【インボイス制度と電子帳簿保存法】売り手・買い手の保存方法を解説

2024年1月からインボイスの電子保存対応が必要になります。インボイスは紙で作成することもでき、インボイスに係る電磁的記録を授受することも認められますが、いずれにせよインボイス制度や電子帳簿保存法の要件を守った保存が必要です。

インボイスの保存方法について理解を深めたい方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、電子帳簿保存法・インボイス制度にどのように対応すべきか、売り手側・買い手側両方の立場で紹介します。

電子帳簿保存法とインボイス制度への対応が必要なタイミングは？

電子帳簿保存法における電子保存の義務化は、2年間の宥恕（ゆうじょ）措置が終了となり、実際に対応が必要となるタイミングに先立ちインボイス制度も開始されます。両者は密接に関連するため、セットで対応を検討することが必要です。

2024年1月からインボイスの電子保存対応が必要に

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類（請求書・領収書・契約書・見積書など）について、電子データによる保存を許可（一部義務化）する法律です。令和4年度（2022年）の税制改正で、電子保存の義務化および「宥恕措置」が明示されました。

電子帳簿保存法における宥恕措置とは、「電子取引で授受した国税関係書類を電子データとして保存する義務」について、2023年末までの2年間は紙保存も可とする経過措置です。2024年1月からは、国税関係書類に係る電子取引データの電子保存が必要になります。

2023年10月には消費税インボイス制度も施行されるため、電子帳簿保存法・インボイス制度の取り決めを守り、交付者も受領者もインボイスの電子保存に対応することが必要です。

【関連記事：【2022年最新】電子帳簿保存法の改正点や対応方法をわかりやすく解説】

インボイス交付の対象は2023年10月以降の取引

インボイス制度の施行日は2023年10月1日です。ただし、インボイスの交付は「10月以降に行う取引」が対象となるため、必ずしも10月1日以降に交付する請求書などからインボイスに対応する必要はありません。

例えば10月締めの取引を11月に請求する場合、11月に交付する請求書などからインボイスに対応することになります。

2023年10月以降の取引からインボイス対応が必要になり、2024年1月以降は電子取引で授受するインボイスの電子保存が必要になる流れです。

インボイス制度（適格請求書等保存方式）の基本をおさらい

インボイスは紙（手書き）で作成することもできますが、会計ソフトやExcelなどで電子的に作成する場合、2024年1月以降は電子帳簿保存法の取り決めに従って保存が必要です。ここでは、インボイスと消費税の関係やインボイスの作成方法など、インボイス制度の基本を解説します。

消費税の仕入税額控除に必要となる

インボイス制度（適格請求書等保存方式）とは、適格請求書（インボイス）に基づいて消費税の仕入税額控除を計算し、証拠書類を書面またはデータで保存する制度です。

インボイスを発行できるのは、「適格請求書発行事業者（インボイス発行事業者）」に限られます。適格請求書発行事業者になるためには、納税地を所轄する税務署長に登録申請書を提出し、登録を受けることが必要です。

買い手（発注者）が仕入税額控除を受けるには、原則として、売り手（受注者）から交付されたインボイスの保存が求められます。

インボイス（適格請求書）の作成方法

インボイスとは、売り手が買い手に対して、正確な適用税率や消費税額などを伝える書類やデータです。「インボイス」という名称の書類を新たに作成する必要はありません。

現行の「区分記載請求書（請求書・納品書・領収書・レシート・仕入明細書など）」に、「登録番号」「適用税率」「税率ごとに区分した消費税額」を加えたものがインボイスです。インボイスには以下の項目を記載します。

1.買い手（交付先の相手方）の氏名または名称
2.売り手（自社）の氏名または名称
3.売り手の登録番号（適格請求書発行事業者の登録後に税務署から通知される番号）
4.取引年月日（タイムスタンプ）
5.取引内容（軽減税率対象の品目が分かるように、品目や金額を記載）
6.税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率（8%対象○万円、10%対象○万円など）
7.税率ごとに区分した消費税額

インボイス制度における売り手・買い手の義務

売り手と買い手がインボイス制度の取り決めを守ることで、買い手は仕入税額控除ができます。

【売り手の義務】
1.適格請求書の交付：買い手の求めに応じてインボイスの交付が必要（買い手が仕入明細書・支払通知書などを作成する場合、インボイスの交付は必要ない）
2.適格返還請求書の交付：売上に係る対価の返還などを行う場合、適格返還請求書の交付が必要
3.修正した適格請求書の交付：インボイスに誤りがあった場合、修正したインボイスを交付することが必要
4.写しの保存：交付したインボイスの写しを保存することが必要。保存期間は、交付した日または提供した日の属する確定申告提出期限（事業年度終了の翌日から原則2か月）の翌日から7年間

買い手は仕入税額控除を受けるために、インボイスの保存が必要です。買い手が仕入明細書などを作成する場合、売り手の確認を受けたものを保存することで、仕入税額控除を受けることもできます。保存期間は売り手と同じく7年間です。

少額特例でインボイスの交付や保存が不要な場合も

インボイス制度において、買い手が仕入税額控除を受けるには、原則として全ての課税仕入れに対してインボイスの交付や保存が求められます。

ただし「基準期間における課税売上高が1億円以下」または「特定期間における課税売上高が5,000万円以下」の事業者は、税込1万円未満の課税仕入れについて、インボイス不要（帳簿の保存のみ）で仕入税額控除が可能です。これを「少額特例」と呼びます。

例えば、税込数千円の商品を複数回（複数日）に分けて仕入れると、インボイスは必要ありません。1回の仕入れが合計で税込1万円以上になると対象外のため、インボイスが必要です。

売り手がインボイスの控えを保存する方法

インボイス制度において、売り手（受注者）は交付したインボイスの写しを7年間保存することが必要です。ここでは、「交付したインボイスの写し」の範囲や「紙に出力したインボイス」の写しを保存する方法、インボイスに係る電磁的記録を提供する場合の保存方法を解説します。

「交付したインボイスの写し」の範囲

インボイスの発行事業者は、交付したインボイスの写しを保存することが義務付けられます。この「交付したインボイスの写し」は、書類そのものの複写に限りません。

インボイスに必須の確認事項が確認できる程度の記載さえあれば、その書面は写しとして認められます。

例えばインボイスに係るレジのジャーナル（ロール紙）や、複数のインボイスの記載事項に係る一覧表や明細表などを保存することで、インボイスの写しの保存とすることが可能です。

「紙に出力したインボイス」の写しを保存する方法

業務システムで作成したインボイスを書面（紙）で交付する場合、電子帳簿保存が定める「可視性の確保」の要件を満たせば、電磁的記録（ファイルやデータ）をもってインボイスの写しの保存と認められます。

【可視性の確保の要件】
・システム関係書類（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなど）を備え付けること
・電磁的記録の計算処理に必要なPC・プログラム・ディスプレイ・プリンタおよびそれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイ上または書面に、整然・明瞭・速やかに出力できること
・電磁的記録の提示または提出の要求に応えられるようにしておくか、取引年月日や日付範囲を指定できる検索機能を確保しておくこと

インボイスに係る電磁的記録を提供する場合の保存方法

インボイスの交付に代えて、インボイスに係る電磁的記録を買い手に提供することもできます。この場合は提供した電磁的記録を、電磁的記録のまま、または紙に印刷して7年間保存することが必要です。

電磁的記録のまま保存する場合、可視性の確保に加え、「真実性の確保」の要件を満たすことが求められます。

【真実性の確保の要件】
・電磁的記録の提供前にタイムスタンプを押す
・電磁的記録の提供後速やかにタイムスタンプを押し、保存した当人またはその直接の監督者の情報を確認できるようにしておく
・電磁的記録の訂正・削除ができない、またはしたことを確認できる業務システムを利用する
・インボイスに係る電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理の規程を定め、規程に沿った運用を行い、電磁的記録の保存に併せて規程の備え付けを行う

買い手が受領したインボイスを保存する方法

買い手（発注者）は受領したインボイスを7年間保存しなければなりません。インボイスではなくインボイスに係る電磁的記録を受領することや、紙のインボイスを受領することも考えられます。「電子取引」で受領したインボイスまたはインボイスに係る電磁的記録は電子保存が必要で、紙で受領したインボイスに限り「スキャナ保存」が可能です。

「電子取引」で受領したインボイスは電子保存が必要

買い手が電子インボイスまたはインボイスに係る電磁的記録を受領した場合、売り手側と同様、可視性・真実性を確保して7年間保存することが必要です。

以下のものは全て電子帳簿保存法における「電子取引」に当たるため、紙のみで保存することは禁止されており、データとして保存することが求められます。

・メールで受領した領収書や請求書など（添付ファイルによる場合を含む）
・WebサイトからダウンロードしたPDF形式の領収書や請求書など
・クラウドサービスで受領した電子領収書や電子請求書など
・ペーパーレスFAXで受領したPDF形式の領収書や請求書など
・DVDなどの記憶媒体で受領した領収書や請求書など
・EDIシステムで受領したインボイスに係る電磁的記録
・法人クレジットカードの利用明細

紙で受領したインボイスに限り「スキャナ保存」が可能

紙で受領したインボイスは、スキャナ保存（スキャン後に画像データとして保存）も認められます。重要書類・一般書類で要件は若干異なりますが、以下のような要件を満たすことが必要です。

・受領後速やか（おおむね7営業日内）に入力すること
・解像度200dpi（A4サイズで約387万画素以上）相当で読み取り
・カラー画像（24ビットカラー）による読み取り
※重要度の低い一般書類は白黒256階調（グレースケール）でも可
・タイムスタンプの付与（クラウドにおいて入力期間内に保存したことが確認できる場合、タイムスタンプ不要）
・バージョン管理による訂正または削除の事実および内容の確認ができること
・見読可能装置（14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識など）の備え付け
・整然・明瞭に出力できること
・処理システムの概要書類などの備え付け
・取引年月日・取引金額・取引先を指定できる検索機能の確保

「Box」は電子帳簿保存法・インボイス制度に完全対応！

電子帳簿保存法の要件を満たしてインボイス制度に対応するには、売り手・買い手ともに、電磁的記録を7年間保存する必要があります。電子取引のツールやスキャナ保存の機会が多いと電磁的記録は乱雑になりがちで、保存容量やデータ紛失対策なども課題です。

各国の政府機関も採用する容量無制限のクラウドストレージ「Box」なら、1つのツールで電子取引・スキャナ保存に対応できます。

1,500以上の業務アプリと連携できるため、電磁的記録を作成するシステムのデータを一元管理でき、検索性・一覧性も抜群です。

7段階のアクセス権限設定や70種類以上のログ監査、50世代以上のバージョン管理により、電磁的記録の訂正・削除を禁止および追跡できます。

簡単な操作で安全にファイル共有ができるため、メーラーなどでインボイスをやり取りする必要がありません。「Box Sign」と「Box Relay」により、Box上で契約フローを完結できます。

まとめ

インボイス対応は2023年10月以降の取引から必要になり、2024年1月以降は電子取引で授受するインボイスの電子保存が必要になります。

インボイスは紙で作成することもできますが、消費税の仕入税額控除を受けるには、インボイス制度の要件を守った保存が必須です。また電子で作成したインボイスやインボイスに係る電磁的記録を授受する場合、電子帳簿保存法の要件を守った保存が求められます。

容量無制限のクラウドストレージ「Box」なら、電子帳簿保存法・インボイス制度の要件を守ってインボイスの一元管理ができます。インボイスを確実に管理することをお求めなら、Boxの導入・運用をトータルサポートできるイッツコムにご相談ください。