タスク管理がうまい人の特徴は？ツール導入のメリットや選び方のコツ
目次
タスク管理は業務効率化や業務品質の向上にとって重要な活動の1つです。組織やプロジェクトの業務を改善するために、タスク管理について理解を深めたい方もいるのではないでしょうか。
部署単位やプロジェクト単位など、チーム全体での情報共有を前提とした法人向けタスク管理ツールを使うことが有利です。しかし、導入効果はメンバーの活用方法次第でしょう。そこでこの記事では、タスク管理がうまい人の特徴や法人向けタスク管理ツールの導入メリットなどについて紹介します。
タスク管理とは？ビジネスに必要な理由
ビジネスにはさまざまな業務があり、それぞれの業務を期限内に完了させる必要があります。これらの業務をスムーズに行うためには、タスク管理が欠かせません。
まずは、タスク管理とは何か、ビジネスにとって必要とされる理由について確認していきましょう。
タスク管理とは
タスク管理とは、1つのジョブ（仕事）を完遂するために必要な業務をタスク（課題・作業）として細分化し、それぞれのタスクの概要・進捗状況・優先順位・期限などを管理することです。
例えば「顧客Aに商材Bを販売する」というジョブなら、商談のプロセスをタスクに小分けし、スケジュール通りにジョブを完遂することを目指します。
ビジネスでは1人で複数のジョブを並行して進める場合や、複数名で1つのジョブに当たる場合もよくありますが、タスク管理によってビジネスプロセスの合理的なマネジメントが可能です。なお、To Doも「やるべきこと」ですが、「期限が定められていない」という点でタスクとは異なります。
タスク管理の必要性
タスク管理ができていない職場では、各従業員が仕事の意味を理解しないまま、目の前の業務を淡々とこなしているケースも珍しくありません。
業務プロセスを細分化・可視化して各タスクに優先順位を付けることで、着手するタスクが業務プロセスにどのように影響し、どの業務をいつまでに終わらせるべきかが明確になります。部署内やプロジェクト単位でタスクの情報を共有することで、納期や品質の管理に役立つこともポイントです。
このようにタスク管理は、各従業員に仕事の意味を理解させ、生産性や業務品質を上げるために必須の活動といえます。
タスク管理がうまい人の特徴は？
タスク管理ツールに期待できる導入効果は、個々のビジネスパーソンの目的意識によって変わります。タスク管理がうまい人の特徴として挙げられるのは、タスクの可視化・優先順位付けの習慣があることや、タスク完了までにかかる時間や労力を把握していることです。不測の事態が起こった際にも、広い視野を持って適切に対応できるでしょう。
タスクを可視化して整理する習慣がある
タスク管理がうまい人の特徴の1つは、タスクを可視化して整理することに慣れていることです。例えばTo Doリストツールを用いて、抱えている業務をタスク単位に分割して整理し、各タスクに期限や着手状況などの情報も付与します。
このリストを随時チェックしながら仕事をすると、「やるべき仕事に抜け漏れがあった」というミスを防止できるでしょう。また当日にやるべきことの一覧や、いつまでにどのタスクを完了させる必要があるかなど、今後のスケジュールを見通しながら適切な時間配分で仕事を完遂できます。
タスクの優先順位を整理する習慣がある
タスクをただ拾い出すだけではなく、各タスクに優先順位を付けていることも、タスク管理がうまい人の特徴です。ビジネスパーソンはさまざまなコア業務・ノンコア業務を抱え、複数の業務を並行して進める状況も多いでしょう。それぞれのタスクには、早急に対応すべきものもあれば、プロジェクトの成否に直接的には影響しないものもあります。
タスクの緊急度や重要度に応じて優先順位を付けることにより、すぐに着手すべきタスクと後回しにできるタスクを区別して進められるでしょう。また、後回しにはしても忘れてはならないタスクと、時間を見つけて必ず取り組むべきタスクも明確に分けることで、生産性を高め、将来的な価値を生み出す仕事がしやすくなります。
タスク完了までにかかる時間や労力を把握している
タスクに着手してから完了させるまでに、どの程度の時間や労力がかかるかを把握していることも、タスク管理がうまい人の特徴です。例えば、3時間かけると遅過ぎるタスクもあれば、1時間で終わらせるべきタスクもあるでしょう。過去に経験した類似のタスクの成果を基に、タスクの消化過程をイメージしながら仕事に取り組むことが重要です。
タスクにかかる工数や効果を把握すると優先順位を付けやすくなる他、仕事を切り上げるタイミングや集中力を傾けるポイントも考えやすくなり、締め切りを守って無理なく仕事がしやすくなります。時間やエネルギーの配分を調整することに慣れると、長時間労働による生産性低下を避けつつ、高いパフォーマンスを維持して仕事がしやすくなるでしょう。
広い視野で不測の事態に対応できる
広い視野を持って不測の事態に対応できることも、タスク管理がうまい人の特徴です。個人やチームで対応すべき案件の急な追加や、プロジェクト進行のトラブルなど、ビジネスにはさまざまな不測の事態が起こり得ます。
その時点で必然的にタスクは増加しますが、既存・新規タスクの優先順位や工数を正しく把握できれば、余裕を持ってスケジュールの再設定などを考えられるでしょう。
チームで取り組むプロジェクトの場合、同じタスクでもメンバーによって重要度が異なり、追加されたタスクの得意・不得意や時間的余裕などもメンバー間で違いがあります。広い視野を持ってタスク管理ができれば、適切なメンバーにヘルプを依頼したり業務負荷の高過ぎるメンバーを補助したりして、チーム全体の業務効率化・生産性向上にも貢献できるでしょう。
タスク管理に利用するツールの種類
組織によってタスク管理に利用するツールは異なります。各自のノートにタスク情報を書き込むこともあれば、ホワイトボードにタスク情報を書き込んだ付箋を貼り付けることもあるでしょう。Excelなどのスプレッドシートにタスク情報を入力してチーム内で情報共有する方法もありますが、柔軟な働き方と最も相性がよいのはクラウド型の法人向けタスク管理ツールです。
ノートやペンを使ったアナログ管理
アナログ管理はノートや付箋、ホワイトボードなどを使ってタスク管理する方法です。PC操作に苦手意識がある方も含め、誰もが取り入れられ、ツールの導入や教育などをせずに簡単に管理できます。
一方で、ノートやホワイトボードなどを利用するためリアルタイムの情報を常に更新するには多少手間がかかる点は大きなデメリットです。他にも、手元にタスク管理した紙やノートがなければすぐに内容を確かめられない点も、現代の働き方に適した方法とはいえません。
表計算ソフト（Excel）によるタスク管理
Excelなどの表計算ソフト（スプレッドシート）によるタスク管理も有効です。Excelはビジネスの基本ツールとして浸透しているため、教育コストをかけずにチームのタスク管理に利用しやすい点が魅力です。無料のテンプレートを利用すれば簡単に導入可能で、ファイルのコピーによる情報共有も容易でしょう。
ただしデスクトップ版のExcelは、同じ画面を共有できないため最新のファイルがどれか分からなくなったり、類似ファイルが乱立してしまったりする問題があります。
【関連記事：『Excelでのタスク管理とは？管理表の作成方法や注意点、便利ツールを解説』】
Web版のExcelやGoogleスプレッドシート
Web版のExcel（Excel for the web）やGoogleスプレッドシートをタスク管理に使うことも考えられるでしょう。どちらも基本無料のクラウド型ツールとして提供されており、インターネット経由でいつでもどこからでも利用できます。
デスクトップ版のExcelと大きく違うのは、複数人での同時編集が容易であることです。編集内容はリアルタイムで反映され、同時編集時に作業内容を失う恐れもありません。
自社の事業内容やチーム体制に合わせて表を作り込めることも利点です。ただし、タスク管理の機能性という意味では専用ツールに劣ります。
【関連記事：Googleスプレッドシートの使い方は？Excelとの違いや注意点も解説】
タスク管理ツール
最も効率的なタスク管理方法は、タスク管理に特化した専用ツールを使用することです。個人向け・法人向けやオンプレミス型・クラウド型など種類はさまざまですが、主に以下のような機能を使って効率的なタスク管理ができます。
・タスクリスト（To Doリスト）：細分化したタスクを個人レベル・チームレベルでリスト化できる
・詳細情報の記入と分類：タスクごとに期限や優先順位などを記入し、分類できる
・コメント機能：タスクごとにコメントを残し、チームで情報整理ができる
・ファイル添付機能：タスクごとに関連資料を添付できる
・通知機能：タスクの期限が近付くとリマインドしてくれる
・タスク検索：ツールに蓄積された全てのタスクを検索できる
・ガントチャート：プロジェクトの工程管理ができる
・カンバン：付箋のようにタスクを追加・管理できる
・プロジェクト管理：プロジェクトボードを作成しメンバーで共有。必要に応じて公開・非公開の設定が可能。プロジェクトごとに異なるタスク管理方法の設定も可能
【関連記事：クラウドとは？仕組み・種類・歴史を初心者向けに一挙解説】
上手にタスク管理をするための5つのポイント
タスク管理は、ただタスクを書き出すだけで終わりではありません。従業員それぞれが自身のタスクを把握し、確実に処理できるために管理する必要があります。
タスク管理をスムーズに行うことで、時間を効率よく使える上に期限に対して慌てる必要もなくなるでしょう。ここからは、タスク管理のコツについて詳しく見ていきます。
タスクを細分化する
タスク管理において重要なことの1つは「タスクをどこまで細分化するか」という点です。ジョブをタスクに分解し、さらにタスクの細分化を検討します。
例えば「紙資料の提出」というタスクをこなすには、書類作成・チェック・印刷・送付といった作業が必要です。これらを一連の作業として1人でこなすには時間の調整などを要しますが、特に作成とチェックの担当者が異なる場合、スケジュール調整を含めてチームによるタスク管理が求められます。
業務フローを可視化して抜け漏れを防ぎ、チームワークを効率化するという意味でも、タスクの細分化は重要です。
タスクの優先順位を決める
タスクを書き出したら、まずはタスクの優先順位を決めましょう。可視化することで、現在どのようなタスクがあるか確かめられます。緊急度や重要度が高いタスクなのかをチェックし、タスクの優先順位を決めることがおすすめです。
優先順位を決めるときに、目先の業務を選んで作業する方も多いでしょう。緊急度や優先順位が低いタスクについては、「いまやらない」という選択肢を持つことも必要です。
タスクを効率的に割り振る
現在、自身がどれだけのタスクを抱えていて、自分が処理できる範囲の適量のタスクなのかなどを見極めることも大切です。
また、チームでの業務の場合は、タスク量の偏りが発生しやすくなります。タスクを複数のメンバーに割り振る際は、メンバーのスキルを考慮した上で、余裕を持った割り振りを心がけるとよいでしょう。また、他のメンバーの進捗も確認できる仕組みも大切です。
メールでのタスク管理を避ける
メーラーをタスク管理に利用する人もいますが、個人レベルなら使える、慣れれば使える程度なので、あまりおすすめはできません。メールは件名からタスク内容を判断しにくい点や、複数タスクの進捗状況を一望できず、優先度が分かりにくい問題もあります。
またメールボックス内やタスク関連のメール本文にはタスクと無関係な情報が多く、検索効率が低いのも難点です。タスクをチームで共有しようとしても複数メールを送信する必要があり、また即時性もありません。メールでのタスク管理を避け、タスク管理ツールを利用しましょう。
クラウド型タスク管理ツールを活用する
ビジネスの現場において、タスク管理は個人レベルで完結させるものではなく、プロジェクトや部署のレベルで一元管理するものです。
これを実現するには、場所や時間にかかわらず全従業員がタスク情報にアクセスできるような、情報共有を前提としたタスク管理ツールの活用が求められます。 Excelによるタスク管理は同時アクセス・共同編集などに難があるため、出先からスマホでも快適に利用できる、クラウド型のタスク管理ツールがおすすめです。
【関連記事：『タスク管理を効率化する方法は？確実にタスクを把握し処理できるコツを解説』】
法人向けタスク管理ツールを導入するメリット
法人向けタスク管理ツールは複数名での利用が前提です。チーム内でタスク関連情報を共有でき、コスト削減・業務品質向上やチームのモチベーション向上といった導入効果を期待できます。またクラウド型なら営業担当者や在宅勤務者のタスクも一元管理しやすく、テレワークなど柔軟な働き方と相性がよいことも利点です。
ムダなコストを削減できる
タスク管理によって効率的に仕事ができるようになると、結果的に無駄な残業時間をカットできます。業務量やスケジュールの見込みを立てることで時間配分が容易になり、漫然と仕事をこなすことが減るのはメリットです。
従業員のストレス軽減につながるのはもちろん、無駄な残業代や電気代をカットすることでコスト削減にもなります。
業務品質を向上させられる
タスク管理によって業務フローを可視化することで、生産性向上につながるのもタスク管理のメリットです。記憶に依存しないスケジュール管理により、従業員はやるべき作業に集中しやすくなり、タスクに合理的に向き合うことで作業効率が上がります。
またタスク管理ツールの利用期間が長くなるほど、タスクやプロジェクトに関するナレッジが蓄積され、注意すべき点や効率的なオペレーションなどの情報を参照しやすくなることもポイントです。結果的に仕事の質の向上や作業時間の短縮、成果物の品質向上など、多くの波及効果が生まれるでしょう。
チームのモチベーションを向上させられる
個人レベルのタスク管理は、タスクに関する情報や作業自体が属人化しやすいのは懸念点です。チームレベルでタスク管理することにより、ジョブの進捗状況を可視化・共有でき、チーム全体で抜け漏れを防止できます。
進捗の遅れに気付いたメンバーがヘルプに回るなどして、チーム全体でジョブの完遂を目指しやすくなり、結果的にメンバー全員のモチベーションアップにつながるのもタスク管理のメリットです。
営業担当者や在宅勤務者のタスクも一元管理できる
クラウド型の法人向けタスク関連ツールなら、タスク関連情報はサービスベンダーのサーバ内で管理され、各メンバーはWebブラウザやスマホアプリから同じ情報にアクセスできます。
在宅勤務中のテレワーカーや出先の営業担当者など、オフィス外で働く全ての従業員とタスク情報を共有できることがポイントです。チーム構成にかかわらず、メンバーそれぞれのタスクやプロジェクト進捗をリアルタイムで管理でき、ビジネススピードの向上や業務効率化に役立ちます。
法人向けタスク管理ツールの選び方
法人向けタスク管理ツールは、組織の導入目的や活用方法に合ったものを選ぶことが大切です。人気の高さより、機能性とコストのバランスを重視しましょう。またメンバーにとっての使いやすさも、本格導入前にしっかりと検討したいポイントです。
十分な機能性のあるツールを選ぶ
法人向けタスク管理ツールは、ソフトウェア開発向けのものや営業活動向けのものなどさまざまです。想定ユーザーによって搭載機能は異なり、タスク管理に特化したツールもあれば、タスク管理機能が統合されたSFA（営業支援システム）もあります。営業部門のタスク管理なら、顧客情報や商談・案件と紐づけてタスク管理ができる、SFAの導入・運用が有利です。
必要な機能が不足していると複数ツールの使い分けを考えることになるため、運用する組織や導入目的に応じて十分な機能性のあるツールを選びましょう。
【関連記事：SFAとCRMの違いとは？役割・想定ユーザーや機能差を易しく解説】
コストパフォーマンスの高いツールを選ぶ
クラウド型の法人向けタスク管理ツールの利用料金は、ユーザー数に応じた月額料金制が一般的です。基本的に多機能なものほど高額で、管理できるプロジェクト数やユーザー数の下限・上限にも違いがあります。
同じツールでもプランやオプションによって利用できる機能も変わるため、自社の組織やプロジェクトの規模に応じて、コストパフォーマンスの高いツールを選びましょう。
メンバーが使いやすいツールを選ぶ
タスク管理ツールのインターフェースは、メンバーにとっての使いやすさに大きく影響します。使いにくいツールを導入しても、メンバーにとって利便性・操作性が低ければ利用は定着せず、組織的なタスク管理に支障をきたすでしょう。
操作が複雑なツールや、求める情報がどこにあるか分かりにくいツールはおすすめできません。「スムーズに情報を入力できる」「関連情報を一望できる」など、業務効率化を実感できるツールが望ましいでしょう。
メンバーにとって使いやすいかどうかは、無料版・トライアル版を利用することや、口コミをチェックすることで確認できます。誰でも簡単に利用でき、タスク管理を習慣化できるツールを導入しましょう。
顧客情報ベースのクラウド型タスク管理には「ホットプロファイル」が最適
「ホットプロファイル」は名刺管理・SFA・MA一体型のクラウド型営業支援ツールで、主に法人の顧客情報に紐づいたタスク管理に最適です。
名刺情報のスキャンやCSVファイルの読み込みだけで顧客データベースを自動作成し、顧客情報と関連付けたタスク管理や商談履歴・進捗の管理ができます。全ての情報はシステム利用者全員で共有できるため、業務の抜け漏れやバッティングを防止し、人材配置最適化などのマネジメントが容易になるのも強みです。
例えば、問い合わせ顧客やWebアクセスがあった顧客の行動をホットプロファイルがマーケティング部門やインサイドセールス部門に通知します。その後、営業担当者へ問い合わせ顧客の対応やWebアクセスがあった顧客へのアタックをタスクとしてアサインします。
このように、効率的なタスクを営業担当へ渡すことで効率的な営業が可能となると同時に、対応漏れの削減や対応状況の把握ができます。フォローすべき顧客へのアクションは期限付きのタスクとして登録できる点もタスク漏れを防げるポイントです。
まとめ
従来のように従業員全員が1つのオフィスに常駐する場合は、紙ベースやExcelのタスク管理も効果的でしょう。しかし、外回りの営業担当者やテレワーカーが関わる仕事であれば、タスク管理ツールによる業務フローのオンライン共有がおすすめです。タスク管理ツールを有効活用し、業務効率化や生産性向上につなげましょう。
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