ペーパーレス会議とは？メリット・デメリットやシステムの選び方を徹底解説

コスト削減や働き方改革の見方から、ペーパーレス会議の導入を検討している企業も多いのではしょうか。ペーパーレス会議は紙の会議資料の使用に比べると、多くの負担を軽減できるというメリットがあります。

ペーパーレス会議の導入は、必要性や意味の理解を得ること、少しずつ時間をかけて導入していくことが成功への近道です。そこで、この記事ではペーパーレス会議のメリットからデメリットを理解した上での成功までの流れをご紹介します。記事を読むことで、スムーズにペーパーレス会議を導入できるでしょう。

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Web会議が浸透した今！ペーパーレス会議が気になる

ペーパーレス会議とは、紙で作成していた会議資料をデータ化し、パソコンやタブレットなどのデバイスで会議資料を見ながら行う会議のことをいいます。簡単にいうと「紙の資料がない会議」のことです。

作業の効率化やコスト削減、働き方改革を見据えてペーパーレス会議を導入する企業も、
最近では多くなっています。ペーパーレス会議はクラウドサービスを利用して行われ、インターネットの環境とパソコンやタブレットを準備すれば簡単に行える便利なシステムです。

最近ではこのクラウドサービスの機能のひとつであるWeb会議システムを利用して、遠隔地との会議もコストかけず気軽にできるようになりました。資料はペーパーレス化しているので、インターネット環境とデバイスさえあれば、いつでも場所を問わずに会議できます。遠方まで足を運ぶ必要がなくなるので、交通費の削減にもつながるでしょう。

ペーパーレス会議がもたらすメリット

ペーパーレス会議のメリットは、企業が取り組むべきである環境保護や働き方改革の足掛かりとなることです。コスト削減や業務負荷の軽減、データの差し替えが瞬時に可能など、紙媒体と比べると時間や手間が軽く感じるでしょう。

紙・印刷代のコスト削減

会議には、そのときの議題に合わせた内容の資料が必要です。ペーパーレス会議にすることで、大量のコピー用紙代やインク代、電気代といったコストを抑えることができます。情報量や人数、会議の回数が増えることでよりペーパーレス会議によるコスト削減の効果を実感できるでしょう。

1回の会議にかかるコストが気にならない場合でも、月間や年間で計算すると会議資料のコストは小額とはいえないのではないでしょうか。また、紙の使用を抑えることは企業が率先して行うべきことのひとつである、環境への配慮の取り組みにつながります。

会議準備の業務負荷軽減

会議資料をペーパーレス化することで、今まで会議のたびに行っていた資料の印刷やステープラーで綴じる作業などがなくなります。手間を削減することで、業務効率がよくなり人員や残業の削減にもつながるのがメリットです。

紙の資料であれば機密情報が漏れるのを防ぐために、会議終了後に資料をシュレッダーにかけることもあるでしょう。ペーパーレス会議であればシュレッダーをする必要がないので、会議の後片付けに要する時間が少なくなります。

資料やデータの差し替えも可能

紙の会議資料は修正点や変更点を見つけた場合、新たに作り直す必要があります。ペーパーレス化すれば、修正や変更が発生した時点で訂正してアップロードするだけで資料の上書きができ、最新の状態で会議を進められるのがメリットです。

紙の資料はすべての会議内容が明らかになってからでなければ、資料の作成に取りかかれないときもあるでしょう。ペーパーレスであれば、大まかな流れやすでに決定している項目などは先に作成し、決まった内容から順次更新できるというメリットもあります。

保管場所に困らない

資料をペーパーレス化することで保管場所を確保する必要がなくなります。紙であれば、過去に残しておいた会議資料が溜まってしまいます。

データ化された資料はファイル内をワード検索するだけで、大量の資料の中から瞬時に必要な資料が見つけられます。インターネットにつながっている環境であれば、いつでも場所を問わずに資料を確認できるのもメリットです。

また、紙の黄ばみやインクの薄れなどの劣化がありません。昔の資料の情報を元に新たな資料を作成するときも、変更点のみを情報に上書きするだけで最新の資料を作成できるので時短につながるでしょう。

セキュリティの強化

ペーパーレス化することでセキュリティ面の強化を期待できます。紙の資料は誰でも簡単に閲覧でき、紛失や盗難の危険性もあるため社員一人ひとりの徹底した自己管理が求められるものです。

資料をペーパーレス化すれば、パスワードの設定や接続制限することで資料の閲覧範囲を決められます。閲覧時間の管理やログを管理することで、不正アクセスの発見や犯人の追跡、確定を迅速に進められるでしょう。

遠隔地でも会議が可能

会議といえば、ひとつの部屋に全員が集まり発表や議論するのが一般的でした。しかし最近では、ITを駆使したWeb会議を導入する企業も増えています。Web会議はクラウドサービスを利用して、リアルタイムで遠隔地との会議を行うシステムです。

インターネットの環境とパソコンやタブレットなどのデバイスがあれば、音声や映像、ペーパーレスの資料を閲覧しながらどこにいても会議に参加できます。テレワークという働き方を促進している企業も多い中、ペーパーレス会議とWeb会議を合わせることでさらに業務効率の向上が見込めるでしょう。

ペーパーレス会議がもたらすデメリット

ペーパーレス会議を導入することは、メリットばかりではありません。しっかりとペーパーレス会議のデメリットも理解した上で導入しなければ、失敗してしまうケースもあります。ペーパーレス会議の導入に失敗しないためにも、デメリットを把握して自社にあったシステム選びや導入手順を確認しましょう。

浸透するまでに時間がかかる

ある日突然、ペーパーレス会議を導入しますといっても社員は戸惑ってしまうでしょう。ITに慣れている人もいれば、不慣れな人もいることを理解しなければいけません。

急にデータ化された資料で会議すると慣れない操作に気を取られてしまい、会議の内容が頭に入らないこともあるでしょう。そうならないためには、導入の前に社員に対してレクチャーや講習会など学ぶ機会を与えることが必要です。社内全体にペーパーレス会議を浸透させるには、時間がかかることを頭に入れておきましょう。

デバイス・環境を整える必要がある

ペーパーレス会議を行うには、環境を整える必要があります。社員全員もしくは会議に参加する人数分のパソコンやタブレット、資料を投影するモニターなどを準備しなければいけません。パソコンやタブレットでは問題なく資料を閲覧できても、スマートフォンでは画面も小さく資料が見づらくなってしまうことがあります。

インターネットの接続状況が悪いとページが表示されず、会議が中断してしまうこともあるでしょう。出先で少し確認したいことがあるときはスマートフォンが便利ですが、資料の情報量が多いと拡大やスクロールなどの手間がかかってしまいます。

導入費用が必要

ペーパーレス会議システムの導入にはまとまった費用が必要です。中には外部のネットワークを使用不可としている企業もあります。その場合、自社専用のサーバーを設置する必要があり、設置費用は高額になりがちです。便利なツールと理解しつつも、導入費用にまとまった金額が必要なためペーパーレス会議から遠ざかっている企業もいるでしょう。

しかし、外部ネットワークを利用できる環境であればクラウド上で資料を編集、閲覧、書き込みができるペーパーレス会議システムがおすすめです。ユーザー人数によって金額に差は生じますが、サーバーを構築するよりもコストを抑えてペーパーレス会議を導入できます。

メモが取れない

紙の資料であれば、資料に直接メモを書き込むのが定着しているでしょう。しかし、デジタル化された資料には紙のようにスムーズにメモを取ることはできません。

ただし、メモをまったく取れないということではなく、ペーパーレス会議のツールはメモ機能を搭載していることがほとんどです。ペーパーレス化を成功させるには、紙特有の利便性に近い機能があるツールを選ぶことが成功へとつながります。

ペーパーレス会議のよくある失敗パターンとは？

ペーパーレス会議の環境を整えたからといって、導入が完了するわけではありません。ペーパーレス化のメリットばかりに気を取られ、勢いでペーパーレス会議を導入した企業は失敗するケースが多いようです。ここでは、ペーパーレス会議のよくある失敗パターンをご紹介します。

電子文書を印刷する

ペーパーレス化した資料はパソコンやタブレット端末の画面上で確認します。資料を並べて確認できないため、電子文書を印刷してしまうことがあるようです。

操作に慣れていない人にとっては、電子文書に直接メモを書き込むことが手間と感じてしまう可能性があります。利便性が高くても、場合によっては業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。

また、資料を立ち上げるまでの時間、開きたいページをすぐに開けないなど不便さを感じてしまうことがペーパーレス化の失敗を招いてしまう原因です。建築現場や営業などで外回りをしている社員にとっては、端末をもち運ぶことは紛失や破損のリスクがあると考え、もち運びやすい紙に印刷してしまうケースも考えられます。

端末が使いこなせない

ペーパーレス会議のためにデバイスやインターネットの環境を整えたのはよいものの、社員が多機能過ぎる端末を使いこなせずにペーパーレス化が失敗に終わってしまうケースがあります。

複雑な操作はほとんどないものの、パソコンやタブレットなどに関する最低限の知識は必要です。そのため、IT分野に不慣れな人はペーパーレス化に抵抗感を抱きやすく、ペーパーレス会議導入の計画が頓挫することもあるでしょう。

ペーパーレス会議の導入を成功させるには、簡単な操作で利用可能なツール選びや社内で講習会を開くなど、社員への呼びかけも重要視しなければいけません。

ペーパーレス会議を導入する！成功までの流れとは？

ペーパーレス会議をスムーズに導入するためには、導入することへの少数意見ではなく会社全体の理解を得ることが大切です。一気にペーパーレス化を進めるのではなく順序を経て導入を進め、自社に最も合うシステムの選定が成功までの近道といえるでしょう。

社内全体でペーパーレス会議の必要性や意味を理解

ペーパーレス会議を導入するには、一部の人間が強制的にスタートさせるのではなく社内全体の理解を得る必要があります。事前にペーパーレス会議導入のセミナーを開き、仕事の効率アップや業務負担の改善、コストの削減など改善される内容を説明することが重要です。

また、これからのペーパーレス化への教育や方針などを明らかにすることで、社員は安心して真剣に取り組めるでしょう。今まで行ってきた紙資料を使っての会議という文化を変えるということは、簡単なことではありません。しっかりと意味や必要性を理解して、時間をかけて少しずつペーパーレス化へ進みましょう。

自社に合ったサービスを探す

ペーパーレス会議のシステムを提供している会社はたくさんあり、機能は多種多様です。自社にペーパーレス会議を導入する際には、必要な基本条件とマッチしたシステムを選定しましょう。

たとえば、複数人でプロジェクトを管理する場合には予定やチェックリストを共有、画像や文書などを同時に編集できるシステムを選ぶことで無駄を省き作業効率を上げられます。遠方での会議が多い企業ならば、Web会議に特化したサービスを選ぶことで会議の進行がスムーズになるでしょう。

しかし、基本条件だけでシステムを選定するのは注意が必要です。システムを導入する前に、無料体験やトライアルで実際にペーパーレス化を試して使用感などを確かめましょう。

導入できる場所から段階的に始める

ペーパーレス会議は一気に進める必要はありません。成功させるためには、段階的にペーパーレス化を導入していくとよいでしょう。たとえば、最初はパソコンやタブレットの扱いに慣れている社員だけペーパーレス化にして、慣れてきたところで社内全体に広めていく方法です。

IT分野に不慣れな社員でも興味をもち、講習会などでレクチャーしながら進めることで抵抗感なくスムーズにペーパーレス化ができます。データと紙の資料を併用して会議するなど、ペーパーレス化ばかりにとらわれるのではなく、少しずつ進めていくことでペーパーレス会議の導入がスムーズになるでしょう。

ペーパーレス会議システムを選ぶポイント

ペーパーレス会議システムは会議資料のデジタル管理と共有が主な機能です。もちろんツールによって機能はさまざまですが、「会議に特化したファイル共有システム」としての使い方が基本といえます。ここでは、ペーパーレス会議システムを選ぶポイントを7つに分けて見ていきましょう。

Web会議システムと連携できること

ペーパーレス会議システムは音声や映像の共有機能のないものが多く、単体ではリアルな会議室に参加者を集めることが必要です。オンラインミーティングを開催するには、Web会議システムとの併用を要します。

Web会議システムと連携できるペーパーレス会議システムを導入することで、会議資料だけでなく音声や映像も共有でき、場所にとらわれない会議開催が可能です。

誰でも直感的に使えること

紙ベースの会議に慣れた社員はペーパーレス会議に馴染みにくいケースもあります。特に多機能でインターフェースが複雑なツールを採用したり、複数ツールを併用したりすると、ITリテラシーの不足した社員にはハードルが高くなるでしょう。

そこでインターフェースや操作性が分かりやすく、Web会議システムとシームレスに連携できる（ツールの連携を意識させない）ような、誰でも直感的に使えるペーパーレス会議システムを導入することがポイントです。

会議資料を管理・共有しやすいこと

ペーパーレス会議システムの基本機能は会議資料の管理や共有ですが、ここで注意したいのは、システムによっては過去の会議資料（今回会議と関連付けられていない資料）を取り出せないことです。会議中に過去資料の参照や比較をしたい場合、このタイプのペーパーレス会議システムでは対応できません。

こうなるとペーパーレス会議の効率や生産性は低下するので、必要な資料をいつでも取り出せるシステムを選ぶことがポイントです。

柔軟にアクセスできること

ペーパーレス会議システムは基本的に同じツールを使っているユーザー間でしか資料共有ができません。特に参加者全員に有料ライセンス契約が必要なツールだと厄介です。

会議にはパートナー企業の担当者や営業担当者などが参加するケースもありますが、社外人材も交えた会議を行うには、より柔軟にアクセスできるペーパーレス会議システムが求められます。主催者以外は無料で利用できたり、Webブラウザやアプリ経由で簡単に利用できたりするクラウド型のツールを選ぶこともポイントです。

完全にペーパーレス化できること

ペーパーレス会議システムを導入しても、会議資料をプリントアウトしようとする社員もいるでしょう。これは「資料の一覧性・視認性が低い」「メモが取りにくい」「検索性が低い」などの使いにくさが原因です。

そこで拡大・縮小がしやすいことや、システム上でペンツールを使った直感的なメモ機能を利用できること、会議資料をキーワード検索できることなどが求められます。会議前から会議後までの使い方をシミュレーションし、システム上でペーパーレス会議が完結するツールを選ぶこともポイントです。

セキュリティが高いこと

会議では機密情報を取り扱うことも多く、情報漏えいなどのセキュリティ事故への対策は必須です。会議をペーパーレス化すれば紙資料の紛失や盗難は防止できますが、システムへの不正アクセスや不当な編集・削除・コピーなどへの対策が求められます。

そこで強固な認証システムやログ監視機能、詳細なアクセス権限の設定など、セキュリティ関連の機能が充実したペーパーレス会議システムを選ぶことも大切です。

拡張性が高いこと

会議のペーパーレス化にはいくつかの課題・障壁があるので、スムーズな社内浸透を目的として、段階的にペーパーレス化を進める企業は珍しくありません。ここで注意したいのは、スモールスタート時の利用規模を想定してシステムを選ぶと、利用規模を拡大する際にシステムの乗り換えが必要な場合もあり得ることです。

そこでユーザー数が増えてもプラン変更や簡単な設定変更だけで対応できたり、多彩なツールと連携できるプラットフォームとして使えたりする、拡張性の高いペーパーレス会議システムが求められます。

多用途に対応するペーパーレス会議はイッツコム！

ペーパーレス会議システムのファイル共有機能は限定的で、会議資料を取り込んだり取り出したりする際、さらに別のファイル共有システムとやり取りすることが必要です。また、Web会議システムと連携するとオンラインミーティングも可能ですが、この場合には通信経路のセキュリティが問題になります。

これらの問題を一挙解決するのが、「box」「Zoom」「モバイル閉域接続」の組み合わせです。ここからは、それぞれのサービスの魅力を解説します。

ペーパーレス会議システムより有用なbox

boxは法人向けに開発されたクラウドコンテンツマネジメントサービスです。ペーパーレス会議システムは会議資料のデジタル管理・共有に特化したシステムですが、boxは会議資料だけでなく、あらゆるコンテンツのマネジメントに対応します。

有料版boxは容量無制限で、会議資料を含めたすべてのファイルを自由なフォルダ構造で保存できる上、タスクや会議スケジュールの管理も可能です。米国政府に採用されるほどのセキュリティ基盤を備えることも魅力で、暗号化やサーバーの分散管理などでファイルを安全に保存する上、詳細なログ監視やアクセス権限の設定もできます。

無料アプリ経由でタブレットやスマホからでも直感的に利用でき、ファイルを共有される側に有料ライセンスは必要ないので、社外のコラボレーターとの安全かつ流動的なオンライン共同編集も可能です。さらに1500以上のアプリと連携でき、コンテンツマネジメントのプラットフォームとして大いに活躍します。

スマートなペーパーレス会議はZoom × box

オンラインミーティングを実施するならWeb会議システムとの連携が必要です。「Zoom」は分かりやすいインターフェースと操作性を備え、複雑な設定不要で使えることもあって、ビジネススタンダードといえるほど広く利用されています。

Zoomは音声や映像の共有に加えて、box内のファイルの画面共有も可能です。画面共有したファイルにはZoom上で直感的にメモを取れる上、ホワイトボード機能やチャット機能も統合されており、boxと組み合わせればペーパーレス会議が完結します。

会議中には過去資料も含めて自由に共有でき、box上で共同編集したファイルは自動的にバージョン管理され、差分ファイルを手動管理することなく過去バージョンの読み出しも可能です。主催者が有料版Zoomを利用していればミーティングは時間無制限で、会議進行役として複数の共同ホストも任命できます。参加者側に有料ライセンス契約は必要ありません。

さらに安全なペーパーレス会議はモバイル閉域接続 × Zoom × box

Zoomとboxの組み合わせはペーパーレス会議の実現に最適ですが、どちらのサービスもサーバーはインターネット上にあるので、利用時にはインターネット接続を要します。つまり通信経路上のデータは悪意あるユーザーに不正窃取される恐れがあり、機密情報の漏えいを防ぐにはVPN接続を利用した安全なアクセスが必要です。

そこでセキュアなモバイル通信サービス「モバイル閉域接続」を組み合わせれば、通信経路のセキュリティを大幅に高められます。モバイル閉域接続はVPNの仕組みを利用したモバイルデータ通信サービスです。

PCやスマホ・タブレットに専用SIMを挿入するだけで経路判別し、自動的に閉域網を経由して社内LANへアクセスできる上、インターネット接続の際は社内LANを経由します。専用SIMを挿入したデバイス以外のアクセスを遮断できる上、トラフィックやアクセス先は社内で管理できるので、社外のデバイスからでも安全なペーパーレス会議が可能です。

まとめ

ペーパーレス会議を導入するとペーパーコストの削減や生産性向上、テレワークの効率化など、さまざまな効果を享受できます。

制度導入に当たってはファイル共有システムやWeb会議システム、通信経路のセキュリティ対策が求められますが、box・Zoom・モバイル閉域接続を組み合わせればシステム整備は万全です。

boxやZoomはシンプルなインターフェースで使いやすく、モバイル閉域接続は管理の手間がかかりません。スムーズかつ安全にペーパーレス会議を導入するなら、複数サービスの組み合わせで課題を一挙解決できるイッツコムにご相談ください。