社内ネットワークからファイル共有する方法とは？生産性アップのカギはここ！

社内ネットワークの構築と、ファイル共有手段の確立は業務の効率化に不可欠です。とはいえ、インターネット回線だけを用意すれば共有できるわけでもありません。さまざまなハードルとリスクを考えると、なかなか社内のインフラ整備が進まないと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、社内ネットワークでファイルを共有する方法や社内ネットワークの構築手順を紹介します。企業がするべきネットワーク管理を知れば、業務効率もアップするでしょう。

社内でファイル共有するにはネットワークが重要！

かつては社内で資料を共有するときは、紙に印刷したりUSBメモリーにデータを入れて手渡したりするのが一般的でした。現在もこのような手段でも情報の共有は可能ですが、時間的・人的コストを割かなければならず、効率的とは言えません。

生産性を向上させつつ迅速にファイルを共有するには、社内ネットワークのインフラを整えることが重要です。簡単なパソコンの操作だけですぐに必要なファイルが共有できれば、人件費や印刷代などをカットできます。

ファイル共有するには準備が必要

速やかにファイルを共有できる方法を確立すれば、業務の効率化やコストカットに大きく貢献しますが、環境を構築するためには準備が必要です。しかし、パソコンやネットワークに詳しくない方はハードルの高さを感じてしまうかもしれません。ここでは、ファイル共有するための準備を分かりやすく解説します。

パソコンの共有設定をオンにする

まずはパソコン側の共有設定を有効にしましょう。Windows10で共有設定をオンにする手順は以下の通りです。

共有フォルダーの設定を行う

他のパソコンから確認する

他のパソコンとファイルを共有する方法

異なるパソコン同士でファイルを共有する方法はいくつかあります。それぞれ特徴があるので、用途に応じて使い分けることが大事です。代表的な方法を5つ紹介するので、どの方法が自社の環境に適しているのか検討しましょう。

ファイルサーバーを使用する

ファイルサーバーは、ネットワーク上でファイルやデータを管理するコンピューターです。ネットワークを介して複数のパソコンから同時にアクセスしてファイルを共有できます。セキュリティを厳重に設定できるので、データのバックアップ先としても有用です。アクセス権限や操作権限を個別に設定できるため、大人数での運用にも適しています。

Windows10で共有する

Windows10に搭載されている共有機能を使用する方法です。プライベートネットワーク内でのファイル共有設定を有効にした上で、管理者のパソコンのドライブ内に共有フォルダーを作成し、格納したファイルをLAN内で共有します。

Windows10以外のOSを搭載したMacやiPhone、 Android端末などのデバイスからもアクセスできる利便性の高さが魅力です。特別な設備や機材が必要なく、コストをかけずにすぐに運用できます。

メールで行う

内容だけ確認してほしいドキュメントファイルなどであれば、メールに添付して送信するのも方法のひとつです。一斉送信すれば手間もかからず、必要な相手に瞬時にファイルを送信できます。

ただし、メールで送信したファイルは送信先それぞれのローカルストレージに保存される独立したデータとなります。「1つのファイルを共有して複数人で編集する」といった用途には適していないので注意しましょう。

NASを使用する

NASは「Network Attached Storage」の略称で、ネットワーク接続に対応したストレージを指します。 LANに直接接続することで、ファイルサーバーの1種として機能する機器です。

インターネットを介して外部からもアクセスできるので、LANの範囲に囚われずに柔軟に運用できます。無線LANで運用すれば、ケーブル不要でどこからでもアクセスできるのも強みです。

クラウドストレージを使用する

クラウドストレージは、インターネット上にファイルを保存して複数人で共有できるようにするサービスです。Web上に存在するデータ倉庫のようなもので、各デバイスからアクセスしてファイルの送受信ができます。

データをダウンロードして持ち運ぶ必要がなく、遠隔地にいる相手との共同作業も可能です。保存されたファイルが変更された場合に、自動で同期することもできます。無料で利用できるサービスもありますが、容量に制限があり、有料プランに加入することで容量を拡張できる仕組みになっていることがほとんどです。

ファイル共有はセキュリティ対策が大事！

業務でネットワークを扱うにあたって、セキュリティの問題は避けて通れません。顧客情報などの重要な情報が流出してしまった場合、甚大な損害を被る可能性があります。このようなリスクを回避するためには、万全のセキュリティ対策が必要です。

アクセス権を決定する

機密性の高いデータが誰でも閲覧できるのは、大変危険な状態です。ファイルを共有する際は、アクセス権を設定してデータにアクセスできる人を制限しましょう。ユーザーごとのアクセス権の付与に加えて、「閲覧のみ可能」「閲覧・編集が可能」などの権限のレベル設定も可能です。

ウイルス対策

共有ファイルにはさまざまなデバイスから複数の人がアクセスするため、ウイルス対策も万全を期す必要があります。各デバイスにアンチウイルスソフトを導入してウイルス対策をしましょう。

共有ファイルにアクセスするデバイスで怪しいWebサイトを開かない、出どころの分からないプログラムは実行しない、安易にメールの添付ファイルを展開しないといった基本的なセキュリティ意識を浸透させることも大事です。

ID・パスワードの管理

他人にアカウントを利用されてアクセスされてしまうと、本来はアクセス権限がない人も共有フォルダーにアクセスできてしまいます。ユーザーIDとパスワードを設定することで不正アクセスをより防止する効果が期待できるでしょう。定期的にパスワードを変更すればさらに効果的です。

しかし、ヒューマンエラーからIDやパスワードが流出してしまう可能性もあります。扱う人が危機管理を徹底することも重要です。

アクセスログの管理

管理者権限でファイルにアクセスした人の履歴をチェックできます。定期的にアクセスログをチェックして、不審なアクセスがないか確認しておきましょう。誰が、いつ、どのファイルにアクセスしたかを把握できるので、トラブルが起こったときの原因究明にも役立ちます。

ファイアウォールの導入

安全にインターネットを利用するには、ファイアウォールの導入は欠かせません。パソコンの状態を監視し、外部からの悪意ある攻撃やウイルスの侵入を検知・阻止することでパソコンの健康状態を維持してくれます。

ファイアウォールを起動していると共有フォルダーにアクセスできないことがあるので、システムセキュリティの設定を適切に変更することも忘れないようにしましょう。

社内ネットワークには光回線がおすすめ！

共有フォルダーを効果的に運用するには、適切な社内ネットワークの構築が重要です。光回線は品質が高く、ストレスフリーな環境を整えることで生産性の向上に貢献します。光回線を導入することでどのようなメリットがあるのか確認しましょう。

固定IP＋VPNで仮想専用線を構築できる

固定IPアドレスを取得してVPNを構築することで、仮想専用線の実現も可能です。IPアドレスとはインターネット上における住所のようなものですが、通常はインターネットに接続するたびに変更されます。

光回線の中には、IPアドレスを固定できるサービスもあるので、インターネット上に「変わらない住所」を取得可能です。ファイルサーバーを設置したり、社外からネットワークにアクセスしたりする際に役立ちます。さらにVPNを構築することで、セキュリティの強化にも有効です。

通信速度と安定性に優れている

光回線は、現在最も通信速度が速い通信回線です。従来のADSLやモバイル回線と比較すると圧倒的な通信速度を誇っており、データ容量が大きいファイルを扱うときも待ち時間がなくスムーズに運用できます。

通信回線は、速度だけでなく安定して接続できることも大事です。光回線は1度に送受信できるデータ量が多いため、回線の渋滞が起こりにくく安定性も優れています。

多くの端末を同時接続できる

光回線はデバイスの同時接続可能数が多いため、複数の端末を同時に接続する運用に適しています。複数の端末が同時に接続してもデータ渋滞が起こりにくく、安定した運用が可能です。多人数で回線を共用するオフィスでは特におすすめと言えるでしょう。

一方、同じ光回線でも、サービス提供事業者や選択するプランによって、安定して同時に接続できるデバイス数は異なります。自社の利用環境に適したサービスを選択することが大事です。

イッツコムの光回線は社内インフラに最適

イッツコムが提供している光回線は、社内インフラを充実させるのに最適化された法人向けサービスです。高速・大容量化を実現する専用線の提供や、クローズ環境でセキュリティ面を強化する閉域網を利用いただけます。

カスタマーサポートも充実しているので、トラブルが起こったときも安心です。1本化した窓口で迅速に対応します。

まとめ

社内でスムーズにファイル共有するには、社内ネットワークの整備が不可欠です。インターネットを介した共有環境を整えることで、業務の効率化やコストカットに貢献します。ネットワークを構築する際は、セキュリティにも十分に気を配って安心して運用できるシステムを目指しましょう。

イッツコムは、ビジネスシーンでの運用に適した法人向け光接続サービスを提供しています。スマートなインターネット環境をお求めの方は、ぜひご相談ください。