業務効率化に効く！アイデアを実現するツールや進め方をわかりやすく解説

不要な業務や非効率な業務が多く、長時間労働や精神的苦痛に悩んでいる働き手は珍しくありません。業務の改善が必要だと感じており、業務効率化に効くアイデアやツールが知りたい企業担当の方もいるのではないでしょうか。

業務効率化の考え方や進め方のセオリー、クリティカルなアプローチやツールを知ることで、具体的な取り組みを検討できます。業務効率化に効くICTツールを上手に活用し、これからのビジネスに必要な仕事環境を整えましょう。そこでこの記事では、業務効率化の必要性や進め方、効果的なアイデアやツールについてご紹介します。

業務効率化の基礎知識

業務効率化は業務の「3M（ムリ・ムダ・ムラ）」をなくす活動で、一般的にイメージされるコスト削減や生産性向上の他にも、社員の離職防止などさまざまなメリットを享受できます。事業継続性の担保に効果的であるため、働き手が減少傾向にある日本では必須の取り組みです。まずは業務効率化の基礎知識を解説します。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を見つけ出し、その原因を解消して業務効率を高めることです。

・ムリ：負荷が能力を上回り、作業が滞る状況
・ムダ：負荷が能力を下回り、人員や在庫などの余剰が生まれる状況
・ムラ：ムリ・ムダが混在し、作業が不安定な状況

個々の社員が抱えるムリな業務やムダな業務・プロセス、仕事量や成果のムラを適正化することで、コスト削減や生産性向上といったメリットを享受できます。

業務効率化のメリット

コスト削減や生産性向上の他にも、業務効率化を進めることにはさまざまなメリットがあります。

・社員がコア業務に集中しやすくなる
・チーム全体のパフォーマンス維持・向上
・社員のワークライフバランス向上
・社員の離職率を軽減できる
・優秀な人材を確保しやすくなる
・利益増加と時間的リソースの拡大
・適切な投資と経営の健全化

業務効率化が求められる背景

日本は少子高齢化の深刻化に伴い労働人口が減少傾向にあり、人材確保は年々難しくなっています。また労働生産性の低下も深刻化している状況です。日本生産性本部が公表した「労働生産性の国際比較 2021」によると、2020年の1人当たり労働生産性はOECD加盟38か国中28位（2019年は26位）で、1970年以降最も低い順位となっています。

つまり日本は「限られた人材で非効率な労働をしている」のが現状です。そこで企業は業務効率化により労働生産性を向上させると共に、事業継続に必要な人材を確保するための働きやすい環境作りが急務となっています。

（参考: 『労働生産性の国際比較｜日本生産性本部』）

業務効率化の進め方

業務効率化の基本プロセスは以下の4ステップです。

1.業務の可視化
2.問題・課題の洗い出し
3.優先順位付け
4.施策の実施と検証

それぞれのステップのポイントを押さえ、実行計画をイメージしましょう。

1.業務の可視化

業務効率化を進めるには、まず業務のムリ・ムダ・ムラがどこにあるかを正確に把握することが必要です。そこで全社的な業務棚卸しにより業務を可視化し、以下のようなムリ・ムダ・ムラを発見することから始めます。

・社員が抱えるムリな仕事
・ムダな業務やプロセス
・社員ごとの仕事量や成果のムラ

2.問題・課題の洗い出し

業務を可視化したら、現状の業務にはどのような問題があり、ネックを解消するには何に取り組むべきかという課題を洗い出します。課題を洗い出すアプローチはさまざまですが、シンプルな方法は以下のように複数の要素を比較することです。

・社員同士のスキルを比較し、優れた社員のノウハウを抽出する
・自社と競合他社を比較し、コストや投資額に差が出る理由を発見する
・自社と業界全体を比較し、成長率や競争優位性を把握する

3.優先順位付け

問題・課題を洗い出したら、以下のように具体的な施策を導出し、どの施策から取り組むかを決定します。

・ムリのある担当者の変更
・ムダな業務の自動化や外注化
・ムラのある業務量の標準化

業務効率化の効果が大きく、不要なトラブルを避けられるものから取り組みましょう。

4.施策の実施と検証

優先順位付けをしたらスケジュールに沿って施策を実施します。業務効率化は全社的かつ長期的な取り組みなので、施策ごとに過剰・過小なアプローチになっていないかを効果検証し、PDCAサイクルを回して理想的な仕事環境に近付けていくことが大切です。

業務効率化のアイデア5選

業務効率化の取り組みは多種多様ですが、特に効果が高くトラブルも少ないのは、ムダな業務をなくすことや類似業務を結合・分離することです。他にも、ペーパーレス化や他社リソースの活用、AI搭載ツールによる自動化なども大きな効果を発揮します。ここでは、業務効率化の具体的なアイデア5選を見ていきましょう。

ムダな業務をなくす

業務効率化でまず検討したいのは、ムダな業務をなくすことです。「慣習となっているだけで実は不要」「成果に結び付いておらず必要性が不明」という業務は珍しくありません。

業務自体をなくせるならコストも手間もかからず、素早く実行できます。ムダな業務は社員の長時間労働や精神的苦痛の原因となっているケースもあるため、コア業務に集中しやすい環境へ変えていきましょう。

類似業務を結合または分離する

ムダな業務の排除の次に検討したいのは、類似業務の結合・分離です。複数の部署やチームに同じような業務があり、人的・時間的リソースがムダになっているケースもあります。こういった業務の担当をひとつのチームや1人の社員にまとめることで、リソースの有効活用が可能です。

逆に各社員が複数の異なる性質の業務を担当し、必要なスキル数が多かったり、成果にムラが生じていたりするケースもあります。こういった業務を分離・再結合することで、各社員の担当業務の類似性が高まり、成果の標準化につなげることが可能です。

電子データで情報を保存・活用する

紙資料は印刷・保管・郵送・廃棄に手間や時間がかかり、コスト面や環境保護の観点からも懸念があります。そこで効果的なのが、紙ではなく電子データで情報を保存・活用すること、つまりペーパーレス化です。

ペーパーレス化を推進すれば、利用したい書類に時間や場所を問わずアクセスできる上、支店やテレワーカーと瞬時に共有できます。仕事を効率化できることはもちろん、ペーパーコストの削減や企業イメージの向上につながることもメリットです。

社外のリソースを活用する

業務遂行には人的リソースや業務機器を要しますが、業務によっては「必要だが採算に合わない」「人材や機器に十分な投資ができない」というケースも多いでしょう。こういった業務はアウトソーシングするのも効果的です。

例えばBPO（Business Process Outsourcing）であれば業務プロセスの一部を外注し、BPO提供企業を自社の事業部門の一部として機能させます。似た発想で、クラウドサービスを利用すると自社サーバーの運用にかかるコストの大幅圧縮が可能です。これによりノンコア業務にかける投資を抑え、自社リソースをコア業務に集中させられます。

自動化できる業務はツールに任せる

PCで行う単純なルーチンワークに人的・時間的リソースを割かれているケースも多く見受けられます。例えばExcelに数値情報を入力するような業務です。

こういった業務はRPA（ロボットによる業務自動化）によって自動化でき、人的・時間的リソースのムダを大幅に削減できます。他にも大量のデータの集計・分析はAI搭載ツールに任せるなど、「人手が不要な業務」はツールを用いて自動化し、社員は人間による判断が必要な業務に集中するのも効果的です。

業務効率化に役立つツール

ビジネスのデジタル化に伴い、ICTツールの活用による業務効率化が注目されています。実際にデータ活用や自動化は非常に効果が高く、これからのビジネスには必須の取り組みです。ここでは、業務効率化に役立つICTツールの機能や効果を解説します。

CRMやSFA

営業活動の業務効率化には、CRM（顧客関係管理システム）やSFA（営業支援システム）の導入が効果的です。

・CRM：既存顧客の属性・購買履歴・問い合わせ履歴などを一元管理し、顧客との良好な関係の構築やLTV（顧客生涯価値）の最大化を目指すツール
・SFA：既存顧客・見込み顧客への営業活動を記録・管理し、属人性を排した組織としての効率的な営業活動を支援するツール

CRMやSFAによって業務プロセスの最適化やムラのないアプローチなど、部門横断的な業務効率化が期待できます。CRMとSFAは顧客情報の管理について機能的に共通するため、CRM機能のあるSFAやSFA機能のあるCRMも増えている状況です。

【関連記事】SFAとは何か？CRMとの違いや導入のメリット・デメリットも紹介

MA

MA（マーケティングオートメーション）は顧客情報を一元管理し、見込み顧客へのメール自動配信など、マーケティング活動の効率化を支援するツールです。見込み顧客に対する以下3つのプロセスを総合的にサポート・自動化します。

・リードジェネレーション：見込み顧客を発掘する
・リードナーチャリング：見込み顧客を育成する
・リードクオリフィケーション：購入可能性の高い見込み顧客を選別する

【関連記事】マーケティングオートメーション(MA)の活用で営業効率UPする！

クラウドストレージ

ビジネスのデジタル化が進展する中、情報の適切な保存・管理・共有は一層重要度を増しています。しかし紙やExcelによる情報管理は手間・コスト・即時性・検索性などに問題があり非効率です。そこでインターネット経由でいつでもどこからでもアクセスできるクラウドストレージの導入が効果を発揮します。

「Box」などのセキュアなクラウド上で情報管理すれば、支店やテレワーカーともスムーズに情報共有できる上、サービスを利用すること自体がセキュリティ対策になることもメリットです。自然とペーパーレス化が促進され、またサーバー管理はサービス事業者側で実施するため、大きなコスト削減効果も期待できます。

Web会議システム

会議室で実施するリアルな会議は手間・時間・コストのムダが大きく、遠隔地からの参加にも支障が生じます。

「Zoom」などのWeb会議システムでオンライン会議を実施すれば、会議室を確保する必要はありません。PCやスマホさえあればどこからでも会議参加できるため業務停滞を防止でき、支店の社員やテレワーカーも移動時間や交通費をかけずに会議参加できます。会議資料は電子データで用意するので、ペーパーレス化の促進にも効果的です。

業務効率化に効くツール導入はイッツコム！

ICTツールを上手に活用すれば業務スタイルを変革でき、大幅な業務効率化につながります。イッツコムが提供する「ホットプロファイル」「Box」「Zoom」を組み合わせれば、多くのムダ・ムリ・ムラを排除し、業務スタイルのデジタルシフトと生産性向上が可能です。

営業活動の業務効率化には「ホットプロファイル」

マーケティング部門を強化するにはコスト面でムリがある場合も多く、また経験や勘に頼った従来の営業スタイルではムダやムラを排除できません。そこで導入したいのが名刺管理（CRM）・SFA・MA一体型の「ホットプロファイル」です。

ホットプロファイルは名刺をスキャンするだけで社内人脈を可視化・共有でき、営業履歴やスケジュールも共有できる上、顧客属性やWeb行動履歴を分析して「いまホットな顧客」を自動通知します。さらにGPS連携による営業報告や地図連携による営業ルートの最適化にも対応し、営業マネージャーや営業担当者の大幅な業務効率化が可能です。

営業担当者によるOne To Oneメールの送信にも対応するため、マーケティング専任者が不在でも便利に活用できます。

情報管理のムリ・ムダを解消するなら「Box」

紙資料による情報管理はさまざまなムリ・ムダがあり、データとして管理する場合も自社構築のファイルサーバーにもコスト面・管理面の懸念があります。そこで導入したいのがクラウド型のコンテンツマネジメントシステム「Box」です。

有料版Boxは容量無制限で、ファイルだけでなくタスクやプロジェクトまで、あらゆるコンテンツを一元管理できます。支社の社員やテレワーカーだけでなく社外のコラボレーターとの安全なファイル共有・共同編集にも対応する上、マルチプラットフォーム対応なのでムダがありません。

また米国政府をはじめとする各国の政府機関が採用するほど高セキュアで、安価な月額費用で強力なセキュリティ基盤を利用できることも大きな利点です。

オンラインコミュニケーションで業務効率化「Zoom」

会議室で開催するリアルな会議には手間・時間・コストのムダがあり、遠隔地とのスムーズな情報共有にも対応できません。そこで導入したいのが、誰でも簡単に利用できるWeb会議システム「Zoom」です。

有料版Zoomはグループミーティングを実質無制限（30時間/1回）で開催でき、あらゆる対面コミュニケーションをオンライン化できる上、ウェビナーアドオンを購入すれば大規模ウェビナーの開催にも対応します。

有料登録が必要なのはホスト（主催者）だけで、参加者はアカウント登録が必要なく、PCのWebブラウザからアクセスするならアプリのインストールも必要ありません。

またBox内のファイルを簡単に画面共有でき、ホットプロファイルと連携すればZoom上でのオンライン名刺交換やホットプロファイル上でのウェビナー管理にも対応します。

まとめ

業務効率化は業務をなくすことや類似業務の分離・結合でも実現できますが、社会全体のデジタル化が進展する昨今、これからのビジネスに必要なのはICTツール活用による業務効率化です。データを適切に保存・活用できる仕組みを整え、ムダ・ムリ・ムラをなくしましょう。

イッツコムが提供するホットプロファイル・Box・Zoomを組み合わせれば、さまざまなムダ・ムリ・ムラが潜む営業活動や情報共有の仕組みを変革できます。ICTツール活用による業務効率化をお求めなら、複数サービスを組み合わせて業務スタイルを一変できるイッツコムにご相談ください。