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テレワークと在宅勤務は違う?導入スタイルごとのメリット・デメリット

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、テレワークや在宅勤務の必要性が強調されるようになりました。現在、テレワークの導入を検討している方もいるのではないでしょうか。

テレワークと在宅勤務は同じようなニュアンスで使われることの多い言葉です。しかし、意味は同じではありません。そこでこの記事では、テレワークと在宅勤務との違いや、テレワークの導入スタイルについて取り挙げます。導入スタイルごとのメリットやデメリットが分かれば、自社に最適なテレワークのスタイルも見えてくるでしょう。

テレワークと在宅勤務にはどんな違いがあるの?

テレワークとは、オフィスから離れた場所で行う仕事環境のことで、リモートワークという言葉もほぼ同じ意味で使われています。テレワークにはいくつかのスタイルがあり、そのひとつが在宅勤務です。在宅勤務はその名の通り、自宅で就業することを意味します。

日本政府は以前から、テレワークの導入による働き方改革を推進してきました。最近では、新型コロナウイルス感染のリスクを軽減するため、通勤の必要がない在宅勤務を特に強調しています。

テレワークに適した3つの導入スタイル

テレワークは、新型コロナウイルスの感染防止対策として有効なだけでなく、柔軟な働き方も可能にします。ただし、一口にテレワークといっても厳密にはいくつかのスタイルがあるので、自社の実状に合ったやり方を選ぶことが大切です。ここでは代表的な3つのスタイルをご紹介します。

スタイル1.在宅勤務

在宅勤務の就業場所は、自宅や別荘など社員の私的スペースです。通信環境が整っていればどこでも就業できることから、在宅勤務の導入をきっかけに地方移住に踏み切ったという事例も出始めています。

在宅勤務を導入するには、通信システム・コミュニケーションツール・管理ツールなどの整備が必要です。デバイスなどの備品は、個人のものを使用するケースもあれば、会社側が貸与・供給するケースもあります。

スタイル2.モバイルワーク

営業など外回りの業務が多い社員に最適なのは、モバイルワークというテレワークスタイルです。通信環境や通信機器を整備することで、移動中や営業先でも社内ネットワークにアクセスできます。出先で仕事が完結すれば、わざわざ帰社する必要はありません。

モバイルワークは、家庭の事情で在宅勤務ができない社員にも有効です。コワーキングスペースの他、ホテルなどのテレワークプランを利用したモバイルワークが登場しています。

スタイル3.社外ワークスペースの利用

サテライトオフィスやスポットオフィスなどを確保し、近隣に住む社員に利用してもらうというスタイルもあります。

社外ワークスペースの開設にあたっては、通信環境や通信設備に加え、賃貸費用をはじめとするランニングコストも計算しておかなければなりません。本社や支社ほどではないとはいえ、デスクなどの備品も必要になります。導入費用を削減するには、各省庁・都道府県が随時行っている助成や補助をうまく利用することです。

テレワークの導入スタイルによって違うメリット・デメリット

テレワークは「在宅勤務」「モバイルワーク」「社外ワークスペース利用」という3つのスタイルに大別できます。メリット・デメリットは三者三様なので、業務内容や社員の状況など、実状に合ったスタイルを選ばなければなりません。具体的にはどのようなメリット、デメリットがあるのか、詳しくご紹介します。

在宅勤務の場合

在宅勤務は通勤ストレスから解放されるのが大きなメリットです。通勤のために朝早く出る必要も、満員電車を我慢する必要もありません。また、リフレッシュしやすい環境であることから、「業務効率が上がった」「ビジネスのアイデアが浮かびやすい」と感じる方もたくさんいます。

しかし、子育てや介護で忙しいなど、家庭環境によっては仕事がはかどらないのがデメリットです。オフィスとのコミュニケーションが取りづらいことから、疎外感や孤独感を覚える方もいます。さらに、デバイスや通信環境を社員個人に委ねる場合は、情報漏洩などの不安がある点も知っておきたいデメリットです。

モバイルワークの場合

モバイルワークのメリットは、時間を有効に活用できる点です。外回りの合間に日報を書いたり、在庫や業務の確認を行ったりなど、オフィスでやっていた業務をこなせます。終業後に帰社する必要もなく、余分な時間と労力を削減できるのが魅力です。

しかし、セキュリティ面には注意しなければなりません。社外からたびたび社内ネットワークに接続するため、常に情報漏洩のリスクがあります。私物のデバイスを業務に使用している場合は要注意です。

社外ワークスペース利用の場合

社外にワークスペースを開設する一番のメリットは、仕事のしやすさを確保できる点でしょう。サテライトオフィスなら、本社や支社と同じレベルのセキュリティ対策やビジネス環境の構築ができるからです。

社外ワークスペースが業務の拡大につながる可能性もあります。例えば地方に小規模な社外ワークスペースを開設し、田舎暮らしを希望する社員に提供すれば、販路を広げられるかもしれません。

デメリットは、近くに住む社員がいなければ、オフィス通いと変わらなくなってしまうことです。また、通信環境やワークスペースの形態によってはセキュリティ上のリスクも生まれます。

テレワークや在宅勤務がビジネスにもたらすメリット

テレワークや在宅勤務は、新型コロナウイルスの脅威が去った後でも利用できる就業形態です。感染予防のメリットだけでなく、ビジネスに与えるさまざまなメリットがあります。多様な人材を確保しやすくなったり、生産性を上げやすくなったりするのはその一例です。ここでは、テレワークや在宅勤務を導入することで得られるメリットをご紹介します。

多様な人材を確保できる

在宅勤務をはじめとするテレワークを導入すると、通勤がネックになっているさまざまな方を雇用できます。有能な人材が、子育てや介護を理由に離職するケースは少なくありません。病気や障がいがある方も同じです。テレワークを導入すれば、このような人材を手放さずに済みます。

家族や自分の健康状態に合わせた働き方ができると、他の社員とは異なる時間帯や切り口でのビジネスも可能です。優秀な人材の確保と可能性の幅を広げるという点で、テレワークには大きな魅力があります。

オフィス維持に必要なコストを削減できる

テレワークを導入すると、オフィスで働く社員の数が減るため、大きなオフィスを維持する必要がなくなるかもしれません。オフィスの賃貸費をはじめとする諸々のコストを、規模の縮小により削減できるのは大きなメリットです。中には、100%テレワークを実現し、物理的なオフィスをなくした企業さえあります。

テレワークで仕事が回るようになれば、社員の住所を通勤圏内に限定する必要もありません。本社を構える場所も同じで、通勤に便利な都市部ではなく、賃貸費用の安い地区へ移転してもよいでしょう。

生産性が向上する

在宅勤務などのテレワークでは、自分に合ったリフレッシュをしながら、仕事のガス抜きができます。小休憩の間にヨガをしたり、好きな音楽を好きな音量で聴いたりするだけでも、ストレス軽減効果は抜群です。気持ちの切り替えが容易にできることで、仕事の効率や生産性の向上が見込めます。

コワーキングスペースなどで新たな人脈を築けることもあるでしょう。社員が柔軟な就業スタイルの中で仕事へのヒントを見つけられることは、会社の成長につながります。

不測の事態に面しても業務を継続できる

新型コロナウイルス感染拡大によって注目度が高まったテレワークですが、このような不測の事態に備える意味でも、テレワークの導入には利点があります。

昨今は大規模災害や突然の交通障害など、何が起きるか分からない時代です。すべての業務をオフィスに集中させていると、オフィスのある場所がダメージを受けた場合、ビジネスは完全にストップしてしまいます。その点、テレワークで拠点を分散していると、オフィスが機能しなくなってもビジネスの継続は可能です。

テレワークや在宅勤務にありがちな問題点と解決策

ビジネス上のメリットが多いテレワークをうまく活用するためには、事前に起こり得る問題を予測し、対応を準備しておかなければなりません。すでにテレワークを導入している企業も多いため、さまざまな問題点が明らかになっています。ここでは5つの問題点を取り挙げますので、どのような対策を取ればよいのか確認しておきましょう。

働き過ぎてしまう

就業時間が柔軟である点はテレワークのメリットです。しかし、仕事とプライベートの線引きが難しくなるため、働き過ぎてしまう場合があります。同僚の様子が分からないことによる不安、仕事ぶりをアピールしたいという気持ち、精神的プレッシャーなどが原因で働き過ぎることもあるようです。

長時間労働や過労を引き起こさないために、テレワークに則した就業規則を作っておきましょう。勤怠管理は自己申告ではなく、オンラインで打刻できるタイムカードや類似のアプリケーションソフトを使う方法もあります。

情報漏洩の危険性

通信環境の整備は企業の責任です。テレワークに必要なシステムを導入する際、セキュリティレベルよりもコストに重きを置いてしまうと、情報漏洩という大きな代償を支払うことになるかもしれません。テレワークを長く利用することを考え、信頼できる業者から、安全性の高いシステムを導入するようにしましょう。

社外ワークスペースの利用やモバイルワークの場合には、オープンスペースで業務を行うこともあります。のぞき見防止シートや個室の利用など、社員のモラルを高めるセキュリティ教育も欠かせません。

費用負担の線引きがあいまいになる

費用負担の問題が起こるのは、在宅勤務です。テレワークをしていると、通信費や水道・光熱費、消耗品費などが発生します。仕事でもプライベートでも使用しているため、どこからどこまでを仕事利用とするのか、線引きはなかなかできません。トラブルにならないよう、個々の費用について企業側がどこまで負担するのかを明確にしておきましょう。

セキュリティリスクを軽減するためには、PC本体や周辺機器、スマートフォンやタブレットなどは会社貸与とし、プライベートと切り離しておくことが必要です。

コミュニケーションが取りづらい

業務を円滑に進めるにあたり、同僚とのコミュニケーションは大切です。チームで行うプロジェクトなど、リアルタイムで意思を通わせながら業務を進めていく場合は、テレワークに不便さを感じることもあるでしょう。情報共有や共同作業がスムーズにできないとフラストレーションがたまり、作業効率が下がってしまうかもしれません。

情報共有を遅延なく行えるツールや、使いやすいビデオ会議システムなど、コミュニケーション不足を補う体制を作っておく必要があります。

評価を仕事の結果だけで判断してしまう

テレワークでは、評価が結果主義になりがちです。対面で仕事をしていると、結果だけでなくプロセスや仕事に対する姿勢なども見えるため、総合的に評価できます。しかし、テレワークではプロセスや姿勢が見えづらく、結果だけが強調されてしまうのが問題点です。

結果主義が行き過ぎた結果、テレワークを行う社員とオフィス勤務の社員とで不平等感が出てしまいます。評価方法については事前にルール作りをし、明確にしておくことが大切です。

テレワーク導入で押さえておきたいポイント

テレワークは主に、在宅勤務とモバイルワーク、社外ワークスペース利用という3つのスタイルがあります。社員それぞれの業務内容や家庭環境などを考慮し、最善のスタイルを選ぶことで、ビジネスにより良い効果をもたらすでしょう。

どのスタイルを選ぶにしろ、企業側には押さえておきたいポイントが3つあります。テレワークで失敗しないためにも、次に紹介するポイントはしっかりと対策しておきましょう。

1.安全な通信環境

ビジネスにおいて情報は財産です。情報漏えいが起きてしまえば、企業は信用を失い、多くの損害は免れません。テレワークを取り入れる上で、安全な通信環境を整えることは企業側の仕事です。通信システムやコミュニケーションツール、管理ツールの導入にあたっては、信頼できる安全性の高いものを選びましょう。

また、テレワークのスタイルに合わせたセキュリティ教育も欠かせません。それぞれのスタイルには違ったセキュリティリスクが伴います。チェックリストなども使い、具体的なセキュリティ対策を周知しておきましょう。

2.柔軟な対応

テレワークには、オフィスとは違ったルール作りが必要です。管理担当者は今までのやり方にこだわらず、新しいマネジメント方法に順応しなければならないでしょう。

勤務時間ひとつにしても、働き過ぎも職務怠慢も、どちらも防がなければなりません。労働実態を確認する方法やモチベーションを上げる制度など、テレワークに即した新たなやり方が必要です。

すでにテレワークは広がりを見せており、マネジメントの仕方についてもさまざまな方法が試されています。より良い方法を模索し、参考にする「柔軟性」が大切です。

3.使いやすい情報共有ツール

情報共有ツールは、セキュリティレベルが高いことは必須条件です。また、さまざまなスタイルで働く社員がうまく協働していかなければならないため、使いやすさも重視しましょう。

情報伝達に時間がかかったり、デバイスの性能によって機能にばらつきがあったりしては、業務の足かせになる恐れがあります。どのデバイスからでも利用でき、特別な知識がなくても使える簡単なツールが理想です。

テレワークを成功させるビジネス環境はイッツコムで!

テレワークには、通信環境の整備が不可欠です。しかも、安全で信頼性の高いシステムを導入しなければなりません。そこでおすすめしたいのがイッツコムです。イッツコムには、先進的で安全性の高い通信環境を実現するツールがいくつもあります。特にテレワークに利用いただきたいのは、情報共有ツールの「box」と通信システム「モバイル閉域接続」です。

boxでチームビジネスを円滑に

boxはさまざまな政府機関や金融機関でも使用されている情報共有ツールで、セキュリティレベルの高さは折り紙付きです。データのストレージは無制限なので、どんな大容量ファイルでも安心してアップできます。

チーム全員で同時にファイル共有・編集ができる点も強みです。リアルタイム通知で最新情報をキャッチでき、どこで仕事をしていても支障なく付いて行けます。誰でも簡単に使いこなせる仕様なため、情報システム担当者は不要です。

モバイル閉域接続ならどんな働き方にも対応

通信システムにはモバイル閉域接続がおすすめです。専用SIMを使ったセキュアなシステムで、どこにいても社内ネットワークに接続できます。インターネットを利用しないモバイル端末向け閉域網による接続であるため、外部からの不正アクセスはできません。

SIM認証のみでスムーズにアクセス可能で、VPNアプリなども不要です。OSにも依存せず、場所もデバイスも選ばないのも強みと言えます。在宅勤務に限らず、モバイルワークや社外ワークスペースにもご活用いただけるサービスです。

まとめ

オフィス以外で業務を行うテレワークにはいくつかのスタイルがあり、そのひとつが在宅勤務です。在宅勤務をはじめとするテレワークには、健康面だけでなく、ビジネス面でもさまざまなメリットがあります。

テレワークを成功させるためには、安全で使いやすい通信環境の整備が不可欠です。情報共有ツールの「box」や通信システム「モバイル閉域接続」など、イッツコムにはテレワークを安全にサポートするサービスがあります。自社に最適なテレワークの導入に、ぜひイッツコムをご利用ください。