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ペーパーレス会議システムのメリットとは?Web会議システムと徹底比較

働き方改革やコロナ禍の影響もあって、ペーパーレス会議やWeb会議システムを導入する企業が一般化しています。ペーパーレス会議システムの導入を検討していて、Web会議システムとの違いを知りたい方もいるのではないでしょうか。

ペーパーレス会議システムとWeb会議システムの違いを把握し、効果的な活用方法をクリアにイメージすることで、ペーパーレス会議のためのスマートな環境整備が可能です。そこでこの記事では、ペーパーレス会議システムとWeb会議システムの違いやペーパーレス会議のメリット、Web会議システムの代表格Zoomとの比較についてご紹介します。

ペーパーレス会議システムとWeb会議システムの違いとは


ペーパーレス会議システムは、ペーパーレス会議に使う資料を電子データで共有でき、業務効率化やコスト削減を実現するツールです。自治体や大手企業での導入も増えてきており、近年注目を集めています。

またコロナ禍の影響により、Web会議システムを利用する企業も一般化している状況です。まずはペーパーレス会議システムとWeb会議システムの概要を解説します。

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは、紙を使わずに電子データで情報共有する会議です。紙資料を印刷せず、代わりにPDFファイルなどで会議資料を用意し、PCやタブレットなどで会議資料を閲覧して会議を進行します。

ペーパーレス化によりコスト削減や情報漏えいリスクの低減など、さまざまなメリットを享受でき、環境保全の観点からも導入企業が増えている状況です。

ペーパーレス会議システムはリアルな会議室が前提

ペーパーレス会議システムとは、ペーパーレス会議のために必要な機能を提供するツールの総称です。会議のスケジュール管理や会議資料の配布、PDFファイルのポインタ操作やペンツールによるメモ入力など、ひとつのシステムでペーパーレス会議を完結できるシステム構成となっています。基本的には会議に関する情報を電子データで管理・共有し、手持ちのデバイスで閲覧するためのシステムです。ひとつの会議室に参加者が集まり、紙の代わりにタブレットなどで情報参照して会議を進行します。

Web会議システムはオンライン会議が前提

「Zoom」に代表されるWeb会議システムは、インターネット経由で遠隔会議をするためのツールの総称です。ペーパーレス会議システムはリアルな会議室に参加者が集まることを前提としますが、Web会議システムはビデオチャット機能や画面共有機能を用い、バーチャルな場を共有してオンライン会議を進行します。

こちらもペーパーレス会議を実現するシステムですが、ネットワーク経由による映像・音声・資料の共有を前提とする点は、ペーパーレス会議システムとの大きな違いと言えるでしょう。

ペーパーレス会議システムのメリット


ペーパーレス会議システムを利用すると以下のようなメリットを享受できます。

・会議関連の業務効率化
・ペーパーコストの削減
・情報漏えいリスクの低減
・会議資料の修正が容易
・会議のオンライン化に対応可能

紙ベースの会議と比較したペーパーレス会議システムのメリットを見ていきましょう。

会議関連の業務効率化

紙ベースの会議は、会議資料の印刷・配布に時間がかかり、使用した会議資料の保存・再利用にも手間がかかります。枚数の多い会議資料から目的の項目を検索しにくいことや、会議中のメモを共有しにくいこともネックです。

ペーパーレス会議システムであれば電子データで会議資料を共有・保存・検索できるため、業務効率化に役立ちます。

ペーパーコストの削減

ペーパーレス会議システムによって紙資料が不要になることで、印刷・保存・廃棄にかかるコストを大幅削減できるのも大きなメリットです。紙資料を保存するためのキャビネットやデスク回りの保存スペースを圧縮でき、オフィスの省スペース化やレイアウトの最適化にも役立ちます。

情報漏えいリスクの低減

会議資料には機密情報が含まれることも珍しくありません。紙ベースの資料を印刷すると、確実に廃棄するまでは常に情報漏えいリスクを抱えることになります。

ペーパーレス会議システム上で電子化された会議資料を適切に管理すれば、紙資料の紛失・盗難リスクをなくせるのもメリットです。アクセス権限の設定なども組み合わせれば、セキュリティ対策を効率化できます。

会議資料の修正が容易

会議の直前に資料を修正するケースは珍しくありません。紙資料の場合は印刷後に修正しようとすると手間がかかり、刷り直しにはコストもかかります。ペーパーレス会議システムなら、共有前に電子データを修正するだけで済み、手間もコストもかかりません。

会議のオンライン化に対応可能

紙ベースの会議はリアルな会議室に参加者を集めることが必要です。ペーパーレス会議システムは基本的にリアルな会議室を前提としますが、Web会議システムと連携できるか遠隔会議機能のあるシステムなら、会議のオンライン化に対応できます。
テレワーク環境の会議システムとして役立つだけでなく、オフィス内でも離席せずに会議参加でき、時間や場所に縛られない会議開催が可能です。

ペーパーレス会議システムとWeb会議システム「Zoom」の比較


ペーパーレス会議と、国内で圧倒的シェアを誇るWeb会議システム「Zoom」には、以下のような面で違いがあります。

・ビデオチャット
・画面共有
・議事録の作成
・ブレイクアウトルーム
・ビジネスチャット
・スケジュールや履歴の管理
・料金システム

他にも多くの違いがありますが、基本的な機能や料金システムの違いを見ていきましょう。

ビデオチャット

ペーパーレス会議システムは紙資料を電子化することにフォーカスしており、音声や映像の共有には対応しません。

Zoomならビデオチャットの利用が前提であり、音声・映像を共有してオンライン会議ができます。ビデオチャット機能は会議に役立つだけでなく、面接・研修や上司部下の1on1ミーティング、リモート昼食会などにも活用可能です。

画面共有

多くのペーパーレス会議システムは、システム内に保存した会議資料をシステム利用者に配布する形で情報共有します。

Zoomは画面共有機能によってデバイスやクラウドストレージ内のファイルを共有したり、チャット機能でファイルを送信したりして情報共有する仕組みです。デスクトップ画面や自由に書き込み可能なホワイトボードも共有でき、柔軟な会議進行に対応できます。

議事録の作成

メモ機能を利用できるペーパーレス会議システムは珍しくありませんが、議事録を作成するとなると手間がかかります。

Zoomはミーティングの模様を録画できるので、手間をかけずに議事録を作成できるのもメリットです。有料アカウントを取得すればデバイスだけでなくZoomクラウドにもミーティング動画を保存できるようになり、ストレージ容量を圧迫せずに済みます。

ブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルームはZoomならではの機能です。ブレイクアウト機能を利用すると、開催しているミーティングが大人数の場合、参加者を少人数のグループに分けてミーティングを行えます。

任意のタイミングでメンバーを割り振った複数セッション(複数の会議グループ)を同時進行できるため、レベル分けの研修や討論の活発化に役立つ機能です。有料版Zoomならホスト権限を持つ共同ホストを複数任命でき、セッションごとに管理者を置いて会議を進行できます。

ビジネスチャット

ビジネスチャットツールとして活用できるのもZoomならではです。ビデオミーティング中にもチャット機能は利用できますが、Web会議を開催していない時にもテキストメッセージでやり取りができる「Zoom Chat」の機能を利用できます。Web会議システムとビジネスチャットをひとつのツールに統合でき、会議前後のやり取りも一元管理できるのは利点です。

スケジュールや履歴の管理

会議のスケジュールや履歴の管理は、ペーパーレス会議システムの基本機能です。

Zoomは無料アカウントでも会議をスケジュール管理できますが、履歴を管理するには有料アカウントの取得が求められます。有料版ならZoomポータルサイトのダッシュボードから、過去のミーティングの開催時間や開催人数などの詳細情報を把握可能です。

料金システム

ペーパーレス会議システムの料金システムはさまざまですが、「1ID当たり○○円」というサービスが多く、システム利用者数(会議参加者数)が増えるほどコスト増となります。

一方Zoomは、有料アカウントを取得する必要があるのは会議のホスト(主催者)のみです。ホストが有料アカウントを登録していれば他のユーザーは無料でミーティングに参加できるため、「同時開設するルームの数」で費用を計算できます。なお40分以内の会議またはユーザーが1対1の会議であれば、無料アカウントでも会議を主催することが出来ます。

スマートなペーパーレス会議を実現する環境整備はイッツコム!


イッツコムはWeb会議システム「Zoom」の有料版の他、容量無制限の法人向けクラウドストレージ「Box」や光回線・プロバイダ一体型の法人向け光回線サービスの「イッツコム光接続サービス」を提供しています。これらのサービスを組み合わせれば、快適なペーパーレス会議を行うための環境設備が整うでしょう。

オンライン会議のベストソリューション「Zoom」

ペーパーレス会議システムは映像・音声の共有に対応しておらず、また基本的には遠隔会議機能を持ちません。テレワーク環境に対応するならWeb会議システムが求められます。

そこで導入したいのがZoomです。有料版Zoomならグループミーティングを実質無制限(30時間/1回)で利用でき、共同ホストの指名やミーティングの履歴管理にも対応します。さらにウェビナーアドオンを購入すれば、最大1万人参加のウェビナー開催も可能です。

会議資料をクラウドストレージで管理し、ミーティングのクラウドレコーディングを利用すれば、デバイスに会議関連のデータを保存する必要はありません。クラウドベースの運用によりコスト削減・業務効率化につながる上、情報漏えいリスクを抑えられるのもメリットです。

会議資料の安全なクラウド管理には「Box」

ペーパーレス会議システムは会議資料をシステム内で独立管理するため、他の業務で資料を利用する際に手間がかかり、ファイルの分散も起こります。

そこで導入したいのが、Zoomの画面共有機能でも利用できるクラウドストレージ「Box」です。有料版Boxは容量無制限で、会議資料を含めた全てのファイルを一元管理できます。プロジェクトやタスクの管理にも対応し、1,500以上のアプリのファイルマネージャーとして活用できるのも利点です。

米国政府を含めた各国の政府機関が採用するほどセキュリティレベルが高く、安全なクラウド上で効率的にファイルを保存・共有できます。

安定したZoom利用なら「イッツコム光接続サービス」リモートワークにも最適の「法人データSIM」

Zoomを利用する上で気になるのが接続の安定性です。Zoomは独自のデータ圧縮技術により接続の安定性が高いWeb会議システムですが、インターネット回線の接続状況次第では遅延や強制退出が発生し会議に支障が出てしまいます。

「イッツコム光接続サービス」は、通信速度は下り2Gbps・上り1Gbpsと一般的な光回線より高速な上、最新のインターネット接続方式「IPv6 IPoE」に標準対応しており、時間帯によらず安定したインターネット接続ができます。

光回線・プロバイダ一体型のサービスなので、他社サービスよりランニングコストを抑えられる上、トラブルの際の窓口を一本化できることも利点です。

また、外出先やリモートワークの際には「法人データSIM」がおすすめです。法人データSIMは、1か月に利用できるデータ通信容量と必要なSIM枚数を組み合わせて契約できます。

また、SIMのみで契約するプランに加えて、モバイルルーターとセットで契約するプランも提供しています。モバイルルーターとセットで契約し、社員に支給することで費用負担を軽減しつつリモートワーク環境の整備が可能です。

リモートワークの導入時やリモートワークをさらに拡大しようと考えている際にはぜひこちらもご検討ください。


まとめ


ペーパーレス会議システムは電子化した資料を共有することにフォーカスしたシステムで、基本的に映像・音声の共有機能はありません。

Web会議システム「Zoom」であれば、遠隔地とバーチャルな「場」を共有でき、クラウドストレージ「Box」と連携したスマートな資料共有にも対応します。モバイル閉域接続を組み合わせれば、出先からの会議参加も可能です。

テレワーク環境にも対応するペーパーレス会議をお求めなら、複数サービスの組み合わせで必要な環境を一括整備できるイッツコムにご相談ください。

ご自宅のテレワーク環境を整えたい方は「イッツコムの個人向けサービス」がおすすめです。詳しくはこちらから。