ファイルサーバーのメリットとは？運用効率やセキュリティ面から解説

企業の業務データを一箇所で管理する仕組みとして、ファイルサーバーの導入を検討しているのではないでしょうか。ファイルサーバーには「オンプレミス型」と「クラウド型」があり、それぞれで得られるメリットは異なります。

本記事では、ファイルサーバーの導入で得られる主なメリットを、運用効率とセキュリティという2つの視点から整理しました。オンプレミス型とクラウド型を比較しながら、クラウド型を選ぶ際の判断基準や、導入時に押さえておきたい要素も解説します。

そもそも「ファイルサーバー」とは？

ファイルサーバーは、組織内でネットワークを通じてファイルを共有できるシステムです。オフィスや企業単位で利用でき、あるPCで保存した情報を別のPCからダウンロードしたり、データをバックアップしたりといった作業に対応します。

ファイルサーバーがない環境では、情報の共有にUSBメモリやメールを使用せざるを得ず、組織が大きくなるほど作業は煩雑になります。

ファイルサーバーを導入すれば、こうした手間を省き、「組織全体でのスムーズな情報共有」と「安全なデータ保護」を同時に実現できます。データ紛失のリスクも回避できるため、特に規模の大きい企業にとっては、業務に欠かせない重要な仕組みといえるでしょう。

ファイルサーバーのメリット1：運用効率の向上

ファイルサーバーを導入することで、日々の業務効率が大幅に改善されます。特に、「探す」「共有する」「引き継ぐ」という3つの業務プロセスで顕著な効果が現れます。

ファイル共有の一元化で探す時間を削減

個人のPCやメール添付でファイルを管理していると、「最新版がどこにあるか分からない」「誰が持っているか分からない」という状況が頻発します。ファイルサーバーに保存先を一本化すれば、最新版の所在が常に固定され、探す時間を大幅に削減できます。

具体的には、部署ごと、プロジェクトごとにフォルダ構成を定義し、ファイル名のルールを統一することで、検索性が向上します。

同時編集・バージョン管理で手戻りを防止

メール添付でファイルをやり取りしていると、複数人が同時に編集して異なるバージョンが生まれ、最終的にどれが正しいか分からなくなる問題が起こります。ファイルサーバーを使えば、リンク共有による同時閲覧や、編集権限と閲覧権限の分離によって、上書き事故を防げます。

バージョン履歴の保存機能があれば、過去の状態に簡単に戻せるため、万が一のミスにも対応できます。これにより、手戻り作業が減り、プロジェクト全体の生産性が向上します。

引き継ぎと監査対応の負荷軽減

業務データが個人のPCに保存されていると、担当者の退職や異動の際に引き継ぎが困難になります。ファイルサーバーに業務データを集約しておけば、引き継ぎ作業は大幅に簡略化されます。

また、監査対応の際にも、どこに何があるかが明確になっているため、必要な資料をすぐに提出できます。アクセスログや編集履歴が記録されていれば、監査資料の作成工数も削減できます。

ファイルサーバーのメリット2：セキュリティの強化

ファイルサーバーのもう一つの大きなメリットは、情報セキュリティを仕組みで強化できる点です。人の注意に頼るのではなく、システムとして「見せない」「触らせない」「記録する」を実装できます。

アクセス権管理で情報漏洩を防ぐ

ファイルサーバーでは、部署、役職、プロジェクト単位でアクセス権限を設定できます。営業部のメンバーは営業フォルダにアクセスできるが、人事フォルダには入れない、という制御が可能になります。

重要なのは「最小権限の原則」です。業務上必要な範囲だけにアクセスを限定し、定期的に権限の棚卸しを行うことで、情報漏洩のリスクを最小化できます。

暗号化通信と多要素認証による安全なアクセス

テレワークや外出先からのアクセスが当たり前になった現在、社外からでも安全にファイルにアクセスできる仕組みが必要です。ファイルサーバーでは、暗号化通信による通信保護と、多要素認証による本人確認を組み合わせることで、安全性を確保できます。

取引先や委託先との安全なファイル共有も、リンク共有機能とパスワード保護、有効期限設定を組み合わせることで実現できます。

バックアップと復旧の仕組み

ランサムウェア攻撃や誤削除によるデータ損失は、企業にとって致命的です。ファイルサーバーでは、定期的なバックアップと世代管理を標準化することで、こうしたリスクに備えられます。

万が一ランサムウェアに感染しても、過去の世代に戻すことで迅速な復旧が可能となり、業務への影響を最小限に抑えられます。バックアップが適切に機能するよう、経営層とRTO（目標復旧時間）・RPO（目標復旧時点）を合意しておくことが重要です。

【関連記事：ランサムウェア攻撃の実例と企業が備えるべき対策】

オンプレミス型vsクラウド型ファイルサーバーの比較

ファイルの共有・管理環境を構築する際は、自社運用の「オンプレミス型ファイルサーバー」と、Boxなどの「クラウドストレージ」のどちらが自社に適しているかを判断する必要があります。

ここでは、「性能」「運用負荷」「セキュリティ」「拡張性」「コスト」の5つの観点で比較します。

1.性能

オンプレミス型は社内LANで接続されるため、大容量ファイルの転送速度が速く、遅延も少ない特徴があります。一方、クラウド型は、インターネット回線の速度に依存するため、大容量ファイルの扱いではオンプレミス型に劣る場合があります。

2.運用負荷

オンプレミス型は、サーバーの保守、セキュリティパッチ適用、バックアップ管理をすべて自社で行う必要があります。

クラウド型は、これらの作業がサービス提供側で行われるため、IT担当者の負荷が大幅に軽減されます。サーバーのメンテナンスや機器更改も不要になり、IT担当者はより戦略的な業務に時間を使えるようになります。

3.セキュリティ

オンプレミス型は、物理的なセキュリティを自社で管理できる反面、設定ミスや運用ミスのリスクがあります。

クラウド型は、データがインターネット上に保存されることへの懸念がある一方、専門企業が管理するため、高度なセキュリティ機能を利用できます。インターネット経由のアクセスを前提に設計されており、VPNなしでも多要素認証や暗号化通信などの仕組みにより安全に利用可能です。

4.拡張性

オンプレミス型は、容量や性能の拡張に機器の追加購入が必要で、時間とコストがかかります。クラウド型は、管理画面から容量やユーザー数を即座に変更でき、柔軟な拡張が可能です。

5.コスト

オンプレミス型では、サーバー機器の購入、設置工事、初期設定に数十万円から数百万円の投資が必要です。さらに、5年程度での機器更改コストも考慮する必要があります。

一方、クラウド型は、初期費用を抑え、月額課金で利用できます。利用人数や容量に応じてコストを調整できるため、中小企業でも導入しやすい形態です。ただし、長期的には月額費用の累計が大きくなる可能性もあることから、5年、10年のトータルコストで比較することが重要です。

オンプレミス型・クラウド型が向いている企業の特徴

どちらの形態が適しているかは、「アクセス環境」「扱うデータ量」「運用リソース」の3点で決まります。

オンプレミス型が適しているケース

自社専用の高速・閉鎖的な環境が必要な企業は、オンプレミス型が向いています。

社内LAN完結で業務を行い、社外アクセスの必要性が低く、強固な閉鎖環境を求める場合や、CADデータや動画編集など、インターネット経由では遅延が生じる大容量データを扱う場合に適しています。

また、独自のセキュリティポリシーや、特殊な基幹システムとの密接な連携が不可欠な環境、サーバーの保守・運用を内製化できる専門組織がある場合にも向いています。

クラウド型が適しているケース

柔軟性・スピード・外部連携を重視する企業はクラウド型をおすすめします。

テレワークや複数拠点、移動先からのアクセスが頻繁に発生する多様なワークスタイルに対応する場合や、サーバー管理をアウトソースし、少人数のIT担当者で効率的に運用したい場合に適しています。また、初期投資を抑え、事業規模や利用状況に合わせて柔軟にスケールさせたい場合にも最適です。

ファイルサーバーとして活用可能なクラウドストレージサービス

クラウド型を選ぶ場合、実際にはクラウドストレージサービスがファイルサーバーの役割を担います。主要なサービスの特徴を理解し、自社の要件に合ったものを選定することが重要です。

代表的サービスの特徴

■Box
エンタープライズ向けのセキュリティ機能と管理機能に強みがあります。アクセス権限の細かい設定、詳細なログ管理、コンプライアンス対応が充実しており、金融機関や医療機関でも採用されています。

■Dropbox
個人ユーザーから企業まで幅広く利用されており、使いやすさに定評があります。ファイル同期の速度が速く、直感的な操作が可能です。ビジネスプランでは管理機能も強化されています。

■OneDrive
Microsoft 365と統合されており、Word、Excel、PowerPointとの親和性が高い点が特徴です。すでにMicrosoft 365を利用している企業であれば、追加コストを抑えて導入できます。

■Google Drive
Google Workspaceの一部として提供され、Googleドキュメントやスプレッドシートとの連携が強力です。コストパフォーマンスに優れ、中小企業での導入が多く見られます。

IT管理者が押さえるべき選定ポイント

クラウド型のサービスを選定する際には、以下の基準を確認しましょう。

■セキュリティ機能
暗号化通信、多要素認証、アクセス権限管理、ログ記録など、自社のセキュリティポリシーを満たせるか確認します。特に、コンプライアンス対応が求められる業種では、ISO認証やSOC2認証の取得状況も重要です。

■管理機能
ユーザー管理、権限設定、容量管理、レポート機能など、IT管理者が運用しやすい管理画面が提供されているかを確認します。Active Directoryとの連携など、既存システムとの統合も検討事項です。

■サポート体制
問い合わせ対応の言語、対応時間、SLA（サービスレベル契約）の内容を確認します。トラブル発生時に迅速な対応が得られるかは、業務継続に直結します。

■コスト
ユーザー数、容量、必要な機能に応じた料金体系を比較します。初期費用、月額費用、容量追加時の費用など、トータルコストで判断することが重要です。

多くの企業にBoxが選ばれる理由

クラウドストレージサービスの中でも、Boxは中小企業から大企業まで幅広く採用されています。特に、セキュリティと使いやすさのバランスを重視する企業に選ばれています。

セキュリティと管理機能の充実

Boxは、エンタープライズレベルのセキュリティ機能を標準で提供しています。7段階のアクセス権限設定、詳細なログ管理、データ損失防止（DLP）機能、ランサムウェア対策など、金融機関や医療機関でも採用される高度な機能を、中小企業でも利用できます。
さらに、「モバイル閉域接続」と組み合わせることで、インターネットとは別のネットワークで管理できるため、セキュリティ対策を強化できます。管理画面はシンプルで分かりやすく、IT担当者が少人数でも運用しやすい設計になっています。ユーザー管理、権限設定、レポート確認といった日常的な作業を、直感的に行えます。

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マルチデバイス対応と柔軟なアクセス環境

Boxはデバイスの種類を問わず、いつでもどこからでもアクセスが可能です。PC、スマートフォン、タブレットなど、マルチデバイスに対応しているため、オフィスでも外出先でも同じ環境でファイルを扱えます。

対応するファイル形式は120種類以上にのぼり、専用ソフトをインストールしていない状態でもクラウドから直接閲覧できます。ZoomやSlack、Microsoft Teamsといった主要なWeb会議やチャットツールとシームレスに連携できるため、ファイル共有だけでなく、コミュニケーションの基盤としても活用できます。

リアルタイムの共同編集とスムーズな連携

Boxではファイルを一か所で共有し、Microsoft Office OnlineやGoogle Workspaceと連携することで、複数人によるリアルタイム編集も可能です。これにより、会議の進行中でもスムーズな共同作業が行えます。

社内外との安全なファイル共有

Boxは、社内でのファイル共有だけでなく、取引先や委託先との外部共有にも強みがあります。リンク共有機能では、パスワード保護、有効期限設定、ダウンロード制限など、きめ細かい制御が可能です。

外部ユーザーを「コラボレーター」として招待し、特定のフォルダやファイルだけにアクセス権を付与することもできます。メールでの添付ファイル送信を止め、Boxでの共有に統一することで、誤送信や情報漏洩のリスクを大幅に削減できます。

Boxの導入支援ならイッツコム！

Boxを効果的に活用するには、導入時の設計や運用定着までを見据えた支援が欠かせません。Boxの国内代理店であるイッツコムでは、導入前の検討から導入後の運用までを一貫してサポートしています。

Boxの料金プランは以下の通りです。

• Businessプラン：1,800円（税抜）／1ユーザーID
• Business Plusプラン：3,000円（税抜）／1ユーザーID
• Enterpriseプラン：4,200円（税抜）／1ユーザーID

いずれのプランでも、無償のユーザーサポート（電話・メール）とカスタマーサクセスを提供しており、有償での運用設計やデータ移行にも対応しています。

「Business」プランでは、共有フォルダを操作できる社外ユーザーは有料ライセンス取得者に限られます。社外ユーザーとの協業や、メタデータ管理、Box Governanceなどの高度な管理機能を活用したい場合は、「Business Plus」プラン以上がおすすめです。

Boxの活用に不安がある場合や、代理店選びに迷った際は、サポート体制に強みを持つイッツコムへご相談ください。

まとめ

ファイルサーバーは、運用効率の向上とセキュリティの強化という大きなメリットをもたらします。オンプレミス型とクラウド型では特徴が異なるため、自社の業務環境や運用リソースに合わせて選択することが重要です。

特にクラウドストレージサービスのBoxは、中小企業でもエンタープライズレベルのセキュリティと管理機能を利用でき、IT担当者の運用負荷を大幅に軽減できます。イッツコムでは、Box導入の要件整理から運用サポートまで一貫して支援していますので、ファイルサーバーの導入や見直しを検討されている場合は、ぜひご相談ください。