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テレワーク導入によるコミュニケーションの課題とは?導入のポイントと対策も解説

テレワークを導入する際に懸念されるリスクは、コミュニケーション不足による業務効率の低下です。テレワークの魅力を活かすためにも重要なポイントとなるため、「どのように解決するか理解しておきたい」と考える方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、コミュニケーションをメインとした課題・対策について解説します。課題と対策について把握できるだけでなく、テレワークの重要性を認識するきっかけにもなるでしょう。あわせて現在テレワークが注目されている理由もご紹介します。

そもそも「テレワーク」とは?

そもそも「テレワーク」とは?
テレワークとは、本来勤務する場所から離れて業務を担う働き方です。自宅・カフェなど複数の選択肢があるため、人材確保や離職率減少といった効果も期待できます。テレワークを導入する前の段階から基本的な知識を蓄えておきましょう。詳しいメリットを理解することで目的が明確になり、課題を解決するのに役立ちます。

テレワークの種類は3つ

テレワークの取り組みを細分化したとき、あげられるのは3つのパターンです。働く場所によって、以下のような呼び方をします。

・在宅勤務:自宅
・モバイルワーク:外出先のカフェなど
・サテライトオフィス:会社が提供するオフィス

在宅勤務では、従業員が自宅で業務を行うことが可能です。子育て・介護が理由でオフィスを離れる必要がなくなるため、ワークライフバランスの向上につながります。特定の場所にこだわらず、カフェやタクシーの中などで作業するのがモバイルワークです。パソコン1台でも作業可能な職種に適した働き方といえます。

サテライトオフィスは、本来の勤務地以外の場所で作業できるよう企業が設置したオフィスを利用する働き方です。勤務エリアを拡大することで広範囲から人材を募集したり、従業員の通勤時間を短縮したりといった効果が期待できます。

テレワーク導入のメリット

働き方の自由度を高めることで、会社と従業員のどちらもメリットを実感できる点がテレワークの魅力です。大まかには以下のようなメリットがあげられます。

・コスト削減
・生産性の向上
・退職率低下による戦力維持・向上

コスト削減は会社にとって魅力的なメリットです。従業員の交通費を減らすだけでなく、オフィスの必要面積を小さくして管理費用を削減できます。

通勤ラッシュのなかを移動するストレスがなくなると、従業員自身のモチベーションにつながり、生産性も向上するでしょう。自宅・サテライトオフィスなど働く場所の選択肢が増えることで、家族のために費やす時間を確保できます。子育てや介護による退職率が低下するため、優秀な人材を長期的に雇用しやすくなる点も大きなメリットです。

テレワーク導入によるコミュニケーションの重要性

テレワークのメリットを十分に発揮するためには、コミュニケーション不足によるリスクも把握しなければなりません。在宅勤務やモバイルワークに取り組む従業員数が増えると、これまで業務を行っていたオフィスに人が集まる機会も少なくなります。

業務の進捗状況や出勤・退勤のタイミングなど、内容によっては迅速な対応が必要な報告を受けるかもしれません。同じ空間で作業していた環境から一変すると、コミュニケーションをとる時間が減って報告漏れやミスのリスクが高まります。

適切な伝達方法が分かれば、コミュニケーション不足の防止も可能です。まずは重要性を理解し、これまでと同じように報告・相談ができる環境をつくりましょう。

テレワーク導入で考えるべきコミュニケーション不足の課題と対策

テレワーク導入で考えるべきコミュニケーション不足の課題と対策
テレワークの導入後にコミュニケーション不足となるリスクを回避するためには、明確な課題をあげた上で対策を練る必要があります。どのような可能性が考えられるのか、どういった取り組みで解決できるのかを把握しておきましょう。4つのパターンに分けて課題・対策を詳しく解説します。

(1)情報通信機器に関する課題と対策

コミュニケーション不足を助長する要因として考えられるのは、不慣れな情報通信機器の取り扱いです。進捗報告やWeb会議にはパソコン・タブレットといったデバイスも必要ですが、従業員のなかには操作方法を習得できない方がいるかもしれません。

重要でない会議の場合は任意参加とするケースもありますが、「操作しにくい」という理由でメリットを発揮できなくなる可能性があります。伝達できる対象が限定されるため、コミュニケーション量を減少させるきっかけにもなるでしょう。

全員が平等に活用できる環境を整えることが大切です。複雑な操作は混乱を招きやすいため、可能な限りシンプルな機能を重視するとよいでしょう。本格的な導入の前に一度利用し、操作性を確認するのも対策方法のひとつです。

(2)会話のタイミングに関する課題と対策

働く場所が多岐にわたると、リアルタイムで情報を伝達しにくくなるデメリットも理解しなければなりません。本来であれば口頭で伝えられる報告も、在宅勤務やモバイルワークでは伝わるまでにズレが生じるためです。

ほかの従業員と異なる時間帯で勤務する場合は、共有の遅れを取り戻せるように配慮する必要があります。数時間単位のズレであれば共有しやすいものの、積み重なると膨大な量の共有漏れが発生するかもしれません。

なるべくリアルタイムですべての従業員に伝えられるような環境を意識しましょう。チャットやWebビデオ機能を常時オンにすると、些細な報告や相談も共有しやすくなります。タイミングのズレを把握した上で対策を練ることが重要です。

(3)情報共有に関する課題と対策

情報共有が十分に行われないまま業務を続けた場合、会社・従業員の双方にとって悪い結果を招くかもしれません。テレワークを導入することで見えにくくなる部分を可視化することが重要な対策といえます。

たとえば、自宅で業務を行う従業員の行動が不明確な時間が長くなると「本当に作業を続けているのか」という疑問が増幅するでしょう。従業員から管理者に対しても「評価に反映されているかわからない」といった不安の原因につながります。

コミュニケーションが十分であれば、お互いが不安を感じる前の段階で予防可能です。タスクを細分化して報告したり、オフィス勤務と同様の評価基準を設けたりすることで対策につながるでしょう。

(4)テレワーカーの環境に関する課題と対策

これまで勤務してきたオフィスから離れると「テレワークでも集中できるか不安……」と感じる従業員が多く見られます。ほかの従業員と接触する機会が減るため、孤独に感じることもあるでしょう。このような負の感情を解消するためにもコミュニケーションは重要な要素です。

とくに在宅勤務の場合、1日のなかで外出する時間も少なくなります。通勤や人間関係によるストレスを軽減できる点はメリットですが、同時に孤独による精神的なストレスが増幅する可能性も考慮しなければなりません。

従業員同士のコミュニケーションが極端に少なくなるのであれば、Webビデオを活用して映像を交えた会話も必要です。テレワークを実践する従業員がしっかりとメリットを感じられるような対策を検討しましょう。

コミュニケーションをとる上で心配なのは共有手段と安全性

コミュニケーションをとる上で心配なのは共有手段と安全性
コミュニケーション量を保持したままテレワークに取り組むには、機能性が充実したツールを導入する必要があります。情報の共有手段に悩んでいる方もいるでしょう。共有方法のみならず、万全なセキュリティ対策も重要です。テレワークの導入で効果が期待できる2つの法人向けサービスをご紹介します。

「box」ならどこからでも安全に情報共有が可能!

生産性の向上とセキュリティ強化を両立したサービスが、イッツコムの「box」です。クラウド上でデータを管理・編集するため、オフィス内外を問わずアクセスできます。パスワードを設定しないファイルでも安全に共有が可能です。

また、boxはどのプランを選んでもストレージ容量を制限されません。膨大な量のデータも残量を気にせず保管できます。リアルタイムでの共同編集が可能なため、Web会議中も複数人で編集できる点はboxならではの魅力でしょう。

セキュリティの質アップは「モバイル閉域接続」が有効!

機密情報の漏洩リスクに不安を感じている方は、イッツコムが展開する「モバイル閉域接続」がおすすめです。一般的なインターネットとは別のネットワークを用いるため、ハッキングやID傍受といったリスクを軽減します。

従業員の自宅やカフェなど、オフィス以外のあらゆる場所から社内LANへのアクセスが可能です。登録済みのデバイス以外は利用できないため、データを守りながらテレワークの効果へとつなげられます。

なぜこんなにテレワークが注目されるのか?

なぜこんなにテレワークが注目されるのか?
テレワークは、昨今強まっている働き方改革推進による取り組みのひとつです。厚生労働省が導入と運用に関するガイドブックを公開しており、2020年3月現在も導入する企業が増加傾向にあります。「年齢・性別にかかわらず働きやすい環境をつくる」という考え方も要因といえるでしょう。2つの観点からテレワークが注目される理由を解説します。

厚生労働省が「テレワークではじめる働き方改革」を公開

厚生労働省のテレワーク普及促進関連事業から、テレワーク総合ポータルサイトが立ち上げられました。導入や運用に役立つガイドブックをはじめ、複数の資料が公開されています。なかでも基本知識から評価方法まで幅広く掲載しているのが「テレワークではじめる働き方改革」です。具体的には以下のような項目を設けています。

・日本とテレワークの現状
・モデル類型
・導入の手順と推進体制
・コミュニケーションツールの導入と理解
・セキュリティ対策の検討

どのように導入していくか明確化されたことで、実践に踏み込める企業が増えたともいえるでしょう。

参考: 『テレワークではじめる働き方改革』

女性が働きやすい環境の整備

かつて浸透していた「女性は子育てや家事を担う」という考え方は、現代では一般的とはいえません。少子高齢化や核家族化が進み、共働き世帯の数が増加しているためです。少子高齢化で働き手が減少する現代において、年齢や性別を問わない雇用体制は不可欠でしょう。

子育て世代が働くためには選択肢を拡大する必要があり、テレワークによる在宅勤務も重要な役割を担っています。テレワークは、誰もが働きやすい環境を整備するための取り組みです。仕事と家庭のバランスを良好に保ちながら業務を果たせるため、今後もテレワークの注目度は高まるといえるでしょう。

まとめ

まとめ
テレワークを導入する際に覚えておきたいのは、コミュニケーションが重要な要素であるという点です。十分な配慮がないまま取り組みを続けた場合、デメリットが露呈して効果を発揮できないかもしれません。課題を明確にした上で、テレワーカーが満足に働ける環境を実現しましょう。

イッツコムでは、テレワークに役立つ法人向けサービスを多数ご提供しています。ぜひこの機会にお問い合わせください。