ペーパーレスの本当の意味とは？導入によるメリット＆おすすめツールを紹介！

近年では資料や契約書の電子化が進み、紙を使用しないペーパーレスが注目を集めています。しかし、ペーパーレスのメリットがよくわからない方もいるのではないでしょうか。なかにはペーパーレスの意味を正しく把握していない方もいるかもしれません。

そこでこの記事では、ペーパーレスの本来の意味や導入によるメリットについてご紹介します。ペーパーレスを採用すると費用削減や資料の閲覧効率を向上させることが可能です。ペーパーレス化の方法に悩んでいる方のために、おすすめのツールもご紹介しますのでぜひご覧ください。

ペーパーレスとは？

ペーパーレスと聞くと書類を電子化して、紙をすべて処分することを想像している方もいるのではないでしょうか。ペーパーレスの本来の意味は資料をより活用しやすいようにデジタル化することであり、紙をすべてなくすことではありません。主に会議の場で導入されているスタイルで、PCやタブレットのモニターで内容を確認する方法が主流です。

電子化されたデータの作成方法としては、紙媒体の資料をスキャニングしてデータ形式で保存します。しかしすべての書類をデータ保存するわけではなく、「e-文書法」で対象文書と認められていない「対象外文書」はデータ保存できません。

紙の書類から脱却するのではなく、紙と電子データをケースに応じて並立させることがペーパーレスの本当の目的といえるでしょう。

ペーパーレスの対象になるもの

ペーパーレス化を進めるには、ペーパーレスの対象になる「対象文書」の把握が重要です。こちらではどのようなものがペーパーレスの対象になるのか、項目ごとに例を挙げてご紹介します。より効率化された業務文書作成の第一歩として確認しましょう。

ビジネス文書

会議資料や保管書類をはじめとしたビジネス文書は、ペーパーレス化によって大きなメリットを得られる代表的な対象といえるでしょう。企業で作成する書類や資料は数が膨大になることが多く、保管には一定の収納スペースの確保と徹底した管理体制が不可欠です。

このように膨大な紙書類の管理にはコストがかかります。逆に電子データは、収納場所を必要とせず、紙と比較して管理も容易なため、大きなコストダウンに貢献するといえるでしょう。

自社のカタログ等の紙類

自社で発行しているカタログ・書籍・雑誌などもペーパーレスの対象です。これらを電子化することで、重くかさばる紙のカタログを営業の際にもち歩く必要がなくなります。また、一括管理を行うことで資料に欠落が発生するリスクを抑える効果も期待できるでしょう。

データは、必要に応じて即座に送信できるのも大きな強みです。顧客に資料を求められた際に、待たせることなくシームレスなやり取りを行うことが可能になります。ペーパーレスは業務効率の向上やヒューマンエラーの抑制に効果を発揮するでしょう。

販促物等

ポスターやポップといった販促物もペーパーレスの恩恵を受けられます。紙のポスターは一度刷り上がると完成した時点で内容が固定されますが、データであれば必要に応じて柔軟に内容が変更可能になります。

たとえば、紙のポスターを張る代わりにタブレット端末やPCと接続したモニター（デジタルサイネージ）を設置すれば、表示する画像を必要に応じて変更することができます。動きや音のある映像を流すことも可能となるので、よりインパクトがあり人目を惹く掲示が可能になる点も強みです。

ペーパーレスにできないもの

ペーパーレスは用務の効率化に多大な効果を発揮しますが、電子化できない文書も存在します。e-文書法によって電子化が認められていない文章については、従来とおり紙で運用する必要があるため、「対象外文書」についてもしっかりと把握しておきましょう。

安全の手引き等

安全の手引きといった、緊急時にすぐに閲覧できる状態を保つ必要があるものは電子化が認められていません。災害時の緊急マニュアルを電子化していた場合、停電になったりデバイスのバッテリーが切れたりしたときに閲覧できなくなってしまう可能性があるためです。

電子保存は便利ですが万能ではありません。メリットだけでなくデメリットも正しく把握して、規定に沿った運用をすることが重要です。

免許証・許可証類

免許証や許可証類といった現物性が高いものも電子化が認められていません。これらは現物を所持していることに意味があり、電子化して現物のコピーを所持していても効力を発揮しないためです。

ただし、確認書類として車の運転免許証や各種許可証が必要なときは、コピーの提出が求められることもあります。提出を求められる場合はコピーで構いませんが、あくまでも確認のための書類であるため、本来の効果を発揮する場においては現物を所持している必要がある点には注意が必要です。

ペーパーレスのメリット

ペーパーレスを導入することで企業にもたらされる具体的なメリットはどのようなものがあるのでしょうか。多くは業務の効率化や費用削減に効果が期待できるものですが、具体的な効果は利用の仕方やシーンによってさまざまです。こちらで内容を確認しましょう。

資料検索が容易になる

紙の資料をペーパーレス化すれば内容の検索が容易になります。紙の資料で気になる箇所を探すには、目次からおおよその検討をつけて目視で該当箇所を探すのが通常です。この場合、必要な情報を見つけるのに時間と労力がかかることが多く、利便性の面で難があると感じる場面もあるでしょう。

資料を電子化すれば、キーワード検索で目当ての箇所をすぐに見つけ出すことができます。時間の経過とともに増え続ける資料の中から瞬時に必要な情報を抽出できるようにすることによって、業務の時短や人件費の削減効果が期待できるでしょう。

紙・印刷代の削減

書類作成にかかる紙や印刷代のコストカット効果も見込めます。電子化の恩恵を最大限に受けるにはデジタルデバイスの導入が必要であり、初期費用が必要です。しかし1度環境を整えてしまえば印刷のコストを長期的に抑制でき、長い目で見れば大きなコストカットが実感できるでしょう。

資料を印刷し配布するには紙や印刷費用だけでなく、人件費も必要です。電子化した資料を共有すれば必要な人員に即座に資料が行き渡り、コストカットを実現しつつ業務の効率化にも役立ちます。

どこにいても情報共有ができる

働き方改革の推進もあって、近年ではワークスタイルが多様化しています。オフィスに足を運ばずに業務に取り組む方や時間をずらして働く方も増えており、情報を共有できる環境を整えることの重要性がより増しているといえるでしょう。

在宅ワークの方が紙の資料を共有するには、オフィスへ足を運んだり自宅へ郵送してもらったりする必要があります。電子データであれば、メールで送信したりネット上のクラウドフォルダからダウンロードしたりといった方法で場所を問わず簡単に情報共有が可能です。

セキュリティレベルの向上

ペーパーレスはセキュリティレベルの向上にも寄与します。紙の資料は盗難や情報漏洩の流出経路になりやすい面があり、このリスクを抑えるためには人員を割いて強固なセキュリティ体制を敷かなければなりません。物理的なセキュリティを整えるには人員とコストを割かなければならず、企業の経理や時間を圧迫する場合もあります。

電子データには個人レベルでの閲覧許可を設定することが可能で、紙の書類と比較してより容易に利便性の高いセキュリティを整えることが可能です。企業のリスクを抑制し、安全性を向上するのに役立つでしょう。

バックアップの強化

資料を運用する上での懸念のひとつが紛失です。紙の資料は紛失に弱いため、紛失が起こった際に情報漏洩などの多大なリスクを負う可能性があります。紙の書類で紛失に備えてバックアップを用意するには保管場所や作成費用が必要となり、コストを割かなければなりません。

電子データの場合、バックアップの作成が容易なのは大きなメリットであり、保管場所の確保や費用の増大とも無縁です。災害にも強く、仮に地震や火事でオフィスが全損したとしてもネットワークに問題がなければデータサルベージできる可能性が高い点も安心感があります。

環境への配慮

紙の消費は環境破壊の一因とも言われています。今日では環境保全の取り組みも企業の課題とする見方が強まっており、地域と良好な関係を維持するためにも避けては通れない問題といえるでしょう。

世間の見方としては、企業が社会的責任を全うするために環境配慮に関連した対策に取り組む姿勢を重要視する傾向が強いと言えます。ペーパーレスへの移行をアピールすることは企業価値の向上にもつながるでしょう。

ペーパーレスにおすすめのツール

ペーパーレスにはさまざまなメリットがありますが、実際に移行する際にどのような手段を用いればよいのか分からずに困っている方もいるのではないでしょうか。こちらではスムーズにペーパーレスに移行するために有用なおすすめのツールをご紹介します。

タブレット端末

タブレット端末は手軽に導入できる代表的なデジタルデバイスです。さまざまなアプリケーションを利用することで多様な使い方ができる利便性の高さが特徴で、近年では一般家庭にも普及しています。

各種アプリケーションをインストールすることでさまざまな形式の資料が閲覧可能です。携行性の高さも魅力で、マニュアルやカタログを1度に大量に持ち運べることから営業支援の面でも優れたパフォーマンスを発揮します。普及台数の多さから安価な品も多数流通しており、コストパフォーマンスが良好な点も特徴です。

クラウドストレージ

クラウドストレージはネット上にデータを保存して共有できるサービスです。作成した資料をクラウドストレージに保存しておけば、アクセス権限をもつ人であればスムーズに資料が閲覧できます。配布に時間や人員を割く必要がなく、社外からも時間を問わずに利用できるのもうれしい点です。

データの原本はパソコンやタブレット端末のローカルストレージではなく、ネット上に保管されています。これらの機器が故障したり紛失したりした場合でも、データを喪失せずに済むのも優れているポイントです。

ペーパーレス化を推進する3つのポイント

企業のペーパーレス化を実現するためにはいくつか配慮したほうがよいポイントがあります。これらのポイントを意識することですみやかな推進が可能です。どのような点を意識すればよいのかをあらかじめ確認しておきましょう

代行サービスを活用

ペーパーレス化は導入に至るまでの初期作業が多いのが難点のひとつです。保管してある書類を手作業で電子化する必要があるため、電子化する量によっては多大な労力と時間がかかる場合があります。電子化が完了した後もアクセスしやすいように管理していく必要もあり、こちらにもコストが必要です。

このような場合は代行サービスを活用することも視野に入れてはいかがでしょうか。サービスを利用するには費用がかかりますが、専門知識をもつ業者に依頼すれば短時間で効率的にペーパーレス化へ移行可能です。

業者の多くは電子化する書類の量によって利用料金が上下する従量制を採用しています。電子化にどの程度の費用がかかるのか気になる場合は、まずは見積もりのシミュレーションから試してみてはいかがでしょうか。

ペーパーレス用サービスを利用

ペーパーレス化してもそれを活用できるシステムを構築できなければ恩恵を充分に受けることはできません。ペーパーレスのメリットを生かし、デメリットを補うサービスの導入が効果的です。

デジタルデバイスから閲覧する電子メディアには、複数の資料を同時に参照しにくい欠点があります。画面の分割といったデバイスの機能で、ある程度は対応可能ですが複数の資料を同時に机に広げられる紙の書類と比較すると並列閲覧はペーパーレスの苦手とする分野といえるでしょう。

この問題を解決するために有効なのが、ペーパーレス会議システムの導入です。モニターに複数の資料を同時に映すことに秀でており、デジタルデバイスの欠点を補って能率的に会議が進行できます。

可能な部分から進める

ペーパーレスはこれまでのメソッドを変更する改革の一種です。これまで紙媒体の運用に慣れ親しんできた人にはなかなか受け入れられない可能性もあります。デジタルデバイスの取り扱いに慣れていない方のなかには、ペーパーレスに抵抗感を感じる方もいるかもしれません。

そのような方との摩擦を減らすためにも、まずは特定の部署やプロジェクトに限定して実施し、有用性や必要性を示すことが大切です。無理に社内全体をペーパーレスにするのではなく、可能な部分から進めていきましょう。

まとめ

この記事ではペーパーレスの意味と、導入することのメリットについて解説しました。ペーパーレスは紙の書類の一部を電子データ化することで業務効率を向上させて、コストカットを図る施策です。電子化できないものもあるため、完全に紙の書類を使用しなくなるわけではありません。

ビジネス文書や自社のカタログなどは、電子化することで検索性が向上して省スペースになるといった恩恵を受けられます。情報共有のしやすさやセキュリティ面の向上にも効果が期待できる新しいオフィスのあり方を実感できるでしょう。

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