シェアオフィスとは？利用者に提供できる価値やユーザー層を徹底解説

シェアオフィスにはコワーキングスペースやレンタルオフィスといった形態があり、柔軟なオフィス空間を求めるユーザー層が利用しています。スマートロックと施設予約サービスを組み合わせ、自社保有施設の空きスペース・空き時間を活用した無人運営も可能です。

シェアオフィスの利用や運営に理解を深めたい方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、利用者も施設オーナーも知っておきたい、シェアオフィスの提供価値や利用に向いたユーザー層について紹介します。

シェアオフィスとは？関連オフィスサービスとの違い

シェアオフィスの提供価値やユーザー層を理解するために、まずはコワーキングスペースやレンタルオフィスなどとの関係について解説します。

シェアオフィスは共有型オフィスの総称

シェアオフィスとは、1つのオフィス空間を複数の個人や企業でシェアする、共有型オフィスの総称です。この性質を持つオフィス空間には、コワーキングスペースやレンタルオフィス、サテライトオフィスなどが含まれます。

レンタルオフィス（完全個室）、コワーキングスペース（ラウンジ）、会議室、テレフォンブースなど複数の機能で区画を分け、利用者のニーズに応じて利用ができる総合的なオフィス空間をシェアオフィスと呼ぶことも一般的です。

フロア内の完全個室を長期契約または一時利用するもの、共用スペースをフリーアドレスで一時利用したり固定席を契約したりするものなど、さまざまな利用形態があります。

コワーキングスペースとの関係

コワーキングスペースは、Wi-Fi環境・各席コンセントなど基本的なICT（情報通信技術）環境の整った、共有型・協働型のワークスペースです。カフェや図書館のようなオープンスペースとなっていることが多く、利用者はノートPCなどを持ち込み、空いている座席で仕事ができます。

フリーランスやスタートアップが、カフェでも自宅でも客先でもないワークスペースとして利用することが多く、個人契約できる施設が一般的です。シェアオフィスの中の共用スペース（ラウンジ）をコワーキングスペースと呼ぶこともあります。

レンタルオフィスとの関係

レンタルオフィスは、フロア内の専用区画を一定期間貸し切る形態のオフィスサービスです。専用個室にはデスク、椅子、キャビネット、電話などが備え付けられており、利用者は必要に応じて共用の会議室や複合機も利用できます。

同フロアに複数企業が入居するため、シェアオフィスの一種といえます。ラウンジを入居者専用とした施設や、コワーキングスペースとして一時利用も可能とした施設など、さまざまな提供形態があります。

サテライトオフィスとの関係

サテライトオフィスとは、本拠地から離れた場所に設けた、衛星的なビジネス拠点です。遠方の本社勤務者や他社との共同利用などに利用します。

シェアオフィスのICT環境が整っているため、サテライトオフィスとの相性が良く、複数の従業員が利用できる法人契約も行われることがあります。

バーチャルオフィスとの関係

バーチャルオフィスは事業用の住所や電話番号を貸し出すオフィスサービスです。他のオフィスサービスと異なり、実際のワークスペースは利用できません。

例えば、自宅をメインの就業場所とする個人事業主やスタートアップが法人登記用に、また地方企業が都心の住所・電話番号を取得するためなどに利用するのが一般的です。シェアオフィスがオフィスサービスの1つとしてバーチャルオフィスを提供している場合もあります。

シェアオフィスが提供できる価値

シェアオフィスはコワーキングスペースやレンタルオフィスといった形態で提供され、一般的な賃貸オフィスよりも柔軟な活用ができます。低コストで利用できることはもちろん、従業員の生産性・モチベーション向上や、人脈形成・ビジネスチャンスの拡大に役立つことなどもメリットです。

オフィス開設・運用費用を大幅に抑えられる

多くのシェアオフィスは、オフィス家具やインターネット・Wi-Fi環境などの基本的な執務環境に加えて、複合機やドリンクコーナー、簡易キッチンなども提供しています。利用者は高額な内装工事費や原状回復費、水道光熱費、清掃費などを支払う必要はありません。
コワーキングスペースの個人契約でも、レンタルオフィスの法人契約でも、一般的な事務所の開設や運用に比べてオフィスコストを大幅に削減できるのは、利用者にとって大きなメリットです。特に数年ごとにオフィスの移転や拡大を繰り返している企業は、絶大なコスト削減効果を実感できるでしょう。

オフィススペースの拡大・縮小に柔軟に対応できる

事業規模の変動やテレワークの実施形態の変更に伴い、必要なオフィススペースも変わります。シェアオフィスでは、月単位や人数単位で契約できるため、利用人数や出社率が変わるタイミングで、オフィススペースの拡大・縮小に柔軟に対応可能です。

また同じ施設内で契約する区画を変え、住所を変えずにオフィススペースを変更することも考えられます。社内外の混乱を抑えつつ無駄のないオフィス運用ができることも、利用企業にとっては便利なポイントです。

従業員の生産性・モチベーション向上に役立つ

オープンスペースや個室・半個室など、シェアオフィス内で利用する座席・執務空間の形態はさまざまです。1人で一時利用するテレフォンブース、複数名で一時利用する会議室など、より多彩なオフィス空間に対応するシェアオフィスもあります。

目的に合わせて専用オフィス・共用エリア・テレフォンブースなどを使い分けられるシェアオフィスなら、従業員の生産性・モチベーション向上に役立つ環境を提供できるでしょう。

人脈形成やビジネスチャンスの拡大に役立つ

シェアオフィスは多様な業種・職種・ポジションの利用者が出入りすることも特徴です。ラウンジやドリンクスペースなど共有スペースで利用者同士の交流が起こりやすく、人脈形成をサポートします。

入居者限定の交流イベントやスキルアップのためのイベントも、シェアオフィスの強みを生かしたサービスの1つです。企業間交流の中からビジネスチャンスが生まれ、売上向上や販路拡大などに役立つでしょう。

法人登記によるブランディング効果も期待できる

郵便物・宅配物の受け取りなどのために、事業用の住所が必要になることもあるでしょう。法人登記ができるシェアオフィスなら、個人事業主やスタートアップなどが、代表者のプライバシーを守りながらビジネスに取り組めます。

また都心のハイグレードビルなどで展開するシェアオフィスなら、利用企業のブランディングにも効果的です。自社の信頼度を高められる場所で法人登記をすることで、ビジネスチャンスの拡大を期待できるでしょう。

オフィス空間のアレンジにも対応できる

一般的なシェアオフィスは机・椅子などのオフィス家具が備え付けとなっていますが、「自社でアレンジしたい」というニーズもあるでしょう。

「オフィス家具持ち込み可」のフラットな区画が利用できるシェアオフィスなら、利用人数に応じたスペースを借り、従業員の好みに合わせた机・椅子などを利用できます。

Wi-Fi・複合機・フリードリンクなどの基本機能を自由に利用できるようにしつつ、オフィス家具やノートPC・周辺機器などのレンタルサービスと併用することも可能です。

所有物件の活用により柔軟な働き方をサポートできる

シェアオフィスが提供される施設の種類や構造はさまざまです。一般的にはオフィスビルの1室や1フロアを複数の区画に分割して提供されますが、公共施設や商業施設の一角、マンションの空室や共用部分などをシェアオフィスとして利用するケースもあります。

ホテルの空き部屋を午前・午後のみオフィススペースとして利用できるようにするなど、時間貸しの形態も一般的です。企業が所有する物件を有効活用することで多様なシェアオフィスが提供され、利用者は柔軟に働く場所を選択できるようになります。

シェアオフィスの契約・利用方法

シェアオフィスの契約・利用方法は、施設内の受付カウンターで有人対応するタイプの他、専用アプリなどを使って無人対応するタイプもあります。後者の場合、施設予約サービスとスマートロックを組み合わせた運用が一般的です。ここでは、それぞれのタイプの契約・利用の流れを解説します。

有人対応（受付カウンター）の場合

受付カウンターで有人対応をするタイプのシェアオフィスの場合、一般的な契約・利用の流れは以下の通りです。

1.サービス比較：Web上で物件やサービス内容を比較
2.内覧予約：入居希望のオフィススペースの現地確認を予約
3.内覧：現地確認してイメージとリアルのギャップを防止
4.入居申し込み：必要書類を準備して申し込み
5.入居審査・面談：入居基準を満たすか書類や人物を審査
6.契約・入金：審査に通れば契約締結日や入居日を決定し、初期費用を入金して契約締結
7.入居：契約したオフィススペースに備品や書類などを移動させ、利用開始

無人対応（アプリ）の場合

アプリで無人対応をするタイプのシェアオフィスの場合、専用アプリの仕様によって利用方法は異なります。例えば以下のような流れです。

1.専用アプリをダウンロードし、クレジットカード情報などを入力し会員登録
2.アプリから店舗を検索し、利用時間やプランを選択して予約
3.施設入り口にて、アプリを使用するなどしてスマートロックを解錠して入室
4.予約時間終了後に退店し、アプリを使用して決済

シェアオフィスの利用に向いているユーザー層

シェアオフィスは個人事業主やスタートアップの他に、さまざまな企業のプロジェクトチームが短期的なオフィススペースとして利用することもあります。また交流・イノベーションを求める企業や柔軟な働き方を採用する企業も、シェアオフィスの利用が想定されるユーザー層です。

個人事業主やスタートアップ

個人事業主や従業員数が数名程度のスタートアップは、「小規模なワークスペースで十分」という場合も多いでしょう。一方で、「自宅やカフェでは仕事がしにくい」という悩みも考えられます。

こういったユーザー層には、少人数でも低コストで専用オフィススペースが利用できる、レンタルオフィス形式のシェアオフィスは有用です。資金繰りの悪化などのリスクを抑えつつ、快適なワークスペースで仕事ができます。

プロジェクトチーム

シェアオフィスはプロジェクト単位での利用にも有効活用できます。例えば、自社オフィス内にプロジェクト会議用のスペースを用意しにくい場合や、企業展示会・建築系プロジェクトなどで現地の執務環境が不十分な場合もあるでしょう。

こういった「プロジェクトメンバーの協働に適したワークスペースがない」という悩みは、短期利用できるシェアオフィスをプロジェクトメンバー用のビジネス拠点として契約することで解決できます。

充実した執務環境を素早く整えられる上、必要に応じて会議室やテレフォンブースなどを活用することも可能です。契約期間を変更しやすいシェアオフィスなら、プロジェクト期間の短縮・延長にも柔軟に対応できます。

交流やイノベーションを求める企業

他社との交流が少ない業種・職種だと、従業員が人脈を形成しにくく、刺激の少なさから個人・チームの成長に停滞感が生じることもあるでしょう。

さまざまな企業と空間を共有するシェアオフィスは、異業種交流やオープンイノベーションを求める企業が有効活用できます。共有スペースでの情報交換はもちろん、各種交流イベントによる有益なビジネスマッチングも可能です。

柔軟な働き方を採用する企業

共有スペースと専用スペースどちらにも対応できるシェアオフィスは、テレワークなどの柔軟な働き方と好相性です。

好立地・好アクセスなビジネス拠点は、在宅勤務者も外回りの営業担当者のようなモバイルワーカーも活用しやすく、サテライトオフィスとしても便利です。従業員のワークライフバランス向上にも役立つでしょう。

またフルリモートワークの従業員が多い企業なら、本社機能をシェアオフィスに移転して、オフィスコストを圧縮することも考えられます。

無人運営のシェアオフィスを開設するならイッツコム！

イッツコムは専用アプリ不要の施設予約サービス「Connected Space Share（コネクティッドスペースシェア）」と、利用者に快適・安全なWi-Fi通信を提供できる「かんたんWi-Fi」を提供しており、自社保有施設を無人運営のシェアオフィスとして運用するための必須環境を整備できます。

「Connected Space Share（コネクティッドスペースシェア）」で専用アプリ不要の施設予約管理

シェアオフィスはスマートロックとアプリを組み合わせて無人運営をすることもできますが、一般的には専用アプリを使用するため、施設利用者にはやや手間がかかります。

イッツコムが提供する「Connected Space Share（コネクティッドスペースシェア）」は、通常の施設予約サービスとは異なり、スペースのLINE公式アカウントを「友だち登録」する仕組みです。利用者はLINEアプリのみで予約・決済・スマートロック解錠ができ、LINEユーザーは専用アプリを別途インストールする必要がありません。

施設オーナーは、LINE Payまたはクレジットカード決済による安全な料金の受け渡しができ、専用ダッシュボードから全物件の売上や予約状況を一元管理できます。シェアオフィスの無人運営をお考えなら、便利な「Connected Space Share」の利用をご検討ください。

「かんたんWi-Fi」で快適・安全なWi-Fi通信を提供

新たにシェアオフィスを開設する場合、施設の基本機能としてWi-Fi環境の整備は必須です。しかし壁で区画を分け、多数のユーザーが利用するオフィススペースは、「Wi-Fiがつながりにくい」という問題も起こりやすいでしょう。

法人向けのWi-Fiアクセスポイント（AP）レンタルサービス「かんたんWi-Fi」は、シェアオフィスのWi-Fi環境整備に最適です。APはWi-FiルーターとLANケーブルで接続する仕組みのため、Wi-Fiルーターから離れた位置にも高性能なWi-Fi基地局を設置でき、どのような構造の施設にも柔軟に対応できます。

「ハイエンド6」プランのAPは高速・安全なWi-Fi6に対応し、最大同時接続台数は1AP当たり100台です。ゲストWi-Fi機能によりフリーWi-Fiの提供方法も詳細にコントロールでき、シェアオフィス利用者に快適かつ安全なWi-Fi通信を提供できます。

【関連記事：Wi-Fiのアクセスポイントとは？LANの仕組みや機器の機能も一挙解説】

まとめ

シェアオフィスはコワーキングスペースやレンタルオフィスといった提供方法があり、オフィスコスト削減・モチベーション向上・人脈形成・法人登記など、さまざまな目的に利用されます。スマートロックと施設予約サービスを組み合わせれば、自社保有施設の空きスペース・空き時間を使って無人運営も可能です。

イッツコムは「Connected Space Share」と「かんたんWi-Fi」により、シェアオフィスの無人運営に必須のスマートロック・施設予約サービス・Wi-Fi環境を一括で提供できます。シェアオフィスの開設・運営をお求めなら、必要な環境整備をトータルでサポートできるイッツコムにご相談ください。