ファイルサーバー移行手順が知りたい！注意点と法人向けおすすめサービス

自社のIT環境を整える際には、ファイルサーバーの移行が必要になる可能性があります。社内でシステム管理を担当している方の中には、ファイルサーバーの移行手順を知りたいという方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ファイルサーバーを移行する目的や移行手順について、分かりやすくご紹介します。外部への依頼を検討している場合に役立つ、ファイル移行におすすめの法人サービスに関しても理解を深められるでしょう。

ファイルサーバーを移行する2つの方法

ファイルサーバーの移行には、社内の管理者が取り組む方法と、業者が請け負う移行サービスを利用する方法の2つがあります。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社に合った方法を選ぶことが重要です。「費用を安く抑えたい」「素早く正確に移行したい」など、重視したいポイントを考慮して方法を決定しましょう。

自社で移行する

ファイルサーバーは自社で移行することが可能です。実際に、システムの整備にコストをかけられない中小企業では、自社で移行作業を実施するケースもあります。費用を抑えられることが、自社で移行する大きなメリットです。

一方、自社で作業する場合は、社内のシステム管理者にある程度のスキルが求められます。システム管理者の経験が乏しかったり、作業に携わる担当者の人数が少なかったりするケースでは、移行作業に時間がかかる可能性もあるでしょう。

移行サービスを利用する

ファイルサーバーを正確かつスムーズに移行したい場合は、プロに依頼するのがおすすめです。専門業者が提供する移行サービスなら、ファイルサーバーの移行や付随作業を一括で任せられます。

プロに依頼すると、自社で実施する場合と比べてコストがかかるでしょう。短時間でミスなく作業してもらえるサービスを利用するのか、多少時間がかかってもコストを抑えるために自社で実施するのか、比較検討することが大事です。

ファイルサーバーを移行する手順とその注意点

ファイルサーバーを移行する前に、基本的な流れを理解しておく必要があります。慎重に進めるべき作業であるため、それぞれのプロセスで気をつけたいポイントもおさえておきましょう。

ここでは、ファイルサーバーを移行する手順や注意点についてご紹介します。ひとつひとつのプロセスを丁寧に確認しながら、ミスのないように作業を進めましょう。

1. データのバックアップを取る

ファイルサーバーの移行でもっとも気をつけなければならないことが、移行データの破損です。移行中になんらかの障害が発生してしまうと、移行しようとしているデータの一部だけでなく、ファイルサーバー内のデータすべてが破損する恐れがあります。

これらのリスクを防ぐために、データのバックアップを取ることが重要です。事前にすべてのデータをクラウドストレージなどに一旦移行しておけば、万が一データが破損してしまってもすぐに回復できます。

2. 移行データに優先順位を付ける

データの移行は瞬時に完了するわけではありません。データ量が膨大であるほど時間がかかります。業務に支障をきたさないようにするためにも、移行データの優先順位を明確にし、業務に必要なデータから移行することが重要です。

すぐに移行する必要のないデータは優先順位を下げ、移行処理を後日実施することも検討しましょう。段階的に作業を進める計画を立てておけば、通常業務に与える影響を極力抑えられます。

3. 監視しながら小分けに移動する

データを転送する際は、サーバーにかかる負荷をチェックしながら、小分けにして実施しましょう。転送中の負荷が大きすぎると余計に時間がかかるうえ、データが破損するなど思わぬトラブルが発生しかねません。

逆に、サーバーに余力があると判断できるなら、負荷が大きくなりすぎない程度に転送量を増やすことで時間の短縮につながるでしょう。このように、転送速度やサーバー負荷を監視・調節しながら作業を進めていくのがおすすめです。

4. 移行後にアナウンスを行う

ファイルサーバーの移行が完了した後は、データへのアクセス方法など、社内のITシステムの運用フローが変更される可能性があります。影響が出ると想定される部署に対し、ファイル移行にともなう社内システムの変更をアナウンスすることが大切です。

情報共有に漏れがあると、業務に必要なデータへのアクセス方法が分からず、社内に混乱を生じさせる恐れがあります。事前に変更後のシステム利用方法に関するマニュアルを用意しておくとよいでしょう。

ファイルサーバーを移行する主な目的

ファイルサーバーを移行する目的はいくつか考えられます。どのようなタイミングでファイルサーバーの移行が必要になるのか知っておくことで、自社のファイルサーバーを移行する判断もしやすくなるでしょう。以下で、ファイルサーバーを移行する主な目的をご紹介します。

ハードウェアの更新

ファイルサーバーのOSやハードウェアが古くなると、社内で新しく導入したコンピュータとの相性が悪くなったり、ハードウェア自体のパフォーマンスが経年劣化により低下したりするでしょう。

このため多くの企業では、サポート切れや契約期間切れのタイミングでハードウェアを更新します。社内のコンピュータを一斉に最新のOSにアップデートする際に、ファイルサーバーの移行を同時に実施すれば効率的です。

環境変化によるアップグレード

IT技術は日々向上しており、インターネットを取り巻く環境も進化を続けています。古いサーバーを使い続けていても、通信スピードの高速化やデータの大容量化など、環境の変化についていくことは困難です。

さらに、データへのアクセスをより容易にするクラウド化が進むことで、サーバー環境もそれに合わせた整備が求められるでしょう。技術の向上にともなうサーバーのアップグレードは、今後も定期的に必要になります。

コストの削減

サーバーを分散して使用しているケースでは、運用コストが割高になる傾向があります。片方のサーバーをフル活用していながら、もう片方のサーバーに空きが多い状態は、無駄が発生する典型的なパターンです。

このような状況を改善するために、ファイルサーバーを統合してコスト削減を目指す企業が増えています。同じデータ量を扱う場合でも、使用するサーバーの数が増えると、コストも増える可能性が高いことを覚えておきましょう。

セキュリティの向上

新しいバージョンのファイルサーバーは、古いタイプに比べ、さまざまな機能の進化がみられます。なかでもセキュリティ機能の向上は、サーバーを新しいものにアップグレードする大きな理由となるでしょう。

機密情報や個人情報などを取り扱う機会が多い企業にとって、セキュリティ面の強化は必須です。近年のファイルサーバーは、より簡単な操作で高度なセキュリティを実現できるため、多くの企業でニーズが高まっています。

ファイル移行におすすめの法人向けサービス

法人向けのクラウドサーバーは、さまざまなサービスが提供されています。なかでも、多くの企業から選ばれている「box」は、ファイル移行を検討している企業におすすめのクラウドサーバーです。

「優れたセキュリティ」や「プロジェクト管理の容易さ」が、boxをおすすめする大きな理由です。ここでは、イッツコムの法人向けサービス「box」の魅力をご紹介します。

（参考：『クラウド型コンテンツマネージメント』)

信頼性の高いセキュリティ

情報漏洩のリスクを避けなければならない個人情報や機密情報に対しては、厳格な管理を求められます。Web上でデータを保存するクラウドサーバーでは、さらに高いレベルのセキュリティが必要です。

boxが多くの企業から選ばれている理由のひとつとして、信頼性の高いセキュリティが挙げられます。boxは国家機密情報を扱う米国の政府機関をはじめ、個人情報に対するセキュリティを重要視する金融・医療業界でも採用する企業が多いサービスです。

プロジェクト管理の簡素化

サーバー内のファイルがきれいにまとまっていると、データごとの重要性や優先順位が分かりやすくなります。boxでは、ファイルやプロジェクトの管理を簡素化しているため、作業効率を上げやすいことが特徴です。

細かいアクセス権限設定と詳細なログ管理を簡単にできる点も、boxの魅力といえるでしょう。アクセス権限は閲覧・編集・アップロードなど7段階用意されており、フォルダや案件単位でコントロールすることが可能です。

容量無制限

ファイルサーバーには、容量に制限がかけられているものがあります。保存できるデータの容量が限られていると作業上の制約が多くなり、使いにくく感じることもあるでしょう。

しかし、boxのデータストレージは無制限で利用できるため、画像や動画などの大容量ファイルでも気軽に扱えます。ファイル移行時のバックアップが取りやすかったり、追加で外部メディアを使わずに済んだりすることも、容量無制限の魅力です。

120種類以上のファイル形式に対応

boxはWordやPowerPointをはじめ、120種類を超えるファイル形式をそのまま閲覧できます。処理のたびにダウンロードをする必要がないうえ、ファイル形式の変換が要らないため、無駄なファイルも増えません。

複数の端末間で同じようにサービスを利用できる「マルチデバイス対応」であることも特徴です。専用アプリをダウンロードすれば、スマホやタブレットからもアクセスできるため、リモートワークや出張の際にも便利です。

まとめ

ファイルサーバーの移行は、自社で実施する方法とプロに依頼する方法の2種類があります。ファイルサーバーを移行する主な目的は、セキュリティの向上や環境変化によるアップグレードなどです。移行に際しては、バックアップを取ったり移行データに優先順位を付けたりしながら慎重に作業を進めていきましょう。

ファイルサーバーの移行を検討しているなら、イッツコムが提供する法人向けサービス「box」の導入をご検討ください。クラウドサーバーに求められる優れたセキュリティと、使い勝手のよいプロジェクト管理を実現するサービスです。
（参考：『クラウド型コンテンツマネージメント』)