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タスク管理とは?必要性やタスク管理ツールを知って仕事の効率化を図ろう!

仕事の効率化を図るために注目されているのが、タスク管理です。タスク管理することで最新の情報をチームで共有し、ミスを防ぐこともできます。タスク管理といわれても具体的に何をするのか分からない方も多いでしょう。

そこでこの記事では、タスク管理の必要性や主な方法について解説します。タスク管理により仕事全体の合理化を進めましょう。

タスク管理とは


タスク管理とは、ひとつのジョブ(仕事)を完遂するために必要な業務をタスク(課題・作業)として細分化し、それぞれのタスクの概要・進捗状況・優先順位・期限などを管理することです。例えば「顧客Aに商材Bを販売する」というジョブなら、商談のプロセスをタスクに小分けし、スケジュール通りにジョブを完遂することを目指します。

ビジネスでは1人で複数のジョブを並行して進める場合や、複数名でひとつのジョブに当たる場合もよくありますが、タスク管理によってビジネスプロセスの合理的なマネジメントが可能です。なお、ToDoも「やるべきこと」ですが、「期限が定められていない」という点でタスクとは異なります。

タスク管理とは?4つの必要性を解説

限られた時間内に仕事を効率よくこなすにはタスク管理が必要不可欠だと言えるでしょう。近年、日本でもさまざまな企業がビジネスワークの中でタスク管理を取り入れています。ここからは、タスク管理の必要性について見ていきましょう。

効率よく仕事ができる

優先順位があらかじめ決まっている状態で仕事をするため、無駄な作業する必要がありません。管理されている状態においては一から優先順位付けする手間を省けるため、効率よく仕事ができるわけです。

例えば、頭で考えながら仕事をすると取り組む順位があやふやになってしまい、仕事を終えるまでに時間がかかってしまいます。また、期限への意識も薄くなることもあるでしょう。タスク管理すれば、全体的に管理されているため柔軟に仕事ができ期限を意識しながら取り組めます。

優先順位が明確化される

「今何をしなければいけないのか」「至急性の高いタスクは何か」「いつまでに完了させなければいけないか」など、タスクを文字にすることで優先順位が明確化されるのもタスク管理するメリットのひとつです。頭で整理すると、タスクを管理しているつもりでも実際には管理項目や作業に漏れが発生することもあります。

タスクが目に見えた状態で示されていれば、他の業務をかけもちしている場合でも仕事に対するストレスが減るでしょう。この場合、業務ごとに分けてタスク管理することで、優先順位に沿ってタスク管理するだけでよいため、無駄な時間を省けます。

業務内容が把握できる

いくつかの工程や過程を経て達成するプロジェクトに取り組む場合、スタートとゴールだけが分かっている状態では、それに向けてどのような準備をすればよいかイメージが湧きません。タスク管理すれば、細かい工程まで分かりやすく確認でき業務内容を正確に把握できます。

プロジェクトを達成するためにはどのような事前準備が必要なのかをイメージしやすいだけでなく、複数人でプロジェクトに取り組む場合も十分かつ漏れのない準備ができるため、トラブルを回避できるでしょう。

タスクの可視化ができる

頭の中で思っていることを完璧に覚えることはなかなか難しいものであり、ときに忘れてしまうこともあります。タスク管理をすれば、タスクを可視化できるため行動を整理しやすくなるでしょう。

タスクが複数あっても、可視化すれば優先順位を決めたり量を調節したりしやすくなります。こなせるタスクはどれくらいなのかも判断できるため、無理なく柔軟に仕事ができるでしょう。

タスク管理するコツ


タスク管理はただタスクを書き出すだけで終わりではありません。タスク管理にはコツがあります。うまくタスク管理ができれば、時間を効率よく使える上に期限に対して慌てる必要もなくなるでしょう。ここからは、タスク管理のコツについて解説します。

タスクの優先順位を決める

タスクを書き出したら、まずはタスクの優先順位を決めましょう。可視化することで今どのようなタスクがあるか確かめられます。緊急度が高いタスクなのかあるいは重要度が高いタスクなのかなどで、タスクの優先順位を決めることがおすすめです。

優先順位を決めるときは、緊急度が高いものだけに注目する方もいます。適切な優先順位を決める必要がある場合は、重要度が高いものも優先度は高くなることも認識した上で、優先順位を決めるとよいでしょう。

タスクの量を把握し決める

今どれだけのタスクを抱えているのか、自分が処理できる範囲の適量のタスクなのかなどを見極めることも大切です。チームでの業務の場合、チーム内でタスク管理をすればタスクを割り振る上で発生しやすいタスク量の偏りもなくなります。その場合、複数のメンバーでもタスク管理が行いやすい方法を考えてツール管理することがおすすめです。

タスクを細分化する

タスク管理において重要なことのひとつは「タスクをどこまで細分化するか」です。ジョブをタスクに分解し、さらにタスクの細分化を検討します。

例えば「紙資料の提出」というタスクをこなすには、書類作成・チェック・印刷・送付といった作業が必要です。これらを一連の作業として1人でこなすには時間の調整などを要しますが、特に作成とチェックの担当者が異なる場合、スケジュール調整を含めてチームによるタスク管理が求められます。

業務フローを可視化して抜け漏れを防ぎ、チームワークを効率化するという意味でも、タスクの細分化は重要です。

タスク管理とは?期待できる3つの効果

個人レベルやチームレベルのタスク管理をすることで、社員にとっても企業にとってもさまざまな効果が期待できます。主な効果は、無駄な残業時間のカットや作業の質の向上、チームメンバーのモチベーションアップです。ここでは、それぞれの効果について解説します。

無駄な残業時間がカットできる

タスク管理によって効率的に仕事ができるようになると、結果的に無駄な残業時間をカットする効果が生まれます。業務量やスケジュールの見込みを立てることで時間配分が容易になり、漫然と仕事をこなすことが減るのはメリットです。社員のストレス軽減につながるのはもちろん、無駄な残業代や電気代をカットすることでコスト削減にもなります。

作業の質が上がる

タスク管理によって業務フローを可視化することで、生産性向上につながるのもタスク管理のメリットです。記憶に依存しないスケジュール管理により、社員はやるべき作業に集中しやすくなり、タスクに合理的に向き合うことで作業効率が上がります。結果的に仕事の質の向上や作業時間の短縮、成果物の品質向上など、多くの波及効果を生むでしょう。

社員全体のモチベーションアップ

個人レベルのタスク管理は、タスクに関する情報や作業自体が属人化しやすいのは懸念点です。チームレベルでタスク管理することにより、ジョブの進捗状況を可視化・共有でき、チーム全体で抜け漏れを防止できます。

進捗の遅れに気付いたメンバーがヘルプに回るなどして、チーム全体でジョブの完遂を目指しやすくなり、結果的にメンバー全員のモチベーションアップにつながるのもタスク管理のメリットです。

タスク管理とは?主な方法は3種類


タスク管理の主な方法は、紙ベースのアナログ管理の他に、Excelやタスク管理ツールによるデジタル管理があります。企業やチームによってどの方法が向いているかは異なりますが、利便性や効率性という意味ではタスク管理ツールが最も優秀です。ここでは、タスク管理する3種類の方法を解説します。

ノートやペンを使ったアナログ管理

アナログ管理はノートや付箋、ホワイトボードなどを使ってタスク管理する方法です。パソコン関係に苦手意識がある方も含め、誰もが取り入れられます。ツールの導入や教育などをせずに簡単に管理できます。

一方で、ノートやホワイトボードなどを利用するためリアルタイムの情報を常に更新するには多少手間がかかるデメリットもあると言えるでしょう。ほかにも、手元にタスク管理した紙やノートがなければすぐに内容を確かめられない点も懸念点です。

表計算ソフトによるタスク管理

Excelなどの表計算ソフトによるタスク管理も有効です。Excelはビジネスの基本ツールなので、教育コストをかけずにチームのタスク管理に利用しやすい点が魅力です。無料のテンプレートを利用すれば簡単に導入可能で、ファイルのコピーによる情報共有も容易でしょう。

ただし、誤ってファイルごと削除してしまったり類似ファイルが乱立してしまったりする懸念もあり、ファイル管理の面でやや問題があります。

タスク管理ツール

Excelは汎用ソフトですが、タスク管理ツールはタスク管理に特化したソフトです。使い方に慣れるまでに時間を要するものの、タスク管理に役立つ豊富な機能を利用できます。ツールによって仕様は異なりますが、主な機能は以下の通りです。

・タスクリスト:細分化したタスクを個人レベル・チームレベルでリスト化
・通知機能:タスクの期限が近付くとリマインドしてくれる ・詳細情報の記入と分類:タスクごとに期限や優先順位などを記入し、分類できる
・コメント機能:タスクごとにコメントを残し、チームで情報整理ができる
・ファイル添付機能:タスクごとに関連資料を添付できる
・プロジェクト管理:プロジェクトボードを作成しメンバーで共有。必要に応じて公開・非公開の設定が可能。プロジェクトごとに異なるタスク管理方法の設定も可能

タスク管理とは?ITツール利用で大きなメリットが!


ツールを用いてタスク管理するメリットにはどのようなものがあるでしょうか。近年は事業効率化を図り、アクセスのしやすさやリアルタイム情報の得やすさからツールを用いてタスク管理する企業が増えてきました。ここからは、タスク管理のツールを使うことのメリットを見ていきましょう。

チーム内で共有管理ができる

ツールでタスク管理する最大のメリットは、タスクをチーム内やメンバー内で共有管理できる点です。イッツコムが提供している「box」のように、タスク編集ができたり予定やチェックリストの作成ができたりするツールもおすすめです。

メンバー内でタスクを共有管理できれば、把握しておくべき内容をチームメンバー全員がリアルタイムに共有でき、それぞれがもつ情報に偏りが出にくくなるでしょう。

見る目が多いとミスが防げる

ツールでタスクを管理すれば仕事に取り組む上でのミスも発生しにくくなるでしょう。チーム内でタスクを共有することで、何かが抜けていたり、漏れていたりということを防ぎやすくなります。

例えば、メンバー同士が仕事の進捗状況を確認し合えたり、期限を知らせるアラートで処理していないことに気付いたりということが可能です。

外出先からでも管理ができる

ツールでの管理はアクセスする場所を選ばない特性があるため、どこでもタスクが確認できるのが魅力です。アナログ管理であれば、手元にタスク管理した紙やノートがなければ情報を確認することはできません。デジタルツール管理であれば営業先でスケジュールを詰めることになった場合、自社に電話してタスクを確認するという手間もなくなります。

ツールは、外出先でも内容の確認や編集ができ気軽に管理できるメリットがあります。また、いつでも新しい情報が確認できる点、外出先で複数のプロジェクトのタスク調整ができる点もビジネスのスピード化が図れるだけでなく、仕事の効率化に大きく貢献するメリットだと言えるでしょう。

タスク管理とは?ITツール選びの3つのポイント


職場にタスク管理ツールを導入するか考える前に、選ぶポイントについて知っておく必要があります。タスク管理ツールは現在、さまざまな企業が提供しているため知識を得てから選ぶことは大切です。ここからは、どのような点に注意して選べばよいのかを見ていきましょう。

機能の数

ツールにどれだけの機能があるのか確かめることは大切です。タスク管理だけが目的でツールを導入するのであれば、あれこれと機能が充実していても多すぎてすべての機能を使えないこともあります。一方で、タスク管理とあわせてさまざまなことを同時に管理したい場合は機能が充実したものを選ぶとよいでしょう。

ツールの使用頻度なども考えながら、必要な機能をもちあわせたものを選ぶことが重要です。

導入費用

タスク管理ツールを導入するにあたりかかる費用はどのようになっているのでしょうか。導入費用は「無料」「ユーザー数加算型」「システム買い取り型」の3つのタイプがあります。コストを抑えたい場合は「無料」のものを検討することが多いでしょう。しかし、有料のものに比べれば使用できる機能の幅に制限を設けている場合がほとんどです。

「ユーザー数加算型」は利用するITツールによっては、プランごとに異なる場合もあります。「システム買い取り型」を導入する場合は、初期費用としてほとんどの費用を支払う仕組みです。

使いやすさ

操作性はどうなのか、画面や見た目などのユーザーインターフェイスはどうなのかも選ぶ際の重要なポイントのひとつです。ITツールを用いたタスク管理は、チーム内で使用する場合は複数人で使用することになります。

そのため、万人が利用しやすくなる工夫があるかどうか確かめながら選べば実用性の高いものを選びやすくなるでしょう。

イッツコムでタスク管理をスマートに!


イッツコムが提供する営業支援・マーケティング支援ツールの「ホットプロファイル」や、クラウドストレージサービス「box」には、便利なタスク管理機能が統合されています。これらにWeb会議システム「Zoom」を組み合わせれば、営業やマーケティングの生産性向上が可能です。

ホットプロファイルでタスク管理

ホットプロファイルは名刺管理とSFA(営業支援システム)に加えて、MA(マーケティング支援/自動化)の機能がオールインワンのツールです。クラウド型のシステムなので、専用アプリをインストールすればタブレットやスマホでも利用できます。

ホットリード(確度の高い見込み顧客)の発掘やターゲティングメールの自動配信など、豊富な機能を簡単に利用でき、営業やマーケティングの効率化に最適です。

さらに、簡単な操作で顧客情報・商談履歴・報告履歴と関連付けてタスク登録ができます。「問い合わせ顧客への対応」「発掘したホットリードへのアタック」などのタスクを登録し、対応漏れを防止しつつ優先順位をつけた営業活動が可能です。

boxでタスク管理

有料版の「box」は、世界最高峰のセキュリティレベルを誇る、容量無制限のクラウドストレージサービスです。boxもデスクトップ版やスマホ版のアプリで利用できるので、あらゆるファイルをboxで一元管理し、いつでもどこからでも安心して社内情報にアクセスできます。

さらに、box内の「タスクセンター」から、個人レベルやチームレベルのタスク管理が可能です。box内のファイルと関連付けたタスク管理もできます。関連アプリの「Box Notes」による会議メモ・プロジェクト計画・タスク管理、「Box Relay」なら営業・マーケティング・法務・人事・財務などのワークフローの管理や自動化も可能です。

Zoomと組み合わせて生産性向上

Zoomは世界的に圧倒的なシェアを誇るWeb会議システムですが、Zoomとホットプロファイルを組み合わせれば、Zoomミーティング中にチャット画面からオンライン名刺が交換です。Zoomとboxを組み合わせれば、box内に保存した会議資料や営業資料を簡単に画面共有できます。

有料版Zoomならグループミーティングの時間制限がなく、Zoomビデオウェビナーの利用も可能です。複数名の共同ホストを任命すれば、大規模なミーティングやウェビナーを効率的に運用できます。ミーティングやウェビナーが関わる複雑なタスク管理も、ホットプロファイルやboxとの組み合わせなら無理なく実施可能です。

まとめ


従来のように社員全員がひとつのオフィスに常駐する場合は、紙ベースやExcelのタスク管理も効果的です。しかし、外回りの営業担当者やテレワーカーが関わる仕事であれば、タスク管理ツールによる業務フローのオンライン共有が向いています。タスク管理ツールを有効活用し、業務効率化や生産性向上につなげましょう。

イッツコムはタスク管理機能のあるホットプロファイルや有料版box、これらと組み合わせて生産性向上が期待できる有料版Zoomなど、多彩なICTツールを提供しています。属人化しがちな業務を可視化し、全社的な仕事の効率化を図るなら、複数サービスの組み合わせで相乗効果が期待できるイッツコムにご相談ください。

(参考:『クラウド型コンテンツマネージメント』)
(参考:『ホットプロファイル』)