タスク管理とは？ツールのメリットや効率的な活用方法、比較ポイントを解説

仕事の効率化を図るために必要な工程が「タスク管理」です。タスク管理することで最新の情報をチームで共有し、やり忘れなどのミスを防ぐことが可能です。

タスク管理には、ノートや付箋に書き留めておくなどのアナログなやり方もありますが、最近ではExcelやタスク管理ツールを利用して、より効率的にタスク管理を行う企業も増えています。

そこでこの記事では、タスク管理の必要性や主な方法について解説します。タスク管理ツールによる効果も知ることで、円滑にビジネスを推進できる環境が整えられるでしょう。

タスク管理とは？ビジネスに必要な理由

ビジネスにはさまざまな業務があり、それぞれの業務を期限内に完了させる必要があります。これらの業務をスムーズに行うためには、タスク管理が欠かせません。

まずは、タスク管理とは何か、ビジネスにとって必要とされる理由について確認していきましょう。

タスク管理とは

タスク管理とは、ひとつのジョブ（仕事）を完遂するために必要な業務をタスク（課題・作業）として細分化し、それぞれのタスクの概要・進捗状況・優先順位・期限などを管理することです。

例えば「顧客Aに商材Bを販売する」というジョブなら、商談のプロセスをタスクに小分けし、スケジュール通りにジョブを完遂することを目指します。

ビジネスでは1人で複数のジョブを並行して進める場合や、複数名でひとつのジョブに当たる場合もよくありますが、タスク管理によってビジネスプロセスの合理的なマネジメントが可能です。なお、ToDoも「やるべきこと」ですが、「期限が定められていない」という点でタスクとは異なります。

タスク管理の必要性

タスク管理ができていない職場では、各社員が仕事の意味を理解しないまま、目の前の業務を淡々とこなしているケースも珍しくありません。

業務プロセスを細分化・可視化して各タスクに優先順位を付けることで、着手するタスクが業務プロセスにどのように影響し、どの業務をいつまでに終わらせるべきかが明確になります。部署内やプロジェクト単位でタスクの情報を共有することで、納期や品質の管理に役立つこともポイントです。

このようにタスク管理は、各社員に仕事の意味を理解させ、生産性や業務品質を上げるために必須の活動といえます。

タスク管理の主な方法は3種類

タスク管理の主な方法は、紙ベースのアナログ管理の他に、Excelやタスク管理ツールによるデジタル管理があります。企業やチームによってどの方法が向いているかは異なりますが、利便性や効率性という意味ではタスク管理ツールが最も優秀です。ここでは、タスク管理する3種類の方法を解説します。

ノートやペンを使ったアナログ管理

アナログ管理はノートや付箋、ホワイトボードなどを使ってタスク管理する方法です。パソコン関係に苦手意識がある方も含め、誰もが取り入れられ、ツールの導入や教育などをせずに簡単に管理できます。

一方で、ノートやホワイトボードなどを利用するためリアルタイムの情報を常に更新するには多少手間がかかる点は大きなデメリットです。他にも、手元にタスク管理した紙やノートがなければすぐに内容を確かめられない点も、現代の働き方に適した方法とは言えません。

表計算ソフトによるタスク管理

Excelなどの表計算ソフトによるタスク管理も有効です。Excelはビジネスの基本ツールとして浸透しているため、教育コストをかけずにチームのタスク管理に利用しやすい点が魅力です。無料のテンプレートを利用すれば簡単に導入可能で、ファイルのコピーによる情報共有も容易でしょう。

ただし、同じ画面を共有できないため最新のファイルがどれか分からなくなったり、類似ファイルが乱立してしまったりする問題があります。

【関連記事：『Excelでのタスク管理とは？管理表の作成方法や注意点、便利ツールを解説』】

タスク管理ツール

Excelは汎用ソフトですが、タスク管理ツールはタスク管理に特化したソフトです。使い方に慣れるまでに時間を要するものの、タスク管理に役立つ豊富な機能を利用できます。ツールによって仕様は異なりますが、主な機能は以下の通りです。

・タスクリスト：細分化したタスクを個人レベル・チームレベルでリスト化
・通知機能：タスクの期限が近付くとリマインドしてくれる ・詳細情報の記入と分類：タスクごとに期限や優先順位などを記入し、分類できる
・コメント機能：タスクごとにコメントを残し、チームで情報整理ができる
・ファイル添付機能：タスクごとに関連資料を添付できる
・プロジェクト管理：プロジェクトボードを作成しメンバーで共有。必要に応じて公開・非公開の設定が可能。プロジェクトごとに異なるタスク管理方法の設定も可能

効率的なタスク管理のコツ

タスク管理は、ただタスクを書き出すだけで終わりではありません。社員それぞれが自身のタスクを把握し、確実に処理できるために管理する必要があります。

タスク管理をスムーズに行うことで、時間を効率よく使える上に期限に対して慌てる必要もなくなるでしょう。ここからは、タスク管理のコツについて詳しく見ていきます。

タスクを細分化する

タスク管理において重要なことのひとつは「タスクをどこまで細分化するか」という点です。ジョブをタスクに分解し、さらにタスクの細分化を検討します。

例えば「紙資料の提出」というタスクをこなすには、書類作成・チェック・印刷・送付といった作業が必要です。これらを一連の作業として1人でこなすには時間の調整などを要しますが、特に作成とチェックの担当者が異なる場合、スケジュール調整を含めてチームによるタスク管理が求められます。

業務フローを可視化して抜け漏れを防ぎ、チームワークを効率化するという意味でも、タスクの細分化は重要です。

タスクの優先順位を決める

タスクを書き出したら、まずはタスクの優先順位を決めましょう。可視化することで、現在どのようなタスクがあるか確かめられます。緊急度や重要度が高いタスクなのかをチェックし、タスクの優先順位を決めることがおすすめです。

優先順位を決めるときに、目先の業務を選んで作業する方も多いでしょう。緊急度や優先順位が低いタスクについては、「いまやらない」という選択肢を持つことも必要です。

タスクを効率的に割り振る

現在、自身がどれだけのタスクを抱えていて、自分が処理できる範囲の適量のタスクなのかなどを見極めることも大切です。

また、チームでの業務の場合は、タスク量の偏りが発生しやすくなります。タスクを複数のメンバーに割り振る際は、メンバーのスキルを考慮した上で、余裕をもった割り振りを心がけるとよいでしょう。また、他のメンバーの進捗も確認できる仕組みも大切です。

メールでのタスク管理を避ける

メーラーをタスク管理に利用する人もいますが、個人レベルなら使える、慣れれば使える程度なので、あまりおすすめはできません。メールは件名からタスク内容を判断しにくい点や、複数タスクの進捗状況を一望できず、優先度が分かりにくい問題もあります。

またメールボックス内やタスク関連のメール本文にはタスクと無関係な情報が多く、検索効率が低いのも難点です。タスクをチームで共有しようとしても複数メールを送信する必要があり、また即時性もありません。メールでのタスク管理を避け、タスク管理ツールを利用しましょう。

クラウド型タスク管理ツールを活用する

ビジネスの現場において、タスク管理は個人レベルで完結させるものではなく、プロジェクトや部署のレベルで一元管理するものです。

これを実現するには、場所や時間にかかわらず全社員がタスク情報にアクセスできるような、情報共有を前提としたタスク管理ツールの活用が求められます。 Excelによるタスク管理は同時アクセス・共同編集などに難があるため、出先からスマホでも快適に利用できる、クラウド型のタスク管理ツールがおすすめです。

【関連記事：『タスク管理を効率化する方法は？確実にタスクを把握し処理できるコツを解説』】

タスク管理ツールを導入するメリットとは？

個人レベルやチームレベルのタスク管理をすることで、社員にとっても企業にとってもさまざまな効果が期待できます。主な効果は、無駄な残業時間のカットや作業の質の向上、チームメンバーのモチベーションアップです。

ここでは、タスク管理ツールを導入することで得られる効果について詳しく見ていきましょう。

ムダなコストを削減できる

タスク管理によって効率的に仕事ができるようになると、結果的に無駄な残業時間をカットできます。業務量やスケジュールの見込みを立てることで時間配分が容易になり、漫然と仕事をこなすことが減るのはメリットです。

社員のストレス軽減につながるのはもちろん、無駄な残業代や電気代をカットすることでコスト削減にもなります。

業務品質を向上させられる

タスク管理によって業務フローを可視化することで、生産性向上につながるのもタスク管理のメリットです。記憶に依存しないスケジュール管理により、社員はやるべき作業に集中しやすくなり、タスクに合理的に向き合うことで作業効率が上がります。

結果的に仕事の質の向上や作業時間の短縮、成果物の品質向上など、多くの波及効果が生まれるでしょう。

チームのモチベーションを向上させられる

個人レベルのタスク管理は、タスクに関する情報や作業自体が属人化しやすいのは懸念点です。チームレベルでタスク管理することにより、ジョブの進捗状況を可視化・共有でき、チーム全体で抜け漏れを防止できます。

進捗の遅れに気付いたメンバーがヘルプに回るなどして、チーム全体でジョブの完遂を目指しやすくなり、結果的にメンバー全員のモチベーションアップにつながるのもタスク管理のメリットです。

外出先からでも管理ができる

専用ツールでのタスク管理はアクセスする場所を選ばないため、どこでもタスクを確認できるのが魅力です。アナログ管理であれば、手元にタスク管理した紙やノートがなければ情報を確認できません。デジタルツール管理であれば営業先でスケジュールを詰めることになった場合、自社に電話してタスクを確認するという手間もなくなります。

ツールは、外出先でも内容の確認や編集ができ気軽に管理できるメリットがあります。また、いつでも新しい情報が確認できる点、外出先で複数のプロジェクトのタスク調整ができる点もビジネスのスピード化が図れるだけでなく、仕事の効率化に大きく貢献するメリットだと言えるでしょう。

タスク管理ツールの選び方・比較ポイント

職場にタスク管理ツールを導入するか考える前に、選ぶポイントについて知っておく必要があります。最近では、多くのタスク管理ツールがリリースされており、多種多様の機能も搭載されています。

自社にとって適切なツールを選ぶためにも、タスク管理ツールの選び方のポイントについても確認しておきましょう

機能の数

ツールにどれだけの機能があるのか確かめることは大切です。タスク管理だけが目的でツールを導入するのであれば、付随する機能が多すても使いにくくなります。一方で、タスク管理と併せてさまざまなことを同時に管理したい場合は、自社のニーズに合った機能が充実したものを選ぶとよいでしょう。

ツールの使用頻度なども考えながら、必要な機能を持ち合わせたものを選ぶことが重要です。

導入費用

タスク管理ツールを導入するにあたりかかる費用も重要です。導入費用は「無料」「ユーザー数加算型」「システム買い取り型」の3つのタイプがあります。コストを抑えたい場合は「無料」のものを検討することが多いでしょうが、有料のものに比べれば使用できる機能の幅に制限を設けている場合がほとんどです。

「ユーザー数加算型」は利用するITツールによっては、プランごとに異なる場合もあります。「システム買い取り型」を導入する場合は、初期費用としてほとんどの費用を支払う仕組みです。

使いやすさ

機能の数とともに、操作性はどうなのか、画面や見た目などのユーザーインターフェイスはどうなのかも選ぶ際の重要なポイントのひとつです。ITツールを用いたタスク管理は、チーム内で使用する場合は複数人で使用することになります。

見やすさや操作のしやすさは、使ってみるまで分かりません。そのため、無料お試し期間などで使用感を確かめるのもおすすめです。

ツールの組み合わせ

タスク管理ツールによって機能はさまざまです。タスク管理に特化したツールもあれば、タスク管理機能が統合されたSFA（営業支援システム）やクラウドストレージもあります。

営業部門のタスク管理なら、商談・案件の進捗管理なども統合できるSFAが有利です。またクラウドストレージなら、ファイルごとにタスクを設定し、コンテンツベースのタスク管理ができるツールもあります。こういった選択肢もあることを踏まえ、最適なツールの組み合わせを検討することも大切です。

業務改善に直結するタスク管理ならイッツコム！

タスク管理は業務改善の取り組みに直結するため、業務効率化や生産性向上に効くツールを選択することが大切です。イッツコムなら「ホットプロファイル」による顧客情報ベースのタスク管理、「Box」によるコンテンツベースのタスク管理、「Zoom」によるミーティング関連のタスク管理を提供できます。

顧客情報ベースのタスク管理なら「ホットプロファイル」

「ホットプロファイル」は名刺管理・SFA・MA一体型のクラウド型営業支援ツールで、主に法人の顧客情報に紐づいた タスク管理に最適です。

名刺情報のスキャンやCSVファイルの読み込みだけで顧客データベースを自動作成し、顧客情報と関連付けたタスク管理や商談履歴・進捗の管理ができます。全ての情報はシステム利用者全員で共有できるため、業務の抜け漏れやバッティングを防止し、人材配置最適化などのマネジメントが容易になるのも強みです。

例えば、問い合わせ顧客やWebアクセスがあった顧客の行動をホットプロファイルがマーケティング部門やインサイドセールス部門に通知で知らせます。その後、営業担当者へ問い合わせ顧客の対応やWebアクセスがあった顧客へのアタックをタスクとしてアサインします。

このように、効率的なタスクを営業担当へ渡すことで効率的な営業が可能となると同時に、対応漏れの削減や対応状況の把握ができます。フォローすべき顧客へのアクションは期限付きのタスクとして登録できる点もタスク漏れを防げるポイントです。

コンテンツベースのタスク管理には「Box」

有料版の「Box」は、世界最高峰のセキュリティレベルを誇る、容量無制限のクラウドストレージサービスです。あらゆるファイルを安全なクラウド上で一元管理し、各ファイルにはコメントやタスクを設定できるため、コンテンツベースのタスク管理が容易になります。

Box単体のタスク管理として、Boxタスクセンターがあります。タスクセンターには、タスクの概要やタスクに関連するファイルや期日、タスクのステータスが表示されます。また、一般タスクや承認タスクの割り当ても可能です。自身のアカウントに関連付けられたタスクを一望でき、またファイルへのアクションを自動通知するため、タスク管理の効率化や抜け漏れ防止に効果的です。

さらに「Box Notes」による複数メンバーでのプロジェクト立案やタスク管理、「Box Relay」によるコンテンツベースのワークフロー自動化も活用すれば、業務プロセスの品質や生産性を大幅に向上させられます。

ミーティング関連のタスク管理には「Zoom」

Zoomは世界的に圧倒的なシェアを誇るWeb会議システムです。無料版だと ミーティングの40分制限がありますが、有料版Zoomなら実質無制限（30時間/1回）で利用でき、活用シーンを拡大できます。

有料版ならミーティングの詳細管理もできるため、スケジュール・タスクの管理に役立つのも強みです ウェビナーアドオンも購入すれば、最大1万人参加のウェビナーも運営できます。

ホットプロファイルと連携するとウェビナーや登録フォームの管理を一本化でき、Boxと連携するとファイルの保存・共有も効率化できるため、タスク管理とミーティングやウェビナーをシームレスに統合可能です。

まとめ

従来のように社員全員がひとつのオフィスに常駐する場合は、紙ベースやExcelのタスク管理も効果的でしょう。しかし、外回りの営業担当者やテレワーカーが関わる仕事であれば、タスク管理ツールによる業務フローのオンライン共有がおすすめです。タスク管理ツールを有効活用し、業務効率化や生産性向上につなげましょう。

イッツコムはタスク管理機能のあるホットプロファイルや有料版 Box、これらと組み合わせて生産性向上が期待できる有料版Zoomなど、多彩なICTツールを提供しています。属人化しがちな業務を可視化し、全社的な仕事の効率化を図るなら、複数サービスの組み合わせで相乗効果が期待できるイッツコムにご相談ください。