Zoomホワイトボードの使い方！従来のホワイトボードとどう違う？

Zoomには2種類のホワイトボード機能があります。新機能の「Zoomホワイトボード」は、ミーティング内外やデバイスを問わず開始・編集でき、複数のボードをクラウド上に保存できるのが利点です。

Zoomホワイトボードは従来のホワイトボード機能と何が違うのか、どのように使うのか、まとまった情報が欲しい方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、Zoomホワイトボードとクラシックホワイトボードの違い、基本的な使い方について紹介します。

Zoomのホワイトボード機能とは？

Zoomには「クラシックホワイトボード」と「Zoomホワイトボード」という2種類のホワイトボード機能があります。前者はミーティング中にのみ使える機能で、後者はミーティング外でも使える新機能です。まずはZoomホワイトボードとは何かを見ていきましょう。

クラシックホワイトボードとZoomホワイトボードの違い

Zoomホワイトボードとは、2022年4月に追加された、Zoomの新しいホワイトボード機能です。新機能の追加に伴い、画面共有機能の一部として利用するホワイトボードは、「クラシックホワイトボード」として明確に区別されます。

クラシックホワイトボードはミーティング中にのみ使える機能です。Zoomホワイトボードは独立した機能のため、ミーティング中でもミーティング前後でも利用できます。

またクラシックホワイトボードで作成・編集したボードを記録として残す場合、PNG形式またはPDF形式のファイルとして保存（エクスポート）することが一般的です。Zoomホワイトボードで作成・編集したボードはクラウド上に自動かつ永続的に保存され、共有相手はいつでも編集に参加できます。

Zoomホワイトボードで追加された機能

クラシックホワイトボードで利用できる機能は、テキスト・描画（ペンや図形）・スタンプ・スポットライトなどです。これらをまとめて注釈ツール（注釈メニュー）と呼びます。

注釈ツールの内容は、他の画面を共有した場合と同じです。これに比べZoomホワイトボードは、編集・共有機能が大幅に強化されています。追加・改良された主な機能は以下の通りです。

・テンプレートの利用
・ワークフローの直感的な作成
・オブジェクトのレイヤー管理
・閲覧・編集などメンバーのアクセス権限設定
・付箋ツールによるメモと「イイね」によるリアクション
・コメント機能による特定箇所でのチャット
・ミニマップ機能によるキャンバスの移動やズームイン/ズームアウト
・キャンバス内のテキスト検索
・画像ファイルやPDFファイルの貼り付け
・バージョン履歴の自動保存と復元

iPhoneでも使えるZoomホワイトボード

ZoomホワイトボードはWindows PC・Mac・iPhone/iPad・Android端末でも、Zoomウェブポータルからでも利用できます。クラシックホワイトボードはほぼマルチデバイス対応ですが、iPhoneからの開始には対応していません（2023年6月時点）。

ZoomホワイトボードはiPhoneのモバイルアプリ版でも、Zoomデスクトップクライアント版と同等の機能を利用できます。小型の携帯端末は表示専用になる場合もありますが、iPhoneからボードを開始・編集できるのは、クラシックホワイトボードにはない利点です。

活用シーンが広がるZoomホワイトボード

Zoomホワイトボードは、クラシックホワイトボードより生産性の高いコラボレーションツールとして、幅広いニーズに対応できます。

クラウド保存に対応しないクラシックホワイトボードは、編集内容を次のミーティングに引き継げません。毎回集まったメンバーで、いわば「その場限り」のブレインストーミングをし、PNGファイルやPDFファイルで結果を残します。

Zoomホワイトボードならミーティング前にあらかじめボード形式で資料を用意しておき、それを元にブレインストーミングや詳細な編集ができます。作成したボードはいつでも編集できるため、メンバーが時間に縛られないこともメリットです。付箋やコメントも活用して、ボードを中心としたプロジェクト立案・管理もできます。

ベーシックプラン・プロプランは編集ボード数の上限あり

無料で全ての機能を利用できるのも、Zoomホワイトボードのうれしいポイントです。ただしZoomアカウントがベーシック（無料）プランまたはプロプランの場合、次の制限があります。

・同時編集可能なホワイトボードの数は3つ
・利用可能なクラウドストレージは25MB

4つ以上作成した場合、最新の3つ以外のボードは読み取り専用になる仕様です。ビジネスプラン以上のアカウントを取得すれば、同時編集可能なボード数を無制限にできます。なお、ベーシックプランまたはプロプランの場合、「ボード数上限なし」のアドオンを購入することも可能です。

4つ以上のボードを編集したい場合、ビジネスプラン以上のアカウントを取得するか、アドオンを購入しましょう。

【関連記事：Zoomビジネスライセンスとは？有料プランの機能差や契約窓口の違いを解説】

クラシックホワイトボードの使い方

Zoomホワイトボードは便利な新機能ですが、クラシックホワイトボードも引き続き使えます。ただし使えるのは従来通りミーティング中のみです。ここでは、クラシックホワイトボードの開始・編集方法や使えない場合の対処法を見ていきましょう。

クラシックホワイトボードを開始・編集

Windows PC・MacやiPad・Android端末の場合、以下の手順でクラシックホワイトボードを開始・編集できます。

1.Zoomアプリを開いてサインイン
2.新規ミーティングを開始
3.[画面の共有] / [共有]メニューをクリック/タップし、[ホワイトボード]を選択
4.注釈メニューから[テキスト]や[描画]を選択し、自由に書き込み
5.編集が終わったら[保存]メニューからPNGファイルやPDFファイルとしてエクスポート

クラシックホワイトボード機能を使えない場合の対処方法

iPhoneはクラシックホワイトボードを開始できません。iPhone以外のデバイスで[画面の共有] / [共有]メニューに[ホワイトボード]が表示されない場合、機能がオフ設定になっていると考えられます。この場合は以下の手順でオン設定に切り替えましょう。

1.Zoomウェブポータル（https://zoom.us/）にアクセスし、サインイン
2.[設定]にアクセス
3.下にスクロールし、[ホワイトボード（クラシック）]の右にあるトグルスイッチをオン（ブルー）にする

クラシックホワイトボードに書き込みができない場合の対処方法

クラシックホワイトボードを開始・表示できるのに書き込みができない場合、以下の手順で設定を変更しましょう。

1.Zoomウェブポータル（https://zoom.us/）にアクセスし、サインイン
2.[設定]にアクセス
3.下にスクロールし、[注釈]の右にあるトグルスイッチをオン（ブルー）にする

[注釈]をオン設定にしても書き込みができない場合、ミーティングのホストが注釈を禁止していると考えられます。この場合はホストに問題を伝え、注釈を許可してもらいましょう。

Zoomホワイトボードの使い方

新機能のZoomホワイトボードはマルチデバイス対応です。PC・タブレット・スマホから開始や編集ができ、編集結果はZoomクラウドに保存されます。ここでは、Zoomホワイトボードの使い方や使えない場合の対処法を見ていきましょう。

Zoomホワイトボードを利用する前提条件

Zoomホワイトボードを利用するには、以下の条件を満たす必要があります。

・ZoomデスクトップクライアントやZoomモバイルアプリがグローバル最小バージョン以上であること
・管理者がアカウントに対してZoomホワイトボードを有効化していること
・Zoomにサインインしていること

Zoom社は四半期ごとのスケジュール（11月、2月、5月、8月の第1週末）で「グローバル最小バージョン」を適用し、最低利用バージョンを下回るZoomアプリをブロックします。バージョンアップに伴いZoomホワイトボードの機能が追加・改良される場合もあるため、継続的なアップデートを心掛けましょう。

Zoomアプリからミーティング中にZoomホワイトボードを使用

ZoomデスクトップクライアントやZoomモバイルアプリから、ミーティング中にZoomホワイトボードを使用する方法は以下の通りです。

1.Zoomアプリを開いてサインインし、ミーティングを開始する
2.[ホワイトボード]メニューをクリック/タップ
3.[新しいホワイトボード]または既存のボードを選択
4.[すべての参加者が編集できます]の横にある矢印をクリックして、参加者に付与する権限を選択
5.[ボードを開く]を選択
6.ボードを共有する場合、[共有]からミーティング外のユーザーを招待する

Zoomアプリからミーティング前後にZoomホワイトボードを使用

ZoomデスクトップクライアントやZoomモバイルアプリから、ミーティング前後にZoomホワイトボードを使用する方法は以下の通りです。

1.Zoomアプリを開いてサインイン
2.[ホワイトボード]メニューをクリック/タップ
3.[新規]か既存のボード、または好みのテンプレートを選択
4.テンプレートが表示されたら、好みのものを選択するか、ウィンドウを閉じる
5.ボードを共有する場合、[共有]からユーザーを招待する

ZoomウェブポータルからZoomホワイトボードを使用

ZoomウェブポータルからZoomホワイトボードを使用する方法は以下の通りです。

1.Zoomウェブポータル（https://zoom.us/）にアクセスし、サインイン
2.[ホワイトボード]をクリック
3.[新規]か既存のボード、または好みのテンプレートを選択
4.テンプレートが表示されたら、好みのものを選択するか、ウィンドウを閉じる
5.ボードを共有する場合、[共有]からユーザーを招待する

Zoomホワイトボードを使用できない場合の対処方法

Zoomホワイトボードは通常、デフォルトで有効化されていますが、無効化されている場合は以下の手順で設定を変更しましょう。

1.Zoomウェブポータル（https://zoom.us/）にアクセスし、サインイン
2.[アカウント管理]をクリックし、[アカウント設定]をクリック
3.[ホワイトボード]をクリック
4.[Enable In-meeting Whiteboard（ミーティング中のZoomホワイトボードを有効化）]や[Enable Out-of-Meeting Whiteboard（ミーティング外のZoomホワイトボードを有効化）]の右にあるトグルスイッチをオン（ブルー）にする

Zoomホワイトボードを使いこなすサービス整備はイッツコム！

イッツコムはZoomをプロプラン1ライセンスから提供しており、高コスパ運用が可能です。またZoomとの連携に最適な容量無制限クラウドストレージ「Box」など、さまざまなICTサービスを豊富に取りそろえています。

プロプラン1ライセンスからZoomを高コスパ運用

Zoomホワイトボードは、コラボレーションツールとしてクラシックホワイトボードを大きく上回る利便性があります。ただしベーシックプラン・プロプランは編集ボード数とストレージ容量に厳しい制限があり、上限をなくすにはビジネスプラン以上のアカウントを契約するか、アドオンを購入することが必要です。

ベーシックプランにはミーティングの40分制限もあるため、ブレインストーミングや計画立案などに支障が出るかもしれません。プロプラン以上、できればビジネスプラン以上のライセンスを取得し、ミーティングの連続使用時間を実質無制限（30時間/1回）に拡張してはいかがでしょうか。

イッツコムなら、日本語サポート付きの有料版Zoomをプロプラン1ライセンスから契約可能です。管理者向けのマニュアルも豊富で、請求書払いにも対応し、Zoomをコスパよく運用できます。

Zoomとの連携に最適な容量無制限クラウドストレージ「Box」

ZoomによるWeb会議に慣れるほど、Zoomホワイトボードや画面共有機能で画像・PDFなどのファイルを共有する機会が増えるでしょう。効率的にファイル管理をするなら、外部のクラウドストレージと連携するのがおすすめです。

一般的なクラウドストレージは容量に応じて月額利用料金が増えるため、クラウドに依存するほどコスト増となります。この点「Box」であれば、全ての有料プランで容量無制限です。また各国の政府機関も採用するほど、セキュリティ機能に隙がありません。

Zoomはミーティング中のチャット機能の他に、「Zoom Chat」も利用できます。これはZoomホワイトボードと同じく、ミーティング外でも利用できるビジネスチャット機能です。ZoomとBoxを連携すれば、あらゆるファイルを安全に一元管理しつつ、各種コミュニケーション機能で効率的に共有できます。

その他、光回線・データSIMやクラウド型名刺管理ツールなど、イッツコムはテレワークに役立つサービスを豊富に取りそろえています。法人向けも個人向けもトータルでサポートできるため、まずは無料コンサルティングをご利用ください。

まとめ

Zoomホワイトボードはクラシックホワイトボードよりも多機能で、ミーティング内外を問わずボードを編集できます。ただしベーシックプランとプロプランの場合、「編集ボード数は3つまで」という制限があるのは注意点です。編集ボード数を無制限にするなら、ビジネスプランへアップグレードするか、アドオンを購入しましょう。

イッツコムはZoomやBoxの他、法人向け・個人向けの各種ICTサービスを提供しています。Zoomホワイトボードを使いこなすなら、関連サービスも一括サポートできるイッツコムにご相談ください。