Zoomミーティングへの招待の仕方は？方法や注意点を徹底解説

Zoomは映像と音声を利用したオンラインコミュニケーションツールで、リモートワーク中の従業員を含めた会議や、顧客・取引先との商談などで多用されています。しかし、Zoomにはさまざまな招待の仕方があるため、どの方法で参加者を招待すれば良いのか、迷う方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Zoomミーティングへの招待の仕方をデバイスごとに解説するとともに、招待するときの注意点や具体的な手順についてまとめました。

Zoomでミーティングをするには招待が必要

Zoomを使って相手とミーティングをするには、あらかじめホスト側が参加者を招待する必要があります。Zoomにおけるホストとは、Zoomミーティングを主催するユーザーのことです。参加者はホストが発行したミーティングごとのIDを使用することで、当該ミーティングに参加できるようになります。

なお、ホスト側はZoomアカウントの取得およびサインインが必要ですが、招待される参加者側はアカウントを取得する必要はありません。面倒なアカウント作成の手間なしで手軽にミーティングに参加できるところがZoomの魅力です。

【PC向け】Zoomミーティングへの招待の仕方

WindowsやMacを利用する場合は、あらかじめZoomの公式サイトから利用するパソコンのOSに合ったバージョンのZoomをダウンロード&インストールし、取得したアカウントでサインインしておきましょう。下準備が整ったら相手をミーティングに招待しますが、やり方は大きく分けて3つあります。

それぞれやり方や特徴が異なるため、全ての招待の仕方をチェックし、ケースや状況に適した方法を選びましょう。

新規ミーティングに招待する

1つ目は、新規ミーティングを立ち上げた状態で参加者を招待する方法です。急に打ち合わせが必要になったときや、参加者以外の人にもミーティングへ加わってもらうことになったときなどに使用します。

具体的な手順としては、まずホーム画面にある「新規ミーティング」のアイコンをクリックし、新規ミーティングを立ち上げます。画面下部にある「参加者」アイコン横の「∧」マークをクリックすると、「招待」と「招待リンクをコピー」の2択が表示されます。あらかじめ相手の連絡先を登録している場合は、「招待」をクリックし、相手を選択するだけで招待することが可能です。

連絡先が未登録の場合は、「招待リンクをコピー」をクリックしてクリップボードに招待リンクURLをコピーし、メールやチャットの本文にペーストして相手に送付します。参加者は送付された招待リンクURLをクリックするだけで新規ミーティングに参加できます。

PMIを使用したミーティングに招待する

ZoomのPMIとはパーソナルミーティングIDの略称で、その名の通り、個々のミーティングに割り当てられる固定IDのことです。

一般的なミーティング（インスタントミーティング）のIDは、ミーティング終了後に直ちに期限切れとなり、使用できなくなります。一方、パーソナルミーティングは基本的に無期限で、一度発行されたPMIは何度でも使い回すことが可能です。そのため、初回に相手へPMIを伝えれば、2回目以降は招待の手間をかけずにミーティングを開始できます。特定の相手と頻繁に打ち合わせを行う場合は、PMIを利用してミーティングを行うのがおすすめです。

PMIを利用する場合は、以下の手順で参加者を招待しましょう。

• 1.パソコンでZoomデスクトップクライアントを起動する
• 2.「新規ミーティング」をクリックする
• 3.「パーソナルミーティングIDを使用（PMI）」をクリックする
• 4.IDにカーソルを合わせ、「招待のコピー」を選択する
• 5.コピーしたテキストをメールやチャットで送信する

スケジューリングしたミーティングに招待する

連携しているカレンダーツールを使ってスケジューリングしたミーティングに参加者を招待する方法です。ZoomはGoogleカレンダーやOffice365、Exchangeなどのカレンダーツールと互換性があります。事前にそれぞれのカレンダーツールと連携しておけば、指定した日時に自動で新規ミーティングを作成することが可能です。

スケジューリングしたミーティングは事前にミーティングIDが発行され、参加者は事前にホストから共有された招待URLをミーティング開始日時にクリックするだけで参加できます。この方法であれば、当日に新規ミーティングを作成したり、招待URL付きメールを相手に送信したりする手間を省けるため、会議や商談の日時があらかじめ決まっている場合などにおすすめです。

ミーティングをスケジューリングし、招待リンクを発行するときは以下の手順で操作しましょう。

• 1.パソコンでZoomデスクトップクライアントを起動する
• 2.「スケジュール」をクリック
• 3.スケジュールを設定し、連携するカレンダーを選ぶ
• 4.「保存」をクリックする
• 5.カレンダーを開き、招待URLが表示されたメモをコピーする
• 6.コピーしたテキストをメールやチャットで送信する

【スマートフォン・タブレット向け】Zoomミーティングへの招待の仕方

スマートフォンやタブレットにインストールしたZoomアプリを利用する場合の招待の仕方は、基本的にパソコンと同じです。ただし、デスクトップ版のZoomと、スマートフォン・タブレット用のZoomアプリでは仕様が多少異なるため、両方を使用する方や、パソコンから乗り換える方は改めて招待の仕方をチェックしておくことをおすすめします。

ここでは、スマートフォン・タブレット向けのZoomミーティングへの招待方法を3つご紹介します。

新規ミーティングに招待する

当日に新規ミーティングを作成し、参加者を招待する方法です。具体的な手順は以下の通りです。

• 1. スマートフォンでZoomアプリを起動し、「新規ミーティング」をタップする
• 2. ミーティング画面下部の「参加者」をタップする
• 3. 「招待」をタップする
• 4. 招待リンクの送付方法を選択する

1で新規ミーティングを立ち上げる際、ミーティングの開始画面が表示されますが、デフォルトの設定だと「ビデオをオンにする」がオン、「パーソナルミーティングIDを使用」はオフになっています。映像でコミュニケーションを取る場合は、そのまま「ミーティングの開始」ボタンをタップしましょう。

2では、現在ミーティングに参加している人（ホスト含む）が表示されます。招待に成功すれば、相手のアイコンと名前が追加される仕組みです。

なお、スマートフォンやタブレットから招待リンクを送付するときは、直接メッセージアプリやメーラーを起動して送信できます。パソコンから招待する場合と同様に、手順4で表示される画面から招待リンクをコピーすることも可能なため、使いやすい方を選びましょう。

PMIを使用したミーティングに招待する

ミーティングごとに割り当てられるPMIを使って参加者を招待する方法です。基本的には「新規ミーティングに招待する」場合と同じ手順ですが、新規ミーティングの開始画面における設定が一部異なるため注意しましょう。具体的な手順は以下の通りです。

• 1. スマートフォンでZoomアプリを起動する
• 2. 「新規ミーティング」をタップする
• 3. 「パーソナルミーティングIDを使用する」のスイッチをONにする
• 4. ミーティングを開始する
• 5. 「参加者」をタップする
• 6. 「招待」をタップする
• 7. 招待リンクの送付方法を選択する

3のスイッチはデフォルトの設定だとオフになっているため、オンに切り替えてから「ミーティングを開始する」ボタンをタップしましょう。なお、オンにした場合のパーソナルミーティングIDは「パーソナルミーティングIDを使用」の文字の下部に記載されています。複数のパーソナルミーティングIDを管理する場合などはメモしておいても良いでしょう。

スケジューリングしたミーティングに招待する

カレンダーアプリと連携してスケジューリングしたZoomミーティングに、参加者を招待する方法です。この方法を利用する場合は、あらかじめ互換性のあるカレンダーアプリとZoomを連携させておく必要があります。連携を済ませたら、以下の手順でミーティングをスケジューリングしましょう。

• 1. スマートフォン・タブレットでZoomアプリを起動する
• 2. 下部のメニューから「ミーティング」を選択する
• 3. 上部に表示されるメニューから「スケジュール」を選択する
• 4. 必要事項を入力し、連携するカレンダーを選んだ上で「保存」をタップする
• 5. 詳細ページが開くため、そのまま「招待」をタップする
• 6. 「クリップボードにコピー」をタップする
• 7. コピーしたテキストをメールやチャットで送付する

4ではミーティングの開始時刻や期間（時間）、タイムゾーンなどの情報を登録します。5の詳細ページでは、スケジュール内容に問題がないかどうかを確認しましょう。特に開始日時に誤りがあると、指定の日時にミーティングが作成されず、相手にも迷惑をかけてしまうため要注意です。

Zoomミーティングへ招待するときの注意点

Zoomミーティングに相手を招待する際は、招待用URLに誤りはないか、有効期限が切れていないか、などを入念にチェックすることが大切です。また、ミーティング本番でトラブルが発生しないよう、準備も念入りに行っておきましょう。

ここではZoomミーティングに招待するときに気を付けたいポイントを4つご紹介します。

招待用URLが間違っていないかチェックする

招待用URLはミーティングごとに個別に発行されるため、一字でも誤りがあると参加者がミーティングに参加できなくなります。

Zoomには招待URLをクリップボードにコピーする機能が備わっており、そのままメールやチャットにペーストする方法が一般的です。しかし、メールやチャットに本文を記載する際に、誤ってURLの一部を消してしまう可能性もあります。招待URL付きのメールやチャットを送付する際は、まず本文を作成してから、最後に招待URLをコピー&ペーストした方が良いでしょう。

招待用URLの有効期限をチェックする

招待用URLは一部を除いて有効期限が設けられています。期限を過ぎるとミーティングに参加できなくなるため、用途や目的に合ったミーティングの種類を選びましょう。ミーティングの種類ごとの有効期限は以下の通りです。

ミーティングの種類	有効期限
インスタントミーティング	ミーティング終了後すぐ
定期的なミーティング	定期的に開催している間は無期限。ただし、365日間使わない場合は期限切れになる
パーソナルミーティング	基本的に無期限。ただし、365日間使わない場合は期限切れになる
スケジュールミーティング（単発）	スケジュールした予定日時から30日後。ただし、30日以内に同じミーティングIDを再開した場合、再開日からさらに30日間有効になる

回線が安定しているかどうかチェックする

Zoomはインターネット回線を利用するツールのため、回線状態が不安定だと映像が映らなくなったり、音声が聞こえなくなったりするトラブルが発生する可能性があります。

先方に迷惑をかけないよう、回線が問題なく利用できるかどうかを確認しておきましょう。特にWi-Fiを利用した無線通信は、Wi-Fiルータとの距離や障害物、電波を発するもの（電子レンジなど）の影響を受けやすく、回線が不安定になりやすい傾向にあります。パソコンとルータの間に障害物を置かないなど、安定したインターネット環境を整えるための工夫を取り入れることが大切です。

マイクとカメラに不具合がないかチェックする

Zoomは、パソコンに取り付けられたマイクやカメラを使って映像・音声を取得するシステムです。マイクやカメラに不具合があると、相手の顔が見えない、声が聞こえないなどのトラブルが発生する恐れがあります。事前に、マイクとカメラが正常に動作するかどうかをチェックしておきましょう。

Zoomにはマイクやカメラ、スピーカーの動作をテストする機能が搭載されているため、ミーティング前に試しておくのがおすすめです。各種テストは、Zoomの設定画面からビデオやオーディオタブをクリックすると行うことができます。

Zoomミーティングへ招待するときの手順

Zoomミーティングに招待するときは、まずホストが先にログインして新規ミーティングを開始し、同じミーティングにアクセスしている参加者を承認するのが基本的な流れになります。どちらも簡単な作業のため、初めてZoomミーティングを行う方でもスムーズにミーティングを開催・参加できるでしょう。

ここでは、基本的な招待手順を2つのステップに分けて説明します。

ホストが先にログインして開始する

Zoomミーティングでは、基本的にホストが先にログインしてミーティングを開始します。ホストがログインしていないと、「このミーティングはホストの参加を待機しています」という画面が表示され、他の人はミーティングに参加できません。長い時間待機させると先方に迷惑をかける恐れがあるため、ホスト側は開示時刻よりも早めに入室しておきましょう。

なお、参加者がホストの入室よりも前に参加した際、通知メールが送信される設定にすることもできます。Zoomウェブポータルのナビゲーションメニューにある「アカウント管理」→「アカウント設定」→「ミーティングタブ」を順にクリックし、「参加者がホストより先にミーティングに参加したとき」にチェックを入れておきましょう。

正常にミーティングを開始できたら、参加者も入室できる状態になります。何らかの理由でホストが参加する前に参加者の入室を許可したい場合は、アカウント設定で「ホストより前の参加を有効にする」をONにしましょう。

アクセスしている参加者を承認する

Zoomには、ミーティングに入る前に参加者が待機できる待機室機能が備わっています。待機室を利用すれば、招待していないユーザーが勝手にミーティングに参加するリスクを低減できます。さらに、参加者がそろってから一斉に入室を許可して、ミーティングをスタートさせることも可能です。

参加者が待機室に入ると、ホスト側のZoom画面上部に参加者が入室したことを知らせるメッセージが表示されます。承認する場合は「許可する」をクリックしましょう。なお、Zoomの画面下部にある「参加者」のアイコンをクリックすると、参加者一覧が表示されます。この画面上で「全員の入室を許可する」を選べば、待機室にいる参加者全員を一度で承認できます。

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まとめ

Zoomはミーティングの相手を手軽に招待できる便利なツールです。招待の方法は複数あるため、それぞれの招待方法をチェックし、ニーズや目的に合わせて使い分けましょう。

イッツコムでは、企業の規模やZoomミーティングの目的などに応じた複数のライセンスを展開しています。どのライセンスにも日本語サポートが付くため、初めてZoomを利用する方も導入しやすいところが特徴です。「リモートワークを導入したい」「商談や打ち合わせにかかる手間とコストを削減したい」とお考えの方は、ぜひイッツコムのZoomサービスをご検討ください。