在宅勤務を導入するメリット・デメリットまとめ！テレワークとの違いも解説

「在宅勤務とテレワークは何が違うのか」「在宅勤務のメリットについて知りたい」「在宅勤務を始める方法が知りたい」などと考えてはいませんか。在宅勤務は従来の勤務形態を大きく変えるので、何から手を付けてよいのか分からず不安に思う方も多いのではないでしょうか。在宅勤務にはメリットもありますが、反面デメリットもあるので注意しなくていけません。勢いに任せて無理に導入すると、業務が上手く立ち行かなくなる可能性もあります。

今回は在宅勤務導入のメリットとデメリットを解説するので、貴社に適した方法なのかどうか、しっかりと見極めてください。

在宅勤務とテレワークの違い

感染症対策に伴って「テレワーク」という言葉が急速に拡大しましたが、よく似た言葉に「在宅勤務」があります。両者はほとんど同じような意味ですが、微妙なニュアンスの違いを含んでいるのをご存知でしょうか。

導入を検討しているのがテレワークか在宅勤務かで、やり方には微妙な違いがあります。混同しないように、両者の違いを明確にしておきましょう。

1.在宅勤務の定義

在宅勤務とは、文字通り会社に出社すること無く自宅で業務を遂行することです。就業場所は社員の自宅に限定されるので、移動は考慮せずに療養が必要な時などに用いられます。業務に支障はありませんが、何らかの理由で出社ができない場合など、限定的な場面で用いられる事が多いです。

近年は家族との時間を大切にするため、在宅勤務の導入を希望する声も高まっています。

2.テレワークの定義

テレワークは在宅勤務よりも広い意味を持つ言葉で、会社の外で業務を遂行すること全般を指します。在宅勤務もこの中に含まれますが、テレワークにはカフェやコワーキングスペースでの勤務も含まれます。

厳密にはカフェや移動の最中での勤務を「モバイルワーク」、コワーキングスペースやシェアオフィスなどでの勤務を「サードプレイスオフィス勤務」と呼ぶこともあるので覚えておきましょう。

近年では「リモートワーク」という言葉も使われますが、こちらはテレワークと同じ意味です。

3.在宅勤務とテレワークの違い

在宅勤務とテレワークの違いは「勤務場所」です。テレワークは社外での勤務全般を指す言葉なので、在宅勤務もその中に含みます。家族との生活を大切にするために在宅勤務を希望される方が多いですが、テレワークを希望される方は海外勤務やデジタルノマドなどの様々な働き方を希望する傾向にあります。

今後多くの企業のDX化やグローバル化が進んでいく中で、テレワークの人口は更に増加していくでしょう。

在宅勤務を導入するメリット

在宅勤務は社員のQOL向上につながるというデータもあり、体験した方の中には継続を希望する声も多くあります。具体的にはどのようなメリットが有るのか、今回は3つのポイントに分けてご紹介していきます。

在宅勤務には社員だけでなく会社側にもメリットがあるので、しっかりと確認してください。

1.通勤時間と移動費のカット

在宅勤務になると出社が不要になるので、移動する時間をカットできます。一人の時間は20~30
分だとしても、社員が100人になれば1日を軽く上回る時間を無駄にしている計算になります。特に朝の通勤ラッシュは社員の体力とモチベーションを著しく損なうので、開放されるのは大きなメリットです。

また、会社から捻出する社員の移動費が0になるのも無視できないポイントで、出張の事も考えるとカットできるコストは大きくなるでしょう。

2.社員の生産性向上

出勤にかかる時間や、始業時間前に行う挨拶回りなど、社員は業務とは関係のない時間を毎日浪費しています。在宅勤務になると勤務時間以外の無駄を削ぎ落とせるので、社員の生産性向上に繋がります。

日本では出勤に30分以上使っている方も珍しくなく、往復1時間を毎日消耗するのは無視できない事態です。休息の時間を長く取れる分、仕事の効率向上が期待できます。

3.無意味な会議の削減

在宅勤務になると、会議をするのに「Web会議用アプリを立ち上げる」という1つの障壁が生まれます。重要な会議であれば乗り終えられる障壁でも、ただ慣例で行っていただけの会議を強行するには高い壁です。

声をかけるだけという気軽さが失われるので、会議をやめるきっかけには十分です。会議以外にも業務を洗練させるチャンスなので、非効率な業務はないかこの機会にすべてチェックしていきましょう。

在宅勤務を導入するデメリット

在宅勤務はメリットばかりではなく、デメリットもあります。具体的な問題点を3つ解説していくので、当てはまるところがないか注意しながら確認してください。悪いところからも目を背けず、システムを整えていきましょう。

出勤日の全てを在宅勤務にする必要なく、通常出勤とのハイブリットで調整するのも有効な手段の1つです。

1.業務の管理が難しくなる

在宅勤務の場合はそもそも出社がないので、勤怠の管理が曖昧になりがちです。特に業務の進捗管理は難しく、進行状況を担当者しか把握できないブラックボックス状態になるリスクを抱えています。

現在では在宅勤務用の勤怠管理システムや、プロジェクト管理ツールが複数あるので、社員全体に周知し、業務の共有を徹底しましょう。テレワークは緊急時の対応がどうしても遅れがちになるので、状況を未然に防ぐ努力が重要です。

2.社員同士のコミュニケーションが希薄になる

社員はロボットではないので、人間同士の繋がりを意識しながら仕事に打ち込みます。協力して大きな仕事を達成する喜びをモチベーションに働く方もいるでしょう。

在宅勤務になると社員同士の雑談の余地はなく、業後に親睦を深めることもできません。コミュニケーションは希薄になり、孤独を感じる方も出てきます。社員のモチベーションは生産性に大きく影響するので、ひとりひとりに気を配ることを忘れないでください。

3.社員の健康悪化のリスクが有る

在宅勤務になると、家から出ずに1日を終える場面も増えます。社員が運動不足によって体調を崩す可能性もあるので注意しましょう。運動を推奨する時間を作ったり、朝礼の時間にラジオ体操などを取り入れたりしても良いかもしれません。

最終的には自己責任の範疇ですが、会社側のシステムで守れる部分は対応してあげてください。社員の健康を守ることは、円滑な業務の遂行にも重要なポイントです。

在宅勤務を導入する4つの方法

在宅勤務を始めるには、会社の情報にアクセスして業務を遂行する環境を新しく作らなければいけません。外部から社内の情報にアクセスするには、専用のシステムを使わないとセキュリティが高まります。

今回はその方法を4つご紹介しますが、どの方法にも一長一短があるので、状況に合わせた方法を選んでください。

1.リモートデスクトップ接続

リモートデスクトップ接続は、会社の端末をリモート（遠隔）で操作する方法です。在宅勤務の場合は、自宅と会社の端末の両方に専用のアプリケーションをインストールしておく必要があります。

また、会社の端末の電源が切れていたり、LANが繋がっていなかったりすると動かないので注意してください。データが社外に持ち出されることがないので、比較的安全性の高い方法と言えます。

2.仮想デスクトップ接続

仮想デスクトップ接続は、会社のサーバーに自分の端末から直接アクセスする方法です。リモートデスクトップ接続と同様に、情報は社外に持ち出されないので安全性は比較的高くなります。

しかし仮想デスクトップを作るサーバーを用意する必要があるので、イニシャルコストが比較的高額になる傾向があるので気をつけましょう。会社によっては既にシステムを導入している場合もあるので、システム担当者に問い合わせてみてください。

3. クラウドアプリ接続

クラウドアプリ接続は、クラウド上のアプリケーションを経由して会社の端末に接続する方法です。自宅と会社の端末をクラウドに接続するだけで良いので、簡単に環境を作れるのが大きなポイントになります。

イニシャルコストも安く済む傾向がありますが、クラウドに接続する必要があるので比較するとセキュリティ対策が万全とは言えません。導入すると会社のデータが社外に持ち出せるようになってしまうので、社員の管理を徹底も必要です。

4.PC持ち帰り

環境を構築するのが困難であれば、社員にPCを持ち帰らせるのも1つの手です。しかし使用しているのが大型のデスクトップPCの場合、社員の負担が大きくなるので状況を見て考えてください。

データが外部に流出するリスクは低いですが、PCそのものを紛失したり、盗難に合ったりする可能性があります。社員の管理能力に大きく依存する方法なので、データのバックアップなどは事前に取っておくと良いでしょう。

イッツコムが在宅勤務の開始をサポート！

在宅勤務にはメリットもありますが、導入するにはシステムの構築やツールの選定など様々な壁があります。慣れない作業でお困りであれば、イッツコムまでご相談ください。開始のサポートだけでなく、在宅勤務に役立つ様々なツールをご用意しています。

今回は3つのツールをご紹介するので、貴社の業務に合うものがないかぜひご覧ください。

1.安全な法人データSIMを提供

在宅勤務の中で一番懸念されるのがセキュリティの問題です。現在様々なテレワーク用のツールが揃っていますが、安易に選んでしまうとセキュリティの穴となってしまうことも考えられます。

イッツコムの法人データSIMであれば、アクセス判別の機能も付いているのでVPN無しでもセキュアな通信を提供します。NTT回線を採用しているので通信品質にも問題はありません。

2.営業活動を可視化するSFA「ホットプロファイル」

イッツコムの提供するSFA「ホットプロファイル」は、在宅勤務でブラックボックス化しがちな営業情報を会社全体に共有します。SFAとは営業活動を効率化するツールで、社内に情報を共有することでマーケティングにも良い影響があります。

担当者が情報を握ってしまうことは業務の属人化に繋がるので、データの共有は在宅勤務下でも忘れないようにしてください。

3.コンテンツの管理と共有をスムーズにする「box」

イッツコムの提供するクラウドストレージ「box」は、社員同士や取引先とのデータ共有をスムーズにします。

容量無制限になっているので余計な心配もなく、個人のフォルダを作って自由に活用できるのもポイントです。boxはセキュリティ面でも効力を発揮し、アクセス制限やパスワード管理なども自由に設定できます。大型のデータをメールで送信するのは手間がかかるので、boxを使って業務を効率化しましょう。

まとめ

在宅勤務にはメリットとデメリットがあり、いかに快適な勤務環境を作れるかが大きな鍵です。

個人の住環境だけではなく、システム面でのバックアップを行うと以前よりも業務効率が上る可能性もあります。以前の勤務環境を再現するのではなく、より洗練された勤務体系を作れるように注力すると良いでしょう。在宅勤務の導入やツール選びに不安があるのであれば、ぜひイッツコムまでお問い合わせください。