メール添付のファイル容量はどれくらい？目安やマナー、受け渡し方法を解説

ビジネス上のメールのやり取りでWord文書や画像ファイルなどを添付するシーンは、多くあります。その際に、ファイル容量が重すぎてメールが送れなかったこともあるのではないでしょうか？また、ビジネスマナーとしてメール添付のファイル容量はどの程度が上限か知りたい方も多いようです。

ビジネスにおけるメールの添付ファイルについてのマナーや極力小さなメールサイズに抑える方法、メールでは送れない大容量ファイルを共有・管理する方法を知ることで、ファイルのやり取りがスマートにできます。メール添付から脱却することにも目を向け、これからのビジネスに求められるファイル共有方法への転換を考えましょう。

そこでこの記事では、メールの添付ファイルの容量目安やビジネスマナー、クラウドストレージの有用性についてご紹介します。

メール添付ファイルの容量目安は？

メール添付ファイルの容量目安を考える際には、「ファイルを添付する場合、メールサイズは送信時に約1.3倍~1.5倍になる」ということを理解しておくことがポイントです。まずはメールサイズの仕組みや容量目安について見ていきましょう。

メールサイズは送信時に約1.3倍~1.5倍に

メールの添付ファイルは送信時に容量が増えます。全ての添付ファイルはメール送信時にテキストファイルにエンコードされる（置き換えられる）ため、実際に送受信されるメールサイズは、メール作成時に比べ1.3~1.5倍程度に大きくなる仕組みです。

つまり、「10MBのメールを送ったつもりが、メールサーバから見ると15MBだった」ということが起こります。メールの添付ファイルの上限を考える際には、この容量のズレを認識しておくことが必要です。

メール添付の容量制限の目安

送受信するメール1通当たりの容量制限は、Gmailなどのフリーメールで25MB程度です。一般的なプロバイダであれば20MBや100MB、中には無制限という場合もあります。

企業が自社運用するメールサーバの場合、送受信するメール1通当たりの容量制限は10MB程度としているのが一般的です。古くから運用されているメールサーバの場合は1~3MB程度ということもあるようです。

添付ファイルの容量目安はマナーとして2MB程度

ビジネスにおける添付ファイルの容量目安は2MB程度までです。企業文化や受信設定によっても異なりますが、一般的には2MB程度が無難とされます。

なお、この2MBというのはメール作成時のサイズです。実際にはメール本文などのデータも含めサイズは大きくなり、さらに添付ファイルがテキストファイルにエンコードされ、メールサイズは最大3MB程度になります。「受信時にはメールサイズが最大1.5倍程度まで大きくなる」という点に留意しましょう。

大容量のメール添付ファイルがビジネスマナーとしてNGの理由

大容量のメール添付は、受信者に迷惑をかけるという意味でビジネスマナー違反です。また、メールサービス・メールボックスの容量制限や受信側企業の上限設定によって、大容量メールを送受信できない場合もあります。

ここでは、メール添付ファイルについてのビジネスマナーについてより理解を深めていきましょう。

受信者に迷惑をかける

大容量のメール添付ファイルがNGな理由のひとつは、受信側に迷惑をかけることです。大容量のメールを受信する際には、全てのメールのダウンロードに通常より長い時間がかかる上、ネットワーク帯域を圧迫します。

つまり、自身のメールを受信してもらうために、受信者側のビジネススピードを低下させるということです。またメールが届かない場合、再送信のやり取りにも時間がかかります。このように、ビジネスマナーとして大容量のメールの送受信はNGと考えましょう。

メールサービスの容量制限

大容量のメール添付ファイルは、メールサービスの容量制限により送受信が無効となる場合もあります。

一般的なプロバイダのメールやフリーメールは、送受信するメールの容量上限が20~25MB程度です。中には100MB以上の大容量メールに対応している場合もありますが、逆に容量上限が10MB以下と少ない場合もあります。

この容量制限を超えると、メールを送れず、受け取れません。また送信できないにもかかわらずメーラーが試行を繰り返し、エラーメッセージも返さず、「送ったつもりになる」恐れもあります。

受信側企業の上限設定

メールサービスの容量制限とは別に、受信側企業がメール受信サイズに制限を設けている場合もあります。

上限設定は企業によって異なりますが、2MBや3MB程度に設定しているケースも珍しくありません。この上限サイズを超える全てのメールは受信拒否されます。

なお添付ファイルのエンコードにより、受信側で容量上限を3MBに設定している場合、送信時の添付ファイル容量は2MB程度が限度です。

メールボックスの容量制限

大容量のメールを送ると、メールボックスの容量を超えるために受信できないケースもあります。送受信できるメールサイズの上限を超えていなくても、メールボックスの容量に空きがなければ受信できません。

この場合、大容量のメールを受信してもらうために、メールボックス内に保存したメールの削除を強いることになります。同様に、PCやスマホのストレージ容量を圧迫することになるため、大容量の添付ファイルの送受信は推奨されません。

メール添付ファイルの容量を小さくする方法

やむを得ず大きなサイズのメールを送る場合、以下のような方法でメールサイズを小さくできます。

・メーラーの機能で分割送信する
・添付ファイルを複数メールに振り分ける
・添付ファイルを圧縮する
・画像の解像度を落とす

ただし、これらの方法は受信側企業に許可されない場合もあるため注意が必要です。

メーラーの機能で分割送信する

メール添付ファイルの容量を小さくする方法として、メーラーの機能でひとつのメールを複数に分割して送信することが挙げられます。これにより大容量のメールを、複数の小さなサイズのメールとして送信可能です。

ただし、メールの分割送信機能が使えるメーラーは限られており、受信側がメールの結合機能に対応している必要があります。加えて添付ファイルにウイルスが含まれる場合ウイルスも分割することになり、ウイルスチェックをすり抜ける恐れがあるため、企業やメールサービスによっては分割メールの受信を許可していません。

添付ファイルを複数メールに振り分ける

送りたい添付ファイルが複数ある場合、複数のメールに振り分けて送信する方法があります。例えば、一連のWordファイルや画像ファイルを送信する際、メール1通当たりの添付ファイルを3つまでに抑えるといった具合です。

これは容量制限の回避に有効ですが、受信者に複数メールを送り付けることになります。受信者が了解していれば問題にならなくとも、複数のメールを送ることはビジネスマナーとして正しいとは言い切れません。

添付ファイルを圧縮する

添付ファイルの容量を小さくしたい場合、添付ファイルをZip形式などで圧縮する方法もあります。この方法で確かにメールサイズは小さくなりますが、受信企業が圧縮ファイルを受信拒否しているケースも珍しくありません。

パスワード付きZipファイルとパスワードを別々のメールで送る方法を「PPAP」と呼びますが、この方法はセキュリティリスクが高く、政府は全面禁止の方針です。企業も続々とPPAP禁止に動いており、圧縮ファイルのメール添付は推奨されません。

（参考：「平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日」）

【関連記事：『PPAPを政府・企業が禁止する理由とは？セキュリティリスクや代替案を解説』】

画像の解像度を落とす

メールに画像ファイルを添付する場合、解像度を落として添付してメールサイズを小さくする方法もあります。これは画像ファイルの解像度にこだわりがない場合に有効な方法です。

画像の圧縮はOS標準のペイントツールなどで簡単に操作できます。ただし元ファイルの共有が必要な場合、劣化版を送信することになるため目的に合致しません。

メールを使わずに大容量ファイルを送受信する方法

ビジネス上のやり取りでメールの添付ファイルを使うのは今の時代に適しているとは言えないでしょう。ファイル転送サービスを使う方法もありますが、こちらも業務利用するにはリスクが目立ちます。ベストなファイル共有方法は、クラウドストレージを活用することです。

ファイル転送サービス

メールを使わずに大容量ファイルを送受信する方法として、古くからファイル転送サービスが利用されています。ファイルはサービスのサーバにアップロードし、受信者にはダウンロードリンクを送信するため、メールの受信容量を気にする必要はありません。

ただしリンク送信の宛先ミスがあると情報漏えいに直結するなど、セキュリティリスクが問題になりやすいサービスです。

また多くのサービスは「一時的なファイルの置き場」として最低限の機能があるだけで、オンラインプレビューに対応していません。内容確認のために大容量ファイルのダウンロードを強いることになり、受信者に結局迷惑をかけるケースもあります。

クラウドストレージ

メールを使わずに大容量ファイルを送受信したい場合、最もクリティカルなソリューションはクラウドストレージです。クラウドストレージにアップロードしたファイルにはアクセス制限をかけられるため、共有リンクの送信などにより安全に共有できます。

またファイルのオンラインプレビューにも対応するため、ファイル形式によってはダウンロード不要であることも利点です。

ただしファイル容量に依存して高コストとなるサービスが多く、ファイル共有を続けるとコストが肥大化する恐れもあります。

大容量ファイルをスマートに共有・管理するならイッツコム！

イッツコムが提供するクラウドストレージ「Box」を活用すれば、さまざまなデメリットがあるメール添付から脱却できます。

Boxは容量無制限であることも魅力ですが、日本政府が公式に調達するサービスでもあり、セキュリティレベル・信頼性は抜群です。またファイル共有だけでなく、業務のプロセスや効率の大幅改善にも役立ちます。

メール添付から脱却できるクラウドストレージ「Box」

有料版Boxは全てのプランで容量無制限で、社内外を問わない安全なファイル共有が実現できます。ファイルの送信はBox上のファイルやフォルダに付与される固有のURLである「共有リンク」をメールやチャットツールなどで共有することで、Boxアカウントを持っていないユーザーにもセキュアにデータ送付することが可能です。

またBoxは130種類以上の拡張子のファイルをインターネットブラウザ上でプレビューすることができるため、動画や画像・PDFドキュメントなどファイルの中身を確認するだけであればデータのダウンロードは必要ありません。

さらに特定のフォルダへのアクセス権を持ったユーザーすなわち「コラボレータ」同士であれば、ファイルごとにコメントをつけたり、タスク設定もできたりするため、Box上でコラボレーションが完結するのも利点です。Boxを活用すればファイルに関するプロセス全体を一元管理でき、メールを使う必要がなくなります。

政府も採用する抜群の信頼性を誇る「Box」

Boxは世界最高峰のセキュリティレベルを誇るクラウドストレージとしても有名です。7種類のアクセス権限設定やファイル・送受信データの強力な暗号化、外部ユーザーの二要素認証など、セキュリティ対策において隙がありません。

2021年9月には日本政府が調達するクラウドサービスとして認定され、実際に複数の省庁でファイル共有システムとして採用されています。他にも、高度なセキュリティレベルが求められる米国政府や金融機関・医療機関にも採用されており、サービスの信頼性は抜群です。

業務のプロセスや効率を大幅改善できる「Box」

Boxはコンテンツマネジメントシステムとしても最適です。50以上のバージョンを自動保存するため、差分ファイルを作成する必要がなく、保存するファイルがどれだけ多くなってもフォルダ構造を常にクリーンに保てます。

また1,500以上のアプリのファイルマネージャー（コンテンツの保管先）としても利用でき、企業活動の中で生成されるデータの安全な一元管理が可能です。

加えて「Box Notes」によるプロジェクト立案や「Box Relay」によるワークフロー自動化なども活用でき、業務のプロセスや効率を大幅に改善できます。

クラウドがクリエイティブを加速！広告代理店B社様の事例

複数の販促案件とその制作物に関して、クライアントや制作会社とデータのやり取りを頻繁に、かつ並行して行うことの多い広告代理店B社様が、イッツコムが提供するBoxを導入した事例をご紹介します。

導入前は、メール添付や無料ファイル転送サービス、USBや紙資料でデータのやりとりをしていました。データの受け取り後は、印刷して修正指示を手書きで記載、スキャンしたあとにメール添付や無料ファイル転送サービスなどで再度送付するという、コンテンツの受け渡しの工程が非常に多く、大きな負担となっていました。

そこで、イッツコムが提供する容量無制限で社外とのフォルダ共有も無制限に可能な「Box Business Plusプラン」を導入しました。導入後は、クライアントや制作会社とのデータの受け渡しや修正指示は全てBox内で完結できるようになりました。プレビュー機能や注釈機能を駆使することで、Illustratorや Photoshopなどの専用ソフトがなくてもBox内でファイルの中身を閲覧し コメントができるため、作業効率が大幅にアップしました。

まとめ

メール添付のファイル容量は2MB程度までとするのがビジネスマナーです。ただしメールは技術的に深刻な欠陥があり、近年は多くの企業がクラウドストレージによるファイル共有にシフトしています。

容量無制限かつ高セキュアな「Box」を活用すれば、安全に大容量ファイルを共有・管理できる上、業務のプロセスや効率を大幅に改善できます。メール添付からの脱却をお求めなら、コンテンツマネジメントでビジネスを変革できるイッツコムにご相談ください。