オフィス移転のチェックリスト！移転までに必要な作業をまとめて紹介

オフィスの移転には、プロジェクト立ち上げや内装の決定、オフィス家具の手配、取引先や従業員への連絡など、さまざまな準備・手続きが必要になります。計画的に進めないとトラブルが発生したり、業務に支障を来したりする恐れがあるため、いつまでに何を行わなければならないのか、必要な作業や手続きをチェックしておきましょう。

この記事ではオフィスの移転時にやることを、時期別に分かりやすくまとめました。オフィス移転後にやるべきことも紹介しています。ぜひ参考にしてください。

オフィス移転の作業チェックリスト

オフィス移転ではさまざまな作業が必要になるため、事前にチェックリストを作成し、抜けや漏れがないかどうか確認しておくことが大切です。

以下では一例として、オフィス移転の作業チェックリストをまとめました。

【12ヶ月前まで】

• 移転の方針・スケジュールの決定
• オフィス解約方法の確認
• 業者の選定
• 移転先オフィスの決定

【3ヶ月前まで】

• オフィスレイアウトの決定
• 内装の決定
• オフィス家具・OA機器の手配
• 工事の手配

【1ヶ月前まで】

• 取引先への連絡
• 従業員への周知
• 移転に必要な手続きの実施
• 移転先の施主検査の実施

【当日・移転後】

• 搬出・搬入作業への立ち会い
• 原状回復・引き渡し
• 銀行口座などの情報変更
• 関係省庁での手続きの実施

【12ヶ月前まで】オフィス移転のチェックリスト

オフィス移転の12ヶ月前には、移転プロジェクトの立ち上げや依頼する業者の選定、移転先のオフィス探しなどを行います。また、現在のオフィスの解約方法についての規定もチェックしましょう。

ここではオフィス移転12ヶ月前までにやっておくべきことを4つご紹介します。

オフィス移転プロジェクトを立ち上げる

オフィスの移転が決まったら、まず移転プロジェクトを立ち上げましょう。プロジェクトの目的は、なぜオフィスを移転するのか、予算はどのくらいか、どのような方針で進めていくのか、などを考え、オフィス移転計画を具体化していくことです。大まかな方針が固まったら、オフィス移転までのスケジュールを立て、いつまでに何をすべきかを策定します。

また、プロジェクト立ち上げに当たっては専任メンバーの選定が必要になります。チームメンバーはなるべく各部署から選定し、現場の声に広く耳を傾けながら計画を練っていくと良いでしょう。

現在のオフィスの解約方法を確認する

オフィスを解約する際は、オフィスが入居している建物のオーナーや管理会社に予告しておく必要があります。解約予告期間は一般的に退去の6ヶ月前までとされていますが、規約によって異なるため、賃貸契約書で確認しておきましょう。

また、入居時に改装を行ったり、使用中に建物や設備を破損させたりした場合は、原状回復工事が必要になります。原状回復の基準も建物によって差があるため、条件や費用について問い合わせておきましょう。

依頼する業者を決める

オフィス移転で利用する引っ越し業者や内装業者、原状回復工事業者などを選定します。特に率先して決めておきたいのは、現オフィスの原状回復工事を依頼する業者です。

原状回復工事は、原則として引っ越し前までに完了させる必要があります。しかし、回復工事の規模や内容によっては1ヶ月以上の期間を要することもあるようです。引っ越しまでに工事が完了しないと、追加の賃料や遅延損害金を請求される可能性があります。そのため、なるべく早めに業者を選定し、工事計画を進めておくことが大切です。

移転先のオフィスを決める

オフィスは物件によって立地条件や周辺環境、面積、賃料、セキュリティ、設備などに違いがあります。そのため、移転先のオフィスを決める際は現在のオフィスの問題や課題を洗い出した上で、自社のニーズに合った物件を選ぶ必要があります。

ただし、全ての条件を満たす物件を見つけるのはなかなか難しいため、条件に優先順位を付けて、「ここだけは譲れない」というポイントを基準に候補を絞り込んでいくと良いでしょう。気になる物件が見つかったら実際に現地へ足を運び、サイズ感やアクセスの良さなどをチェックすることをおすすめします。

【3ヶ月前まで】オフィス移転のチェックリスト

オフィス移転3ヶ月前になったら、移転先のオフィスの間取りや自社のニーズを踏まえながら、オフィスのレイアウトや内装などを決めていきます。

ここでは移転3ヶ月前までにやっておきたいことを4つご紹介します。

オフィスのレイアウトを決める

移転先のオフィスのレイアウトを決める際は、まず目的やコンセプトを明確化することが大切です。自社が抱える問題や課題を基に、「どのようなオフィスにしたいのか」をはっきりイメージすることで、レイアウトの方向性が定まります。

なお、コンセプトを決めるときは上層部だけでなく、現場の意見もきちんとヒアリングしましょう。従業員にとって本当に働きやすい環境を整備すれば、モチベーションがアップし、労働生産性の向上や離職率の低下などにつながります。

内装を決める

オフィスのコンセプトに合わせて壁紙や床材、照明、空調を含めた内装を決定します。特に壁紙や床材は素材やカラーのバリエーションが豊富なため、コンセプトやテーマを軸に、統一感のあるデザインを選びましょう。例えばリラックス感を重視するなら緑色、清潔感や爽やかなイメージを出したいのなら青色を選ぶなどです。また、会社のイメージカラー（コーポレートカラー）をオフィスに取り入れると、ブランドイメージの浸透や定着にもつながります。

オフィス家具やOA機器を手配する

オフィスに設置する家具やOA機器（プリンターや複合機など）の手配を行います。中でもデスクやチェアは従業員の労働生産性に関わる重要なポイントのため、オフィスとバランスの取れたデザインを採用しつつ、使い心地やサイズなどにもこだわることが大切です。

OA機器は必要な機能・性能を備えているか、設置スペースに適したサイズか、操作性は良好か、などを基準に選ぶのがポイントです。特に事業規模の拡大に伴うオフィス移転の場合、現在のオフィスで使っているものと同じOA機器では力不足になる恐れがあるため、移転をきっかけに機種の見直しを行いましょう。

工事を手配する

引っ越し業者や内装業者、原状回復工事業者など、オフィス移転に関与する全ての業者との間で打ち合わせを行い、各種工事の手配を進めていきます。

工事に要する期間は内容や規模によって異なるため、業者との打ち合わせではなるべく綿密なスケジュールを立てるようにしましょう。業者によっては、この段階で部品や製品の発注をかけなければならないケースもあります。必要な手続きや申請も並行して行うことが大切です。

【1ヶ月前まで】オフィス移転のチェックリスト

移転の1ヶ月前までには、取引先や従業員に対して、オフィスの移転を周知する必要があります。また、移転後すぐに事業を開始できるよう、法務局や社会保険事務所などの申請も行っておくことが大切です。

ここではオフィス移転1ヶ月前までにやるべきことをまとめました。

取引先に連絡する

現在自社と取引のある企業全てに、オフィスを移転する旨を通知します。連絡する際は、あいさつ文とともに移転先の住所と電話番号、FAX番号、メールアドレスなどを明記しましょう。移転通知はハガキ（あいさつ状）で送るのが一般的ですが、近年はメールで通知するケースも多いようです。

取引先以外にも、付き合いのある会計事務所や法律事務所、業務の委託先などにもオフィス移転の旨を通知します。また、新聞・雑誌の定期購読や会員制サービスなどを利用している場合は、住所変更手続きを行っておく必要があります。

従業員へ周知する

オフィス移転は、通勤している従業員の生活に大きな影響をもたらします。人によっては自宅の引っ越しを検討したり、通勤手段を変更したりする必要があるため、移転先が決まったらなるべく早めに住所や地図を共有しておきましょう。特に現在のオフィスと移転先の距離がかなり離れている場合は、余裕を持って通知することが大切です。通知方法は社内メールや貼り紙の他、必要に応じて説明会を開くのもおすすめです。

なお、従業員に通知する際は住所だけでなく、移転する理由や具体的なスケジュールも周知するとともに、移転についての質問を受け付ける窓口や担当者の設置も検討しましょう。

各種の手続きを進める

オフィスを移転する際は、本支店の移転登記手続きや、事業開始手続きなど、各種手続きが必要になります。本支店の移転登記は法務局、事業開始手続きは移転先のオフィスそれぞれを管轄する都道府県税事務所と、それぞれ手続きの場所が異なるため、注意が必要です。手続きによっては期限が設けられています。いつ・どこで・どのような手続きを行うのかをリストアップし、余裕を持って行動することをおすすめします。

移転先の施主検査を実施する

施主検査とは、オフィスに移転する前に、計画通りに各種工事が実施されているかどうかを確認する作業です。オフィス移転までに必要な工事が完了していないと、事業開始が遅れるなどトラブルの原因となります。注文通りに工事が行われているか、オフィス家具やOA機器が指示通りに配置されているか、などを念入りにチェックしましょう。

なお、施主検査は一度きりではなく、工事中と完了時の両方で行われます。問題が見つかった場合は再施工を依頼しなければならないため、きちんと検査することが大切です。

【当日・移転後】オフィス移転のチェックリスト

オフィス移転の当日や、移転後にもやるべきことは多くあります。特に移転当日はバタバタしやすいため、事前にやるべきことをきちんと把握し、落ち着いて行動できるようにしましょう。

ここではオフィス移転当日と、移転後にやることを4つご紹介します。

搬出・搬入作業に立ち会う

オフィス移転当日は、現在のオフィスからの荷物搬出や、移転先のオフィスへの荷物搬入作業に立ち会うことになります。搬出作業では必要な荷物を全て運び出せたか、運搬中に破損や汚損が発生していないか、などをチェックしましょう。

一方の搬入作業では、養生前に移転先オフィスに傷がないか確認しておきます。オフィスの要所を撮影しておけば、作業完了後に見覚えのない傷を見つけたときに「作業前は傷が付いていなかった」という証拠になるでしょう。

原状回復を行って引き渡す

現在使っているオフィスを、きちんと原状回復工事を行った上で、建物のオーナーや管理会社に物件の鍵の引き渡しを行います。鍵の引き渡しは原則としてオフィスを退去する際に行うため、合鍵も含め、全ての鍵を準備しておきましょう。

なお、鍵の引き渡しの前には、貸し主の立ち会いの下、オフィスの原状回復がきちんと完了しているかどうかを確認します。問題がなければ、オーナーや管理会社に説明を受けながら、敷金や保証金の返還手続きを進めましょう。

銀行口座などの情報を変更する

銀行口座やクレジットカードには住所や連絡先などの情報がひもづいているため、オフィス移転で住所や連絡先が変わったら登録情報の変更手続きを行う必要があります。なお、変更手続きの方法は金融機関やカード会社によって異なります。窓口や郵送で手続きするケースの他、インターネット上で手続きを完結できるケースもあるようです。

登録手続きには通帳や届出印、社印、移転先オフィスの登記事項証明書などが必要になる場合があるため、準備するものについてあらかじめ各機関に問い合わせておくと良いでしょう。

関係省庁での手続きを行う

労働保険関連の変更手続きや、雇用保険事業主事業所各種変更手続きなど、関係省庁で移転に伴う手続きを行います。労働保険関連は労働基準監督署、雇用保険事業主事業所変更はハローワークでそれぞれ手続きするため、あらかじめ必要書類について問い合わせておきましょう。

オフィスを移転するなら「かんたんWi-Fi」がおすすめ！

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まとめ

オフィス移転には多くの手続きや作業が必要になるため、少なくとも12ヶ月前までにはプロジェクトを立ち上げ、計画的に移転準備を進めていくことが大切です。計画が滞ると予定日までにオフィスを移転できず、事業に支障を来したり、旧オフィスで余分な賃料が発生したりする恐れがあります。今回ご紹介したチェックリストを参考に、1つずつ確実にタスクをこなしていきましょう。

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