業務をペーパーレスにするメリットを徹底解説！デメリットも隠さず紹介

「ペーパーレスのメリットが知りたい」「ペーパーレス導入のコツが知りたい」などとお考えではありませんか。書類を電子化し、職場から紙を無くすことで、様々なメリットを得られます。テレワークなど働き方が多様化する中で、業務を効率よく進めるためにはペーパーレス化が重要なポイントです。

そこで今回は、ペーパーレスのメリットや推進するコツについて解説します。ペーパーレスへの移行に失敗する要因を知っておくことで、スムーズに進めることができるでしょう。

業務をペーパーレスにするメリット

業務の効率化やコスト面の削減などが魅力的なポイントですが、いきなり全ての業務をペーパーレスにすることは難しいため、紙の書類が不要な部署から少しずつ導入することをおすすめします。通常の業務をペーパーレスにする主な5つのメリットを紹介します。

1.印刷コストを削減できる

業務のペーパーレスが実現すれば、印刷機とそれに関わるメンテナンス費、紙やインクなどの印刷コストを削減できます。印刷コストの中には、印刷にかかる工数なども含まれているので、ペーパーレス化には額面以上の価値が生まれるでしょう。

例えば大人数が参加する会議で、全員分の書類を印刷しなくてはならない場合、印刷代だけでなく編冊の手間が発生します。このような見えにくい人件費を削減できる点は、ペーパーレスの大きなメリットです。

2.書類の保管スペースが不要になる

紙でデータを保存する場合、必然的に資料を保管しておくスペースが必要です。過去数年分の書類を保存しようとすると、事業規模によっては書類用の倉庫を用意する必要があるでしょう。

また印刷機や処分用のシュレッダーがスペースを取り、オフィスを狭めてしまいます。ペーパーレスはオフィスの省スペース化にも繋がり、大幅なコストカットが可能です。

3.効率的に業務を遂行できる

効率的に業務を遂行できるのもペーパーレスのメリットです。取引先や他部署にデータを送る際、「印刷して綴じて郵送」などと手間と時間がかかります。データ化したものをネット上でさっと送れる仕組みを作っておくと、業務の効率化が図れます。

また、資料に不備があれば紙の書類はすべて回収し、新しく印刷したものを配布するなどと、こちらも手間とコストが膨らみます。これが社内のデータベースであれば、変更や更新が容易です。

4.紛失・焼失リスクが無くなる

書類を紙ベースで保存している場合、紛失や焼失のリスクからは逃れられません。誤ってシュレッダーにかけてしまったり、社外に持ち出した拍子にどこかに置き忘れてしまったりする可能性も考えられます。あまり考えたくはないことですが、火災や水害などの災害によって保管しておいた書類が全て焼失・紛失してしまうリスクがあることを覚えておかなければいけません。

ペーパーレスを実現すれば、データは電子化して保存されるので、紙よりも消失のリスクが少なくなります。パソコン上だけでなく、クラウド上など他の安全な場所にデータをバックアップしておけば、万が一パソコンが壊れたときも安心です。

5.過去の書類にいつでもアクセスできる

ペーパーレス化が実現すれば、過去の書類にアクセスするのが容易になります。紙のデータでは、棚や倉庫の中から目当てのものを探す手間がかかりますが、電子書類の場合はサーバー内を検索するだけでいいので、デスクから立つ必要もありません。

データを保存する際にOCR（文字認識機能）を利用すれば、書類内の文章を検索することも可能です。紙では行なえない検索方法が利用できるのも、ペーパーレスのメリットだといえます。

ペーパーレス移行にする失敗する要因

業務をペーパーレスにするメリットは多いですが、現在の体制を大きく変えることは簡単ではありません。移行にはいくつかの障害があるため、ひとつずつ解決していくことが大切です。強引に移行するとかえって業務効率が下がる可能性もあるため、負担の少ない部署から少しずつすすめることをおすすめします。

導入コストが高い

業務のペーパーレス化には、対応したソフトウェアやハードウェアが欠かせません。会社の規模が大きくなるほど、導入コストが大きくなるので注意が必要です。例えばスキャナを導入したり、外部からデータを確認できるモバイル端末を導入したりと、初期費用はどうしても大きくなります。

長期的に見ればペーパーレスにした業務はランニングコストを削減できますが、導入コストは無視できません。最初は小規模な部署で試して効果を確認するなど、徐々に進めていくとよいでしょう。

社員にITリテラシーが求められる

電子化したデータの取扱いには、一定のITリテラシーが求められます。ペーパーレス化は、実際に業務を行なう社員の理解が必須です。端末の使い方指導をはじめ、格納したデータの検索方法など、IT機器に明るくない社員もしっかり業務が行なえるよう指導が必要となります。

また、社内データや取引先関連の機密事項を扱うため、リスクマネジメント教育を強化しなければいけません。情報流出は企業の大きな損害となるため、十分な対策と社員教育が求められます。

取引先との擦り合せが必要

ペーパーレスを進めるには、取引先との擦り合せも必要です。自社だけで完結が難しい書類に関しては、取引先から電子化の許可を得なくてはなりません。

例えば請求書を送付する際に「押印が必要」と指示されている場合は、印刷して押印した後に送付を行ないます。これだと完全なペーパーレスには繋げられないので、取引先の了承を得て、電子印鑑などで対応できるかどうかを確認する必要があるでしょう。

ペーパーレスを推進するコツ

今まで紙が主体だった企業でペーパーレスを進めると、さまざまな課題に直面するかもしれません。重要なのは社員がペーパーレスにより業務を効率化することなので、少しずつ切り替えを行なうことが大切です。全てを一気に進めるのではなく、始めやすいところから徐々に手掛けていきましょう。

1.会社全体で統一した教育をする

ペーパーレス化は既存の業務を大きく変えることになるので、会社全体の教育が欠かせません。ペーパーレスは紙を無くすだけでは不十分で、電子化したデータを使いこなしてはじめて「導入が完了した」といえます。

データをスムーズに共有する方法や、管理する上での規則を周知して、各々が違うやり方で業務を行なう事のないように注意しましょう。社内全体が統一した方法で取り組めば、ペーパーレス化がうまく進められるだけでなく、新人教育の際もスムーズにできます。

2.ペーパーレス化が簡単な部署からスタートする

部署によってはペーパーレス化が困難な場合もあるので、導入が容易そうなところからスタートします。取引先とのやり取りが少なく、社内だけで完結する部署から始めてみるといいでしょう。社員スキルが育っている部門から始める、トライアル期間を設け様子を見ることもひとつの手です。

導入した部署や部門でペーパーレス化が順調であれば、ルールの洗い出しを行ない社内に少しずつ進め、最終的に社内全体でペーパーレス化を実現させましょう。

3.必要なツールを先に揃える

ペーパーレスを行なうためにも、必要なツールを先に揃えておきましょう。せっかくデータを電子化したとしても、活用できる場面が少ないと効果が薄れてしまいます。

・クラウドストレージ（データの保管と共有）
・タブレット端末（外出先からの閲覧）
・スキャナ（書類のデータ化）

など、ペーパーレスに向けたツールを用意しましょう。ツールの導入には費用が発生するため、少ない費用で効果を検証するためにも、まずは試験的に一部の部署で導入を始めてみましょう。

業務そのものを見直す

ペーパーレス化を進める前に、無駄な書類を作っていないかなど業務そのものを見直してみましょう。業務に書類が多いとなかなかペーパーレスへと移行できません。

例えば複数の部署を回る書類は、各部署に同じデータが何度も印刷されている可能性があります。これをクラウドストレージ上での編集にするだけでも、大幅に紙の削減が可能です。業務を見直して、重複した書類がないかなど確認してから、ペーパーレスへと移行しましょう。

ペーパーレス化にお困りならイッツコムにお任せ！

業務をペーパーレスにするのは簡単なことではありません。企業によってさまざまな不都合が発生する可能性もあり、専門的な知識も必要になります。イッツコムでは導入に有用なサービスを多数展開しているため、まとめて契約することで効率よくペーパーレス化が可能です。

1.電子化した書類にいつでもアクセスできる「box」

業務をペーパーレスにすると、電子化した書類でサーバー容量が圧迫され、データが溢れ出すかもしれません。イッツコムの提供するクラウドストレージ「box」をご利用いただければ、そのデータを全て保存可能です。容量無制限でお使いいただけるので、過去の膨大なデータもまとめて移行可能です。

またクラウドストレージに保存することで、データへのアクセスがスムーズになり、他部署や取引先と共有することが簡単になります。モバイル端末でデータにアクセスすれば、社外からでも書類を確認できるため、書類を印刷して外に持ち出す手間もかかりません。

2.業務をスムーズに進める高速通信を提供する「イッツコム光接続サービス」

業務をペーパーレス化すると、通信回線の使用量も必然的に増加します。安定した通信回線を整備するには「イッツコム光接続サービス」がおすすめです。

イッツコム光接続サービスは下り最大速度が2Gbps、上り1Gbpsという高速通信で、安定した通信環境を提供します。独自の回線網とプロバイダサービスをまとめて契約できるため、煩わしい契約が１本で完結します。社内のペーパーレス化に一石を投じるイッツコムのサービスを、ぜひご検討ください。

まとめ

ペーパーレスが実現すれば、ランニングコストを削減しつつ、業務の効率化を実現できます。しかしペーパーレスはすぐに切り替えられるものではないので、少しずつできる範囲で進めていくとよいでしょう。

イッツコムでは、容量無制限で高セキュアなboxやイッツコム光接続サービスを始め、ペーパーレスにうってつけのサービスを多数ご用意しています。導入から運用まで万全の態勢でサポートさせていただきますので、もしペーパーレス化に関することでお困りのことがあれば、イッツコムまでお問い合わせください。