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タスク管理は仕事を効率よくするために必要!メリットや方法とは?

仕事の効率化を図るために注目されているのが、タスク管理です。タスク管理を行うことで最新の情報をチームで共有し、ミスを防ぐこともできます。タスク管理といわれても具体的にどうすればよいのかわからないという方もいるでしょう。

そこでこの記事では、タスク管理のメリットや方法について解説します。タスク管理のメリットを知り業務に生かすことで仕事全体の合理化を進めることができるでしょう。

タスク管理とは

タスク管理とは

タスク管理とはTODO管理ともいわれるもので、仕事をする上で必要となるさまざまな作業内容を細分化したものです。デスクワークの経験がある方は、一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。タスク管理は仕事を効率よくこなす目的で行う方法です。

たとえば、ゴールを決めそれに向かって進めていく上でタスクに優先順位をつけることもタスク管理のひとつの手法といえます。スタッフを管理する立場の方が期限付きの仕事をどのようにして割り振るか決めることもタスク管理のひとつです。

タスク管理はメリットがたくさん

タスク管理はメリットがたくさん

限られた時間内に仕事を効率よくこなすにはタスク管理が必要不可欠だといえるでしょう。近年、日本でもさまざまな企業がビジネスワークの中でタスク管理を取り入れています。ここからは、タスク管理にはどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

効率よく仕事ができる

優先順位があらかじめ決まっている状態で仕事をするため、無駄な作業をする必要がありません。管理されている状態においては一から優先順位付けする手間を省けるため、効率よく仕事ができるわけです。

たとえば、頭で考えながら仕事をすると取り組む順位があやふやになってしまい、仕事を終えるまでに時間がかかってしまいます。また、期限への意識も薄くなることもあるでしょう。タスク管理をすれば、全体的に管理されているため柔軟に仕事ができ期限を意識しながら取り組めるメリットがあります。

優先順位が明確化される

「今何をしなければいけないのか」「至急性の高いタスクは何か」「いつまでに完了させなければいけないか」など、タスクを文字にすることで優先順位が明確化されるのもタスク管理をするメリットのひとつです。頭で整理すると、タスクを管理しているつもりでも実際には管理項目や作業に漏れが発生することもあります。

タスクが目に見えた状態で示されていれば、他の業務をかけもちしている場合でも仕事に対するストレスが減るでしょう。この場合、業務ごとに分けてタスク管理することで、優先順位に沿ってタスク管理をするだけでよいため、無駄な時間を省けます。

業務内容が把握できる

いくつかの工程や過程を経て達成するプロジェクトに取り組む場合、スタートとゴールだけが分かっている状態では、それに向けてどのような準備をすればよいかイメージが湧きません。タスク管理をすれば、細かい工程まで分かりやすく確認でき業務内容を正確に把握できます。

プロジェクトを達成するためにはどのような事前準備が必要なのかをイメージしやすいだけでなく、複数人でプロジェクトに取り組む場合も十分かつ漏れのない準備ができるため、トラブルを回避できるでしょう。

タスクの可視化ができる

頭の中で思っていることを完璧に覚えることはなかなか難しいものであり、ときに忘れてしまうこともあります。タスク管理を行えば、タスクを可視化できるため行動を整理しやすくなるでしょう。

タスクが複数あっても、可視化すれば優先順位を決めたり量を調節したりしやすくなります。こなせるタスクはどれくらいなのかも判断できるため、無理なく柔軟に仕事ができるでしょう。

タスク管理をするコツ

タスク管理をするコツ

タスク管理はただタスクを書き出すだけで終わりではありません。タスク管理にはコツがあります。うまくタスク管理ができれば、時間を効率よく使える上に期限に対して慌てる必要もなくなるでしょう。ここからは、タスク管理のコツについて解説します。

タスクの優先順位を決める

タスクを書き出したら、まずはタスクの優先順位を決めましょう。可視化することで今どのようなタスクがあるか確かめられます。緊急度が高いタスクなのかあるいは重要度が高いタスクなのかなどで、タスクの優先順位を決めることがおすすめです。

優先順位を決めるときは、緊急度が高いものだけに注目する方もいます。適切な優先順位を決める必要がある場合は、重要度が高いものも優先度は高くなることも認識した上で、優先順位を決めるとよいでしょう。

タスクの量を把握し決める

今どれだけのタスクを抱えているのか、自分が処理できる範囲の適量のタスクなのかなどを見極めることも大切です。チームでの業務の場合、チーム内でタスク管理を行えばタスクを割り振る上で発生しやすいタスク量の偏りもなくなります。その場合、複数のメンバーでもタスク管理が行いやすい方法を考えてツール管理をすることがおすすめです。

タスク管理をする方法

タスク管理をする方法

タスク管理をする方法には、アナログ管理とデジタル管理があります。それぞれの方法にはメリットデメリットがあるため、どちらでタスク管理するか決める前に確認しておくとよいでしょう。複数のメンバーでタスク管理する場合はどちらが適しているかも解説します。

ノートやペンを使ったアナログ管理

アナログ管理はノートや付箋、ホワイトボードなどを使ってタスク管理する方法です。パソコン関係に苦手意識がある方も含め、誰もが取り入れることができます。ツールの導入や教育などをせずに簡単に管理できる点がメリットです。

一方で、ノートやホワイトボードなどを利用するためリアルタイムの情報を常に更新するには多少手間がかかるデメリットもあるといえるでしょう。ほかにも、手元にタスク管理した紙やノートがなければすぐに内容を確かめられない点もデメリットに含まれます。

エクセルやアプリなどツールを使ったデジタル管理

デジタル管理は、エクセルやアプリなどを使ってタスク管理する方法です。ツールによってはタスク管理機能に加え、予定表が管理できたりファイルを管理できたりするものもあります。
リアルタイムの情報をすぐに得られたり場所を選ばずにアクセスできたりする点がメリットだといえるでしょう。ほかにも、複数のメンバーとタスクを共有したいときにも便利です。
ただし、パソコン関係に苦手意識があったり操作方法が分からなかったりする方がチームメンバーにいる場合はうまく使いこなせないというデメリットもあります。

タスク管理ツールの代表的な機能

タスク管理のツールはリアルタイムの情報を場所に関係なく簡単に入手できるため、導入を考える方もいるのではないでしょうか。具体的に導入を考える前に、タスク管理ツールにはどのような機能があるのか把握しておくとよいでしょう。以下に、代表的な機能をまとめました。

・TODOリスト
細分化したタスクを個人レベル、チームレベルでリスト化

・詳細情報の記入
期限ラベル・担当者ラベルを活用し、タスクごとに詳細情報を設定

・コメント機能
タスクごとにコメントを残すことが可能で、個人向けにコメントも可能

・ファイル添付機能
ファイルをタスクごとに添付可能

・プロジェクト管理
プロジェクトボードを作成しメンバーで共有。必要に応じて公開・非公開の設定が可能。プロジェクトごとに異なるタスク管理方法の設定も可能

・検索機能
キーワードなど検索したい内容をフォームに入力することで、必要な情報をスピーディーに抽出可能

タスク管理をツールで行うメリット

タスク管理をツールで行うメリット

ツールを用いてタスク管理をするメリットにはどのようなものがあるでしょうか。近年は事業効率化を図り、アクセスのしやすさやリアルタイム情報の得やすさからツールを用いてタスク管理をする企業が増えてきました。ここからは、タスク管理ツールを使うことのメリットを見ていきましょう。

チーム内で共有管理ができる

ツールでタスク管理する最大のメリットは、タスクをチーム内やメンバー内で共有管理できる点です。イッツコムが提供している「box」のように、タスク編集ができたり予定やチェックリストの作成ができたりするツールもあります。

メンバー内でタスクを共有管理できれば、把握しておくべき内容をチームメンバー全員がリアルタイムに共有でき、それぞれがもつ情報に偏りが出にくくなるでしょう。

見る目が多いとミスが防げる

ツールでタスクを管理すれば仕事に取り組む上でのミスも発生しにくくなるでしょう。チーム内でタスクを共有することで、何かが抜けていたり、漏れていたりということを防ぎやすくなります。

たとえば、ツールが更新されていない場合にメンバーから仕事の進捗状況を聞かれたり、期限を知らせるアラートで処理していないことに気づいたりということが可能です。

外出先からでも管理ができる

ツールでの管理はアクセスする場所を選ばない特性があるため、どこでもタスクが確認できるのが魅力です。アナログ管理であれば、手元にタスク管理した紙やノートがなければ情報を確認することはできません。デジタルツール管理であれば営業先でスケジュールを詰めることになった場合、自社に電話してタスクを確認するという手間もなくなります。

デジタル管理ツールは、外出先でも内容の確認や編集ができ気軽に管理できるメリットがあります。また、いつでも新しい情報が確認できる点、外出先で複数のプロジェクトのタスク調整ができる点もビジネスのスピード化が図れるだけでなく、仕事の効率化に大きく貢献するメリットだといえるでしょう。

タスク管理ツールを選ぶポイント3つ

タスク管理ツールを選ぶポイント3つ

職場にタスク管理ツールを導入するか考える前に、選ぶポイントについて知っておく必要があります。タスク管理ツールは現在、さまざまな企業が提供しているため知識を得てから選ぶことは大切です。ここからは、どのような点に注意して選べばよいのかを見ていきましょう。

機能の数

ツールにどれだけの機能があるのか確かめることは大切です。タスク管理だけが目的でツールを導入するのであれば、あれこれと機能が充実していても多すぎてすべての機能を使えないこともあります。一方で、タスク管理とあわせてさまざまなことを同時に管理したい場合は機能が充実したものを選ぶとよいでしょう。

ツールの使用頻度なども考えながら、必要な機能をもちあわせたツールを選ぶことが重要です。

導入費用

タスク管理ツールを導入するにあたりかかる費用はどのようになっているのでしょうか。導入費用は「無料」「ユーザー数加算型」「システム買い取り型」の3つのタイプがあります。コストを抑えたい場合は「無料」のものを検討することが多いでしょう。しかし、有料のものに比べれば使用できる機能の幅に制限を設けている場合がほとんどです。

「ユーザー数加算型」は利用するツールによっては、プランごとに異なる場合もあります。「システム買い取り型」を導入する場合は、初期費用としてほとんどの費用を支払う仕組みです。

使いやすさ

操作性はどうなのか、画面やツールの見た目などのユーザーインターフェイスはどうなのかも選ぶ際の重要なポイントのひとつです。ツールを用いたタスク管理は、チーム内で使用する場合は複数人で使用することになります。

そのため、万人が利用しやすくなる工夫がツール内にあるかどうか確かめながら選べば実用性の高いタスク管理ツールを選びやすくなるでしょう。

イッツコムを使って一元管理がおすすめ

イッツコムを使って一元管理がおすすめ

最近はリモートワークを取り入れる企業も増え、タスク管理を含めたさまざまな情報管理をツールにて一元化するケースも増えてきました。これから管理ツールを導入することを考えている場合、イッツコムのサービスがおすすめです。ここからは、イッツコムが提供する「box」と「ホットプロファイル」をご紹介します。

boxでできること

「box」はBusinessプランであれば月額1,800円で利用可能です。多すぎない数の機能はあらかじめ決まった要素でしかツールを利用しない場合にはメリットとなります。また、ユーザーインターフェイスも直感的で操作性が高く、使用する上でのストレスも溜まらないでしょう。

容量無制限のストレージは、営業時に簡単にチーム内で資料などを共有できたり共同で製作する会社とのやり取りがスムーズにできたりと業務の効率化が期待できます。PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどからもアクセスできるのも魅力です。外出先で資料の印刷が必要な場合も、コンビニのプリンターで印刷できます。

ホットプロファイルでできること

営業活動や広告宣伝活動など自社のサービスの向上化を図るには、ホットプロファイルの導入を考えるとよいでしょう。このサービスは名刺をスキャンするだけで顧客データベースを自動作成できます。営業プロセス管理と連携できるため、アプローチするタイミングを逃しません。

他にも、登録したデータベースの中からサイトへアクセスがあったか確認できるため、広告宣伝活動をする上で見込み客作りが必要な場合も効率よくチャンスをつかめます。

(参考:『ホットプロファイル』)

まとめ

まとめ

業務を効率化するタスク管理の方法には、アナログ管理とデジタル管理があります。チーム内など複数人でタスク管理をする場合はデジタル管理であるツール管理を導入するとよいでしょう。ツール管理はタスクを共有して管理できるため、あらゆるミスを未然に防げます。アクセスのしやすさや最新情報を入手できる点も大きなメリットだといえるでしょう。

イッツコムでは、働く場所にとらわれることなく人々が働ける環境づくりを目指したサービスを提供しています。一元化してさまざまな情報を管理、活用したいと考える方はぜひ一度、イッツコムへご相談ください。
(参考:『クラウド型コンテンツマネージメント』)
(参考: 『ホットプロファイル』)