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テレワークで人気のZoomとは?使い方や役立つ機能を分かりやすく紹介

「テレワークで使われているZoomとは」「具体的に何ができるのか」「Zoomを使うメリット・デメリットは何か」このような疑問をお持ちではありませんか。テレワークだけでなくプライベートでも、多くの方がZoomを利用しています。ところが、中にはZoomをよくご存じでない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、Zoomの機能やメリット・デメリットを解説しました。記事を読むことで、テレワークのオンラインミーティングやWeb会議はもちろん、プライベートのオンライン飲み会もより充実したものになります。ぜひ最後までお読みください。

テレワークで便利なZoomとは

Zoomとは、アメリカの「Zoom Video Communications Inc」が開発したサービスです。主な機能はWeb会議の開催で、PCだけでなくスマホやタブレットからも簡単に参加できます。

主にテレワークやプライベート飲み会でZoomの利用が拡大しており、利用者数は全世界で3億人を突破しました(2020年4月時点)。

Web会議を開催する際にはアカウントの登録が必要ですが、参加するだけであればアカウントの登録は必要ありません。開催者から送られてきたWeb会議用のURLをクリックするだけで、すぐに参加可能です。

テレワークに役立つZoomの機能

2020年から急激に利用者が増えたZoomですが、具体的にどのような機能があるのかをしっかりと把握できていない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ビジネスでも積極的に利用されている以上、機能や使い方を把握できていないのは社内業務や取引先とのコミュニケーションにおいて支障を来しかねません。そこでここでは、Zoomが持つ7つの機能を紹介します。

1.録音・録画

Zoomで行われるWeb会議では、会議の主催者または主催者から許可された参加者は、Web会議の録音・録画が可能です。録音・録画はZoomの画面内にあるボタンをクリックすれば、簡単に始められます。

録音・録画したデータは保存や共有も可能です。例えば、会議の内容を後で振り返るために使ったり、参加できなかった人に共有したりする場面で有効活用できます。

2.ホワイトボード

「ホワイトボード」の機能は、画面共有機能のひとつです。PCのマウスやスマホ・タブレットのタッチ操作で書いた文字や図を共有できます。

あらかじめ資料や図などを用意していても、補足として書き込みを入れたい場合や、ちょっとしたイメージを簡単に伝えたい場合に便利です。ホワイトボードはそのままの状態で保存することも可能なので、会議中のメモとしても活用できます。

3.画面共有

参加者のPCやスマホ・タブレットの画面を共有する機能です。別で画面共有用のツールを用意する必要がなく、簡単に利用できます。

この画面共有機能を使うことによって、会議の参加者に資料を事前に用意してもらう必要がありません。資料の説明を実際に指し示しながら、会議を進められます。画面共有用のツールを別途用意する必要がない点は非常に便利です。

4.バーチャル背景

自宅からWeb会議に参加する際に、背景に映る自宅の様子を見せたくない方もいらっしゃるのではないでしょうか。Zoomでは、こういった悩みを解決できる「バーチャル背景」の機能があります。

Zoomの映像処理技術によって、自分の背景に写っている部分だけが別画像に切り替わります。「自分が今いる場所の様子を見せたくない」方にとても重宝されています。

5.ブレイクアウトルーム

「ブレイクアウトルーム」の機能を使えば、ひとつのWeb会議に参加している全員をいくつかのグループに分けることが可能です。会議中、内容によっては全員で議論を共有するよりも、一部の人のみで議論を交わしたほうが良い場面もあります。

例えば、会議中の議論を活発化させるために、グループディスカッション形式を部分的に取り入れたい場面です。こうした場面で、「ブレイクアウトルーム」の機能を使えば、参加者を素早くグループに分けられます。

6.リモート制御

「リモート制御」機能を使えば、参加者の画面を遠隔で操作できます。リモート制御は、以下に挙げる2つのどちらかの条件を満たさなければ使用できません。

・リモート制御を要求し、要求された側が承認する
・リモート制御の権限を他の参加者に与える

PCの使い方を説明するなど、他の参加者のPCを操作したい場面で、リモート制御機能は役立ちます。

7.他ツールとの連携

Zoomは単体でも多くの機能を持っていますが、他ツールと連携させることでさらに便利な使い方ができるようになります。例えば、クラウドストレージサービスの「box」と連携すれば、Web会議中のデータのやりとりも瞬時に行えます。

boxは米国政府機関や世界8万以上の企業で使用されている、高いセキュリティを誇るサービスです。取引先パートナーとのWeb会議の際にも安心して利用できます。

テレワークにZoomを活用するメリット

テレワークで便利なZoomにはいくつかのメリットがありますが、具体的な内容を把握していない方もいらっしゃるのではないでしょうか。現在もいくつかのWeb会議ツールやメッセージルールが世界各国でリリースされていますが、Zoomが選ばれるのには理由があります。ここでは、他のツールとは違ったZoom特有のメリットを紹介します。

1.参加者はアカウント登録が不要

一般的なWeb会議ツールやメッセージツールでは、利用するサービスのアカウント登録が必須です。しかしZoomの場合、Web会議に参加するだけであれば、アカウント登録は必要ありません。

気軽に相手をWeb会議に招待でき、PCやスマホからも簡単にアクセスできる点は、これまでのツールに比べると格段に使いやすいと言えます。Zoomの大きな魅力のひとつでしょう。

2.映像・音声が安定している

Web会議ツールを使用していて、画質の悪さや音声の途切れなどが気になったことはないでしょうか。一般的なサービスでは、映像・音声の大量のデータをサーバーで処理するため、サーバーへの負荷がかかります。その際にどうしても画質・音質の劣化が生じてしまうのが課題でした。

Zoomでは、従来サーバーが行っていた映像・音声データの処理を端末側で行います。これによってサーバーへの負荷が抑えられ、安定した映像と音声データのやりとりが可能になりました。

3.多人数で利用できる

Zoomでは一般的なWeb会議ツールと比べて、より多くの人数で会議を行えます。他ツールとの比較は以下の通りです。

ツールAZoom
利用可能人数50人100人(無料)
1,000人(有料)

Zoomであれば、無料版のアカウントでも100人がWeb会議に参加できます。大規模なWeb会議を開く必要がある場合には、Zoomは有力な選択肢になるでしょう。

テレワークにZoomを活用するデメリット

2020年4月には全世界のユーザー数が3億人を超えるなど、多くの利用者を獲得しているZoomですが、デメリットも存在します。テレワークでのZoomの導入は、メリットだけでなくデメリットもしっかりと把握した上で利用することが大切です。

そこでここでは、Zoomのデメリットを紹介します。導入前の参考にしてみてください。

1.無料版では3人以上の会議で時間制限がある

簡単にWeb会議へ参加できるのが魅力のZoomですが、無料プランの場合には3人以上が参加する会議は40分の時間制限があります。会議は内容によっては40分を超えるものも出てくる可能性があるので、長時間に及ぶ場合は有料プランへの切り替えが必須です。

特にビジネスでは、時間を制限してしまうと場合によっては業務への支障を来しかねません。導入時から有料プランでの登録をしておくのがおすすめです。

2.日本語サポートが乏しい

Zoomはアメリカの「Zoom Video Communications Inc」が開発したサービスです。日本企業のサービスではないため、細かい点で日本向けのサポートが乏しい点はデメリットで しょう。

例えば、Zoomの公式サイトにある「Zoomテクニカルサポート」では電話サポートが用意されていますが、2021年3月現在、日本語には対応していません。もしもの際にすぐにでも対応してもらう必要がある場面では、大きな懸念点となるでしょう。

イッツコムはZoomでのテレワーク導入を一括サポート

Zoomの導入に当たっては、社内での環境整備や管理、セキュリティ対策が大きな課題 です。また日本語のサポートが充実していないことも、導入のハードルをあげることになります。

そこでここでは、イッツコムが提供するZoom導入やサポート体制、セキュリティ対策のメリットを紹介します。導入の参考にしてみてください。

テレワーク移行に当たっての懸念点

テレワークでは、各社員がそれぞれPCを用意する場合もあります。しかし、PCによって性能が異なるでしょう。自宅で接続する回線の品質も一定とは限りません。これらのことから、テレワークを実施する企業にとっては、スムーズな接続が確立されるかどうか懐疑的な意見が上がるのも無理はありません。

遠隔での業務となるとセキュリティ対策も必要です。さらに、各社員の業務の進捗状況 に関する把握などの管理が難しいことも、多くの企業から懸念点として挙げられています。

それぞれ手間がかかるシステムの導入をイッツコムなら一括導入可能

イッツコムでは、テレワークでもこれまでの業務の質を落とすことなく、安心して業務が行えるようなサポート体制を整えています。通信に関しては、社外でも安定して利用できる「法人SIM」や、第三者からの介入を防ぐ専用回線の「モバイル閉域接続」などで業務 のバックアップが可能です。

また、離れた社員同士でも容量を気にすることなく、共同作業が可能な高セキュリティのクラウドストレージサービス「box」を使えば業務スピードが落ちることはないでしょう。

さらに、各社員のタスク管理や営業の効率化を担う「ホットプロファイル」を活用すれば、社員の進捗状況管理や課題を可視化でき、テレワーク導入での懸念点を払拭できます。

イッツコムならテレワークに欠かせないサービスを提供

イッツコムでは、Zoom導入に伴う煩雑な各種設定や運用管理を全て一括で行っています。特にサポート面は、イッツコム独自の日本語サポートが付いているため、もしもの ときも安心です。

テレワークでますます重要になるZoomの導入と運用にはさまざまな懸念点があります。イッツコムではこれまでの確かな実績を元に、お客様に最適な導入・運用プランとサポート体制をお届けできるでしょう。Zoom導入でお悩みの際は、イッツコムにお任せください。

まとめ

テレワークのみならず、さまざまなシーンでZoomが多く利用されるようになりました。これまでのツールにはない簡単かつ多機能なZoomは、今後もWeb会議には欠かせない存在となるでしょう。

イッツコムはこれまで多くの企業へのZoom導入を行ってきました。テレワークに は、Zoomだけでなくセキュリティやデータ共有、社員のタスク管理などさまざまな課題があります。テレワーク導入に伴うお悩みは、どのようなささいなことでも結構ですので、ぜひイッツコムまでご相談ください。