SFAの使い方をマスターして業務効率UP！導入のポイントと課題点を解説します
営業活動は売上を伸ばすために必要不可欠です。今よりも効率的に営業活動を実施したいと考えている方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、SFAを導入して営業活動を効率化する方法をご紹介します。SFAを利用すれば、業務の効率化だけでなく、成果の可視化や顧客情報の円滑な管理も可能です。SFAの導入方法から使い方、導入時の課題なども詳しく解説します。
SFA（営業支援システム）とは？
SFAはSales Force Automationの略で、営業支援システムとも呼ばれ、営業フローの改善や効率化を図るためのツールです。SFAを利用することで、顧客情報を一元的に管理したり、業務状況を可視化したりできるでしょう。
営業メンバーや顧客が増えてくると、管理に手間がかかります。SFAを導入すれば、各メンバー活動状況や、顧客ごとの進捗を共有できるため、管理コストを抑えつつ効率的に業務を進めることが可能です。
SFA導入のメリット
ここからは、SFAを導入する4つのメリットを詳しく見ていきましょう。SFAは、「ルーティンワークを効率化して新規顧客開拓に力を入れたい」「営業メンバーごとの活動内容をきちんと把握して、営業活動の効率化や適切な評価体制を実現したい」といった現場課題の解決が期待できます。
日々の業務報告が簡潔になる
毎日の業務内容や成果を把握するために、営業日報や営業報告書を作成している企業も多いのではないでしょうか。しかし、営業日報や営業報告書の作成する営業メンバーにも、それを確認・管理するマネージャーにも、少なからず負担がかかるものです。
SFAには報告書を作成する機能が実装されているため、システム内で報告書を作成して提出できます。作成した報告書の確認や管理も簡単にできるため、時間の節約に役立つでしょう。
営業活動の可視化
管理者が営業メンバーの活動状況を把握するためにもSFAが役立ちます。電話営業の場合はコール数や獲得できたアポイントの数を、実際に訪問した場合は訪問先での成果などをひと目でチェック可能です。
どのような商品を提案したのか、提案が実際に契約に結びついたのかといった営業活動の内容を細部まで把握できるでしょう。顧客ごとに営業活動がどの段階まで進んでいるのか可視化できれば、今後の対応や必要なフォローを検討することにも役立ちます。
データの共有・戦略化に有効
SFAに登録したさまざまなデータや顧客情報は、管理者や営業メンバー同士で共有できます。課題点を発見して成果が上がりやすい営業方法を考案するためには、詳しいデータの分析が必要不可欠です。
紙ベースの報告書やメールでの結果報告などをもとに営業戦略を立てようとすると、正確なデータの収集や管理に手間がかかります。営業メンバー同士でうまく共有できない可能性もあるため、業務効率が下がるでしょう。
評価体制への反映
SFAなら、営業活動に従事するメンバーの活動状況や成果を明確に把握できるため、人事評価に利用することも可能です。明確な評価基準を作成し、客観的なデータにもとづいて営業メンバーを公平に評価することに役立つでしょう。
人事評価の仕組みが曖昧になっていて改善しなければならない場合や、不公平感を払拭したいと考えている場合におすすめです。
SFAの機能がわかる上手な使い方
ここからは、SFAの機能をどのように活かせるかについてご紹介します。SFAが実際の業務でどのように役立つのかを具体的に知っておけば、導入を検討する参考になるでしょう。業務フローの効率化やチームワークの向上など、自社の課題に照らし合わせながらチェックしてみてください。
日報を外出先で作成できる
SFAには日報（業務報告書）を作成するための機能が搭載されています。作成した日報をオンラインで提出できるので、外出先でもスムーズに作業できるでしょう。
社内独自のシステムや紙の報告書を利用している場合、日報を作成するためだけに会社に戻らなければならないこともあります。日報の作成は営業メンバーにとって負担のひとつなので、簡素化できるのは大きなメリットです。
取引先に直行・直帰できるようになれば、限られた業務時間を効率的に利用するために役立ちます。
外出先で顧客情報などを確認できる
効率的に営業活動を行って成果を上げるためには、綿密な顧客管理が必要です。SFAを利用すると、外出先でも顧客情報をはじめとするさまざまなデータを確認できます。
1日に何件もアポイントが入っている際、移動中など必要なときに素早く情報をチェックできると非常に便利です。顧客情報のチェックのためだけに帰社する必要がなくなり、商談や提案などの本来の営業活動に時間を割けます。
売上予測に活用
SFAを利用すると営業成果を可視化できます。会社全体の営業成果はもちろん、営業メンバーや部署ごとの営業成績もチェック可能です。
商品ごとの売上をチェックすれば、何に力を入れて営業するべきかを判断するのに役立ちます。データを分析すれば売上予測を立てやすくなり、今後の事業戦略に活かせるでしょう。予実管理も簡単にできるため、目標達成のために何をすべきか的確に検討できます。
資料作成の手間が削減できる
SFAはデータを集計してレポート化できる機能を実装しているため、必要に応じて適切な資料を作成するのに役立ちます。SFAに過去のデータをストックしておけば、類似案件の資料を探して閲覧することも可能です。
過去の資料を活用したり、必要なデータを集計・出力したりすれば、資料を作成するのにかかる時間を削減できます。説得力のある正確な資料が作成できるだけでなく、本来の営業活動に割ける時間も増えるでしょう。
商談状況を共有する
商談状況をSFAに入力しておくことによって、ほかの営業メンバーとリアルタイムで情報共有できます。案件ごとの商談状況が明確になるため、商談の進み具合や受注できる確率がどの程度なのかを判断するのに役立つでしょう。営業メンバー間で必要な情報を速やかに漏れなく伝えられます。
また、管理者が商談状況を把握できれば、適切なアドバイスを与えたり、必要な対処をしたりして受注率向上につながるでしょう。
SFA導入で失敗しないための注意点と対策
事前に必要なポイントをおさえておかないと、SFAを導入しても、うまく使いこなせず後悔する可能性があります。ここではSFAの導入に失敗しないための注意点を3つチェックしていきましょう。
SFAの導入が、自社の状況を改善するために役立つかどうかをあらかじめ確認しておくことをおすすめします。
導入する目的を明確化させる
まずは、どのような目的でSFAを導入するのかを明確にしておきましょう。事前に、以下の3点について検討しておくことをおすすめします。
・どのような目的で導入するか
・SFAを利用して何をしたいか
・どのような成果につなげたいか
営業活動の現状をどのように変化させたいのかを明確にしてSFAを導入すれば、必要な機能もわかるでしょう。自社の現状と課題を分析し、SFAをどのように活かすかを考えることが大切です。
使い勝手が良いものにする
SFAは毎日使うものなので、使い勝手が良いかどうかは重要なポイントといえるでしょう。本格的に導入する前に営業メンバーや管理者が試用し、問題ないかを判断することをおすすめします。
試用するときは「使い方がわかりやすいか」、「入力の負担が少ないか」の2点を特にチェックしておきましょう。
イッツ・コミュニケーションズで提供しているSFA「ホットプロファイル」は、トライアルも提供しています。本格的に導入する前に、実際に使い勝手をチェックしておけば、導入後の失敗も防げるでしょう。
便利なツール「ホットプロファイル」
イッツ・コミュニケーションズのホットプロファイルは、利用者の手間を最小限に抑えた使いやすいSFAをご提供しています。自社に興味がある見込み客を知らせてくれるマーケティング機能も搭載しているので、営業活動に有効的に活用できるでしょう。
営業メンバーはもちろん、管理者や経営陣もデータをチェックして事業戦略に活かせるため、社内全体で活用するSFAとしておすすめです。名刺管理システムと連動しているため、より効率的な営業活動が可能になります。
SFAの導入やマーケティングの改善をお考えの際は、ぜひホットプロファイルの導入をご検討ください。
まとめ
SFAを導入すると、業務の円滑化や営業活動の可視化など多くのメリットを享受できます。データを共有・分析して事業戦略に活かせるため、より効率的な営業活動ができるでしょう。
イッツ・コミュニケーションズでは、SFAとマーケティング支援機能、名刺管理機能を融合した「ホットプロファイル」をご提供しています。
ほかにも安全にデータを共有するために使える「box」や、外部からセキュリティを確保しつつ社内ネットワークにつなぐための「モバイル閉域接続」といったサービスを展開しており、企業の業務効率化をトータルでサポートすることが可能です。SFAをはじめとする業務効率化ツールの導入をご検討の際は、ぜひお問い合わせください。
