名刺管理ツールはマーケティング・営業に効果的！効果を詳しく紹介

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

「名刺が溜まってしょうがない」
「集まった名刺をなんとかして活用したい」

多くのビジネスパーソンにとって、名刺に関する悩みは尽きません。とても忙しいですから、せっかく頂いた名刺をきちんと整理するのは難しいものです。場合によっては、机の引き出しで名刺が眠ったままになっていることもあります。

しかし、名刺を放置するのはとてももったいないことです。名刺を上手く活用すれば、営業活動の効率と成果をもっと上げられるでしょう。

そこで、この記事では名刺の活用には欠かせない「名刺管理ツール」とメリット・デメリットをご紹介します。名刺管理や活用に悩む方には特におすすめの記事です。

名刺は重要な顧客情報

「名刺をもらってもそのまま放置している」「ファイリングはしているものの、結局そのまま引き出しや棚で眠っている」というのはとてももったいないことです。名刺は重要な顧客情報のひとつで、これまでの営業活動における成果であり、今後の売上げや人脈に繋がる大切なきっかけと言えます。

また顧客情報である名刺を個人が管理することは、企業にとって好ましくありません。顧客情報は会社内で共有することで、今後の商談に生かすチャンスも増えるでしょう。

では個人や会社内で、名刺はどのように管理すれば良いのでしょうか。続いておすすめしたい名刺の管理方法を解説します。

名刺を管理するおすすめの方法は何？

名刺管理の方法は、以下の3つのパターンに分けられます。

・名刺をファイリングしてまとめて保管する
・名刺の記載事項を入力したデータベースを作成する
・名刺管理用のツールを使用する

名刺を最大限活用するには、3番目の「名刺管理用のツールを使用する」方法がおすすめです。ツールは情報の入力が楽で、検索もできます。また名刺専用に作られたツールのため、データベースに比べると機能性も高いです。

では続いて、名刺管理ツールのメリット・デメリットをご紹介します。「どうにかして溜まった名刺をきちんと管理して営業に活かしたい」と考えている方は特に必見の内容です。

名刺管理ツールのメリット

「わざわざ名刺管理ツールを導入する必要はあるの？」「ファイリングして必要に応じて参照するだけで良いのでは？」と思う方もいるでしょう。

しかし名刺管理ツールはメリットが多く、たくさんの企業が名刺管理ツールで営業や商談をスムーズに進めています。

以下、名刺管理ツールの主なメリットを4つご紹介します。

名刺をデータベース化して管理できる

名刺管理ツールを使用すれば、名刺をデータベース化して保管・管理できます。大量の名刺はかさばりますし、紛失の危険性もあります。しかし、名刺管理ツールを使ってデータ化してしまえば物理的な保管スペースを用意する必要はありません。

コンピュータ上で保管・管理できるので、棚や引き出しを圧迫することはありませんし、必要なデータは検索してすぐに取り出せます。

営業履歴と名刺データをまとめて管理できる

営業活動では、どんな商談をしたのか、顧客が何に興味・関心を示してくれたのかを記録することが大切ですが、名刺管理ツールでは顧客情報と商談の履歴を紐付けられます。

顧客情報と商談情報を分けて管理する必要がなくなるため、名刺管理ツールは管理工数の削減にも寄与します。

検索機能を使って必要な情報にアクセスできる

一旦データベース化した名刺には、検索機能を使えば必要なときにスムーズにアクセスできます。

「あの人は以前にも取引していたような……」「この前興味を示してくれた人だと思うけど、はっきり覚えていない……」というときでも、会社名や個人名で検索すればデータベース内の必要な情報にアクセスできます。

名刺には商談履歴が紐付いているため、どんな話をしたのか、どんな反応だったのかもすぐにわかるため、営業活動はよりスムーズかつ効率的になるでしょう。

もし名刺をファイリングで管理していれば、探す手間がかかる上に、商談履歴は別途探さないといけません。名刺管理ツールでデータベース化すると、もう手放せなくなるでしょう。

社内の人脈を可視化・共有できる

名刺をデータベース化して社内で共有することで、顧客情報が属人化してしまうことを防げます。属人化とは特定の個人にだけデータやノウハウが蓄積してしまうことで、営業スタッフが個人で名刺を管理している場合に起こりがちです。

属人化してしまうと、人脈や商談履歴など、自社にとって重要な情報が埋もれてしまいます。

名刺管理ツールを使ってデータベースを作成し、社内で共有すれば全営業スタッフの人脈を可視化できます。どのようなつながりがあるのかを営業スタッフで共有できるので、より効果的に営業できるようになります。

外出中でもデータベースにアクセスできる

名刺管理ツールは、PC・スマホ・タブレットなどのさまざまなデバイスに対応しています。オフィスではPC、出先からはスマホで必要な情報にすぐアクセスできます。

よって商談の機会を逃したり、重要な情報を忘れたまま商談に臨んだりすることがなくなるでしょう。

名刺管理ツールのデメリット

「名刺管理ツールのメリットが大きいことは分かったけど、デメリットも多いんじゃないの？」と思っている方もいるでしょう。そこで、ここからは名刺管理ツールのデメリットをご紹介します。

ただ営業活動において、名刺管理ツールには致命的なデメリットはありません。メリットのほうがはるかに大きいです。

使われなくなる危険性がある

今まで名刺管理ツールを使っていなかった会社にとっては、業務で使う新たなツールが1つ増えることになります。そのため、社員はツールの使い方を覚えなければなりません。

導入した名刺管理ツールが高機能で複雑であれば、使いにくさを感じてしまい、社員に浸透しないリスクがあります。名刺管理ツールの選定と導入にあたっては、必要な機能を明らかにして、使いやすいものを選びましょう。

定期的にコストが発生する

名刺管理ツールを導入すると、毎月一定のコストを支払わなければなりません。継続的に費用が発生する点はデメリットになり得ます。

しかし名刺管理ツールは、コスト以上のリターンが期待できる有用なツールですので、大きなデメリットにはならないでしょう。

名刺管理ツールをお探しならイッツコムのホットプロファイルを要検討

「自社でも名刺管理ツールを導入しよう！」と思っても、名刺管理ツールはとても多く、自社に最適なツールを選ぶことは簡単ではありません。

ただ名刺管理と営業活動を効率化し、成果を上げるのであれば、名刺管理ツール「ホットプロファイル」がおすすめです。無駄な機能がなく、営業効率と成果の向上に特化したツールで、オンライン商談にも対応しています。以下、「ホットプロファイル」の特長を解説しましょう。

名刺をスキャンするだけで簡単にデータ化

ホットプロファイルに名刺を登録する方法はとても簡単。スマホで名刺を撮影して送信するだけでOKです。送信したデータは専任のオペレータがデータ化するので、機械処理より高い精度で、顧客情報を登録します。

オンラインでの名刺交換にも対応

ホットプロファイルは、オンラインで名刺交換したいというニーズにもしっかり応えます。

オンライン名刺交換に対応したツールは複数存在しますが、同じ名刺交換ツールを使っていなければ名刺交換できなかったりするなどの制約があるのがデメリットです。

ホットプロファイルはお互いが使っているオンライン名刺交換ツールを問わず、簡単に名刺交換を実現します。テレワークやオンライン商談はこれからもっと拡大されると予想されるため、ホットプロファイルによる名刺交換は活躍します。

SFA機能も搭載していて営業を効率化できる

ホットプロファイルは営業を効率化するためのSFA機能も搭載しています。使いやすさを重視しているため、多忙な営業担当者の右腕として活躍するでしょう。

また見込み客を発掘する機能も搭載しており、商品に関心を示してくれそうなユーザーを自動でピックアップして通知するなど、ホットプロファイルは使いやすさと高機能性を兼ね備えたツールです。

データを安全に保管できるその他のツール

イッツコムでは、社内データを安全に保管するクラウドストレージ「box」も提供しています。boxは以下に示すように高機能かつ安全性が高いツールとして、多くの企業様に導入されています。

・ビジネスに使われる多くのツールと連携可能
・社内・社外・取引先などのさまざまな相手とファイルを共有できる
・極めてセキュリティが高いので安心・安全

「データを安全に保管する」ことはビジネス存続の大前提です。データ管理に不安を感じている方は、ぜひboxもご検討ください。

まとめ

名刺は気づくとあっという間に溜まってしまうものです。そして名刺は重要な顧客情報のため、安全かつ効率的な管理によってビジネスに大きく寄与します。

そこで役立つのが「名刺管理ツール」で、名刺をデータベース化してこれまでの営業履歴と紐付けたり、商談の機会を増やしたりするなど、営業活動に大きく貢献します。

イッツコムでは名刺管理とSFAが一体化した便利な「ホットプロファイル」を提供しています。操作は簡単で、必要な機能もしっかり揃っています。

名刺管理のお悩みや営業活動の効率化は、ぜひイッツコムにご相談ください。お客さまのビジネスをITの面からサポートいたします。