テレワークのコミュニケーション課題とは？解決策や活性化に効くツールを解説

テレワークを導入する際に問題としてよく見受けられるのが、コミュニケーション不足による従業員のモチベーションや業務効率の低下です。テレワークの魅力を生かすためにも重要なポイントとなるため、「どのように解決するのか理解しておきたい」と考える企業担当の方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、テレワークにおけるコミュニケーションの課題や対策について解説します。現代の働き方として浸透してきたテレワークの重要性を理解するとともに、メリットを享受できる環境を築きましょう。

そもそも「テレワーク」とは？

テレワークとは、本来勤務する場所から離れて業務を担う働き方です。業務を行う場所は自宅・カフェなど複数の選択肢があり、人材確保や離職率減少といった効果も期待できます。テレワークを導入する前の段階から基本的な知識を蓄えておきましょう。詳しいメリットを理解することで目的が明確になり、課題を解決するのに役立ちます。

テレワークの種類は3つ

テレワークの種類には3つのパターンがあります。働く場所によって異なり、それぞれ以下のような呼び方をします。

・在宅勤務：自宅
・モバイルワーク：外出先のカフェなど
・サテライトオフィス勤務：会社が提供するオフィス

在宅勤務では、従業員が自宅で業務を行うことが可能です。通勤時間の削減によりプライベートの時間が増えたり、子育てや介護などを理由に離職するケースも少なくなったりするため、ワークライフバランスの向上や企業の人材確保にもつながります。また、特定の場所にこだわらず、カフェや移動中、出張先などで作業するのがモバイルワークです。パソコン1台でも作業可能な職種に適した働き方と言えます。

サテライトオフィス勤務は、本来の勤務地以外の場所で作業できるよう企業が設置したオフィスを利用します。都心から離れた勤務エリアに設置することで多彩な人材を獲得できたり、従業員の通勤時間を短縮したりといったメリットがあります。

テレワーク導入のメリット

働き方の自由度を高めることで、企業と従業員のどちらにとってもメリットがある点がテレワークの魅力です。大まかには以下のような点が挙げられます。

・コスト削減
・生産性の向上
・退職率低下による人材力維持・向上

コスト削減は会社にとって魅力的です。従業員の交通費を減らすだけでなく、オフィスの必要面積を小さくすることで管理費用も削減できます。

また、通勤ラッシュのなかを移動するストレスがなくなると、従業員自身のモチベーションにつながり、生産性も向上するでしょう。自宅・サテライトオフィスなど働く場所の選択肢が増えることで、家族のために費やす時間を確保できます。子育てや介護による退職率が低下するため、優秀な人材を長期的に雇用しやすくなる点も大きなメリットです。

テレワークが注目され続ける背景

テレワークは働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響を受け、中小企業を含め日本全国で導入が進みました。「年齢・性別にかかわらず働きやすい環境を作る」という考え方も、テレワークが浸透する要因のひとつと言えるでしょう。ここでは、働き方改革の文脈で、テレワークが注目され続ける背景を解説します。

厚生労働省がテレワークの普及促進を推進

厚生労働省のテレワーク普及促進関連事業から、テレワーク総合ポータルサイトが立ち上げられました。導入や運用に役立つガイドブックをはじめ、複数の資料が公開されています。中でも基本知識から評価方法まで幅広く掲載しているのが「テレワークではじめる働き方改革」です。具体的には以下のような項目を設けています。

・日本とテレワークの現状
・モデル類型
・導入の手順と推進体制
・コミュニケーションツールの導入と理解
・セキュリティ対策の検討

どのように導入していくか明確化されたことで、実践に踏み込める企業が増えたとも言えるでしょう。

参考: 『テレワークではじめる働き方改革｜厚生労働省』

女性が働きやすい環境の整備

かつて浸透していた「女性は子育てや家事を担う」という考え方は、現代では一般的ではありません。少子高齢化や核家族化が進み、共働き世帯の数が増加しているためです。少子高齢化で働き手が減少する現代において、年齢や性別を問わない雇用体制は不可欠でしょう。

子育て世代が働くためには選択肢を拡大する必要があり、テレワークによる在宅勤務も重要な役割を担っています。テレワークは、誰もが働きやすい環境を整備するための取り組みです。仕事と家庭のバランスを良好に保ちながら業務を果たせるため、今後もテレワークの注目度は高まる傾向にあるでしょう。

テレワークにおけるコミュニケーションの重要性

テレワークのメリットを十分に発揮するためには、コミュニケーション不足によるリスクも把握しなければなりません。在宅勤務やモバイルワークに取り組む従業員数が増えると、これまで業務を行っていたオフィスに人が集まる機会も少なくなります。

業務の進捗状況や出勤・退勤のタイミングなど、内容によっては迅速な対応が必要なこともあります。同じ空間で作業していた環境から一変すると、コミュニケーションをとる時間が減って報告漏れやミスのリスクが高まることも考えられます。

適切な伝達方法が分かれば、コミュニケーション不足の防止も可能です。まずはコミュニケーションの重要性を理解し、これまでと同じように報告・相談ができる環境をつくることが大切です。

テレワークの主なコミュニケーション課題

テレワークは働き方の改善に効果的である一方、気軽なコミュニケーションが取りにくく、業務の進捗状況が把握しにくいという問題もあります。テレワーカーが不安感や孤独感を募らせるケースも珍しくありません。またITリテラシーが求められる点にも注意を要します。

気軽なコミュニケーションが取りにくい

テレワーカーのワークプレイスは同僚がいつでも近くにいる環境ではないため、オフィス勤務者のような雑談や相談をする機会を持ちにくい問題があります。従業員間に地理的・心理的な距離が生まれるため、気軽なコミュニケーションが取りにくく、またやり取りはテキスト中心になりがちです。

上司やチームメンバーとの意思疎通を図りにくいことで、仕事のやりにくさを感じ、モチベーションや業務効率が低下するケースも多く見受けられます。

業務の進捗状況が把握しにくい

テレワーク環境は業務の進捗状況が把握しにくいという問題もあります。オフィスからはテレワーカーの始業・終業・休憩時間を把握しにくく、「サボっているのではないか」と上司が疑ったり、部下は疑われていることを緊張したりするケースも少なくありません。

勤務態度や仕事のプロセスが見えにくいことで、評価に対する不安が生まれ、エンゲージメントの低下を招く場合もあります。

不安感や孤独感を募らせるケースも

テレワーク勤務はオフィス勤務より情報共有が難しく、業務の進めにくさを感じやすい環境です。また「家にいるのに家事を手伝ってくれない」などと家族から理解を得られにくかったり、運動不足から体重増加や体調不良を招いたりするなど、テレワーク特有の悩みもあります。

しかし相談する相手やタイミング、手段が分かりにくく、不安感や孤独感を募らせるケースも珍しくありません。最悪のケースでは離職につながる問題です。

ITリテラシーが求められる

テレワーク勤務はICTツールの活用が前提となるため、さまざまなオンプレミス型・クラウド型のツールを活用します。しかし社員によってITリテラシーの高さはさまざまです。ツールを使いこなせず仕事がはかどらないなどの問題もあり、モチベーションや業務効率の低下を招くケースも考えられるでしょう。

テレワークのコミュニケーション課題の解決策

テレワークのコミュニケーション課題を解決するには、以下のような取り組みが求められます。

・状況や予定を可視化する
・コミュニケーションツールを導入する
・ツールの利用ルールを設定・共有する
・1on1ミーティングを導入する
・業務外コミュニケーションを促進する

ここからは、それぞれの取り組みの必要性を見ていきましょう。

状況や予定を可視化する

テレワークのコミュニケーション課題を解決するためには、業務進捗を可視化し、誰が何をやっているかをお互い把握できるようにすることが必須です。複数人のチームでの業務はメンバーそれぞれのスケジュールを把握することで業務もスムーズに行えます。スケジュール共有ソリューションやグループウェアなどの活用で、チーム内のスケジュール管理が円滑になり、コミュニケーション活性化も期待できるでしょう。

コミュニケーションツールを導入する

コミュニケーションツールの導入も必須です。特にWeb会議システムやビジネスチャットが効果を発揮します。テレワーク環境のやり取りはテキスト中心になりがちですが、Web会議システムなら双方向かつ顔の見えるコミュニケーションが可能です。

ビジネスチャットはメールより宛先間違いを起こしにくい上、短文で気軽なコミュニケーションができるのは利点です。必要に応じてチーム単位やプロジェクト単位のグループを作成でき、やり取りの履歴も参加者全員で共有できます。

ツールの利用ルールを設定・共有する

クラウドストレージやコミュニケーションツールを導入したら、ツールの利用方法についてのルールを設定・共有することも大切です。

例えばファイル共有は原則としてクラウドストレージで行い、Web会議システムによる定例会のスケジュールを決め、ビジネスチャットにおけるメンション機能の使い方やルームの作成基準を策定します。ワークフローとツールの関係性を明文化することで、コラボレーションの円滑化や業務効率化が可能です。

1on1ミーティングを導入する

テレワーク環境では部下が日々の業務の中では言いにくいことや、上司が把握し切れないことも生じます。これを解消するのが、上司・部下の定期的な1on1ミーティングです。

Web会議システムを使い顔が見える形で1対1のミーティングをすることで、悩み相談や適正評価のためのヒアリングができ、心理的な距離感を解消することにもつながります。

業務外コミュニケーションを促進する

テレワーク環境は雑談がしにくく、エンゲージメントやモチベーションに影響を及ぼす場合もあります。そこで業務外コミュニケーションの仕組みを整えることも大切です。Web会議システムを使って昼食会や懇親会を開いたり、ビジネスチャットで雑談用のチャットルームを作成したりすることにより、自然に雑談をしやすい環境作りができます。

テレワークのコミュニケーション課題解決ならイッツコム！

イッツコムはWeb会議システムとビジネスチャットを一本化できる「Zoom」、容量無制限のストレージで業務進捗を可視化できる「Box」、働く場所を選ばないモバイルデータ通信「法人データSIM」を提供しています。これらのサービスを組み合わせることで、コミュニケーション課題の解決と業務効率化が可能です。

Web会議システムとビジネスチャットを一本化「Zoom」

テレワークのコミュニケーション課題を解決するには、テレワーク環境で使いやすいコミュニケーションツールの導入が求められます。そこで導入したいのが、Web会議システムとビジネスチャットを一本化できる「Zoom」です。

Zoomミーティング機能はオンライン会議・1on1ミーティング・リモート昼食会、Zoom Chatは個別のチャットに加えてチーム単位のグループチャットや雑談用のチャットルームなどに活用できます。シンプルなインターフェースで、誰でも使いやすいことも利点です。

無料版Zoomはミーティングの40分制限がありますが、有料版なら実質無制限（30時間/1回）で利用でき、時間切れによる強制切断を起こすことがありません。

容量無制限のストレージで業務進捗を可視化「Box」

テレワークのコミュニケーション課題の解決には、業務進捗の可視化も必要です。この目的にはクラウドストレージが有用ですが、多くのサービスはストレージ容量を増やすほどコストも増えてしまいます。

そこで導入したいのが、容量無制限のクラウドストレージ「Box」です。安全なクラウド上であらゆるファイルを一元管理でき、オンライン共同編集にも対応します。ファイルごとにコメントやタスクを追加することで、業務効率化と業務進捗の可視化を両立させられるのも利点です。

また70種類以上のログを監視できるため、誰がいつどのようなアクションをしたか一望でき、勤怠管理やプロセス評価にも活用できます。

働く場所を選ばないモバイルデータ通信「法人データSIM」

テレワークを導入すると働く場所の制限をなくせるのも利点です。最も一般的な働き方は在宅勤務ですが、カフェや移動中に仕事をするケースもあるでしょう。

この柔軟な働き方に対応するために導入したいのが、イッツコムのモバイルデータ通信サービス「法人データSIM」です。安心のNTTドコモ回線を使用しており、NTTドコモのサービスエリア内ならどこでも利用できます。

「シェアプラン」を選択すれば複数メンバーでデータ容量をシェアでき、データ通信量のムダを抑えられるのも利点です。SIMカードとモバイルルーターのセット契約も選べるため、営業チームやコワーキングスペースなどでも便利に活用できます。

まとめ

テレワークを導入する際に覚えておきたいのは、コミュニケーションが重要な要素であるという点です。十分な配慮がないまま取り組みを続けた場合、デメリットが露呈して効果を発揮できないかもしれません。課題を明確にした上で、テレワーカーが満足に働ける環境を実現しましょう。

イッツコムでは、テレワークに役立つ法人向けサービスを多数ご提供しています。ぜひこの機会にお問い合わせください。