整理されたファイルサーバーを作る方法！コツを押さえて業務効率化を目指そう

ファイルサーバーではさまざまなフォルダやファイルを保存・共有するので、適切に整理しないと検索性やデータ容量に問題が生じます。ファイルサーバーの運用に悩みや不安を抱えていて、整理の必要性を感じている方もいるのではないでしょうか。

ファイルサーバーの適切な整理方法や整理の考え方を知ることでスムーズなデータ共有が可能になり、全社的な業務効率化を実現できます。

そこでこの記事では、ファイルサーバーを整理する必要性やコツ、クラウドストレージ「box」について紹介します。ファイルサーバーではなくクラウドストレージを利用するという選択肢も知り、ビジネスに最適なファイル共有システムを構築しましょう。

ファイルサーバーを整理しないとどうなる？

ファイルサーバーは部署間や拠点間のファイル共有に役立ちます。しかし適切に整理しなければ、サーバー容量の圧迫や検索性の低下など、ファイル共有に支障が生じる問題が発生するかもしれません。

ここでは、ファイルサーバーを整理しないことで起こり得る問題を4つの項目に分けて解説します。

不要なデータが蓄積する

ファイルサーバーの容量は有限なので、フォルダやファイルの作成を社員が各自の判断で行うことは問題です。ファイルサーバーを整理せず、適切なバージョン管理もしなければ、ファイルの重複や類似フォルダの乱立が起こります。古いファイルが蓄積するほか、中身不明のフォルダが放置されるケースもあるでしょう。

不要なデータが蓄積すると、サーバーの容量が圧迫されます。フォルダの読み込みに時間がかかったり、サーバーの負荷が増したりするのもネックです。

必要なデータが探しにくくなる

整理されていないファイルサーバーには、フォルダが部門単位やプロジェクト単位で無秩序に並びます。また、フォルダ名・ファイル名の付け方にルールがないと、視認性が低くなりひと目でどこに何があるのかを把握できません。

ファイルサーバー内でルールが統一されておらず、検索に時間がかかるのは問題です。目的のファイルを見つけられないこともある上、目的のファイルではなく類似ファイルを編集してしまったり、最新版だと思って古いバージョンのファイルを開いてしまったりするなどの問題も生じるでしょう。

紙媒体に戻ってしまう

ファイルを電子データで保存・共有することは、ペーパーレス化や業務効率化につながります。ファイルサーバーを適切に運用すれば、全社的に紙文書の印刷コストや管理コストが削減でき、さらに部署間や拠点間のファイル共有も容易になることもメリットです。

しかし、整理されていないファイルサーバーは、フォルダ・ファイルの数が多くなるほど使いにくくなります。紙媒体のほうが効率的と思えるほど無秩序になれば、電子化をやめて紙媒体による保存・共有に戻ってしまうかもしれません。

情報漏洩につながる

ファイルサーバーが管理されていないと、顧客情報や重要文書を他部署の社員が閲覧できてしまいます。本来は特定部署のみで共有すべき情報であっても、誰でも簡単にアクセスできてしまう状態です。情報漏洩のリスクは高いと考えられるでしょう。

また、サーバー負荷が深刻な状態になるとフォルダ・ファイルの削除を検討しますが、社員は削除してOKなものとNGなものの区別がつけられません。また、誤って移動や削除をしてしまう事態も発生するでしょう。重要文書とそれ以外の文書が混在していると、さまざまなセキュリティ上のリスクがあります。

整理整頓されたファイルサーバーを作るには？

ファイルサーバーを整理するには、管理者側が適切な運用ルールを策定し、ルールの遵守を徹底することが大切です。データ削除に関してもルールを設け、さらにアクセス権限の設定も実施しましょう。ファイルサーバーを整理するために必須のメソッドを解説します。

運用ルールを作り徹底する

ファイルサーバーの運用ルールを徹底しなければ、社員が各自でフォルダ・ファイルを作成し、無秩序な状態になります。

管理者の負担が増えるだけでなく、全社的な業務効率の低下やセキュリティリスクといった問題が生じることもネックです。部署ごとに独自ルールを設定することも避け、管理者側で全社統一的な運用ルールを策定しましょう。

不要なデータは削除する

中身不明で放置されているフォルダや重複ファイルは、ファイルサーバーに保存していても利用価値がありません。不要なフォルダ・ファイルを削除することで目的のファイルを探しやすくなるため、業務効率化につながります。さらに、サーバー容量の節約や負荷の低減、人為的ミスの予防ができるのもメリットです。

アクセス権限を正しく行う

ファイルサーバーの管理者は、フォルダ・ファイルに対する閲覧や編集の権限を、ユーザーまたはグループを指定して付与できます。この「アクセス権限」を適切に付与することは、ファイルサーバーを運用する上で必須です。ユーザーが所属する部署や役職によってアクセス権限を区別することは、人為的ミスや情報漏洩の防止につながります。

【ファイルサーバーの整理】1.運用ルール作成のコツ

ファイルサーバーの整理にあたって、運用ルールの策定と遵守は必要不可欠です。では、適切な運用ルールを策定するには、どのようなポイントを踏まえる必要があるのでしょうか。ここからは、フォルダの階層構造やフォルダ名・ファイル名の付け方のルールについて解説します。

フォルダ階層を工夫しよう

上位の階層はフォルダ数を多くしすぎず、階層構造を複雑にしすぎないことが大切です。例えば、第1階層は営業部や総務部といった部署別、第2階層は年度別のフォルダを置きます。第3階層は業務内容別やクライアント別に分類すれば、ファイルの整理が容易です。

自社の組織構造や業務フローに合わせて、社員にとって分かりやすい階層構造を決定しましょう。

階層内のフォルダの数に注意しよう

フォルダの階層構造を決定する上で意識したいのは、社員が迷いなく目的のフォルダ・ファイルにアクセスできることです。

ウィンドウの中に全てのフォルダが収まらず、スクロールが必要な状態では検索効率は落ちます。ひと目で目的のフォルダを認識して階層を下りていけるように、同階層内のフォルダ数を調整しましょう。

フォルダ名の設定方法を統一しよう

整理されたファイルサーバーを目指すには、フォルダ名・ファイル名のルールを統一することも大切です。例えば「数値情報_文書名_バージョン」といったルールを設定します。

年月日や連番といった数値情報を先頭に付与することで、並び順が自動的に整頓され、検索効率の向上に役立つでしょう。英数字の半角・全角や、アンダーバーなのかハイフンなのかといった表記統一も、ソートや検索性に影響します。

【ファイルサーバーの整理】2.データ削除のコツ

ファイルサーバーの運用ルールを策定・遵守しても、データの肥大化を止められなければ運用を続けられません。データ削除に関しても、全社的な認識の一致や、ルールの策定・遵守が大切です。適切にデータ削除をするコツについて解説します。

協力して不要なデータを整理しよう

ファイルサーバーの管理者が、それぞれの部署にとって必要なフォルダ・ファイルを全て把握しているとは限りません。

ファイルサーバーを利用する社員が協力してデータ整理することで、部署内で共有している情報をもとに、削除すべきフォルダ・ファイルの判断がしやすくなります。削除の判断が保留されることもなく、データ整理の時間短縮や業務効率化にもつながるでしょう。

データ受け渡し用のフォルダを作ろう

部署別フォルダの中に保存すべきファイルと削除すべきファイルが混在していると、不要なファイルが残りやすくなります。

データ受け渡し用のフォルダを作成することで、一時的なデータ保存場所として区別し、削除の判断が容易になるのは利点です。フォルダ内のファイルは定期的に削除すると周知しておけば、「短期で削除予定のファイルはデータ受け渡し用のフォルダへ」という体制を整えやすくなります。

データ削除のルールを決めよう

ファイルサーバーの容量は有限ですが、データ削除のルールを設定しなければ、運用するほど保存データは肥大化していきます。フォルダ・ファイルの保存期間をあらかじめ設定することが大切です。一定期間使われていないフォルダ・ファイルは削除するといった、保存期間を超過した際のルールを決めましょう。

削除できないデータはアーカイブ化しよう

データの保存期間を設定しても、古いフォルダ・ファイルの全てが削除対象になるとは限りません。長期間保存しておきたいデータや、削除すべきか判断できないデータについては、アーカイブ化するルールを策定しましょう。フォルダ・ファイルを圧縮したり別の記録媒体に移したりすれば、容量を節約しつつ保存・管理コストを軽減できます。

アクセス権限ごとに整理ができるboxは高セキュア！

「box」は、マルチデバイス対応の高セキュアなクラウドストレージです。共有フォルダ・ファイルの整理に関して、以下のような機能を備えます。

・きめ細かなアクセス権限が設定できる
・強力なユーザー認証機能を備える
・社内・社外からのアクセスを監視し、詳細なログが得られる
・ファイルやフォルダのコピー・移動・ロックといった作業を自動化できる

高度なセキュリティ・ガバナンス・コンプライアンス機能を備えるのが大きな魅力です。システム構築にコストをかけることなく、高セキュアなファイル共有環境が手に入ります。どこからでも社内情報に安心して接続できる上、検索や整理も簡単です。

まとめ

ファイルサーバーを整理するには、アクセス権限や運用ルールの設定をすることが大切です。保存データを定期的に整理することや、社員が運用ルールを守ることも要します。そういったファイルサーバーのさまざまな問題に対して、boxは強力なソリューションになるでしょう。

boxはアクセス権限やログの管理が簡単にできる上、容量は無制限です。ファイルサーバーから高セキュアなクラウドストレージに切り替えることで、全社的な業務効率化が期待できます。ビジネスに最適なファイル共有システムをお求めなら、イッツコムのboxサービスをご利用ください。