クラウドストレージに「Box」が選ばれる理由とは？有料版のメリットを解説

社会やビジネスのデジタル化の進展に伴い、多くの企業がデータの肥大化や散逸に直面しています。この状況下でファイルのクラウド管理を検討しており、クラウドストレージ「Box」の有用性が知りたい企業担当の方もいるのではないでしょうか。

Boxの信頼性やセキュリティレベル、ビジネスを加速させる豊富な機能を知ることで、数あるクラウドストレージの中からBoxを採用する価値を理解できます。Boxの活用方法をクリアにイメージし、データ活用の仕組みを刷新しましょう。

そこでこの記事では、Boxが選ばれる理由や基本的な使い方、有料版Boxを使うメリットについてご紹介します。

クラウドストレージBoxが選ばれる理由

Boxは圧倒的な信頼性とセキュリティレベルを誇るクラウドストレージで、世界各国の政府機関やリーダー企業に採用されています。安全かつスムーズなファイル共有も魅力で、採用企業は大企業・中小企業問わず拡大中です。まずはクラウドストレージにBoxが選ばれる理由を見ていきましょう。

多数のリーダー企業に選ばれる信頼性

クラウドストレージとは、インターネット上のサーバーにあらゆる形式のファイルを保存できるサービスです。インターネット経由なのでどこからでもファイルを編集でき、複数ユーザーによる同時編集もできます。

Boxはシンプルな操作性と世界最高峰の信頼性を兼ね備えたクラウドストレージです。全世界の約10万社に利用されており、世界企業番付（Fortune Global 500）にランクインする企業の約7割や、日経225の半数がBoxを導入しています。

特別なトレーニング不要で使い始められる上、セキュリティ面やコラボレーション面で信頼性が高く、テレワーク環境との相性も抜群です。

世界最高峰のセキュリティレベル

Boxは法人向けに開発されたツールで、最高度のセキュリティ要件を満たすべく設計されています。米国政府をはじめとする各国の政府機関も採用するほど高セキュアであることが大きな魅力で、他社サービスとは異なり現在までに大きなセキュリティ事故を起こしていません。

重要な情報資産を社外のサーバーに預けるなら高度なセキュリティレベルが必須要件ですが、Boxであればあらゆるデータを安全に保存・共有・バックアップできます。

安全かつスムーズなファイル共有

社会・ビジネスのデジタル化の進展に伴い、企業が保存・管理するファイルは増え続けています。しかしファイルの属性はさまざまなので、一か所で集中管理すると情報漏えいリスクが高まるのは懸念点です。就業規則のような誰でも閲覧できるが改編できないファイルもあれば、法定保存義務のあるファイル、社外の関係者と共有する必要のあるファイルも存在します。

Boxは7段階のアクセス権限設定に対応しており、ユーザーごとに閲覧・編集・削除・共有・ダウンロードなどの権限を詳細に設定可能です。この機能により、あらゆるファイルを一元管理しつつ安全に共有でき、セキュリティ事故を心配することなくスムーズに業務遂行できます。

クラウドストレージBoxの基本的な使い方

Boxは非常に多機能なクラウドストレージですが、インターフェースや操作方法はシンプルです。ここでは、基本的な使い方として、アカウント登録やフォルダの追加・アップロード・共有・編集・ダウンロードの方法を解説します。

1.アカウント登録

Boxを利用するにはアカウント登録が必要です。無料アカウントでも利用できますが、アップロード1ファイル当たり最大250MB・最大容量10GBという容量制限があるので、ビジネスユースには支障が生じます。

全ての有料プランは容量無制限、最も低コストのBusinessプランでもアップロード1ファイル当たり最大5GBなので、Business以上のプランを契約しましょう。

2.フォルダの追加

BoxはWindowsのようにディレクトリ構造でファイル・アクセス権限を管理できます。利用を開始したら、まずは以下のように任意のフォルダを作成するのがおすすめです。

1.[+新規作成] をクリック
2.[フォルダ] をクリック
3.フォルダ名やコラボレーション（共有）の有無を選択し、[OK] をクリック

3.ファイルのアップロード

フォルダを作成したら、PCに保存してある任意のファイルやフォルダをアップロードします。手順は以下の通りです。

1.[アップロード] をクリック
2.[ファイル] または [フォルダ] をクリックし、アップロードしたいファイルやフォルダを選択
3.[開く] または [アップロード] を選択する

なお、Boxのフォルダを開いた状態で、デスクトップからファイルやフォルダのドラッグ&ドロップもできます。

4.ファイルの共有

ファイルをアップロードしたら共有設定をします。Boxのファイル共有方法は「フォルダへコラボレータを招待」するか、「ファイルの共有リンクを送信」するかの2通りです。

1.コラボレータの招待：フォルダの [共有] ウィンドウの [ユーザーを招待] から [名前またはメールアドレスを追加] を選択し、共有相手とアクセス権限の種類を選択して招待を送信する
2.共有リンクの送信：ファイルの [共有] ウィンドウからリンクアイコンをクリックするとクリックボードに共有リンクがコピーされるので、共有相手を選択し送信する

1の場合は7種類のアクセス権限を選択できるので、詳細なファイル・フォルダ管理をする際におすすめです。

2の場合はユーザー個別のアクセス権限の設定はできませんが、Boxアカウントを持たない相手にもファイルの閲覧やダウンロードを許可できます。

5.ファイルの編集

Boxはファイルをダウンロード不要で編集できます。ファイルの編集方法は以下2通りです。

1.外部アプリを起動して編集：編集したいファイルを選択し、メニューから「○○（編集用のアプリ）で開く」を選択する
2.Box上で直接編集：「Box Edit」とMicrosoft Officeをインストールしていれば、Officeファイルをクリックするだけで直接編集できる

6.ファイルのダウンロード

ファイルをダウンロードする場合、任意のファイルを選択し、メニューから「ダウンロード」をクリックします。また、Shiftキーを押しながら複数項目を選択すれば、複数ファイル・フォルダの一括ダウンロードも可能です。この場合は自動的にZip形式で圧縮されます。

クラウドストレージBoxの有料版を使うメリット

無料版のBoxは「お試し版」で、10GBの容量制限や各種機能制限があります。有料版Boxを利用する主なメリットは以下の通りです。

・容量無制限のストレージ
・マルチプラットフォーム対応
・隙のないセキュリティ対策
・70種類以上のログ管理
・50以上のバージョン管理
・1,500以上のアプリと連携
・セキュアなコラボレーション

ここでは、有料版Boxの魅力をより深く理解していきましょう。

容量無制限のストレージ

有料版Boxの大きなメリットは、全てのプランで容量無制限であることです。一般的なクラウドストレージは容量に比例して月額料金が高くなり、管理するファイルが多くなるほどコストはかさみます。

デジタル化の進展に伴い日々業務データが増加するビジネス環境にあっては、保存容量のためにコスト増となるクラウドストレージは長期的に見て最適とは言えません。Boxのプランの違いは利用できる機能の違いです。保存するデータ量がどれだけ増えてもコストは変わらず、ストレージ容量ではなく機能拡張のために投資できます。

マルチプラットフォーム対応

有料版Boxはマルチプラットフォーム対応です。OSはWindows・macOS・iOS・Androidに対応し、PCだけでなくスマホやタブレットでも利用できます。Webブラウザからのアクセスやオフラインファイルの同期、130種類以上 のファイル形式のプレビューにも対応しており、利用する環境を選びません。

利用する環境にかかわらず単一のシステム上で情報共有できるため、情報共有のハブとして最適です。工場や現場、外回りの営業や在宅勤務など、あらゆる仕事環境で効率的なデータ活用を実現します。

隙のないセキュリティ対策

有料版Boxは最も安全なファイル共有環境です。Boxの通信データは高強度のTLS 1.2、保存データは256ビットAESで暗号化するなど、使用可能な最も強力な暗号化をサポートしています。

加えて7種類のアクセス権限設定・2要素認証・データ損失防止（DLP）・モバイルセキュリティコントロールやサーバーの分散管理に標準対応し、さらに「Box Shield」や「Box KeySafe」を組み合わせた隙のないセキュリティ対策も可能です。

70種類以上のログ管理

システム上のあらゆるアクティビティを可視化できるのも有料版Boxのメリットです。主に以下のアクティビティに関わる70種類以上のログを自動保存します。

・コラボレーション処理
・ログインとセキュリティ
・ユーザーとグループ管理
・タスクのアクティビティ
・ファイルのアクセスと管理
・ファイル共有
・ポリシー処理
・コメント処理
・同期

ログは一括してエクスポートしたり、ユーザーや日付などで絞り込んだり並べ替えたりして確認できます。これらの情報管理はセキュリティ対策や生産管理に役立ち、利用規模が拡大しても勤務実態を詳細に把握可能です。

50以上のバージョン管理

有料版Boxは50以上のバージョン履歴を自動保存するのもメリットです。いつでも以前のバージョンのファイルを参照したり、以前のバージョンのファイルに戻したりできます。

これにより差分ファイルの乱立やヒューマンエラーによる情報紛失の防止が可能です。フォルダ構造を常にクリーンな状態に保つことで、保存するデータ量がどれだけ増えても効率的に業務遂行できます。

1,500以上のアプリと連携

有料版BoxはMicrosoft 365・Google Workspace・Slackの統合機能を標準搭載しており、また1,500以上のアプリと連携できます。あらゆる業務アプリで利用するファイルはBoxで一元管理が可能です。これにより以下のようなメリットを享受できます。

・Boxによる完全なファイル保護
・Boxを起点とする業務遂行
・業務の可視化
・アプリ利用状況の監査
・ファイル管理の効率化
・情報検索の効率化
・コラボレーションの加速

セキュアなコラボレーション

有料版Boxはセキュアかつリアルタイムのコラボレーションに対応するのもメリットです。2要素認証や7種類のアクセス権限設定、アクセスログ機能によって外部の コラボレータを安全に招待し、さまざまなコラボレーション機能を活用できます。

あらゆる場所でBox内のファイルを瞬時に共有できることはもちろん、タスクの共有や「Box Notes」によるメモの同時編集・アイデア共有も可能です。参加したコラボレーションにコメント付与などのアクションがあると自動通知し、チームワークを停滞させません。

クラウドストレージBoxを導入するならイッツコム！

イッツコムなら有料版Boxを1か月無料で利用できます。まずはトライアルで使用感を試してみましょう。Boxを使いこなすなら「Zoom」や「モバイル閉域接続」との一括導入もおすすめです。ここでは、Boxの魅力まとめやZoom・モバイル閉域接続とのセット導入の魅力を解説します。

まずは1か月無料のトライアル「Box」

有料版Boxは容量無制限である上、社内・社外を問わないコラボレーションや最高度のセキュリティレベルなど、クラウドストレージに要求される全ての要件を高度に満たします。

機密文書を含むあらゆるファイルの安全な保存・共有や、業務で使用する多彩なアプリのファイルマネージャーとしての運用、パートナー企業とのコラボレーションプラットフォームとしても活用可能です。

現場での図面確認や商談での資料提供などにも活用でき、利用シーンはオフィス内やテレワーク環境に留まりません。データ活用の基盤として最適な有料版Boxは、イッツコムなら1か月無料のトライアルで使用感を確かめられます。

Box連携でコラボレーションを加速「Zoom」

ビジネスのデジタル化の進展に伴い、Web会議システムによるオンライン会議やオンライン商談の機会は増加しています。

そこで導入したいのが、Boxと連携できるWeb会議システム「Zoom」です。有料版Zoomは1回のミーティングで30時間以内、つまり実質無制限で利用でき、録画のクラウド保存に対応する上、ウェビナーアドオンを購入すれば最大1万人参加のウェビナーも開催できます。

ミーティングやウェビナー中にはBox内のファイルを画面共有でき、並行してOfficeファイルのリアルタイム共同編集やBox Notesによるアイデア共有も可能です。会議資料・メモ・レポートやミーティングの録画など全てのファイルはBoxで一元管理でき、ファイルの共有・再利用も自在なので、業務効率化や生産性向上に大いに役立ちます。

外出先やテレワークの通信手段は「法人データSIM」

外出先やテレワークでの通信手段にはイッツコムの「法人データSIM」が便利です。NTTドコモ回線を使っているため、広い利用エリアが特徴です。メンバーで容量をシェアでき、導入前のトライアルでデータの使用容量をチェックした後に最適なプランを選べます。

まとめ

有料版Boxは世界各国の政府機関やリーダー企業に採用される、世界最高峰の信頼性とセキュリティレベルを誇るクラウドストレージです。あらゆるコンテンツを安全に一元管理し、連携アプリのファイルマネージャーやパートナー企業とのコラボレーションプラットフォームとしても活用できます。

イッツコムからの契約なら有料版Boxを1か月無料で利用でき、またZoomや法人データ　SIM など、Boxと組み合わせて便利な各種サービスとの一括導入も可能です。クラウドストレージの活用でビジネス環境を変革するなら、Boxの利用環境を一括整備できるイッツコムにご相談ください。