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ビジネスに最適のクラウドストレージのメリットは?高コスパの「Box」の魅力も解説

働き方改革やコロナ禍の影響もあって、時間や場所を選ばず利用できるファイル共有システム「クラウドストレージ」を導入する企業が増えています。クラウドストレージの導入を検討しており、法人向けの機能性・セキュリティに優れた高コスパのサービスを知りたい企業担当の方もいるのではないでしょうか。

従来のファイル共有システムと比較したクラウドストレージの有用性、各国の政府機関やリーダー企業が採用するクラウドストレージ「Box」の魅力を知ることで、自社にとって最適なサービスを選択可能です。そこでこの記事では、クラウドストレージのメリットや選び方、多くの企業に選ばれるBoxの魅力や法人向けプランの料金・機能比較について紹介します。

クラウドストレージとファイルサーバーの違いとは?


働き方改革やコロナ禍の影響もあり、クラウドストレージは一部の大企業やIT系企業だけでなく、中小企業の間にも広く普及し始めています。主に社内LAN内で運用するファイルサーバーとは異なり、いつでもどこからでもアクセスできるのが大きな利点です。まずはクラウドストレージとファイルサーバーの違いを見ていきましょう。

クラウドストレージとは

クラウドストレージ(オンラインストレージ)とは、インターネット経由で利用できるストレージサービスです。サービス事業者が管理するストレージにファイルを保存し、専用アプリやWebブラウザからアクセスします。

クラウド型のサービスとして提供されるため、有料版は月額料金を支払い継続利用するのが一般的です。国内外のさまざまなベンダーが独自のクラウドストレージサービスを提供しており、保存容量や機能、セキュリティレベルなどに違いがあります。

ファイルサーバーとの違い

ファイルサーバーとは、OSのファイル共有機能を利用し、ネットワーク経由でストレージを提供するサーバーシステムです。一般的にはWindows Serverを用いることが多く、これをWindowsファイルサーバーと呼びます。

ファイルサーバーは自社で構築するため、社内LAN内で運用するのが基本です。自社内でファイル共有システムを運用する安心感はありますが、クラウドストレージに比べるとさまざまなデメリットがあります。

ファイルサーバーと比較したクラウドストレージのメリット


ファイルサーバーと比較すると、クラウドストレージには以下のようなメリットがあります。

・サーバーの保守管理が不要
・低コストで導入・運用できる
・どこからでもアクセスできる
・事業継続性を担保できる

ネットワーク時代のファイル共有システムとして、クラウドストレージがいかに有用かを見ていきましょう。

サーバーの保守管理が不要

クラウドストレージの大きなメリットのひとつは、ファイル共有用のサーバーの管理が不要であることです。サーバーはサービス事業者が保守管理するため、サービス利用に当たって専門的な知識や煩雑な手間が不要で、専任のサーバーエンジニアを雇用・常駐させる必要もありません。

低コストで導入・運用できる

クラウドストレージの利用者は自前のサーバーを運用しないため、サーバーの調達・保守・管理・更新などの費用がかかりません。ファイルサーバーとは違い、まとまったサーバーシステムを構築・維持するための初期費用・ランニングコストがかからないのは大きなメリットです。

サービスによって料金設定は異なりますが、ファイルサーバーに比べ、電気代や人件費も含めたトータルコストを抑えられます。

どこからでもアクセスできる

ファイルサーバーは基本的に社内LAN内での運用を想定しているため、社外ネットワークからのアクセスには設定の手間がかかる上、外部から社内LANにアクセスすること自体にセキュリティリスクがあることがネックです。

クラウドストレージならインターネット経由での利用を前提とするため、アプリやWebブラウザを通じてどこからでもアクセスでき、サーバー関連のセキュリティはサービス事業者が担保します。

事業継続性を担保できる

ファイルサーバーは自社努力により安定運用を担保することが必要です。しかしサーバー・ネットワーク関連のトラブルによりファイル共有が不可となったり、災害や経年劣化でサーバーが破損することでデータ損失を起こしたりします。

クラウドストレージのサービス事業者にとってはサービスの信頼性が何より重要であるため、こういったリスクを回避しやすいのもメリットです。またコロナ禍などで出社制限がかかってもクラウドストレージなら問題なく利用を継続できます。

クラウドストレージの選び方と高コスパの「Box」の魅力


クラウドストレージは個人利用も想定したサービスが多い中、Boxは法人向けに開発されたサービスです。ビジネスユースのクラウドストレージに要求される機能性やセキュリティレベルを非常に高い水準で満たし、国内外の多くのリーダー企業に採用されています。ここでは、クラウドストレージの選び方とBoxの魅力を見ていきましょう。

容量と料金

データの保存容量や料金設定はクラウドストレージサービスによってさまざまです。基本的には保存容量が大きくなるほど月額料金は高くなり、サービス利用を続けるほど(保存するデータが多くなるほど)高コストとなります。

ビジネスユースでは数百GB程度(PCのストレージ程度)の保存容量は不十分となるケースも珍しくありません。この点、Boxの法人向けプランは全て容量無制限で、保存するデータがどれだけ増えても据え置き料金であるのは大きなメリットです。

セキュリティ

クラウドストレージを利用する上で、企業が特に注意したいのはセキュリティレベルです。サービスによって暗号化やデータ損失防止、サーバーの分散管理などの対応状況は異なります。クラウドストレージはサイバー攻撃の標的になることもあり、実際にセキュリティ事故を起こしたサービスも多く見受けられます。

この点Boxは、米国政府をはじめとする各国の政府機関や、金融機関・医療機関に採用されるほど高セキュアです。過去に深刻なセキュリティ事故を起こしたことはなく、世界的に最も信頼性の高いクラウドストレージとして知られています。

機能性

機能性も重要なポイントです。クラウドストレージサービスによっては保存・閲覧できるファイルが限定的で、またダウンロード制限がかかるサービスもあります。クラウドストレージを単なる「ファイルの置き場」として捉えるのではなく、ファイル共有機能や拡張性にも着目しましょう。

Boxは130種類以上のファイルのオンラインプレビューや、社外人材との安全な共同編集、1,500以上のアプリとの連携などに対応します。コンテンツマネジメントのハブとして利用できる機能性も、Boxの大きな魅力のひとつです。

使いやすさ

社員にとっての使いやすさも重要なポイントです。クラウドストレージを導入したものの操作性やインターフェースに問題があれば、利用は定着しません。無理な利用で情報漏えいリスクを高めたり、業務効率が低下したりすることも考えられます。

Boxはシンプルなインターフェース・操作性で、直感的に利用できることもメリットです。加えて7種類のアクセス権限設定や70種類以上のログ監視機能も利用でき、クリーンな利用環境を維持できます。

対応OS・デバイス

企業によってはWindows PCとMacを併用しているケースや、スマホやタブレットを業務利用しているケースもあります。ビジネスのデジタル化に伴い業務利用するOS・デバイスは多様化していますが、クラウドストレージサービスの対応状況はさまざまです。

Boxならマルチプラットフォーム対応なので、デスクトップ版・Webブラウザ版・スマホ版など、あらゆる環境で同じシステムを利用できます。

サポート体制

クラウドストレージを導入すると、利用方法に不明な点があったり、トラブルの際の窓口に迷ったりするケースもあります。サービスのサポート体制にも注意しましょう。

Boxは米国発のサービスなので、公式サイトから契約するとBox米国法人による英語サポートとなります。国内の代理店から契約すれば代理店によっては日本語サポートを利用できるため、サポート内容が充実している代理店から契約することが大切です。

クラウドストレージ「Box」法人向けプランの料金・機能比較


Boxの法人向けプランは「Business」「Business Plus」「Enterprise」の3種類です。全てのプランが容量無制限で、上位のプランは下位のプランより機能性やセキュリティレベルに優れます。ここでは、それぞれのプランの料金や機能を見ていきましょう。

Businessプラン

Businessプランの利用料金は、1ユーザー当たり月額1,800円です。法人向けのエントリープランですが、下記のような非常に有用な機能を利用できます。

・容量無制限のストレージ
・アップロード上限5GB/1ファイル
・Microsoft 365、Google Workspace、Slackとの連携
・1つの 外部アプリ との連携
・7種類のアクセス権限設定
・50のバージョン履歴の自動保存
・70種類以上のログ管理
・130種類以上のファイル形式のプレビュー
・SSL通信と保存データ暗号化
・二要素認証
・データ損失防止(DLP)
・モバイルセキュリティコントロール
・SSO(シングルサインオン)対応
・「Box Notes」によるドキュメント作成とコラボレーション
・「Box Sign」によるWebアプリでの電子サイン
・「Box Relay」による標準ワークフローの自動化

主に、取り扱うデータ量が多く、かつ社内共有がメインという場合に最適です。

Business Plusプラン

Business Plusプランの利用料金は、1ユーザー当たり月額3,000円です。Businessプランの機能に加え、以下のような機能を利用できます。

・アップロード上限15GB/1ファイル
・管理対象外ユーザー(外部コラボレータ)の無制限招待
・10つの外部アプリ との連携
・コンテンツの完全な可視化と管理
・ユーザーアクティビティの完全な追跡
・管理権限の委任
・メタデータ/カスタムテンプレート
・サービス利用規約のカスタマイズ
・グローバルセキュリティ基準「PCI DSS」に準拠
・有償オプション「Box Governance」によるコンテンツのライフサイクル管理の支援
・有償オプション「Box Zones」による任意のリージョンでのデータ保管
・有償オプション「Box KeySafe」による暗号鍵の管理

法人向けプランで多く選ばれているのがBusiness Plusプランです。取引先など社外とのデータ共有が多い際に最適です。

Enterpriseプラン

Enterpriseの利用料金は、1ユーザー当たり月額4,200円です。Business Plusプランの機能に加え、以下のような機能を利用できます。

・アップロード上限50GB/1ファイル
・無制限の数の 外部アプリと連携
・100のバージョン履歴の自動保存
・有償オプション「Box Shield」による情報漏えい防止と潜在的脅威の検出
・外部ユーザーの二要素認証
・高度なモバイル保護
・パスワードポリシーの施行
・プレビュー時の電子透かし埋め込み
・DLPやeDiscoveryを含む無制限の統合
・医療情報のコンプライアンス「HIPAA/HITECH」に準拠
・米国政府クラウドセキュリティ認証「FedRAMP」に準拠

アプリケーションの追加が無制限で、電子透かしやパスワードポリシーの施行が可能なため、医療業界や精密情報を扱う企業に多く選ばれています。

高コスパのクラウドストレージ「Box」を導入するならイッツコム!


企業が採用するクラウドストレージに求められるのは、容量無制限であることや優れた機能性、高度なセキュリティレベルです。イッツコムなら高コスパのBoxの法人向けプランを1か月無料で提供しています。外出先での通信手段に便利な「法人データSIM」と組み合わせれば、さらに活用範囲が広がります。

まずは1か月無料のトライアル「Box」

個人利用を想定したクラウドストレージが多い中、Boxは法人向けに開発されたサービスで、単なるクラウドストレージというよりコンテンツマネジメントシステムとして機能します。

容量無制限でファイルを保存・共有でき、外部ユーザーと安全にコラボレーションできる上、Box Notesによるアイデア共有やBox Relayによるワークフロー自動化も可能です。1,500以上のアプリのファイルマネージャーとして利用できることも魅力で、あらゆる業務データのハブとして利用できます。

イッツコムは有料版Boxの1か月無料トライアルを実施中です。まずは無料トライアルで使用感を確かめてみましょう。さらに、導入だけでなく運用に関しても回数無制限のメール及び電話のサポートが標準で付帯するので安心です。

外出先からのアクセスには「法人データSIM」

Boxはマルチプラットフォーム対応なので、スマホやタブレットから利用することで活用シーンが大きく広がります。テレワーク環境はもちろん、現場や商談の場からでも同じシステムを利用でき、瞬時に情報共有できるのは魅力です。

そこでBoxの利便性を高めるために導入したいのが「法人データSIM」です。NTTドコモ回線を使っているため、広い利用エリアが特徴です。メンバーで容量をシェアでき、導入前のトライアルでデータの使用容量をチェックした後に最適なプランを選べます。

まとめ


個人利用も想定したクラウドストレージが多い中、法人向けに開発されたBoxは機能性やセキュリティに優れ、ビジネスに求められる要件を非常に高水準で満たします。まずは1か月無料のトライアルで使用感を確かめましょう。クラウド型のサービスなので、利用に当たって既存システムの変更は必要ありません。

イッツコムはBoxの他にも安全なモバイルデータ通信サービス「モバイル閉域接続」やWeb会議システム「Zoom」、営業支援システム「ホットプロファイル」など、関連サービスも幅広く提供しています。クラウドストレージの導入をお求めなら、高コスパのBoxとともに関連システムも一括整備できるイッツコムにご相談ください。