SFAとは？CRMとの違いや導入のポイント、MA・名刺管理との連携を解説

従来の営業活動に課題を感じており、営業支援ツールである「SFA」の導入を考えている企業担当の方もいるでしょう。SFAとは、営業の生産性を向上・改善させるツールのことです。顧客管理を行う「CRM」と比較されることがありますが、それぞれの機能は異なります。

そこでこの記事では、SFAとは何か、CRMとの違いと併せて解説します。SFAを取り入れることで得られるメリットについても解説しますので、自社の営業組織を強化するためにもぜひご一読ください。

SFAとは？

SFA（Sales Force Automation/営業支援システム）とは、営業関連の情報を営業部門内で共有し、組織的な営業活動を支援するツールの総称です。

従来の営業活動は営業パーソンが経験と勘に基づいて個別に行動し、顧客情報・営業履歴のブラックボックス化を招きやすいのがネックでした。営業情報を一元管理しにくく、マネジメントが難しい上、営業部門内でノウハウを蓄積・共有しにくいのも問題です。

SFAは営業部門全体でひとつのシステムを利用することが前提で、顧客情報や営業履歴を全員で蓄積・可視化・共有します。蓄積したデータと関連付けて目標管理やレポート作成などもでき、属人的な営業活動から組織的かつデータドリブンな営業活動へシフトできるシステムです。

【関連記事：『SFAとは一体どのような機能があるのか？知っておきたい基礎知識』】

SFAとCRMの違いとは？

SFAとCRMは、顧客情報を管理するという点では同じ役割を果たしていますが、どのような情報を管理して、どのように機能するかという点に違いがあります。

ここからは、SFAとCRMとの違いについて見ていきましょう。SFAとCRMとの違いを把握しておくことで、SFAを導入するかどうかの判断ができます。

CRMとは？

CRM（Customer Relationship Management/顧客関係管理システム）は、顧客の属性や接触履歴を管理して、顧客との長期的かつ良好な関係構築を目指すシステムの総称です。

SFAは営業部門内での運用に特化したシステムですが、CRMは実店舗・ECサイト・Webサイト・カスタマーサポートなど、あらゆる顧客接点から情報を収集・管理します。顧客との関わりを全社的に一元管理することで、顧客を深く理解し、それぞれの顧客に適した対応が可能です。

このようにCRMは、顧客にフォーカスしてCX（顧客体験）を改善し、LTV（顧客生涯価値）を最大化するために活用されます。

【関連記事：『CRMとは？顧客管理システムとSFA・MAを組み合わせて生産性向上へ』】

SFAとCRMで管理する顧客情報の違い

SFAは営業活動に付随する顧客情報を管理します。SFAが管理する主な顧客情報は以下の通りです。

・企業の名称・業種・住所・URL
・担当者の氏名・部署・役職・連絡先
・商談や案件の履歴
・アプローチの進捗状況
・対応する営業担当者の氏名
・営業報告の履歴

一方で、CRMは顧客との接触履歴全般を管理します。CRMが管理する顧客情報は下記の通りです。

・顧客の氏名・年齢・性別
・顧客の電話番号・メールアドレス・住所
・商品・サービスの購買履歴
・Webサイトへの訪問履歴
・サポートセンターへの問い合わせ履歴・内容
・キャンペーンの応募状況
・クーポンの取得歴

SFAとCRMの機能の違い

SFAは組織的な営業活動により売上の最大化や生産性向上を目指します。SFAの主な機能は以下の通りです。

・顧客情報の一元管理
・顧客ごと・営業担当者ごとの商談管理
・ToDo・タスクの管理
・オンライン営業報告
・目標管理
・売上予測
・営業レポートの作成
・見積書や契約書の作成

一方、CRMはCXの改善やLTVの最大化を目指します。CRMの主な機能は以下の通りです。

・顧客の属性・接触履歴の一元管理
・会員サービスの運営
・顧客分析
・マーケティング施策の支援

【営業担当者編】SFAを導入するメリットとは？

自社の営業組織強化のためにSFAを導入した際、どのようなメリットを享受できるのでしょうか。ここからは、営業担当者にとってSFAを採用するメリットは何なのかという点にフォーカスを当てて見ていきます。

次にすべき行動が分かりミスや漏れが防げる

SFAにはアラート機能が付いているので、打ち合わせの時間や先方との待ち合わせに遅れることを防げます。また、上司や同僚との情報共有により長期間訪問していない顧客や、やり残している業務が漏れなく把握できるでしょう。

さらに、新人社員が営業をする場合や、別の業界から中途入社した社員が営業をする場合でも、他の営業スタッフの商談プロセスを参照することで、次に何をすべきかの判断が自分でできるので、早い段階で成果を出すことが可能です。

上司への報告が簡単にできる

SFAを取り入れることで、日々の上司への営業報告の手間を大きく減らせます。外出先や営業先などからスマートフォンやタブレットで報告できるため、会社に戻ってから営業報告書を作成するのに時間が割かれることもありません。

またSFAであれば、あらかじめ決められた項目をプルダウン方式で選ぶだけのものが多く、簡単に報告ができるのもメリットのひとつです。これらの作業に充てていた時間を、営業活動に充てられるので、結果的に成約率の向上につなげられます。

【営業マネージャー編】SFAを導入するメリットとは？

では、営業マネージャーにとってSFAを導入するメリットは何なのでしょうか。さまざまな立場からのメリットを把握することで、導入後の効果も明確に見えてくるでしょう。

数値データを把握しやすい

ITが導入される前までの営業職は、営業に関係する数値が「見える化」されてなかった点や、「見える化」されていたとしても目先の数値に捕らわれてしまうことが多い点がネックでした。

SFAを取り入れることで数値を「見える化」できるのはもちろん、目先の数値だけでなく多くの指標の中から数値を導き出せます。

また、SFAであれば定形フォームへの入力が多く、内容に大きなばらつきが出ることもありません。数値データを簡単に集計したり分析したりできることもメリットです。

活動状況が把握しやすく重大なミスを見つけやすい

SFAを採用すると、活動状況が把握しやすいので重大なミスを見つけやすいということもメリットと言えるでしょう。進捗が止まったままの案件や、値引き額が大きすぎるなど、通常とは違う状態の商談や案件を早期に見つけられます。

また、何か問題が発生したときにその問題をすぐに見つけられる他、見つけ次第すぐに原因を分析して見直しや改善をすることが可能です。仮に被害が出たとしても、最小限に抑えられます。このように、SFAを取り入れることで、企業の危機管理能力を底上げできる点もポイントです。

【経営者編】SFAを導入するメリットとは？

SFAを取り入れることは、営業担当や営業マネージャーにとってさまざまなメリットがあります。では、経営者にとってから見たメリットは何なのでしょうか。

経営者から見たSFAを取り入れるメリットは、コスト面や社員への評価、経営戦略など経営者にとって欠かせないポイントを強化する点にあります。ここでは、それらのメリットについて詳しく見ていきましょう。

教育コストを減らせる

SFAを採用することでナレッジの共有ができるようになれば、新入社員や中途社員は先輩社員に聞かなくても資料の提案方法や営業において先方の信頼や契約を勝ち取るパターンを自主的に学ぶことが可能です。研修などの時間を割く必要がなく、その分営業活動に充てられます。

また、ナレッジの共有ができるようになることで、営業などの方法にブレが生じにくいこともポイントのひとつです。先輩社員が教育を行うと、教えた先輩社員によってやり方が違うということもありますが、SFAを導入すればその心配はありません。

マネージャーに対する適切な評価を下しやすい

営業の現場に出ている社員に対しては売上で評価できますが、マネージャーは売上に直結しない業務が多いため適正な評価をすることが難しい傾向にあります。しかし、SFAを取り入れることで、マネージャーがどのような分析をしたのか、サポートの件数はどれぐらいなのかなどが可視化されます。従来、見過ごされがちだった作業が評価されることで、マネージャー層のモチベーションもアップする点も メリットです。

また、SFAを採用することで、営業のプロセスが「見える化」されることによりマネジメントの中身も見えるようになります。経営者がマネージャーに対して適正な評価ができ、それがマネージャーのモチベーションアップにつながるでしょう。

経営戦略を立てやすい

SFAを取り入れることで、市場や顧客、組織全体の状況をひとつのツールにまとめられます。閲覧しやすく、リアルタイムで把握できるので、情報に基づくスピード感のある経営判断ができるようになるのも利点でしょう。

また、ツールにまとめられたデータは蓄積されてビッグデータ化します。長年にわたり蓄積されたデータを分析することで、経営戦略の立案の一助とすることも可能です。データを元に、計画・実行・評価・改善を繰り返すPDCAサイクルを回すことで、実行力と制度を向上させられるでしょう。

【関連記事：『SFAを導入するメリットをそれぞれの立場からチェック！メリットを生かすポイントも解説』】

SFAを導入するデメリットとは？

企業にとってSFA導入は、現場にいる社員の負担や手間を低減させる他、数値を「見える化」したり、コストが削減できたりする点がメリットです。一方で、SFAを取り入れるには事前に確認しておきたいデメリットも存在します。

ここからは、SFAを採用することで生じるデメリットについて詳しく見ていきます。

コストがかかる

近年では低価格で購入できるSFAモデルも登場してきてはいますが、SFAの導入には少なからずコストが発生します。そのため、自社にとってどのような機能が必要なのかを把握した上で、コストパフォーマンスに優れたソフトを採用する必要があります。

無料期間が設けられているソフトもリリースされているので、無料トライアルを利用して使用感を確かめるのもひとつの手です。トライアル期間を有効活用することで、そのソフトが自社にとって適切なものなのか判断できるだけでなく、社員が簡単に使いこなせるかの確認も可能でしょう。

入力作業に手間がかかる

SFAを取り入れると、情報のシェアのために担当者の連絡先や担当者の部署や役職、企業所在地や渉外の履歴などを入力する必要があります。仮に1件あたりの入力に10分かかっているとすると、6件入力するだけで1時間もの時間を消費してしまうことになります。

また、導入をしたばかりの初期段階だと操作に慣れていないため、入力の時間が余計にかかってしまうことにも注意が必要です。

ただし、入力作業の手間は、WordやExcelなどでの営業報告においても大きく変わりません。入力した情報を営業戦略に生かせるSFAならではのメリットは、入力作業にかかる時間のデメリットを大きくカバーできるでしょう。

SFA導入に失敗しないための注意点とは？

SFAの導入は営業活動や社内の業務を活性化し効率をよくするメリットがある一方で、自社の課題に合わないソフトを導入すると、SFA本来の力を発揮することなくコストだけがかかってしまうこともあります。

ここからは、SFA導入前にチェックしておきたいポイントについて解説します。最適なSFAが導入できるよう、しっかりと確認しておきましょう。

使用するツールを部署間で統一する

SFAを導入しても、ほかの部署と情報を共有できない場合はツールの能力を最大限に生かせません。SFAを採用する以上は、他の部署と情報が共有できるかどうかを一度確認した上で導入に踏み切るようにすることがおすすめです。

他の部署と情報を共有するためには、他部署で導入しているツールについても考慮しておくことが大切です。採用を検討しているSFAソフトと、他部署でもともと使用されているツールに互換性があるかどうか、あらかじめ調べておきましょう。

また、コストが大きくなりますが、他の部署との情報共有のために、SFA導入に伴い既存のツールすべての見直しをすることもおすすめです。SFA採用のメリットのひとつが情報共有ですので、導入する以上は共有できる環境を整えることが重要です。

導入する目的を社員全体に共有する

SFAを取り入れることで、営業担当は次にすべき行動の把握や上司への報告が容易にでき、営業マネージャーは数値データや活動状況が把握しやすくなります。また、教育コストが減らせる点やマネージャーに正当な評価がしやすくなったり、経営戦略が立てやすくなったりすることもメリットでしょう。

しかし、SFA採用の最大の目的は、自社の売上や利益の向上です。導入する意義や価値を社内で共有できていないケースでは、情報入力が単なる作業となってしまってSFAが有効的に活用できない可能性があります。

そのため、SFAをなぜ自社に採用するのか、導入することでどのようなメリットがあるのか、導入の最大の目的は何なのかということを社員全体に共有することも大事です。

SFAの導入効果を高めるポイントとは？

SFAの導入効果を高めるには、名刺管理ツールやMA（マーケティングオートメーション）と組み合わせることがポイントです。ただし、それぞれ独立したツールだと運用が煩雑になるため、名刺管理やMAが一体型のSFAをおすすめします。またクラウドストレージも併用することで、組織的かつ安全なデータ管理が可能です。

名刺管理と連携できること

SFAには営業履歴と関連付けて顧客情報を管理する機能がありますが、ツールによって名刺管理機能があるかどうかは異なります。従来の営業組織では名刺情報が属人化していることも多いため、簡単に名刺情報をシステムに取り込める機能は重要です。

名刺管理機能のあるSFAなら、他部門で蓄積した名刺情報も一元管理でき、名刺情報と紐づけて営業活動を管理できます。顧客の企業名や担当者名など基本情報は名刺情報から既に登録されているため、営業報告の度に面倒な顧客情報を手入力する必要が無くなったり、表記ゆれを防いだりすることができます。

MAと連携できること

MAとは、マーケティング活動を自動化・支援するツールです。見込み顧客の発掘・育成・スコアリングを担うツールで、問い合わせフォームの作成・管理やターゲティングメールの自動配信、ホットリードの抽出などの機能があります。

MAをSFAと統合する利点は、営業部門内で見込み顧客の発掘から契約締結後のカスタマーサクセスまで、一連の顧客接点をトータルにカバーできることです。

商談を重視しがちな営業パーソンに広い視野を与え、営業マネージャーは営業プロセス全体を調整しやすくなり、抜け漏れのない営業活動を展開できます。

【関連記事：「マーケティングオートメーション(MA)の活用で営業効率UPする！」】

クラウドストレージも活用

クラウドストレージとは、アプリやWebブラウザを通じてインターネット経由で利用できる、ファイルの保存や共有を効率化するサービスです。

営業パーソンはさまざまな営業資料を作成・共有しますが、個人的にデータ活用すると営業活動の属人化を招きます。また、メールの宛先間違いなどセキュリティ上の懸念も考えられるでしょう。

クラウドストレージなら安全なクラウド上でファイルを保存でき、外部ユーザーを招待する形でファイル共有できる上、社内外のユーザーで共同編集などのコラボレーションも可能です。営業マネージャーによるデータ管理も容易になり、組織的な営業活動に大いに役立ちます。

SFAの活用による営業組織強化ならイッツコム！

イッツコムが提供する「ホットプロファイル」は名刺管理・SFA・MA一体型で、煩雑な名刺管理を効率化し、メルマガ配信などのマーケティング施策まで対応できます。営業資料の管理や共同編集には、容量無制限かつ高セキュアなクラウドストレージ「Box」が最適です。

名刺管理・SFA・MAオールインワン「ホットプロファイル」

名刺管理やMAと連携するとSFAの導入効果を高められますが、3種類のツールを導入すると定着が難しく、コストも高くなってしまう懸念もあります。

そこで導入したいのが、名刺管理・SFA・MAがオールインワンの営業支援ツール「ホットプロファイル」です。スマホなどで名刺をスキャンするだけで顧客データベースを自動作成し、顧客情報と 紐づけて簡単に営業履歴・進捗を更新でき、システム利用者全員で情報共有できます。

自動スコアリング機能もあり、「いまホットな顧客」を自動通知するため、タイミングを逃さない営業ができるのも強みです。さらに問い合わせフォームの作成・管理機能やターゲティングメールの一斉配信機能など、多彩な機能で営業組織を強化できます。

戦略的な営業アプローチを可能としたホットプロファイルの導入例

E社様は年間1,000社以上の企業様と引合いがありますが、契約前の顧客情報や案件情報・名刺は営業担当者が個別に管理しており、社内共有はしておりませんでした。

創業当初は案件数も少なかったため個別管理に関して大きな問題は見られなかったのですが、事業規模が拡大するにつれて、顧客や案件の引継ぎ、営業進捗状況の把握など、社内での情報共有が疎かになっていきました。このような事態が、重複業務の発生や、営業機会損失へとつながっており、懸念を感じていました。

そこでホットプロファイルSFAパック40Licの導入し、全社員の所有名刺を全てデータ化し、顧客情報・営業進捗を一元管理開始します。

その結果、簡単な報告テンプレートの入力だけで営業日報の代替になる他、契約後の広告物納品までの工程管理も可視化でき、制作部も含めた社内のコミュニケーションロスが大幅に軽減されました。

さらにスマホアプリでも入力可能な日々の情報登録のみで、活動状況や売上状況をExcelのグラフに自動出力。素早い課題把握と対策実行が可能となり、営業体制を見直すことで昨対比受注件数1.2倍を実現させました。

容量無制限かつ高セキュアなクラウドストレージ「Box」

営業資料の保存先としてSFAツールである「ホットプロファイル」上にもデータ保管することは可能ですが、容量制限や検索性の観点で「Box」も活用することでより効率的な ファイル共有が行えます 。

有料版Boxは全てのプランで容量無制限で、社内外を問わない安全なファイル共有が実現します。Box上のファイルやフォルダに付与される固有のURLである「共有リンク」をホットプロファイルの顧客管理画面や営業報告に貼ることで、シームレスなデータ管理が可能です。

また、Boxは130種類以上の拡張子のファイルをインターネットブラウザ上でプレビューすることができるため、動画や画像・PDFドキュメントなどファイルの中身を確認するだけであればデータのダウンロードは必要ありません。

Box内に保管していれば、検索することで顧客関連の情報を容易に探すことができたり、 商談の場でBox内の営業資料をタブレットで提示したり、コンビニのプリンターでダイレクト印刷したりでき、さまざまな営業スタイルに柔軟に対応できる点も魅力です。

まとめ

SFAを取り入れることで、現場にいる人間や管理職の人間にメリットがあることはもちろん、コストが削減できるなど経営者にとっても利点があります。しかし、導入に際しての注意を怠ると、コストだけがかかりSFA本来のメリットが享受できない可能性があるので注意が必要です。

SFAの導入を検討されている企業担当の方は、ぜひイッツコムの「ホットプロファイル」をご活用ください。SFAを採用したいけれど高い、MAをしたいけれど難しいという企業様向けに、名刺管理・SFA・MAの三機能を一元管理できるプラットフォームを提供しています。