効率的なテレワークに役立つツールとは？おすすめのツールをまとめて紹介！

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

「テレワークをもっと効率化したい」
「テレワークを導入する部署をもっと増やしたい」

あなたの会社でもこのように考えていませんか？テレワークは対面で仕事するのとは異なり、適切なツールを使わなければ円滑に仕事を進められません。

これからテレワークを推し進めようとしている会社はもちろん、すでにテレワークを導入している会社でも効率化が課題だと感じていることがありませんか？そこで、今回はテレワークを効率化させるお役立ちツールをご紹介します。ぜひ、チェックしてみてください！

効率的なテレワークにはツールの導入が不可欠

テレワークでは、業務に関する連絡やさまざまな作業、成果物の納品などをオンラインで行わなければなりません。対面での業務とは異なり、ちょっとした打ち合わせや連絡でもツールを介する必要があります。

オフィスと違う環境であるからこそ、テレワーク向けのツールをきちんと使わなければ思うように仕事を進められないでしょう。「なぜか効率的に仕事できない」「どうしたらもっと仕事しやすくなるのだろうか？」と思っているなら、使っているツールを見直すところから始めることをおすすめします。

どんなツールが必要なの？

テレワークにはさまざまなツールが必要だと聞いても、「実際にどんなツールを導入すればいいの？」と疑問に思うかもしれません？スムーズなテレワークには、次のようなツールが必要です。

「コミュニケーション用」
「ファイル共有用」
「セキュリティ確保用」
「管理用」

それぞれどんなツールが必要なのかを見ていきましょう。「テレワーク向けのツールに何があるのか分からない」と思っている方にも必見です。

コミュニケーション用ツール

コミュニケーション用ツールは、テレワーク中の社員同士が必要な連絡を取ったり、オンライン会議を開催したりするのに使います。

普段のコミュニケーションに役立つのはビジネス用チャット。ビジネス用チャットなら、普段のコミュニケーションだけでなくTo-Doリストの管理やタスクの自動化などもできます。ビジネスに特化している分、テレワーク向けとして最適なツールです。

さらに、テレワーク中の社員同士で会議できる「ビデオ会議システム」もおすすめ。ビデオ会議システムを導入すれば、わざわざ会議するために出社する必要はありません。必要に応じてすぐに使えるので、よりビジネスを活性化できます。

テレワークでも対面と同様にコミュニケーションが不可欠なので、ビジネスに特化したツールを使って効率化を図りましょう。

ファイル共有用ツール

必要なファイルをやり取りしたり、成果物を納品したりするにはファイル共有用ツールが必要です。必要な資料をメールで個別に送信している方もいませんか？しかし、メールの一斉送信などでは添付ファイルのサイズに制限があるだけでなく、セキュリティリスクも高くなってしまいます。

これらの問題を解決するには、ビジネスユースに特化したファイル共有用ツールを使うのがおすすめです。ビジネス向けツールなら、メンバー全員に一括でファイルを共有できるので利便性に優れています。もちろん、誤送信で外部に資料が流出する心配はありませんよ！

「いちいち資料を送るのが面倒だ」「誤送信リスクが心配だ」などと考えているなら、ファイル共有用ツールを導入しましょう！

セキュリティ確保用ツール

テレワークではインターネットを利用して仕事するので、セキュリティの確保も重要な課題です。セキュリティが甘いと、通信を傍受されて機密情報が流出するかもしれません。そうなれば大きな影響を受けるだけでなく、取引先の信頼を失うことにもつながります。

セキュリティ面に不安を感じているなら、VPNや閉域網などのハイセキュリティなツールを活用しましょう。安心して仕事するためにも重要ですよ。

管理用ツール

チームで仕事するなら、ひとりひとりのタスクやスケジュールを管理するためのツールも欠かせません。そんなときに役立つのが、オンラインで共有できるカレンダーアプリやリマインダーアプリ。

チームとしてスケジュールを管理することは、円滑な業務に役立ちますよ。使いやすくて分かりやすい管理ツールを導入すれば、それぞれの社員に割り当てたタスクがどこまで進んでいるのか、プロジェクトに遅れが出ていないのかもひと目でわかるでしょう。

ツールを選ぶときのチェックポイント

「必要なツールは分かったけど、どうやって選べばいいのか分からない」と思う方もいませんか？他にも、数多くのツールがあるので「どれが自分の会社に合っているのか分からない」という意見もあります。もし、あなたの会社がこれからテレワーク用のツールを導入するなら、次の3つを意識しましょう。

「使いやすさ」
「ツール同士の連携しやすさ」
「セキュリティの高さ」

それぞれどんなポイントに注目すればいいのかご紹介するので、ぜひチェックしてみてくださいね。

使いやすさ

せっかく導入しても、ツールそのものが使いにくければ業務効率が下がってしまいます。ツールの使い方を覚えるのに時間を取られて業務効率が下がってしまえば本末転倒です。

そのため、新しいツールを導入するなら「使いやすいかどうか」を念入りにチェックしましょう。ストレスなく使えることはとても大切ですよ。

ツール同士の連携のしやすさ

テレワークを効率化するには、複数のツールを使い分けなければなりません。コミュニケーションに使うツールとファイル共有に使うツール、タスクを管理するのに使うツールは異なります。

そのため、これらのツール同士が連携できるかどうか意識しましょう。連携しにくいと複数のツールを見ながら仕事しなければなりません。連携しやすいツールなら管理を一元化でき、業務効率を上げられますよ。

他にも、すでにある社内システムと連携させたいならこちらも見逃せません。社内システムと連携できればさらに効率化できるので、ぜひチェックしてみてください。どんな場合でも、ツールを利用するのが面倒で仕事に支障が出る状況は避けましょう。

セキュリティの高さ

テレワークでは、いろいろな場所にいる社員がインターネットを使って仕事します。そのため、オフィスで仕事するとき以上にセキュリティに気を配らなければなりません。インターネットを利用する以上、不正アクセスやクラッキングのリスクが高くなるためです。

機密情報や個人情報をやり取りするなら、ぜひ閉域網の利用を検討してみてください。一般的にセキュリティ確保に使われているVPNでも避けられなかったリスクも、閉域網なら避けられます。安全・安心なビジネス環境のためにも、セキュリティ確保は欠かせません！

テレワーク向けツールの一括導入はイッツコムにお任せ！

テレワーク向けのツールや選び方について知れば知るほど、「チェックポイントが多すぎてとても選べない」と感じる方もいます。そのように感じるなら、ぜひイッツコムにご相談ください。

イッツコムは通信環境の構築から必要なツールの導入までをトータルサポートしているので、テレワークに必要な環境を簡単に導入できます。

これからテレワークを導入しようと考えている方も、すでにあるテレワーク環境をアップグレードしようと考えている方も、ぜひイッツコムにお任せください。イッツコムで提供しているテレワーク向けツールをいくつかご紹介します。

モバイル閉域接続

「テレワーク中の社員が安全に社内ネットワークにアクセスできるようにしたい」、そんな願いを叶えてくれるのがモバイル閉域接続！イッツコムのモバイル閉域接続は、インターネットを介さずにテレワーク中の社員と社内ネットワークをつなぐ通信回線です。

「インターネットを介さない接続なんてどうやったらできるの？」と思われる方もいるかもしれません。モバイル閉域接続は、専用SIMを使ってNTTドコモ網に接続し、イッツコム網を経由してあなたの会社にアクセスします。

このSIMは専用ネットワークにアクセスするもので、インターネットから遮断されていて安全です。モバイル閉域接続を使って社内ネットワークにアクセスすれば、クラッキングや傍受のリスクを大幅に減らせますよ。

box

テレワークしていると、資料や図面などを共有したいと思うことがあります。その度にいちいちメールに添付していたら時間がかかって大変です。正常にメールが届かなかったり、誤送信したりするリスクもあります。

そんなときに役立つのがbox。イッツコムが提供するboxは、いつでも、どこでもファイルを簡単に共有できて便利です。大容量ファイルもこれひとつで共有できて利便性も抜群。もちろん、セキュリティにも配慮しているので安心して使えます。

ほかにも、SFAやMA、ビジネスチャットなどのツールと連携可能。一元管理できるので便利にお使いいただけますよ。テレワーク向けのツールを一括導入したいなら、ぜひboxも併せてご検討ください。

Zoom

Zoomはシェアが高く、使いやすいWeb会議ツールです。オンライン会議を開催するときや、取引先と打ち合わせするときに役立ちますよ。イッツコムではZoomの導入もサポートしているので、ぜひお問い合わせください。

テレワークを効率化するなら便利なツールを一括導入しよう！

いかがだったでしょうか？テレワークはオフィスで仕事するのとは異なり、円滑に進めるには専門のツールが必要です。「業務をもっと効率化したい」「セキュリティを高めたい」「テレワークの範囲をもっと広げたい」と思っているなら、便利なツールを導入しましょう。

ツールの導入に関して疑問がある方や、何がいいのかわからない方は、ぜひイッツコムにご相談ください。イッツコムならテレワークに必要なツールの導入をサポートしています。導入からサポートまでを信頼できるところに任せたいなら、ぜひご検討ください！