【これで解決】テレワークの課題と解決策について解説

「今の職場にテレワークって導入できる？」「導入したいが、テレワークに詳しい人材がいない」「興味あるが、社内のネット環境がまだ整ってない」という悩みをお持ちではありませんか。

働き方の多様化やリモートへのハードルが下がったことにより、テレワーク導入は注目が高まっています。とはいえすべての会社が導入できるわけではなく、まだまだ問題を抱えているところは多いです。

そこでこの記事では、テレワークの課題と解決する方法をまとめました。
最後まで読むと、テレワークへの課題が解決できます。ぜひ最後までご覧ください。

総務省も推奨するテレワークの課題とは？

テレワークは、時間や場所を有効活用した働き方として総務省も推奨しています。
その結果、2012年には導入率11.5％だったのに対し、2019年9月には導入率20％まで上昇しました。

しかし、導入資金がない企業や、対面が必須な現場には課題があり、導入を控える企業も多いです。そこでこちらでは、テレワークの課題をまとめました。　

1.会社でしか閲覧できないデータがある

業務上、必要なデータが外部で見られない企業も多いです。

原因として
・紙媒体から抜け出せない
・持ち出し可能なパソコンがない
・ファイル共有やリモート対応のIT整備がされてない
などが挙げられます。

特にFAXでのやり取りが主流の会社だと、日々膨大な紙が利用されることになり、なかなかデータ化の移行ができません。また顧客の個人情報など、漏えいのリスクを考えると持ち出せないデータもあるでしょう。

会社でしか閲覧できないデータがあるというのは、リモートワークの導入が遅れてしまう大きな課題です。

2.コミュニケーションが取りづらい

「コミュニケーションの取りづらさ」が課題にあがります。オフィスならちょっとした事でも気軽に相談できますが、テレワークでは聞きづらいものです。

さらに、販売業や生産業などの企業は対面必須の業務が多く、なかなかテレワークに移行しづらいでしょう。
働きやすいと感じる職場には、円滑なコミュニケーションが欠かせません。離れている場所でもスムーズなやり取りを実現できるかどうかが、テレワークの課題だといえます。

相手先との連絡が取りづらい

顧客や仕入先などと連絡が取りづらいのも、テレワークの課題です。顧客とのやり取りとして主流に使われているのはメールですが、実はテレワークにあまり向いていません。メールは先方からの返答に時間がかかるうえに、内容を把握しているのか状況が目に見えません。さらに、大人数でのやりとりにも時間がかかります。

パスワード設定などセキュリティ対策が不可欠であり、顧客情報の流出リスクやウィルス対策も必要で、意外と手間とコストがかかります。連絡が取りやすいチャットツールなどが導入できないと、連絡の取りづらさからテレワークがしづらいでしょう。

3.自宅でテレワークできる環境がない

テレワークはオフィスだけの問題ではありません。
オフィスに環境を整えても、家庭ではテレワークしづらいという声も多いです。

2020年6月にビズヒッツが行った「テレワークに関する悩みアンケート調査」の結果があります。961人中、多かった悩みは
・小さな子供がいる
・自分の部屋がない
・1人だとだらけてしまう
・仕事とプライベートの境目がない

という声です。勤務中は常にカメラやマイクをONにする必要が出てくるので、生活音や映像が入り込むことを嫌がる人もいます。導入を検討したら、従業員への理解も得るべきでしょう。　

4.セキュリティに不安がある

多く挙げられる企業側の不安点は、セキュリティ対策が不十分なことによる外部へのデータ漏えいです。些細な情報でも、外部に漏れると社会的バッシングを受けます。

また、企業側がセキュリティ対策を万全にしても、1人の従業員の不注意から情報が漏えいし、責任を追求されるニュースも目にします。従業員へのデータ管理教育が不十分であることに原因があり、ITに関する仕組みが全体的に整っていないことは、企業側の大きな課題です。

5.従業員の評価がつけづらい

従来の人事評価がテレワークに適していないため、導入を控える企業も多いです。現場ベースのコミュニケーション力や提案力など、目に見えづらい評価はつけられないからです。

さらに、対面で指導できない従業員の育成という課題も、企業が頭を抱える要因になります。このように、テレワークの課題は企業・人・環境という、三方の手配を整える必要があるのです。

【解決】テレワークの課題を解消する対処法5選

こちらでは、テレワークの課題を解消する対処法について紹介します。
テレワークは課題が多いと言われていますが、積極的に導入し課題を乗り越えてきた企業こそ、時代の波に乗り成長することも多いです。

職種や課題を乗り越え、成長企業はどのようにテレワークを活用しているのでしょう。共通する考え方の一例は「新しいツールや環境を素早く取り入れること」です。具体的な成功事例も紹介しますので、ぜひご覧ください。

1.オンラインツールの導入

データの共有がしづらいという課題には、オンラインツールを導入して顧客情報や営業活動を全従業員で「見える化」することが大切です。誰でもいつでも情報が確認できるようになることで、テレワークの課題である人事評価も簡単に行なえます。

例えば、私たちイッツコムの『ホットプロファイル』ならば、名刺はスキャンだけで自動でオンライン化します。誰もが「見える化」でき、効率の良いセールスに繋がります。

さらに自社HPの閲覧履歴もわかるうえに、メール開封率から顧客見込みを自動で選別して見込みの高いアプローチが可能です。データは共有して、誰でも見える環境を生み出しましょう。

2.サテライトオフィスの提案

サテライトオフィス（本部から離れた場所にあるオフィス）を構えることでコミュニケーション不足が解消し、生産性は向上します。会社よりも近い場所で勤務できる環境が、大きなメリットです。

【従業員のメリット】
・通勤時間が減る
・遠方でも優秀な人材を確保できる
・時短や育児介護によるフレキシブルな勤務も対応できる

【企業のメリット】
・交通費の負担減少
・固定コストが減少

例えば日立製作所や富士通などの大手企業は、サテライトオフィス導入後に生産性があがった事例が報告されています。コミュニケーション不足や、在宅による生産効率減少を不安に思う場合は、サテライトオフィスの導入を検討してみましょう。

3.ビジネスチャットツールの紹介

チャットツールを、ぜひ積極的に導入しましょう。導入すると「コミュニケーションがとれない、従業員評価ができない」課題が解決できます。リアルタイムでのやりとりは、テレワークでは必須でしょう。

チャットツールの代表例は、以下のとおりです。
・Zoom
・Skype
・Slack
・Chatwork

導入のコツは、まず社内でテスト導入してから運用ルールを決めます。その後、外部でも運用するテレワークへの導入が良い流れです。

ゆくゆくはひとつのチャットツールでやり取りが完結するようになれば、テレワークへの参入ハードルが大きく下がります。

4.クラウドストレージの導入

セキュリティ対策の課題は、クラウドストレージの導入で解決できます。データの暗号化や利用者の認証も可能であり、流行りのクラウド型VPNなら強固なセキュリティ接続で通信可能です。

企業側がセキュリティ対策を十分に取っていないと、従業員も安心して外部で勤務できません。データ管理はセキュリティの専門家に任せることで、企業として本来の経営に専念でき、結果として効率が良くなる企業が多いです。　

5.「成果主義」を積極的につかう

従来の「人事評価」から、テレワーク型の「成果主義」へと変更しましょう。テレワークでは人事と対面する機会が圧倒的に減るため、誰もが目に見える成果でないと不公平です。

成果主義のコツは、個人の責任を明確に設定することです。その際は、従業員自ら設定させた方が大きな成果が出やすくなります。情報共有できる環境だからこそ「成果主義」にすることで、テレワーク導入後も従業員満足度を下げないコツといえます。

テレワークを導入することによる企業のメリットとは？

迷っている企業は、テレワークを導入すべきです。企業が得られるメリットは利益のみならず、時代に適したライフワークバランスが取れることで従業員満足度も上がるため、導入しないメリットを上回ります。

こちらでは導入のメリットをまとめましたので、最後まで読んで、さらに理解を深めていきましょう。

1.離職防止や地方の人材も確保できる

テレワークをうまく導入できると、従業員が働く場所を選びません。育児・介護・地方などが条件で、通常勤務は困難だが働く意欲の強い人材を確保できるメリットがあります。

成功した自治体として有名な佐賀県庁です。

佐賀県庁は、2008年からテレワークを導入しました。
当初は1.2％の利用に留まっていましたがその後は工夫を重ねて、現在は17万人以上の利用者を生み出しました。

テレワークは離職防止だけでなく、場所を問わずに雇用も生み出します。人材に困っている企業は、ぜひ導入すべきです。　

2.コスト削減に繋がる

テレワークを導入すると、コスト削減のメリットは予想以上です。業務効率が高くなるため、多くの不要物が生まれます。

以下が、削減コストの一例です。
・オフィス賃料
・通勤費、交通費
・出張手当
・人材採用費
・印刷コスト
・電力コスト
たとえば電力コストだけでも、平均して1社あたり43％も削減可能という数値も出ています。もちろんテレワーク導入時にはツールの準備などでコストがかかりますが、それ以上の効果が期待できます。導入の助成金も出ている自治体もありますので、活用して導入を進めていきましょう。

3.企業イメージが向上する

導入すると「ホワイト企業」に認定の可能性が、高まるメリットがあります。ホワイト企業の認定は一般財団法人「日本次世代企業普及機構」が決定していますが、選ばれるには働き方が柔軟である組織であることが条件だと名言されています。

認定されたら、企業としての価値がさらに高まります。企業ブランド構築としても導入するメリットは高く、長期的にみて企業課題を解決するシステムだと言われています。

イッツコムならテレワークの課題も完全サポート

自社だけでテレワーク環境を整える事はおすすめしません。体制が不十分なことが原因で逆に労働意欲を下げ、トラブルの原因となります。テレワーク課題を解決するシステムはイッツコムにお任せください。少しでも早い導入でライバル企業に差をつけましょう。

こちらではテレワーク成功に欠かせない、イッツコムの3つのサービスを紹介します。

1.データ管理のプロは『ホットプロファイル』

データ管理や営業にお困りなら、イッツコムの『ホットプロファイル』がおすすめです。名刺はスキャンするだけで、全員が見られるデータベースに自動で管理されます。異動の多い業界でも、新しい担当や顧客を持つ担当が誰なのか一目瞭然で、社内で誰もが情報の「見える化」を実現できます。効率のよい営業で大きく利益を伸ばしましょう。

メール管理はもちろん、クリック状況や開封状況まで明確に分析しますので、マーケティング戦略の力強い味方になるでしょう。　

2.『box』のクラウドなら誰でも繋がる便利さを体感

イッツコムの『box』は、いつでも、どこでも、誰とでも安全に繋がれます。1つのクラウドでデータを集約しているので、複数メンバーでの作業や最新情報も逃すことなく共有可能です。

容量も無制限なので、通信量の多い動画やスムーズにやりとりできます。セキュリティは、米国司法省をはじめ40以上の政府機関も使用しており、国際規格ISO27001を適用しているため、安心度が高いです。

3.モバイル閉域接続なら安全な通信が可能

イッツコムのモバイル閉域接続ならばセキュリティ対策も万全です。VPN接続としてお互いのプライベート通信線を使用するので、外部から通信の存在を確認できません。独立したネットワーク網を使用し、利用者IDやパスワード設定も不要です。

登録されていないデバイスからの利用は一切できませんので、安心して接続が可能です。

トラブル時も法人サポートが丁寧に対応いたします。ぜひイッツコムの通信サービスをご利用ください。　

まとめ

場所や時間を問わず勤務できるテレワークは、今後も需要が増えるでしょう。企業と従業員の双方にメリットが大きく、国も導入を推奨しています。テレワーク導入こそ、企業が生き残る手段の1つといえるでしょう。

イッツコムは、ジャンルを超えた多くの企業とテレワークに関する悩みを解決してまいりました。サービスの充実さやサポート力の高さで、企業の成長を手助けします。ぜひテレワークに関するお悩みは、イッツコムにお問い合わせください。