BCP（事業継続計画）とは？対策の意味や策定・発動の手順を解説

BCP（事業継続計画）は、災害や感染症など予測困難な緊急事態の被害から中核事業を守り、事業継続と早期復旧を叶えるための計画です。計画立案とともに、緊急事態を想定した環境整備や訓練にも取り組み、スムーズにBCPを発動できる体制を整えることが大切です。

震災やコロナ禍などの経験からリスクヘッジを検討しており、BCP対策の重要性や具体的な策定方法が知りたい方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、BCPの意味・目的や策定~文化醸成までの流れ、発動時の具体的な対応について紹介します。

BCPとは？

BCPは緊急事態時にも事業継続と早期復旧を可能とするための計画で、企業だけでなく顧客や地域経済にとっても重要な備えです。社会的な要請として、一部業界ではBCPの策定や訓練が義務化されています。まずは、BCPの基本について見ていきましょう。

BCPの意味

BCP（Business Continuity Plan/事業継続計画）とは、企業が自然災害・感染症・テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合に備え、事業継続のための方法や手段を取り決めておく計画です。

緊急事態において事業資産への損害を最小限に抑えつつ、中核事業の継続や早期復旧を可能とするために、対応の手順や関連情報を文書化しておきます。

BCPの必要性

自然災害や感染症がいつ発生するかという予測は難しく、緊急事態は突然起こります。特に経営基盤の弱い中小企業に緊急事態への備えがない場合、事業縮小や従業員の解雇、最悪の場合は倒産・廃業が考えられるでしょう。

こういったリスクを避けるために、平常時にBCPを準備し、緊急時に中核事業の継続・早期復旧を図ることが重要です。なお全ての介護サービス事業者は、2024年4月より、BCPの策定と研修の実施や訓練が義務付けられます。

BCPの目的

BCPを策定し運用する目的は、主に以下3つの視点で考えられます。

・顧客からの信用を守る
・従業員の雇用を守る
・地域経済の活力を守る

緊急事態時には従業員の生命や健康を守った上で事業を継続することが重要です。顧客からの信用を守り売上を維持できれば、従業員の雇用を守るとともに、地域経済の活力を守ることにもつながります。

中小企業のBCPで重視したい点

BCPを策定する際、特に中小企業が重視したい点は以下の通りです。

・企業同士で助け合う：緊急時の助け合いが結果的に自社の事業継続につながる
・商取引上のモラルを守る：緊急時のモラルを欠いた対応で企業の信用失墜を招くと、事業の復旧が困難になる
・地域を大切にする：顧客や経営者・従業員も地域住民である場合が多く、緊急時の地域貢献活動も重要である
・公的支援制度を活用する：公的金融機関による緊急時融資制度や特別相談窓口を活用する

BCPを形骸化させないBCMの重要性

BCPはあくまで文書化された計画です。緊急時にBCPを発動して事業継続を達成するには、BCM（Business Continuity Management/事業継続マネジメント）が求められます。

2011年の東日本大震災ではBCPを策定していたにもかかわらず、意思決定の遅れやBCP発動の訓練不足などにより、計画通りに事業継続を達成できなかった企業が多く見られました。

この反省により、戦略・テスト・メンテナンスまでの総合的なマネジメントを行うBCMの重要性が再認識されています。BCPは事業継続性を担保するために必要な備えですが、策定することがゴールではありません。

BCPの策定から文化醸成までのステップ

BCPを策定するまでは、中核事業の特定やリスク分析、代替案と事前対策の検討などが求められます。ただし「BCPを策定するだけ」では緊急時対応の実効性が不透明であるため、計画の成果物として文書化するだけでなく、BCP文化の醸成まで検討することが重要です。

1.中核事業の特定とリスク分析

緊急時には限りある資源を運用して事業を継続することになるため、「どの商品を優先的に作るか」「どのサービスを優先的に提供するか」という経営判断をあらかじめ行っておくことが求められます。以下のように、「緊急時に中核事業がどのような影響を受けるか」を検討することがBCPの第一歩です。

・中核事業の特定：中核事業と付随する重要業務（受注・出荷・支払いなど）、それらの継続に必要な資源を洗い出す
・中核事業が受ける被害を評価する：中核事業の継続に必要な資源が被災時にどのような影響を受けるかなど、リスクを可能な限り漏れなく把握する
・財務状況を分析する：建物・設備の復旧費用や事業中断による損失を具体的に概算しておく

2.代替策と事前対策の検討

中核事業の特定とリスク分析が完了したら、緊急時に中核事業を継続・復旧させるための準備・事前対策を検討します。以下のように、各種インフラやバックアップなどの代替策を準備しておくとともに、事前対策の投資先について優先順位付けをすることが必要です。

・事業継続のための代替策を検討しておく：緊急時における事業復旧をより迅速に行うために、中核事業に必要な資源をどのように確保するかについて事前に把握しておく
・事前対策を検討・実施する：中核事業が緊急時に大きな被害を受けないように、ソフトウェア面・ハードウェア面の対策を検討しておく

3.BCPの発動基準と組織体制の明確化

代替策と事前対策を検討したら、実際にBCPを発動する基準と、発動時の組織体制・指揮系統を明確化します。

・BCP発動基準を明確化する：中核事業に甚大な影響を与える可能性のある災害とその規模に基づいて、BCP発動基準を定める
・BCP発動時の体制を明確化する：復旧対応・外部対応など機能別の組織体制と、各チームのリーダー及び指揮系統の明確化

BCP発動時には経営者がリーダーシップを発揮し、トップダウンの指揮命令によって従業員を先導することが重要です。

4.BCPの文書化と策定完了

ここまでに検討した情報を整理・文書化することで、BCPの策定が完了します。記載する情報は中核事業関連のものや組織体制などさまざまですが、要素を大別すると以下2種類です。

・BCPの発動フロー
・事業継続に必要な各種情報の帳票類

BCPに社内からしかアクセスできないと、オフィス被災時に対応が困難です。文書は電子化し、クラウドストレージなどに保存しておくのが望ましいでしょう。

5.従業員向けのBCP教育・訓練と文化醸成

BCPを策定したら、緊急時に従業員が有効活用できるように、教育・訓練や文化醸成に努める必要があります。このプロセスを踏まえなければBCPは形骸化しかねないため、「緊急時に確実にBCP発動ができるためのマネジメント（BCM）」を重視しましょう。

・従業員へのBCP教育を実施する：社内ディスカッションや研修によりBCPの理解を深めさせる
・BCP訓練を実施する：意思決定の机上訓練や連絡・移動・復旧対応の演習など
・BCP文化を醸成する：BCP運用に対する経営者の姿勢を文化として定着させる

緊急時におけるBCP発動の具体的なプロセス

BCPの策定とBCMの流れを踏まえた上で、実際に緊急事態が起こった際のBCPの発動手順を見ていきましょう。緊急事態が発覚したら、まず適切な初動対応が必須です。迅速に被災状況を確認するとともに中核事業の継続・復旧方針を立案し、緊急事態の進展・収束に合わせて応急・復旧対策を講じます。

1.初動対応

緊急事態が発生した際、迅速かつ適切な初動対応により被害を最小化することが重要です。BCP発動の最初のプロセスには以下のような措置を講じます。

・二次災害の防止措置：被害を拡大させないよう、従業員や経営者が現場の判断で連携する
・従業員の参集：経営者・従業員がヘッドオフィスに参集、もしくはWeb会議システムなどで緊急会議
・安否・被災状況の確認：来客や従業員とその家族の安否確認と、事業所内外の被害状況の確認

2.事業継続のための緊急対策

初動対応が済んだら経営者の指揮命令により、顧客・協力会社と連絡を取るとともに、中核事業の継続・復旧方針を立てます。

・顧客・協力会社への連絡：顧客・協力会社の被災状況と、今後の納品の目処などについての確認
・中核事業の継続・復旧方針立案と体制確立：中核事業が受けた被害を判断しつつ、復旧に向けた役割分担・スケジュール・費用などを明確化する

3.事業継続のための応急・復旧対策

中核事業の継続・復旧方針に従い、「顧客・協力会社」「従業員・事業資源」「財務」という3つの観点で、緊急事態の進展・収束に合わせて必要な対策を並行して実施します。

・顧客・協力会社向け対策：取引復元に向けて一時的な代替生産や納品計画を調整する
・従業員・事業資源対策：情報システムの回復、従業員との情報共有、生産機械の修理・調達など
・財務対策：運転資金・復旧資金の確保や仕入・給与の支払い

トップダウン型の速やかな調整が求められるため、経営者が統括し、各機能を担当するチームにサブリーダーを配置しましょう。

BCP策定時に注意したい事前対策の投資先

BCP対策にはソフトウェア面・ハードウェア面の何らかの環境整備が必要です。しかし事前対策にかけられる費用は限られています。中核事業の性質や経営体力などを勘案し、適切な投資先を検討しましょう。ここでは、BCP対策に必須となる事前対策の投資先の考え方を解説します。

平常時からクラウドサービスの活用を標準化する

クラウドサービスへの投資は必須です。BCPの策定ではソフトウェア面・ハードウェア面の事前対策が重要ですが、これは「中核事業への被害を最小化する」「緊急時に事業の継続・復旧を容易にする」という目的があります。

ここで検討したいのが、「オフィスの被災により停止するシステム体制は避けるべき」ということです。特に機密性の高いファイルやデータの損失、BCPそのものにアクセスできない状況は避けましょう。

平常時からクラウドサービスの活用を標準化しておけば、オフィスが被災しても従業員は自宅のPCやスマホから各種情報にアクセスできます。これはBCP発動の訓練やBCP文化の醸成という意味でも役立ちます。

したがって、ファイルを安全に一元管理・共有・オンライン編集ができるクラウドストレージを活用しましょう。また緊急時の連絡手段として、Web会議システムやビジネスチャットなどのコミュニケーションツールも導入・運用することをおすすめします。

オフィスのインターネット回線の二重化（冗長化）や、リモートワーク環境でクラウドサービスを安定利用できるデータSIMの整備も有効です。

【関連記事：クラウドサービスとは？種類・例・メリットや活用のポイントを解説】

平常時にも緊急時にも最適なクラウドストレージ「Box」

BCPに必要な事前対策として筆頭に挙げられるのが、クラウドストレージです。「Box」は日本政府や多数のリーダー企業も採用するコンテンツマネジメントシステムで、容量無制限かつ世界最高峰のセキュリティレベルを誇ります。

1,500以上のアプリと連携でき、顧客や協力会社の安全な招待にも対応するため、業務システムの中核として活用できるでしょう。緊急時にも安定してアクセスでき、代替策への切り替えに戸惑うリスクも抑えられます。

BCP対策に役立つ環境整備ならイッツコム！

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まとめ

BCPは予測困難な災害や感染症の被害から中核事業を守り、事業継続や早期復旧を叶えるために必要な計画です。緊急時にBCPをスムーズに発動するためには、クラウドストレージを導入・運用してリモートワーク環境に慣れておくなど、緊急事態を想定した準備や訓練が求められます。

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