ファイルサーバーのメリット・デメリット！システム運用上boxがおすすめな理由とは？

業務に関するデータを共有したりバックアップしたりといった作業には、ファイルサーバーの活用が便利です。導入する会社も多く見られますが、実際にどのような魅力があるのか分からず悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ファイルサーバーのメリットとデメリットを徹底的にご紹介します。リスクを踏まえたうえで特徴を把握すると、導入で得られる魅力も明確になるでしょう。後半では、混同されやすいクラウドストレージとの違いも解説しています。

そもそも「ファイルサーバー」とは？

ファイルサーバーは、特定の機関が立ち上げたサーバー内でネットワーク交流が可能になるシステムです。オフィスや企業単位で共有できるため、パソコンで保存した情報を別のパソコンからダウンロードしたり、保存状態をパックアップしたりといった作業にも対応します。

サーバーで共有できない場合、膨大な情報はUSBメモリを用いて共有しなければなりません。画像や資料もメールに添付する必要があるため、共有したい情報量や従業員数が多いほど煩雑になります。

ファイルサーバーが設けられると、このような手間を省略して全体で共有が可能です。保存したデータを紛失するリスクも回避できるため、規模の大きい会社にとっては重要なシステムともいえるでしょう。

ファイルサーバーにおけるメリット

サーバーを介して管理や編集を行う方法には、USBメモリやメールで感じられないメリットが多数あります。作業工数が減るだけでなく、セキュリティの面でも魅力を体感できるでしょう。必要な容量に応じて対応しやすい柔軟性もファイルサーバーならではの特徴です。ファイルの共有・ストレージといった観点からメリットを4つご紹介します。

ファイルの受け渡しがワンステップでできる

従業員同士で共有できるサーバーがない場合は、USBメモリを利用して受け渡すケースが一般的です。データを管理するパソコンから必要な情報を抜き出し、保存したいパソコンにUSBメモリを差してダウンロードします。物理的な作業が多いため、面倒に感じることもあるでしょう。

ファイルサーバーでの共有が可能になると、このような工程が省略できます。データ管理を行うパソコンのもとへ行かず、サーバーにアクセスするだけでダウンロードが可能です。ほかの部署で業務を行う従業員へ手渡しする必要もなくなるため、ファイルの共有を終えるまでのストレス軽減にも効果が期待できます。

情報管理の安全性が高い

ファイルサーバーは誰でもアクセスできるものではありません。どこまで共有可能かをあらかじめ決定できるため、安全性を確保するためにも役立ちます。たとえば、USBメモリで管理すると第三者の手に渡って不正利用されるかもしれません。

また、データを管理するパソコンが壊れた場合にも情報を守る結果につながります。データが保存されているのはサーバーであり、ほかのパソコンから保存場所へアクセスが可能なためです。ファイルサーバーによって漏えいの可能性がゼロになるわけではありませんが、リスクは大幅に軽減できます。

ストレージ容量の拡張に柔軟に対応できる

USBメモリでデータを管理する場合、情報量に合わせて本体の数を増やさなければなりません。ひとつひとつの容量が少ないほど数が増えるため「どのUSBメモリにどのようなデータが入っているか」を把握する必要があります。

ファイルサーバーであれば、管理に対応できる範囲で容量の増設が可能です。ファイルサーバー自体の増設によってストレージ容量も拡張できます。バックアップを繰り返すと徐々に容量が増えるケースも多いため、膨大なデータを保有する会社にとって魅力的なメリットでしょう。

広範囲にわたって応用できる

USBメモリやメールを活用した方法では、データ共有以外に対応できる作業が制限されます。ファイルサーバーはネットワーク上に存在するため、対応アプリを応用することで多機能化も可能です。サーバーならではのメリットでもあります。

利用したいアプリが見つかった場合、導入後にダウンロードして機能の拡張もできます。機能にこだわる方は、あらかじめアプリが含まれているファイルサーバーを活用してもよいでしょう。サーバーによって詳細は異なるものの、USBメモリでの共有に比べると汎用性が高い点もファイルサーバーの魅力です。

ファイルサーバーにおけるデメリット

ファイルサーバーの導入を検討している場合は、メリットだけでなくデメリットも理解しなければなりません。メリットのみを目的に導入すると損をする可能性もあるため、万が一の事態も考慮しながら検討しましょう。導入前の段階で把握しておきたいデメリットを3つご紹介します。

導入時の設定に手間がかかる

ファイルサーバーにアクセスできるグループや権限の設定ができる点はメリットのひとつです。しかし、この環境を実現するためには細かい初期設定を完了しなければなりません。代表的な設定内容は以下です。

・共有グループの作成
・アクセス権限の設定
・すべてのOSに対応する環境設定

「部署ごとにグループをつくりたい」「1人ずつ権限を設定したい」といった場合、設定作業の手間が負担になる可能性もあります。Windows・iOSなど複数種類のOSが存在する場合は、共通で利用できる環境を整えなければなりません。規模が大きいほどデメリットに感じやすいポイントでしょう。

保存先が壊れたらデータが消える

パソコンの破損が原因でデータを失うリスクはないものの、サーバー自体が破損すると消失する可能性があります。

水害・火災・地震など、さまざまな要因によってデータを失うリスクを理解しておきましょう。万が一の事態を想定し、ファイルサーバーを2つ以上備えるのもリスク分散に有効です。

一度ですべてのデータが消失しないような対策も必要といえます。従業員のミスや連絡漏れで消えるリスクは軽減できますが、「消失の可能性がゼロではない」という点を認識することが大切です。

コストがかかる

ファイルサーバーの導入を決断する前に、どのくらいのコストが必要になるかリサーチしたほうがよいでしょう。費用対効果を分析したあとで導入に踏み込めると安心です。サーバーを活用するうえで以下のような費用が求められます。

・専用のソフトウェア費用
・ライセンス費用
・年間保守費用
・サーバーの管理費用（人件費）

重要なポイントは、導入後も継続的にコストがかかる点です。システムが複雑なほど管理も困難になるため、安全にメンテナンスするための人件費も必要になります。ストレージ容量を拡張しやすく、柔軟性が高いからこそのデメリットでしょう。

共有ファイル・データを一元管理できるboxをおすすめする理由

イッツコムが展開する「box」は、クラウド上でのデータ共有が可能なストレージサービスです。共有場所はオンラインですが、ファイルごとにアクセス権限を設定できます。すべてのプランが容量無制限となっているため、膨大な情報を管理する会社にも適したサービスです。boxのおすすめポイントと導入方法をご紹介します。

「box」のおすすめポイント

boxではデバイスの種類を問わず、いつでもどこからでもアクセスが可能です。具体的なおすすめポイントをチェックしてみましょう。

・ファイルを1か所で共有し、共同編集が可能
・マルチデバイスに対応
・ファイル形式は120種類以上に対応
・Web会議・チャットなど幅広い機能が利用できる

ファイルの編集はリアルタイムで対応可能なため、会議の進行中に複数人が書き込んだり編集したりできます。ソフトを取り込んでいない状態でクラウドから閲覧できる点もメリットです。

また、「モバイル閉域接続」と組み合わせることでさらに便利なシステムが実現します。インターネットとは別のネットワークで管理できるためセキュリティ対策にも役立つでしょう。

「box」の導入方法

boxに興味がある方は、ぜひお電話またはメールでお問い合わせください。実際に利用を開始するまでのステップは以下のとおりです。

・お問い合わせ
・申し込みと契約
・管理者用アカウントの連絡
・利用開始
・導入・運用のコンサルティング（オプション）

「活用できるかどうか不安……」と感じている方は、オプションの申し込みでコンサルティングも選択できます。サーバー管理やクラウドの仕組みに慣れていない方でも利用可能です。無料トライアルも提供していますので、この機会にぜひご相談ください。

ファイルサーバーとクラウドストレージの違いは？

ファイルサーバーと混同されやすい言葉に「クラウドストレージ」があります。構築までの流れや管理方法など、どのような違いがあるのか理解することも大切です。明確な相違点を認識すると、自社にとってどちらが適しているか判断しやすくなるでしょう。それぞれの違いを2つの項目に分けて詳しく解説します。

専用のコンピューターを用意する必要があるか、ないか

ファイルサーバーの場合、データを管理したり共有したりするためにコンピューターを用意しなければなりません。管理・共有のために備えられたコンピューターのことをファイルサーバーといいます。

一方、インターネット上に管理・共有可能な場所を設けたのがクラウドストレージです。理論的には誰でもアクセスできますが、実際にデータを取り扱う際はアカウントIDやロック解除のパスワードが必要になります。インターネットに接続できる環境であればアクセス可能なため、普段利用しているパソコン以外の端末から管理できる点がメリットです。

システム管理・運用をおこなうのが、自社かサービス提供会社か

ファイルサーバーとクラウドストレージでは、システムの管理者が異なります。ファイルサーバーは管理から運用まで自社で行いますが、クラウドストレージはサービス提供会社が担う仕組みです。管理と運用を任せられるため、運用コストを懸念したり管理者を確保したりといったデメリットが解消できます。

利用環境がオンラインに限られるデメリットはあるものの、運用や管理のしやすさはクラウドストレージの魅力でしょう。プランや機能の内容は提供会社によって異なります。導入する際は、自社の業務や取り組みに合わせて見極めることが重要です。

まとめ

ファイルサーバーを導入すると情報の管理やデータ共有が簡略化できます。メールで送付し合うよりも簡潔なため、規模が大きいほど有効活用しやすいシステムです。コスト面のデメリットも理解したうえで導入を検討しましょう。

どのようなサービスを選べばよいかわからない場合は、クラウド上で管理・共有ができ、マルチデバイス対応のサービス「box」をおすすめします。効率化だけでなくセキュリティに対する魅力も実感できる、安心かつ安全なストレージサービスです。ぜひ一度イッツコムへご相談ください。