グループチャットとは？作り方やメリット、Zoom Chatの使い方を解説

ビジネスチャットツールの導入とグループチャットの活用により、情報共有・コミュニケーションの効率化を図る企業は増えています。テレワークが浸透してきた今、社内外のコミュニケーションに課題を感じており、グループチャットを活用したい企業担当の方もいるのではないでしょうか。

グループチャットの活用方法や、Web会議システムとビジネスチャットを一本化できるツールを知ることで、効率的にコミュニケーション課題を解決できます。ミーティングとチャットをシームレスに連携させることにも目を向け、社内外のコミュニケーション環境を変革しましょう。

そこでこの記事では、グループチャットの有用性や作り方、Zoomと併用することで利便性がより高まる「Zoom Chat」の活用方法についてご紹介します。

チャットやグループチャットとは？

近年は社内外コミュニケーションをメールからビジネスチャットに切り替える企業が増えており、グループチャットの活用が浸透しています。まずは「チャットとは何か」「グループチャットとは何か」という基礎知識を把握しましょう。

チャットとは

チャット（Chat）とは、英語で「雑談」や「おしゃべり」を意味する単語で、ネットワークを通じてリアルタイムでメッセージをやり取りできるシステムです。チャットは以下3種類に分けられます。

・テキストチャット：主に文字情報をリアルタイムでやり取りするチャット。絵文字やスタンプ、メンション機能やファイル共有機能も使える
・ボイスチャット：音声情報をリアルタイムでやり取りするチャット
・ビデオチャット：映像情報をリアルタイムでやり取りするチャット

多くのビジネスチャットツールは、これらのチャット機能が一体化しています。

グループチャットとは

単にチャットというときは1対1チャット、つまりひとつのチャットルームに参加者が2名だけのチャットを指します。

これに対しグループチャットは、ひとつのチャットルームに3名以上が参加するチャットです。チャットツールの機能で1対1チャットから3人目以降を招待するか、あらかじめ3人以上が参加するチャットルームを作成し、多人数でリアルタイムに情報共有します。

グループチャットはビジネスチャットツールの基本的な機能のひとつです。多くの企業が社内外のコミュニケーションに活用しています。

【関連記事：『ビジネスチャットの比較ポイントは？メリット・注意点とツールの一本化を解説』】

グループチャットを利用するメリット

グループチャットを活用すると以下のようなメリットを享受できます。

・情報共有の円滑化と業務効率化に役立つ
・オンラインミーティングを補完できる
・業務外のコミュニケーションも活発化できる

ここからは、グループチャットが解決するコミュニケーション課題について解説します。社内においての課題と照らし合わせて見ていくとよいでしょう。

情報共有の円滑化と業務効率化に役立つ

グループチャットを利用するメリットのひとつは、グループ内でスムーズに情報共有できることです。グループのメンバー構成は自在であるため、チーム単位・プロジェクト単位・部署単位など、自社に合ったグループチャットを運用できます。

リアルタイムで情報共有できることはもちろん、やり取りの履歴を残して、後から検索できることも魅力です。またAさんとBさんの会話を読み、専門知識のあるCさんが「横から失礼します」といった形でサポートすることも容易で、業務効率化に役立ちます。

オンラインミーティングを補完できる

グループチャットはオンラインミーティングと親和性が高いのもメリットです。ミーティングに参加するメンバーでグループを作成すると、ミーティングの前後に無理なく情報共有できます。

例えば、ミーティング前に議題の確認や資料共有を済ませておき、ミーティング後にアンケート結果やレコーディングを共有するといった使い方です。ミーティングのスケジューリングから振り返りまで一貫して利用でき、特に定期的に繰り返すミーティングの場合に重宝します。

業務外のコミュニケーションも活発化できる

グループチャットは業務外のコミュニケーションに活用できるのもメリットです。これは特にテレワークを導入する企業に多い問題ですが、上司や同僚と顔を合わせる機会が減ることで、コミュニケーション不足に悩む社員が増えるケースも多々見受けられます。

この問題の解決にはグループチャットが有効です。相談・質問・雑談用のグループチャットを運用することで、業務外のコミュニケーションを活発化でき、社員のモチベーション維持にも役立ちます。

グループチャットの注意点

グループチャットは業務上・業務外のコミュニケーションに利用でき、企業の情報共有・業務遂行に大いに役立ちます。

一方で、チャットルームが乱立する恐れもあることは注意点です。グループチャットごとに役割を設定し、作成や運用のルールも決めておかなければ、どこでどのような情報が共有されているか把握できなくなるでしょう。便利に使えるからこそ、事前設計と管理が大切です。

グループチャットの作り方

グループチャットを利用開始するまでの流れは以下の通りです。

1.ビジネスチャットツールの選定と導入
2.グループチャットの設計
3.グループチャットの作成
4.利用方法の周知徹底

グループチャットのメリットを享受するには、単にツールを導入してグループチャットを作成するだけでなく、設計や利用方法の周知徹底も重要です。

1.ビジネスチャットツールの選定と導入

まずはビジネスチャットツールを選定する必要があります。主な比較ポイントは以下の通りです。

・市場シェアが高いこと ・自社にとって必要十分な機能があること
・セキュリティ機能に優れていること
・機能とコストが見合っていること

マイナーなツールだと社内コミュニケーションにしか使えないため、社外人材との情報共有にも活用するなら市場シェアの高さ（導入企業の多さ）は重要です。

2.グループチャットの設計

選定・導入を終えたらグループチャットの数や役割を設計します。設計に当たっては報連相の考え方を基準にするのがポイントです。

・報告用：部門・チーム・プロジェクト単位などのチャットルーム
・連絡用：全社員向けの告知、勤怠連絡などのチャットルーム
・相談用：社内ヘルプデスクへの質問や上司との相談などのチャットルーム

社外ユーザーも安全に招待できるツールなら、プロジェクト単位のチャットルームなどを社内外コミュニケーションに利用できます。

3.グループチャットの作成

設計を終えたら、ツールのマニュアルに従ってグループチャットを作成します。あらかじめ管理者を決めておき、設計を逸脱しない範囲で作成するのが好ましいでしょう。

ここで各チャットルームの運用ルールを決めておくこともポイントです。ツールによっては、ユーザーごとのアクセス権限や、共有できるファイルの最大サイズなども設定できます。

4.利用方法の周知徹底

グループチャットを作成したら、運用前に利用方法を周知徹底します。どのチャットルームにどのような役割があり、誰とのどのようなトピックでのやり取りに利用するのかなど、あらかじめ運用ルールをマニュアル化しておきましょう。

個人で作成できるチャットルームの範囲も周知すると、グループチャットの乱立防止・管理にも役立ちます。

Zoomのチャット機能「Zoom Chat」でもグループチャットが可能

「Zoom」は多くの企業がWeb会議システムとして活用していますが、ビジネスチャット機能の「Zoom Chat」によってグループチャットも利用できます。Zoomミーティングとシームレスに連携でき、使いやすく高性能なビデオチャットやファイル共有機能などを利用できるのは、Zoom Chatならではの強みです。

無料のZoomアプリで使えるZoom Chat

「Zoom」はWeb会議システムとして有名ですが、「Zoom Chat」機能によってビジネスチャットツールとしても活用できます。無料のZoomアプリがあれば誰でも使えるため、アカウントオーナー以外に有料アカウントは必要ありません。

Zoomミーティング中にも参加者間でチャットを利用できますが、Zoom Chatはこれとは別の機能です。一時的に利用できるミーティングルームとは別に、固定的な1対1チャットやグループチャットのルームを作成し、テキストベースのやり取りができます。

Zoom Chatを導入するメリット

一般的なビジネスチャットツールは、ボイスチャットやビデオチャットにも対応していますが、これらはあくまでリアルタイム性を重視したチャット機能です。Web会議システムのようなスケジュール管理機能・アンケート機能などはありません。

これに対しZoomは、ビジネスチャットツールとWeb会議システムを一本化できます。普段のテキストベースのやり取りはZoom Chatで、Web会議が必要ならスケジュール共有ツールやZoom Chat経由でZoomミーティングへ、ミーティング後には議事録・レコーディングをZoom Chatで共有という使い方が可能です。

またデスクトップ画面やホワイトボードの共有など、Zoomならではの便利な共有機能をZoom Chatでも利用できます。

「Zoom Chat」でのグループチャットの作り方

Zoomはトレーニングなしで誰でも直感的に使い始められることが魅力のひとつですが、Zoom Chatでグループチャットを作成する方法も簡単です。また、Zoomならではの機能「ブレイクアウトルーム」とZoom Chatの組み合わせも重宝します。ここでは、Zoom Chatでのグループチャットの作り方や活用例を見ていきましょう。

1.Zoomアプリで「チャンネル」を作成する

Zoom Chatのグループチャットは「チャンネル」と呼びます。デスクトップ版におけるチャンネルの作り方は以下の通りです。スマホ版も操作の流れは変わりません。

1.Zoomアプリを起動しサインイン
2.[連絡先]タブをクリック
3.[チャンネル]をクリックして、現在所属しているチャンネルの一覧を表示
4.プラスアイコン[＋]をクリックし、[チャンネルを作成]をクリック
5.チャンネル名や公開・非公開などを設定し、メンバーを追加
6.[チャンネルを作成]をクリック

2.Zoomアプリでメンバーを追加・削除する

チャンネル作成後にメンバーを追加する手順は以下の通りです。

1. Zoomアプリを起動しサインイン
2. 「チャット」タブをクリック
3.メンバーを招待するチャットグループの名前を右クリック
4. [メンバー追加] をクリック
5.グループに追加するメンバーの登録名またはメールアドレスの最初の数文字を入力して検索
6. 追加したいメンバーを選択（複数選択可）
7.[追加する]をクリック

「ブレイクアウトルーム」との組み合わせも効果的

ブレイクアウトルームとは、Zoomミーティングを最大50のセッションに分割し、複数セッションを同時進行できる標準機能を指します。Zoomミーティングは会議室のオンライン化、ブレイクアウトルームはひとつの会議室をパーティションで区分けするイメージです。

オンラインのグループ研修や討論会などで便利に使える機能ですが、大規模になると管理が行き届かない場合もあります。そこで参加者用のグループチャットを作ると、ミーティング前後に情報共有がしやすくなり、効率的な管理が可能です。

高コスパのグループチャットを導入するならイッツコム！

イッツコムが提供するZoomはWeb会議システムとビジネスチャットツールを一本化でき、他ツールではできないシームレスな連携により、効率的にグループチャットを運用できるのが魅力です。また、「法人データSIM」を組み合わせれば出先でも快適にZoomを活用できます。

Web会議もビジネスチャット「Zoom」で1本化

国内で圧倒的シェアを誇るWeb会議システム「Zoom」は、「Zoom Chat」機能によりビジネスチャットツールとしても活用できます。

グループチャットとZoomミーティングを自在に行き来でき、ファイル・画面・ホワイトボードやミーティングのレコーディングなどを簡単に共有できるのは、Zoomならではの魅力です。

各チャットのチャンネル画面内にあるビデオマークボタンをクリックすることで、個別またはグループ内のメンバー全員と即座にZoomミーティングを開催（＝インスタントミーティング）することが出来、チャットからWeb会議にシームレスな移行が可能です。

またZoomは国内の利用率が高いため、社外 ユーザーとのコミュニケーションにも便利に活用できます。社外ユーザーとは、メールアドレスで招待し相手が承認するだけで簡単にチャットすることができ、メールに代わる手軽な連絡手段にもなり得ます。

まずは1カ月無料のトライアルができる有料版「Zoom」

有料版ならグループミーティングを実質無制限（30時間/1回）で利用でき、ミーティングの詳細管理やクラウドレコーディングも可能です。アカウントオーナー以外に有料アカウントは必要ないため、低コストでグループチャットやミーティングを運用できます。

アカウントオーナーが一つ以上あれば、管理下の無料アカウントユーザーもきめ細かな機能制限を設定することができ、組織内のセキュリティ統制を図ることが可能です。また同じ組織内のZoomユーザーは自動的に「会社の連絡先」として追加され、社員同士は検索するだけで簡単にチャットやミーティングを使ったコミュニケーションが可能となります。

イッツコムはZoomの1カ月無料トライアルを実施中です。まずは無料トライアルで使用感を確かめましょう。

出先でも快適にZoomを利用するなら「法人データSIM」

ZoomはPCでも利用できますが、スマホやタブレットでスピーディーに情報共有することにも向いています。しかし外回りの営業担当者や現場社員は、十分な通信環境がなければZoomを活用できません。

そこで組み合わせたいのが、イッツコムの「法人データSIM」です。安心のNTTドコモ回線を使用するため、NTTドコモのサービスエリア内ならどこからでもアクセスできます。

SIMのみの契約の他、モバイルWi-Fiルーターとのセット契約もでき、チーム単位でのグループチャット利用も快適です。「シェアプラン」を利用すれば複数SIMで通信容量をシェアできるため、費用のムダも抑えられます。

まとめ

グループチャットを活用すると目的に応じた情報共有の場を複数運用できるため、社内外コミュニケーションの課題解決に大いに役立ちます。特にZoomならオンラインミーティングとビジネスチャットをシームレスに連携でき、情報共有・コミュニケーションの大幅な効率化が可能です。

Zoomと法人データSIMと組み合わせれば、現場社員や出先の営業担当者ともスムーズに情報共有できます。コミュニケーション課題の解決をお求めなら、コミュニケーション環境を一括整備できるイッツコムにご相談ください。