テレワークは営業職に適している？導入のメリットやポイントを解説

テレワークは、昨今の働き方改革でも特に重要視されている取り組みのひとつです。コスト面でもメリットのある方法ですが、導入には向き・不向きがあります。テレワークに関心を持っている方のなかには、テレワークが営業関係の職種に向いているのか気になっている方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、営業職とテレワークの相性について詳しく解説します。テレワークの概念やメリットを知るきっかけにもなるでしょう。事前準備のポイントやおすすめのツールもピックアップします。

テレワークについて～基礎を知ろう～

まずはテレワークの概要を把握しておきましょう。テレワークの具体的な内容だけでなく、現在注目されている理由や適応する条件に対する理解も重要です。導入前に認識しておきたいテレワークの定義や取り組みについて解説します。

テレワークとは？

会社のオフィスや工場など、特定の場所に縛られることなく業務を遂行するのが「テレワーク」です。大きく分けると以下の3パターンがあります。

・在宅勤務：従業員の自宅
・モバイルワーク：カフェやホテル
・サテライトオフィス：通常のオフィス以外に会社が提供するオフィス

対応できる範囲は会社の規定により異なりますが、自宅やカフェといったオフィス以外の場所でも仕事ができるのが特徴です。出勤時間を減らすことで、従業員のストレスを減らしたりコストを削減したりといった効果が期待できます。また、子育てや介護に追われる世代の離職率低下にもつながる取り組みです。

テレワークが注目される理由

テレワークは、さまざまな職種において注目されています。「働き手を確保しやすい」という効果をはじめ、以下のように会社・従業員どちらにもメリットがあるためです。

テレワークの形態	会社としてのメリット	従業員としてのメリット
在宅勤務	通勤コストの削減	精神的ストレスの軽減
	人員の確保	子育て・介護と仕事の両立
モバイルワーク	移動時間も業務の対応が可能
サテライトオフィス	本来のオフィス以外から人材を確保できる	就職先の選択肢が広がる

テレワークが適している職種の条件

テレワークは複数の効果が期待できる取り組みですが、すべての職種に適しているわけではありません。以下の条件に当てはまる職種であれば、効果を実感しやすいといえるでしょう。

・業務を基本的に1人で進められる
・情報漏洩のリスクが少ない
・特別な設備を必要としない
・特定の場所にこだわらない

重要なポイントは、普段業務をしている場所と同様の環境をつくれるかどうかです。パソコン1台で完結する職種は適していますが、医療機関のような設備は簡単につくれません。特別な機械を必要とする職種や、機密性の高い情報を保有している場合は向かないと考えたほうがよいでしょう。

営業職にピッタリ！テレワーク導入のメリット

オフィスと取引先を往復する営業職は、その性質上「テレワークに向かない」と考える方もいるかもしれません。しかし、ツールを適切に活用できればコスト削減や売上向上といった効果も期待できます。営業職にテレワークを導入することで得られるメリットを把握しておきましょう。以下で、営業職におけるテレワークのメリットを4つ解説します。

接客対応の質をアップさせる

営業職でモバイルワークを導入すれば、オフィスに戻らず報告書を作成・提出する」ということも可能です。オフィスから取引先へ、取引先からオフィスへ足を運ぶ流れが一般的ですが、モバイルワークであればオフィスを経由せず直行直帰ができます。

移動時間が減るため、取引先とコミュニケーションを取る時間の確保が可能です。通常よりもゆとりをもって商談を重ねられるため、売上アップへの効果も期待できるでしょう。

フロア賃料やコストの削減が可能

従業員がオフィスに滞在する時間が減ると、必要となるフロア面積が小さくなります。在宅勤務やサテライトオフィス勤務の従業員が多くなれば、席を固定しないフリーアドレス化によってオフィスの縮小が可能です。オフィス維持管理にかかわるランニングコストが削減できるのも、テレワークの導入で得られるメリットといえます。

また、資料や報告書といった書類をクラウドで共有する方法もコスト削減に有効です。コピー用紙を購入したりインクを備えたりといった手間もなくなります。会社の規模が大きいほど効果が見えやすいでしょう。

業務への集中力が高まる

多くの従業員がひとつのオフィスで仕事をする場合、来客や電話が原因で「集中しにくい」と感じることもあるでしょう。自宅やサテライトオフィスで作業ができると、このようなストレスの軽減も可能です。

集中力が高まると各従業員の生産性が向上し、会社全体の売上にもプラスの影響を得られます。集中しやすい場所は人によって異なるため、さまざまな選択肢を用意できるとよいでしょう。

自社の戦力を保つ

業務のすべてを機械に任せられない営業職において、人の力は欠かせません。離職率が高まって、働ける人数が少なくなるほど、戦力も低下するでしょう。テレワークを導入して働き方の選択肢が増えると人材を確保しやすくなるため、戦力低下も防止できます。

在宅勤務に対応したり郊外にサテライトオフィスを設置したりすると、本来のオフィス以外のエリアでも求人が可能です。応募数が増えることで優秀な人材の確保につながり、会社全体の売上向上も期待できるでしょう。

テレワークを営業職に導入する際のポイント

テレワークを有効的に進めるためには、会社全体でのコミュニケーションが重要です。報告漏れやミスが出ないような環境をつくらなければなりません。管理体制を確立することも効果に影響するといえるでしょう。営業職でテレワークを導入する前に覚えておきたいポイントを2つご紹介します。

コミュニケーション対策の必要性

テレワークはオフィス以外で勤務できる魅力がある反面、コミュニケーションが不足しやすい点がデメリットです。「オフィス内で共有されたことが伝わっていなかった」「自宅で担当した業務の進捗が報告されていない」といった事態にならないよう、報・連・相はとくに重視したいポイントといえます。

定期的に出勤して会議に参加したり、Webカメラを活用して定期報告したりする対策も講じることが大切です。社内の団結力が低下すると生産性にも影響するため、テレワークのメリットを十分に感じられないリスクもあります。勤務場所を問わず報告・相談がしやすいような環境整備を心がけましょう。

管理体制の確立

コミュニケーションに関するリスクを回避するためには、管理体制をしっかり確立しなければなりません。導入の目的や運用方法があいまいなまま導入すると混乱を招く可能性があります。組織のマネジメントに携わる方にとって重要なポイントといえるでしょう。

管理体制を確立する上では、従業員の声を反映する必要があります。一部の社員だけで決めたものを突然提示するとスムーズに受け入れられにくいため、早い段階から全体で共有しながら導入することが大切です。

現場の声を取り入れながらシステムに反映できれば、営業担当者も積極的にテレワークを活用できるでしょう。セキュリティや機能的な問題だけでなく「担当者本人が取り組みやすいか」を重視するのも大切な要素です。

テレワークを始める準備

これからテレワークの導入を予定している方は、実際にどのような手順で進めるか把握しておきましょう。ツールを選定する以外にも重要な作業が多数あります。テレワークのメリットを最大限活かせるような環境を意識することも大切です。テレワークの導入準備について、4つのステップに分けて解説します。

準備1.ネットの通信環境を整える

本来のオフィスと自宅・サテライトオフィスといった場所をつなぐためには、通信環境の整備が重要です。クラウド上でファイルを共有したり、社内メールを送受信したり、業務を行う上ではインターネットの利用が欠かせません。

通信環境を整える際には、セキュリティ対策もきちんと行わなければなりません。従業員や顧客の情報を共有する場合は、漏洩を防ぐためのシステムを導入しましょう。

準備2.使いやすい情報通信機器をそろえる

営業職の方がテレワークを実践する場合、手軽に持ち運びができるパソコンやタブレットなどの端末を要するケースがほとんどです。オフィス以外の場所で利用する機会が多くなるため、誰でも使いやすい機能性にこだわって選定しましょう。

連絡用に使うスマートフォンも用意しておくと、プライベート用と分けて安全に活用できます。商品やサービスの種類により異なる場合もありますが、営業職にとって情報通信機器はとくに重要な要素といえるでしょう。

準備3.データを扱う上でのルールを決める

オフィスの外へ持ち出す情報通信機器には、会社の機密情報や顧客情報といったデータが保存されています。万が一紛失した場合も漏洩リスクを防ぐためには、データの扱い方を徹底しなければなりません。

「あらかじめ決められた情報のみ記録する」「長期間同じ端末に保存しない」など、営業担当者全体でルールを共有しましょう。ルールが曖昧なままテレワークを導入した場合、社外での行動が原因でトラブルを招く可能性もあります。

準備4.連絡用や管理用のツールを選ぶ

コミュニケーション量を低下させないために有効な方法が、Webビデオやチャットツールの導入です。電話・メールよりも効率的にやり取りできるため、緊急性の高い報告から些細な質問まで対応しやすくなります。

「在宅勤務者が多く、報告・相談の機会が減る」と予測される場合は、お互いが好きなタイミングでメッセージを送信できるチャットツールの導入がおすすめです。出勤と退勤が明確化できないときは、勤怠管理ツールを導入するのもよいでしょう。

営業職のテレワークに活躍するツール

テレワークで重要なポイントは、「オフィス内外の従業員がお互いの状況を把握できているかどうか」です。安心して業務を行うためにはセキュリティ面にも注目してツールを選ばなければなりません。ここからは、イッツコムが提供する法人向けサービス「box」と「モバイル閉域接続」の特徴と強みをご紹介します。

コンテンツの管理・共有・アクセスにおすすめ！【box】

「box」は、社内ファイルへのアクセスや管理を安全に行うためのツールです。国際規格に準拠したセキュリティシステムで、信頼性の高さを強みとしています。具体的な便利機能は以下の通りです。

・ひとつのファイルへ複数人同時に書き込める
・特別なソフトが不要で、クラウド上で閲覧可能
・撮影した写真をそのままフォルダにアップできる
・フォルダ・案件単位でアクセス権コントロールが可能

資料や写真のファイルはクラウド上で共有されるため、閲覧時にダウンロードする必要がありません。容量を気にせずチェックしたり編集したりできます。boxは120以上のファイル形式に対応しており、ソフトをインストールする手間やコストの削減にも効果的です。

確固なセキュリティ管理におすすめ！【モバイル閉域接続】

「モバイル閉域接続」では、専用のSIMのみで通信して大切な情報を守ります。公共のインターネットに晒されないため、情報漏洩リスクに対して不安を抱えている方にもおすすめのシステムです。

あらかじめ登録されていない情報通信機器では利用ができません。オフィスの外からも社内LANへ接続できる仕組みを採用しているため、不正アクセスによってセキュリティが破られるリスクも軽減できます。セキュリティ確保と業務効率化の両立を重視したい方は、ぜひご活用ください。

まとめ

必要な環境がそろえば、自宅やサテライトオフィスなどでのテレワークは導入可能です。営業職に必要な資料作成や報告といった業務をクラウド化すると、コスト削減にもつながります。コミュニケーション不足への対策を怠らなければ、従業員の生産性も向上し売上アップも期待できるでしょう。

イッツコムでは、安心・安全なテレワークを支援する「box」や「モバイル閉域接続」をはじめとする法人向けサービスをご提供しています。これからテレワークの導入を考えている方は、ぜひイッツコムにご相談ください。