ユーザー」タブを開く
4. 「ユーザーの追加」から「手動でユーザーを追加」を選択する
5. 追加するユーザーの氏名とメールアドレスを入力する
6. 必要に応じて所属グループやアクセスできるフォルダを選択する
7. 設定内容を確認して保存する

追加するユーザーが多い場合は、Boxが用意するCSVテンプレートを使用して一括登録できます。CSVでは、最大1,000人の管理対象ユーザーをまとめて追加可能です。

Boxのアカウントを作成・利用できないときの対処法

Boxの登録やログインがうまくいかない場合は、メールアドレスや受信設定、使用しているアカウントなどを確認しましょう。

確認メールや招待メールが届かない

Boxからのメールが届かない場合は、まず入力したメールアドレスに誤りがないか確認します。入力内容に問題がなければ、迷惑メールやジャンクメールのフォルダも確認してください。

メールサービスや企業のセキュリティ設定によっては、Boxからのメールがブロックされる場合があります。必要に応じてBoxのメールドメインを受信許可リストに追加するか、社内のシステム管理者へ確認しましょう。

メールアドレスの確認が完了していない場合は、Boxへのログイン後に表示される再送信リンクから、確認メールを再送できます。

すでにアカウントが登録されている

入力したメールアドレスがすでにBoxアカウントに関連付けられている場合は、同じメールアドレスで新しいアカウントを重複して作成できません。

新規登録ではなく、既存のBoxアカウントでログインしてください。パスワードが分からない場合は、ログイン画面の「パスワードを忘れた場合」から再設定します。

アカウントにログインできない

ログインできない場合は、以下を確認します。

• Boxアカウントに登録したメールアドレスを入力しているか
• メールアドレスやパスワードの入力に誤りがないか
• 別のサービスのアカウント情報を入力していないか
• 会社のアカウントでSSOが設定されていないか

パスワードを忘れた場合は再設定できます。法人のSSOを利用している場合は、会社の資格情報を使ってログインするか、社内のBox管理者へ確認してください。

招待されたファイルやフォルダを表示できない

招待メールからログインしてもファイルやフォルダを表示できない場合は、招待先のメールアドレスと、現在ログインしているBoxアカウントのメールアドレスを確認します。

両者が異なる場合は、招待されたメールアドレスに関連付けられたアカウントでログインしてください。該当するアカウントがない場合は、ファイルやフォルダの所有者に、使用するBoxアカウントのメールアドレス宛てに招待を送り直してもらいます。

アカウント作成後のBoxの基本的な使い方

Boxのアカウントを作成したら、フォルダを用意し、ファイルのアップロードや共有を行います。

フォルダを作成する

Boxでフォルダを作成する基本的な手順は以下の通りです。

1. 「ファイル」画面の「新規＋」を選択する
2. 「フォルダ」を選択する
3. フォルダ名を入力する
4. 必要に応じて共有相手などを設定する
5. 「作成」を選択する

法人で利用する場合は、利用者が自由にフォルダを増やすのではなく、部署、プロジェクト、取引先など、あらかじめ決めたルールに沿って作成しましょう。

ファイルやフォルダをアップロードする

パソコン内のファイルやフォルダは、以下の手順でBoxへアップロードできます。

1. 「ファイル」画面の「新規＋」を選択する
2. 「ファイルのアップロード」または「フォルダのアップロード」を選択する
3. アップロードする項目を選ぶ
4. 「開く」または「アップロード」を選択する

Boxの画面へファイルやフォルダをドラッグ＆ドロップしてアップロードすることも可能です。

ファイルやフォルダを共有する

Boxでコンテンツを共有する主な方法は、「コラボレータとして招待する方法」と「共有リンクを送る方法」の2つです。

コラボレータとして招待すると、相手に閲覧や編集、アップロードなどの権限を付与できます。 継続的なプロジェクトや共同編集を行う場合に適した方法です。

共有リンクは、ファイルやフォルダへのリンクをメールやチャットなどで送る方法 です。Boxアカウントを持たない相手にも共有できる設定があり、主に閲覧やダウンロードを許可したい場合に利用できます。プランや管理者の設定によっては、有効期限、パスワード、ダウンロード可否なども設定可能です。

ファイルを編集・ダウンロードする

Box上のファイルは、対応する外部アプリやMicrosoft 365との連携機能などを利用して編集できます。編集したファイルはBoxへ保存されるため、
ファイルをメールで送り合ったり、複数のコピーを管理したりする手間を抑えられます。

ファイルをパソコンへ保存する場合は、対象のファイルを選択して「ダウンロード」を選びます。複数のファイルやフォルダを選択した場合は、まとめてダウンロードできます。

また、Box Driveを利用すると、エクスプローラーやFinderからBox上のファイルを操作できます。

無料アカウントと法人向けプランの違い

Boxには、1人で利用する無料のIndividual、小規模チーム向けのBusiness Starter、企業向けのBusiness以上のプランがあります。

主な違いは以下の通りです。

比較項目	Individual	Business Starter	Business～Enterprise Plus
主な利用者	個人	10名以下の小規模チーム	企業・組織
ストレージ容量	10GB	100GB	無制限
1ファイルのアップロード上限	250MB	2GB	5GB～150GB
複数ユーザーの管理	不可	可能	可能
管理者による詳細な設定	不可	一部可能	可能
ログ・レポート	限定的	プランに応じて利用可能	利用可能
外部アプリとの連携	基本的な連携	基本的な連携	プランに応じて拡張
サポート	オンライン情報を利用	営業時間内のテクニカルサポート	標準ビジネスサポート

法人向けのBusiness以上はストレージ容量が無制限ですが、1ファイル当たりのアップロード上限はプランごとに異なります。容量無制限だからといって、どのような大容量ファイルでも1回でアップロードできるわけではありません。

無料アカウントで利用できる機能

Individualは、1人でBoxの基本的な機能を試したい場合に適しています。 10GBまでファイルを保存でき、ファイルやフォルダの共有、モバイルアプリからのアクセス、二要素認証などを利用できます。

一方、1ファイルのアップロード上限は250MBです。動画や高解像度画像、設計データなどの大容量ファイルを扱う場合や、複数ユーザーのアカウントを一元管理したい場合には向いていません。

企業で利用するなら法人向けプランが適している

企業でBoxを利用する場合は、Business以上の法人向けプランが候補となります。 ストレージ容量が無制限になるほか、管理者によるユーザー管理、アクセス権限の設定、詳細なレポート、SSO、外部アプリとの連携などを利用できます。

Boxでは、ユーザーの役割や業務内容に応じてアクセス権限を細かく設定できます。閲覧だけを許可するユーザー、ファイルのアップロードのみを許可するユーザー、編集や削除まで許可するユーザーなどを分けることで、必要以上の権限を与えずに運用できます。

また、複数ユーザーの追加や削除、異動・退職時の権限変更などを管理者が行えるため、組織的なアカウント管理に適しています。

【Boxの料金は？機能・プランの選び方まで一挙解説】

Boxを利用するときの注意点

Boxはアカウントを作成すればすぐに利用を始められますが、クラウドサービスの特性や法人導入時の運用設計に注意が必要です。

原則としてインターネット接続が必要

Box上のコンテンツへアクセスするには、原則としてインターネット接続が必要です。

ただし、 パソコンにBox Driveをインストールし、フォルダをオフライン利用の対象に指定しておけば、インターネットへ接続できない状況でもファイルを開いて編集できます。 オフライン中の変更は、次回オンラインになった際にBoxへ同期されます。

オフライン利用するファイルはパソコンにも保存されるため、端末の紛失や盗難に備えたセキュリティ対策も検討しておきましょう。

法人導入ではアカウントや権限の設計が必要

法人でBoxを利用する場合は、管理コンソールからユーザーを追加するだけでなく、運用開始前に以下の項目を整理しておきましょう。

• 誰にBoxアカウントを発行するか
• 部署や役割ごとにどの権限を与えるか
• 社外ユーザーをどのような条件で招待するか
• 部署、案件、取引先など、どの単位でフォルダを作成するか
• 入社、異動、退職時にアカウントや権限をどう変更するか
• 定期的にアカウントやアクセス権限を見直すか

上位フォルダの権限が下位フォルダへ継承されるため、運用開始後にフォルダ構成を大きく変更すると、権限の見直しにも手間がかかります。実際の登録操作に入る前に、組織構造や業務の流れに合わせてフォルダと権限を設計しておくと、運用開始後の手戻りを防げます。

【ファイルサーバの管理・運用ルールを最適化！Box移行を成功させる設定のコツ】

Box法人プランの導入はイッツコムにお任せ

イッツコムでは、BoxのBusiness、Business Plus、Enterprise、Enterprise Plusを提供しています。 いずれもストレージ容量は無制限で、プランに応じてユーザー管理、アクセス権限、外部アプリとの連携、高度なセキュリティ機能などを利用できます。

契約前には1か月の無料トライアルを用意しており、ファイルのアップロードや共有、権限設定などを実際に試した上で導入を判断できます。

また、必要に応じて 導入・運用コンサルティングも利用できます。 利用者の範囲、フォルダ構成、アクセス権限、外部ユーザーとの共有ルールなどを整理し、自社に合った運用方法を設計することが可能です。

既存のファイルサーバからBoxへ移行する場合は、現在のフォルダ構造やアクセス権限をそのまま移すのではなく、不要なファイルや複雑な権限を整理する必要があります。アカウントの登録から既存データの移行、運用開始後の活用まで相談しながら進めたい場合は、イッツコムへお問い合わせください。

まとめ

Boxを利用する方法は、個人が公式サイトから無料アカウントを作成する場合、招待メールから登録する場合、法人管理者が管理対象ユーザーを追加する場合に分けられます。

アカウントを作成した後は、フォルダを用意し、ファイルのアップロードや共有、編集などを行います。個人利用であれば無料アカウントから始められますが、複数ユーザーの管理や詳細なアクセス権限設定が必要な企業には、法人向けプランが適しています。

法人で導入する際は、アカウントを発行するだけでなく、フォルダ構成やアクセス権限、社外ユーザーの招待ルールをあらかじめ決めておくことが重要です。自社だけで設計や移行を進めることが難しい場合は、無料トライアルや導入・運用コンサルティングを提供するイッツコムへご相談ください。