SFAを導入するメリットをそれぞれの立場からチェック！メリットを生かすポイントも解説

SFA（営業支援システム）の導入を検討しているものの、具体的にどのようなメリットがあるのか気になっている企業担当の方もいるのではないでしょうか。SFAには、営業担当者の業務内容や顧客情報の可視化、情報共有の円滑化など多くのメリットがあります。

SFAについて詳しく知ることで、自社にとってSFA（営業支援システム）の導入が必要かどうか判断できるでしょう。そこでこの記事では、SFA導入のメリットや失敗しないための対策をご紹介します。

SFA（Sales Force Automation）は「営業支援システム」とも呼ばれ、企業の営業活動に付随するさまざまな業務をサポートしてくれるものです。SFAが備えている具体的な機能には以下のようなものがあります。

・案件ごとの商談進捗状況管理
・顧客ごとのデータ管理
・売上予測
・予算・実績管理
・スケジュール管理
・活動報告
・データ分析・集計

営業活動を可視化し、付随するさまざまな業務をサポートして営業活動の効率化に役立ちます。SFAを導入する大きなメリットは、営業活動のPDCAサイクルを回しやすくなることで営業活動の問題点を速やかに改善し、さらに効果を高められるという仕組みです。

営業活動に何らかの課題を抱えているなら、SFAの導入が改善への第一歩を踏み出すきっかけになるでしょう。

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SFA導入による経営層のメリット

SFAは現場の営業スタッフや営業チームにしか関係ないと思っている方もいるのではないでしょうか。しかし、SFAは経営層にも大きなメリットがあるシステムです。

「経営判断・営業判断を迅速化したい」「営業戦略がうまくいっているのか知りたい」と思っているなら、SFAが大きな助けになります。

経営判断や営業判断の迅速化

SFAを導入すると、案件・顧客ごとの進捗状況を可視化できるので経営判断や営業判断を下すときに役立ちます。PDCAサイクルを回しやすくなるため、営業戦略が正しいかチェックしたり改善策が有効だったか検証したりするのにも使えるでしょう。

正しい経営判断には正確なデータが欠かせません。SFAなら日々の営業活動を入力することで正確なデータを収集できるため、データに基づいた営業戦略を立案できます。

教育コストが削減される

メンバーの教育コストを削減できるのもSFAのメリットのひとつです。これまでの営業担当者たちが蓄積してきたノウハウをデータとして残すことにより、営業に関する知識や情報を学べます。新人の営業担当者でも、その顧客に合った営業ノウハウを効率的に学ぶことが可能です。

営業成績が伸び悩んでいるメンバーがいれば、成績優秀なメンバーの営業ノウハウや勝利パターンを知ることもできます。営業部署だけでなく、会社全体の教育コストの削減にも役立つでしょう。

マネジメント層の評価基準

SFAは、営業メンバーを管理するマネジメント層の評価基準としても活用できます。各営業メンバーは売り上げ目標の達成状況などによって評価が可能です。しかしマネージャーの業務は、部署全体の売り上げ管理や、メンバーが仕事のしやすい環境づくり、各メンバーの課題の指摘やアドバイスなど多岐にわたります。

数字だけで追えない業務が多く、明確な評価基準を作ることが難しいと感じることもあるでしょう。SFAでデータや情報を可視化することにより、マネージャーがメンバーに対してどのようなアドバイスや指示をしたか把握しやすくなります。

各メンバーの売り上げの伸びや課題が改善されているか確認できるので、マネジメント層の評価がしやすくなるでしょう。

SFA導入によるマネージャー層のメリット

SFAの導入には営業チームを取りまとめるマネージャーにも大きなメリットがあります。営業活動の現状を正確に把握したり課題を発見したりできるので、現場レベルでの改善施策を考えるのに役立つでしょう。

各スタッフが蓄積したノウハウをチーム全体に共有することも可能なので、営業活動の効果を全体的に高められます。

営業状況の可視化

各営業担当者の顧客や営業の進捗などは、SFAを導入して可視化することが可能です。営業部署の管理者は可視化されたデータや情報をもとにして、顧客のニーズを把握しやすくなるので、営業担当者に売り上げ向上のための的確なアドバイスや指示ができるようになるでしょう。

また、営業部署単位で顧客ごとの正確な情報やデータを把握できるので、細かい分析が可能です。データをもとにした緻密な販売予測がしやすく、力を入れたい顧客向けに営業戦略を立てることもできるでしょう。

イレギュラーの発見

営業部署の管理者の多くは、営業担当者による日報や売り上げなどから営業活動の実態を把握することが一般的ではないでしょうか。SFAによって情報を共有することで、停滞している案件や、ミスなどのイレギュラーな情報も迅速に発見できます。

通常はミスが起きても、営業担当者の報告からしか情報を得られません。SFAを導入することで、顧客の情報や業務状況のデータを可視化できるので、どの段階でミスが起きたのか確認・分析できます。きちんと情報を整理することでミスを防ぎ、ミスが起こったときも的確な対応ができるでしょう。

営業活動の課題発見

各営業担当者の業務を把握するには、上長が営業に同行したり、日報や業務成績で判断したりするのが一般的です。SFAを利用することにより、各営業担当者の業務内容や顧客情報、売り上げなどのデータを常に把握できます。データを分析することで、それまで気づけなかった営業課題を発見できるでしょう。

たとえば、売り上げの伸びが著しく悪い顧客の情報を分析することで、営業活動における改善点を発見できます。管理者は、営業担当者に顧客の状況に合わせた的確なアドバイスができるので、課題の改善にすぐに取り組むことが可能です。改善した営業活動により、さらなる売り上げの伸びに期待できるでしょう。

スムーズな引き継ぎが可能

システムを利用せずに、営業スタッフがそれぞれ情報を管理しているケースも多いでしょう。そのような状況では、担当者が退職した場合に顧客情報を正しく後任に引き継げず、営業活動が停滞したり顧客トラブルにつながったりするリスクがあります。

SFAを導入していれば顧客情報や案件情報を営業チーム全体で共有できるため、退職などが発生してもSFA上のデータをチェックするだけでスムーズに引き継ぎ可能です。担当者が変わっても顧客に適切に対応でき、余計なトラブルを防止できます。

SFA導入による営業スタッフのメリット

最前線で働く営業スタッフにとってもSFAの導入には大きなメリットがあります。営業に付随する事務作業にかける時間を短縮したり、チーム全体が蓄積したノウハウを自分のものとして営業に活用したりできるようになるため、スキルアップにもつながるでしょう。

有益な情報を有効活用

顧客が多ければ多いほど、営業活動における情報も膨大になります。各営業担当者が個別に管理している情報を共有しようとすると、情報の収集やツールの作成だけで多大な手間がかかります。SFAを導入すれば、各営業担当者が有する情報をリアルタイムで簡単に共有可能です。

顧客情報や商談結果もまとめて管理できます。顧客同士につながりがあった場合は企業の人脈として使える場合もありますし、イレギュラーな対応をした場合の事例も残せ、今後の営業活動に有用な情報を部署全体で共有できるでしょう。

報告時間の短縮

SFAについている営業日報や週報、月報などを作成するツールは、便利な機能のひとつです。Microsoft Officeなどを利用して報告書を作成していた場合、スマホやタブレットからの入力もできますが、きちんとパソコンに向かったほうが入力しやすいでしょう。

SFAであれば、スマホやタブレットからでも簡単に報告書の作成が可能です。顧客への訪問が終わったあと、すぐに報告書の作成ができるので、重要な事項を忘れずに残せるでしょう。簡単に作成できるので、ネット環境さえ整っていれば、いつでも好きな時間に作成できます。報告書を作成するためだけに会社に戻るなどの手間が省けるのも大きな魅力です。

有効なノウハウを吸収できる

ノウハウが属人化していると、他のスタッフが蓄積したノウハウはその人だけのものになってしまいます。どれほどよいノウハウであっても、ひとりしか活用できなければ営業チーム全体としての成果が低迷するのは明白です。

しかし、SFAを導入して情報を適切に登録し、ノウハウを共有すれば多くの営業スタッフが活用できるようになります。各スタッフが持つノウハウを共有すれば効果的な営業スタイルが明らかになり、全体の成果を高められるでしょう。

顧客トラブルを事前に防止できる

顧客ごとに営業情報を適切に管理していないと、予期せぬトラブルにつながる可能性があります。特に顧客から何らかのクレームが入っている場合は注意が必要です。

クレーム対応が完了しないうちに退職に伴う引き継ぎが発生し、後任者が挨拶を兼ねて新商品の紹介をしたところ、クレーム処理前に営業したことでより大きなトラブルに発展するケースも多々見受けられます。

このようなトラブルが発生してしまう原因は、引き継ぎ時に正しくデータを共有できていない点にあります。SFAを導入して進捗状況を随時記録すれば、このようなトラブルを高確率で防げます。

SFAを導入するときに見逃せないデメリット

SFAには多くのメリットがありますが、導入すると継続的にコストが発生したり入力作業に時間を取られたりします。

導入することで得られる効果を考えるとそこまで大きなデメリットではありませんが、場合によっては使われなくなってしまうリスクもあるので注意が必要です。長期的にSFAを運用して効果を高めるためにも、デメリットを知って適切に対策しましょう。

継続的にコストがかかる

SFAを使用すると、基本的に月額料金という形でコストが発生します。中にはランニングコストが理由で導入をためらっている方もいるのではないでしょうか。しかし、SFAをうまく活用すればより多くの成果を出せるようになるため、コストを上回る効果に期待できます。

具体的な料金設定はSFAによって異なるため、予算や機能など多角的な視点でチェックして自社のニーズにマッチしたものを選びましょう。SFAを正しく活用できれば、コスト面は大きな問題にはなりません。

入力作業が発生して手間がかかる

SFAを導入すると、営業活動していく上で逐一進捗状況を入力する作業が必要です。これまできちんとデータを記録していなかったケースでは、営業スタッフにとってこの入力作業が追加の負担になります。

しかし、この作業によって情報を全社的に共有してノウハウを共通の財産にできることを考えると致命的なデメリットにはなりません。一時的に入力作業という負担が増えるものの、業務の効率化や引き継ぎの簡素化を通してそれを上回るメリットを実感できるでしょう。

使われなくなってしまうリスクがある

営業スタッフがSFAを使用して情報を共有する必要性を正しく理解していないと、SFAが使われなくなってしまう可能性があります。「しっかり自分で記録しているから手間を掛けてシステムに入力する必要はない」と考えるスタッフがいると危険です。

いつの間にか使われなくなるリスクを低減するためにも、なぜSFAを導入するのか、どのような効果に期待できるのかを説明し、営業スタッフ側の意識を変革しましょう。

SFA導入によるメリットを生かすためのポイント

SFAには多くのメリットがあり、営業効率を上げるには最適なシステムだといえるでしょう。しかし、事前にきちんと注意点を押さえておかないと、SFAの導入で失敗することもあります。ここでは、SFAの導入で失敗しないためのポイントを解説します。

導入目的を明確にする

まずは、SFAの導入目的を明確にしましょう。漠然と「営業成績を伸ばしたい」、「売り上げを上げたい」というだけでは、SFAの機能を最大限に生かしきれない可能性もあります。

どのようにSFAを活用すれば、営業活動を効率化して売り上げを伸ばせるのか、という点まで考えることが重要です。企業側が社員側に導入目的をきちんと伝えることで、SFAを効率良く利用する下地を整えられるでしょう。

導入コストの把握

SFAの導入には、どうしてもコストがかかります。機能を使いこなせなければ、せっかく投じたコストが無駄になってしまうでしょう。

SFAにもさまざまな種類があり、使える機能や料金も異なります。導入目的を明確にした上で、具体的にどのような機能が必要なのか検討することが重要です。コストをかけるだけの恩恵が企業にもたらされるかどうかを考えてから、SFAの導入を決断しましょう。

使いやすいツールを選ぶ

せっかく便利な機能があっても、社員側が使いにくいと感じてしまうツールでは意味がありません。社員のITリテラシーレベルに左右しないようなシンプルな仕様のツールを選ぶと良いでしょう。

MAをセットで導入するとさらに効果がアップ！

営業は成約率が高いと見込まれる顧客に適切にアプローチし、受注を目指す企業活動です。売上につながる重要なポジションのひとつですが、効果的に営業するには前段階であるマーケティングを強化する必要があります。

マーケティングはWebサイトやメールマガジン、展示会などを通して見込み顧客を発見・育成するプロセスです。このマーケティングで役立つツールがMAで、SFAとセットで導入することで見込み顧客の獲得から受注までのプロセスを一括管理できるようになります。

MAとSFAを連携させれば単独で利用するよりも多くの効果を生み出すことに期待できるので、ぜひセット導入を検討してみてはいかがでしょうか。マーケティングチームと営業チームの連携が取りやすくなるのも大きなメリットです。

SFA選びでお悩みならイッツコムの「ホットプロファイル」がおすすめ！

SFAを導入したほうが営業効率を高められるとはいっても、多種多様なシステムが販売されているのでどれを選べばよいのか迷ってしまう方もいるのではないでしょうか。MAなどのシステムと連携しようと考えているならなおさらです。

そんな方には、MAとSFAの機能を一体提供しているホットプロファイルがおすすめです。

名刺管理・SFA・MAが一体化したツールで便利

ホットプロファイルの主な機能は、「名刺管理」「SFA」「MA」の3つです。うまく活用すればマーケティングから営業までを一元化・効率化できます。それぞれの特徴的な機能は次の通りです。

・名刺管理：名刺をスマホで撮影して送信するだけでデータ化してくれる
・SFA：案件ごとの管理はもちろん、オンライン商談やオンライン名刺交換にも対応
・MA：リードの興味・関心をスコアリングして購買意欲が高い見込み顧客を自動発掘

営業、マーケティングをホットプロファイルひとつで管理でき、チーム間の連携もスムーズです。SFAとMAを同時に導入したいと考えている方におすすめですので、ぜひホットプロファイルの導入をご検討ください。

最小限の工数で営業活動を可視化できる

ホットプロファイルの機能はマーケティングや営業に関する専門知識がない方でもご利用いただけます。設計や分析、運用に関する詳しい知識は必要ありませんので、簡単な操作でそれぞれの機能を活用して効果的な営業戦略を立案・実行可能です。

工数も削減でき、「使うのが面倒だからいつの間にか使われなくなってしまった」という現象を防げます。シンプルな操作で手間を削減しつつも、効果が高いツールをお探しの方におすすめです。

経営層・マネージャー層・営業スタッフのそれぞれのニーズに対応

SFAは経営層・マネージャー層・営業スタッフのそれぞれが活用するツールですが、立場によって求める機能は異なります。それぞれの立場のユーザーが必要とする主な機能は次の通りです。

・経営層：経営判断に必要な情報を速やかにチェックし、意思決定に活用する
・マネージャー層：各案件の進捗状況やフォローの必要性がひと目で分かる
・営業スタッフ：アプローチから受注までに必要な活動がひと目で分かり、フォローが必要な場合は要請できる

ホットプロファイルはそれぞれの立場のユーザーが必要とする情報にスムーズにアクセスできるため、より便利にお使いいただけます。

boxもセットで導入してデータ管理をスムーズにしよう

営業やマーケティングをシステム化したら、多くのデータを管理しなければなりません。ホットプロファイル上でもデータを管理できますが、特に重要な機密情報は別途セキュアな環境で管理したいと思うこともあるのではないでしょうか。

そのようなニーズに応えてくれるのが、ビジネス向けクラウドストレージの「box」です。boxは国際規格に準拠したレベルのセキュリティを備えており、機密情報や個人情報を安心して保管できます。

ディレクトリごとにアクセス権限を設定して社外のユーザーと必要な資料を共有することも可能なので、利便性とセキュリティを両立できるクラウドストレージをお探しの方におすすめです。

まとめ

SFAは営業活動を可視化・効率化してくれるツールで、各営業スタッフが培ったノウハウを全社で共有できるのがメリットです。案件ごとの進捗状況や商談の結果、顧客の情報などをデータ化できるため、営業をさらに効率化したいと考えている方に向いています。

イッツコムが提供しているホットプロファイルは、セットで使うとより効果的なMAとしての機能も備えているのが特徴です。これひとつで営業・マーケティングの双方を強化でき、なおかつシンプルで使いやすいツールに仕上がっています。SFAの導入をご検討中の方は、ぜひホットプロファイルをご利用ください。