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営業支援の目的や手順!ツールも使って営業業務を効率化

業務効率化のために営業支援を検討していて、営業支援の手順やツールについての理解を深めたいという方もいるのではないでしょうか。さまざまな営業支援ツールがあるなかで、自社にマッチした使いやすく、定着しやすいオールインワンの営業支援ツールを選択することが重要です。

そこでこの記事では、営業支援の目的や手順と営業支援ツールを使った業務効率化についてご紹介します。営業マンだけでなく、営業マネージャーや経営層にとっても使いやすいツールを選択することで、売り上げと生産性の向上ができます。ポイントをおさえて、営業活動の最適化を目指しましょう。

営業支援とは?

営業支援とは?
「営業支援」とは、営業活動を最大限に効率化するための一連の支援活動のことです。営業マンが営業活動に集中するために、無駄な社内業務を減らして営業マンの顧客接点を拡大します。

この支援により、営業活動の本来のゴールである顧客の獲得や売り上げの向上を目指す活動です。営業支援のためには、現状の課題を洗い出して、営業マンが使いやすい営業支援ツールの導入を考える必要があります。

営業支援の目的

営業支援の目的
営業支援は、営業マンの業務効率化をサポートする活動です。では、具体的にどのような効果が得られれば営業支援の目的が達成できたことになるのでしょうか。ここでは、営業マンのパフォーマンスにさまざまな面で影響する、営業支援の目的や効果について解説します。

コアタイムの拡大

営業支援の主要な目的は、営業マンが直接顧客にアプローチできる時間(コアタイム)を増やすことです。営業コアタイムとは、直接的に売り上げの向上につながる営業活動に割く時間を指します。コアタイムの業務には、以下のような例があります。

・見込み客に対するアポ取り
・見込み客に対する課題のヒアリング
・案件化のためのソリューションの提案
・新規顧客に対するクロージング
・既存顧客に対するルート営業やアップセル・クロスセル

営業活動のなかでは営業日報や見積書の作成など、コアタイムの業務以外にも時間が必要です。ノンコア業務は、直接的には売り上げの向上につながりません。ノンコア業務に時間をかけていると、顧客獲得の機会損失を招くリスクもあります。コアタイムを拡大することで、売り上げの向上を目指すのが、営業支援の大きな目的です。

営業効率の向上

営業支援の目的・効果には、売り上げの向上のほかにも営業効率の向上が挙げられます。顧客情報の適切な管理によって、アプローチする顧客を絞れば、無駄な訪問をなくして案件成約率の向上も可能です。さらに、営業マン以外でもできることは営業マンにさせない体制を取ることで、営業活動の付随作業を削減できます。

定例会議が結果会議になっているなら、営業支援ツールを活用した情報共有により会議を簡潔にすることも可能です。移動時間中に営業日報をクラウドで入力すれば、日々の入力作業を簡略化して商談にかける時間を増やせます。

事務作業を会社で行う必要をなくすことで、直行直帰がしやすく、残業の抑制による収益性の向上にも効果的です。さまざまな無駄を排除し、非効率なことを効率化していくことで、営業効率の向上が目指せます。

モチベーション向上

営業マンは、ルートセールスやリテールセールスなどのフィールドセールスを行うことが多いため、外勤営業における支援を行うことが重要です。

社内で行ってきた仕事を排除したり効率化したりすることで面倒な雑務から解放できます。営業マンが注力したい仕事に集中しやすい環境が得られるため、モチベーションの向上につながります。

営業マンにとっては、売上成績が仕事の成果と評価を左右します。営業支援により、迅速かつ適切な営業訪問のルートづくりを実現し、負担を減らしつつ売り上げの向上が可能です。売上成績の向上は、さらなるモチベーションの向上につながります。

営業支援を行う手順

営業支援を行う手順
ここまでは、営業支援の目的を3種類にわけて解説しました。売り上げと営業効率、モチベーションの向上の相互作用により、パフォーマンスの全体的な底上げが可能です。効果を見れば魅力的な営業支援ですが、導入するにはどのような手順が必要になるのでしょうか。ここでは、営業支援を行う手順を3段階にわけて解説します。

営業プロセスを書き出す

営業支援を実施するために、まず行うことは自社の営業プロセスについて明確にすることです。営業プロセスを分解すると、商談に関わるコア業務と事務処理などのノンコア業務が可視化できます。

コア業務は、アポ取り、初回訪問、提案、商談、クロージング、受注といった流れが一般的です。自社のプロセスを可視化することで、無駄や非効率がどこに潜んでいるかを分析できます。

アポ取りでつまずいているなら、顧客リストの定量・定性分析に問題があるかもしれません。顧客リストのなかに自社商品のターゲットが不十分なら、リストの拡充が検討材料になるでしょう。

フィールドセールスの努力だけでは売り上げ向上が困難なら、インサイドセールスの導入が必要かもしれません。営業のプロセスを可視化することにより、自社にとって必要な営業支援の目的や対象と課題を明らかにできます。

課題を見つめる

営業支援は、経営者やシステム担当者だけが満足するものでは失敗します。営業支援を実施して営業マンからのフィードバックがあれば、営業支援システムは正しく働いているように見えるかもしれません。

しかし実際には、営業マンに負担を強いているだけで、売り上げの向上につながらない営業支援になることもありえます。重要なのは、プロセスの可視化によって、どのプロセスがコアタイムの邪魔となっているかを探すことです。

営業マンがより高いパフォーマンスを発揮して、営業活動に集中できる施策を検討しましょう。営業支援を導入したことで新たな無駄が生まれてしまっては、適切な課題解決につながりません。どのプロセスを改善することが売り上げの向上に効果的かを精査しましょう。

改善策を考える

営業プロセスの可視化により課題を見つけたら、改善策を考えていきます。どのようなアプローチが適切かは、「なくす・減らす・変える」の順序で考えていくことがセオリーです。

習慣的に惰性で行っているだけの明らかに無駄なプロセスがあれば、思いきってなくしてしまいましょう。「なくす」ことは最もシンプルで強力ですが、なくした後の弊害も大きくなりやすいことに注意が必要です。

「減らす」では、業務自体は残しながら業務内容を削減します。たとえば、営業日報の入力項目が多すぎて残業時間が長くなっているなら、不必要な項目は削りましょう。

「なくす」ことも「減らす」こともできない課題は「変える」ことで対応が可能です。業務の内容や担当者を変えることで、課題解決を目指します。いずれも、関係者全員の理解を得たうえで、慎重に進めることが重要です。

営業プロセスの課題と営業支援の例

営業プロセスの課題と営業支援の例
ここまでは、営業支援の目的や導入する手順について解説しました。営業プロセスの課題を洗い出していくと、どのようなアプローチでの営業支援が効果的なのかが見えてきます。自社の課題解決につながる営業支援の姿を明確にしましょう。ここでは、営業プロセスの課題と営業支援の3つの例を解説します。

顧客を絞るため名刺をデータ化

名刺の情報を紙やExcelベースで管理するのは、面倒な作業です。全社的には顧客情報は蓄積できていても、営業マン共通の名刺情報がブラックボックス化しやすく、営業チャンスを逃すこともありえます。

名刺をスキャンするだけで顧客データベースが作れる営業支援ツールを活用することで、名刺管理の難しさに起因する課題の解決が可能です。名刺をデジタル化して社内の人脈を可視化することにより、戦略的な営業活動につなげられます。

また、自社Webサイトへの訪問者と顧客データベースの紐付けも可能です。見込み客や既存顧客のうち、誰が自社商品に興味が高いかを自動的に可視化でき、フィールドセールスとのシームレスな連携にもつなげられます。

メール・文章のテンプレート化

さまざまな相手とやり取りをする営業マンにとって、メールは不可欠なツールです。アポ取りや提案などで文字入力をすることが、営業マンの負担になっているケースもあります。メール・文章をテンプレート化することで、面倒なメール作成の手間を省いて、時間短縮が可能です。

フィールドセールスの合間にメールを作成する際には、タイピングに十分な時間が取れないこともあります。文字の打ち間違いをなくし、素早くメール作成するためにもテンプレート化は効果的なテクニックです。

営業支援ツールのなかには、顧客ごとのメールのやり取りを管理する機能をもつツールもあります。多数の見込み客とのメールのやり取りがあっても視認性が高く、営業を論理的に進めることができるでしょう。

営業活動に専念するためデータ入力を自動化

営業マンの活動を阻害する要因に、属人的なデータ入力が面倒であることが挙げられます。Excelベースの情報管理では、入力に時間を取られてフィールドセールスの時間を圧迫しているケースもあるでしょう。

営業支援ツールによりデータ入力を自動化すれば、雑務から解放し、営業のコアタイムを拡大できます。たとえば、名刺のデータはスキャンしたうえでAIと専属スタッフによって、正しい情報かどうかのチェックが可能です。顧客リストとアポ取りや商談のデータを紐ヒモ付けることで、営業日報のデータ入力の自動化もできます。

クラウドを利用した営業支援ツールでは、スマートフォンやタブレットからの情報共有も容易です。営業マンが行う必要がない事務作業は、AIや専属スタッフに任せることも検討しましょう。

営業支援ツールの種類

営業支援ツールの種類
ここまでは、営業支援を導入する際の課題解決の考え方について解説しました。企業によって、営業プロセスの課題と適切な営業支援は異なります。営業支援の方法が違えば、適切なツールが異なることにも着目しましょう。ここでは、営業支援ツールを3種類に大別して解説します。

MA(マーケティングオートメーション)

「MA(マーケティングオートメーション)」とは、マーケティングのさまざまなプロセスを自動化することやツールのことです。MAツールでは、見込み客の創出(リードジェネレーション)・育成(リードナーチャリング)・分類(リードクオリフィケーション)・管理(リード管理)を行います。

従来ではバラバラに管理していたこれらのプロセスを、ひとつのツールで一元管理するのがMAツールの特徴です。MAツールの機能としては、アクセス解析・Web行動解析・キャンペーン管理・マーケティングシナリオ作成などがあります。

見込み客ごとに過去のレスポンスを分析し、セグメントごとに自動的に適切なメールの配信も可能です。見込み客に対する一連のアクションをシームレスに管理することで、One to Oneマーケティングを補助します。なお、後述するSFAやCRMとの連携も可能です。

SFA(セールスフォースオートメーション)

「SFA(セールスフォースオートメーション)」とは、営業プロセスの可視化と効率化をサポートする仕組みやツールを指します。上述の章で解説してきたような営業活動のボトルネックを解消し、生産性の向上が目的です。

SFAツールの機能としては、顧客管理・案件管理・営業行動管理・スケジュール管理などが代表でしょう。営業日報や見積書の作成など、営業マンの事務作業を簡単にする機能をもつSFAツールもあります。

営業マンが営業コアタイムに集中できるためのさまざまな機能をもちますが、マネジメント層から見ても有用です。SFAツールを活用することにより、経営層や営業マネージャーから見ても営業活動の可視化ができます。営業活動の透明性が高くなるため、営業戦略の立案・改善や経営の視点からも重要なツールです。

CRM(カスタマーリレーションシップマネジメント)

「CRM(カスタマーリレーションシップマネジメント)」とは、おもに顧客のリピート化やロイヤルカスタマー化を目指す仕組みやそのツールのことです。

顧客情報のデータベースを定量分析するだけではなく、定性分析や行動分析によってセグメント化し、プロモーション管理や顧客との良好な関係構築に活かします。企業と顧客の相互利益を向上し、長期的な関係性のなかでの成功を目指す総合的な経営手法です。

基本的には、MAツールで見込み客へのアクションを最適化し、SFAツールで営業活動の効率化を図ります。そのうえで、CRMツールにより長期的な顧客関係の管理を図るという流れです。SFAツールとCRMツールは、機能的に統合しており明確な区分がないものもあります。

営業支援ツール選びのポイント

営業支援ツール選びのポイント
ここまでは、営業プロセスにおける課題解決の営業支援ツールについて解説しました。営業支援ツールには多くの種類があり、機能や導入にかかるコストもさまざまです。自社の課題解決につながる、使いやすく機能的に必要なツールを選びましょう。ここでは、営業支援ツールを選ぶポイントについて解説します。

費用対効果

営業支援ツールの導入前に、期待できる営業コストの削減や売り上げの向上を検討することが重要です。Excelや紙ベースでの営業情報や顧客情報の非効率な管理に比べ、特化型の営業支援ツールは魅力的といえます。

しかし「先端的なツールを導入すること」と「利益率が上がること」は、イコールではありません。自社運用の営業支援ツールを導入すると、社内のシステムを大幅に刷新して、コストが肥大化するケースがあります。

クラウドに対応する営業支援ツールであれば、ソフトウエアのパッケージを導入するだけで、大きな初期費用がかかりません。サーバーの増設も必要がないため、売り上げの向上につながるかどうかに注視できます。

自社に合ったデザインや入力方法か

クラウドに対応した営業支援ツールを選択すれば、トライアルも容易で、使用感を確かめてから本格導入ができます。営業支援ツールを使ってこなかった営業マンにしてみれば、新しいツールに慣れるまでには一定の期間が必要です。

本格導入後の業務ストレスをなくすために、自社に合ったデザインや操作性をもっているかが重要といえます。営業支援ツールは、営業マンのパフォーマンスを向上するものであることが必要です。

自社の営業マンにとって、使いやすいインターフェースの入力項目が十分なツールを選びましょう。営業支援ツールを導入することで、無駄や非効率を省いて営業コアタイムを拡大できることが重要です。

サポート体制は整っているか

営業支援ツールを導入したものの、使いこなせずに定着しなかったというケースがあります。マネジメント層から見れば魅力的なツールでも、実際に操作する営業マンが使いにくいものであっては営業支援の効果が生まれません。

営業支援ツールの定着のためには、サービスを提供する側のサポート体制が整っていることも重要です。多機能な営業支援ツールであれば、営業マンが機能を使いこなせないこともありえます。

手探りで慣れていくのではなく、自社にとって有益な使い方を情報共有できる体制を整えましょう。同じツールを使っても、企業によって運用方法はさまざまです。サポートと連携しながら、自社にとって使いやすい仕組みづくりを進めていきましょう。

まとめ

まとめ
営業活動の可視化と効率化をサポートする営業支援は、売り上げの向上のために不可欠な活動です。Excelで営業情報や顧客情報の管理をするのは非効率で、無駄な業務が営業チャンスを逃すリスクもあります。

イッツコムの「ホットプロファイル」は、効率よく的確な営業アプローチを行うために、必要な要素をオールインワンで一括管理する営業支援ツールです。名刺をスキャンするだけで顧客管理ができ、自社Webサイトへの訪問履歴と紐付けて見込み客の自動発掘も行えます。

営業マンだけでなく、営業マネージャーや経営層にとっても使いやすい営業支援ツールをお求めなら、イッツコムにお気軽にご相談ください。

(参考:『イッツコムの法人向けサービス』