業務改善のアイデア7選！ポイントや注意点、アイデアを実現するツールも解説

社員の業務効率や品質に何らかの問題があると感じており、業務改善のアイデアが知りたい企業担当の方もいるのではないでしょうか。

業務改善のセオリーや効果的な施策、ICTツール活用による業務スタイルの変革について知ることで、大幅な業務効率化・生産性向上が目指せます。変化するビジネス環境に対応し、さまざまな課題を一挙解決しましょう。

そこでこの記事では、業務改善のアイデア実践で押さえておくべきポイントや留意点、具体的なアイデア7選やアイデアを実現するICTツールについてご紹介します。

業務改善のアイデア実践で覚えておくべきポイント

業務改善の取り組みは「3M（ムリ・ムダ・ムラ）」の排除が基本で、「QCD」の観点によって業務品質を担保します。計画実行に当たっては、施策を「ECRS」の観点で優先順位付けし、効果的かつ取り組みやすいものから着手するのが重要です。まずは業務改善のアイデア実践に必要となる基礎知識を見ていきましょう。

業務改善の基本は「3M」の排除

業務改善とは、業務の進め方や情報・仕事の流れの問題点を分析し、改善策を考え実施することです。業務改善で検討することは品質・コスト・効率など多岐にわたり、長期的な取り組みの中で業務効率化や生産性向上を目指します。

業務改善の基本は業務の3M、つまりムリ・ムダ・ムラをなくすことです。

・ムリ：負荷が能力を上回り、効率低下を招く業務・プロセスや過少生産が発生している状態
・ムダ：負荷が能力を下回り、不要な業務・プロセスや過大生産が発生している状態
・ムラ：ムリ・ムダが混在し、仕事量や生産量にばらつきが発生している状態

「QCD」の視点による品質管理

QCDとは、ビジネスで重要な3要素「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」の頭文字を取った標語です。元は製造業における生産管理の用語ですが、さまざまな事業・業務・仕事に当てはまる考え方で、業務改善の取り組みにおける重要な視点としても重宝されています。

・Q：製品・サービス・仕事の品質。要求された品質を満たしているか、品質のばらつきが安定しているかという視点
・C：製品・サービスの提供や業務遂行にかかる費用や原価。コストを管理・把握できているか、コスト低減の施策は取られているかという視点
・D：納期・時間・速さ。適時適量を生産できる仕組み作りができているか、納期短縮の取り組みは十分かという視点

QCDの視点で予算・時間のムダと品質のムラをなくし、納期内で高いクオリティを担保するのが品質管理の基本です。

業務改善の一般的な実行プロセス

業務改善を進めるには、「自社の問題はどこにあり、どのような姿を目指すか」という目標・ビジョンの下、「何をどのように改善していくか」という中長期的な改善計画を立てることが必要です。そこでまずは業務の可視化から始め、以下のようなプロセスで段階的に目標へ近付けていきます。

1.業務を可視化する
2.問題・課題を洗い出す
3.施策の優先順位を決める
4.計画を実行・評価する
5.計画そのものの改善を続ける

「ECRS」を指針とした優先順位付け

ビジョンの明確化や計画立案には「ECRS（イクルス）」の視点が役立ちます。ECRSとは、「Eliminate（排除）」「Combine（統合と分離）」「Rearrange（入れ替えと代替）」「Simplify（簡素化）」の頭文字を取った標語で、業務改善の取り組みにおける順番と視点を示したものです。

ECRSを適用すると過剰・過小な改善を避け大きな改善効果を得られ、また不要なトラブルを避けられることが知られています。

1.Eliminate（排除）：業務の成果物や作業をなくすこと。排除はコスト・手間をかけずに大きな効果を得られ、実行も早い
2.Combine（統合と分離）：類似業務を結合したり、異なる属性の業務を分離したりすること。結合と分離も比較的容易に実行でき、作業者に好まれる改善となる
3.Rearrange（入れ替えと代替）：作業順序・作業場所・担当作業者の入れ替えや代替による、工程順序やスペースの適正化
4.Simplify（簡素化）：日常業務や営業活動の流れを見直し、業務を簡素化する

業務改善のアイデアを実践する際の注意点

業務改善のアイデアを実践する際には以下4点に留意しましょう。

・社員のモチベーションを高めること
・業務改善の取り組みを制度化すること
・PDCAサイクルを回すこと
・リーダーシップを発揮すること

これらのポイントを押さえれば、業務改善の取り組みを無理なく日常業務に取り入れ、継続的に業務品質を改善していけます。

社員のモチベーションを高めること

業務改善を実施するのは個々の社員なので、社員が積極的に取り組まなければ十分な改善効果を発揮しません。そこで社員のモチベーションを高めることが必要です。自社が抱える問題や業務改善の必要性、業務改善の取り組みによってどのようなメリットを享受できるかを伝えましょう。

業務改善の取り組みを制度化すること

社員のモチベーションを高めることは業務改善の基本ですが、マネジメントが不十分であれば改善効果は担保されません。そこで業務改善の取り組みを日々の業務に組み込むことやマネージャー層による管理、状況次第では強制的に実施することが必要です。

PDCAサイクルを回すこと

業務改善は長期的な取り組みになるため、行動計画自体を改善していくことが必要です。そこでPDCAを回し続けることが求められます。実行中は定期的に効果検証を行い、実行計画の見直しと軌道修正を図りましょう。

リーダーシップを発揮すること

業務の改善は組織の改善と言い換えられます。組織を改善するにはリーダーと社員が一丸となって取り組むことが必要です。そこでリーダーが社員を鼓舞したり、率先して業務改善に取り組んだりするなど、リーダーシップを発揮していくことが求められます。

業務改善のアイデア7選

労働人口の減少やデジタル化の進展といった状況がある中、特に重視したい業務改善の施策は以下のようなものです。

・テレワーク推進による人材確保
・適材適所の人員配置
・ノンコア業務のアウトソーシング
・業務マニュアルの共有
・文書の電子化とクラウド管理
・オンライン会議への移行
・ICTツール活用による省力化

それぞれの施策の必要性や効果を見ていきましょう。

テレワーク推進による人材確保

人材不足は業務負担や残業時間を増加させる主要因のひとつです。人材不足による業務のムリ・ムダを改善するには、業務遂行に必要な人材を確保することが求められます。

この課題の解決に効果的なのが、テレワーク推進による人材獲得・維持です。柔軟な働き方に対応することで求職者・社員にとっての企業の魅力が増し、優秀な人材の獲得や離職率の低下につながります。

適材適所の人員配置

部署間やチーム間で社員の人数・能力に大きな差があると、業務プロセスの中でボトルネックが生じやすくなり、全体のパフォーマンスは低下します。そこで人員配置のムラをなくすことが重要です。

適材適所の人員配置をするために、社員のスキルレベルを可視化しましょう。各社員の得意・不得意を把握し、能力を生かしやすい部署やチームに配置換えをすることで、業務のムラを排除できます。

ノンコア業務のアウトソーシング

「コア業務に十分な時間をかけられない」というのもよくある問題です。ノンコア業務に時間をかけ過ぎると心身ともに疲れてしまい、業務品質や生産量の低下、残業時間の増加を招きます。

そこで検討したいのが、ノンコア業務のアウトソーシングです。BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）であれば業務プロセスを継続的に委託でき、委託先は自社の業務部門の一部として機能します。これによってコア業務に集中しやすくなり、業務効率や生産性の向上が可能です。

業務マニュアルの共有

業務ノウハウが明文化されておらず、各社員が経験や勘に基づく判断で業務を遂行しているケースは珍しくありません。この状況ではチームや部署内で認識の不一致によるミスが頻発し、品質低下やムダな手戻りを招きやすい上、スキルレベルのムラを解消しにくい懸念もあります。

そこで重要なのが業務マニュアルの作成と共有です。業務プロセスや作業内容を標準化することで、責任の所在も判断しやすくなり、効率的な業務遂行につながります。

文書の電子化とクラウド管理

紙による情報保存・活用は印刷・保管・郵送・廃棄のコストのムダが大きく、編集の手間や検索効率の悪さなど、さまざまな問題があります。また自社構築のファイルサーバーも管理の煩雑さやコストの大きさが懸念点です。

そこで文書の電子化とクラウド管理が効果を発揮します。クラウドストレージならサーバーの保守管理は不要で、自社でサーバー関連の資産を抱える必要がありません。保存したファイルにはいつでもどこからでもアクセスできるため、特にテレワーク環境では必須の情報共有システムです。

オンライン会議への移行

会議や打ち合わせには会議室・紙資料を用いるため、スケジュール調整や移動時間・交通費、ペーパーコストのムダを生みます。これらのムダの解消には、Web会議システムによるオンライン会議への移行が効果的です。

オンライン会議ならどこからでも参加でき、資料は電子データで用意するので、会議室や紙資料に依存するムダをなくせます。

ICTツール活用による省力化

業務プロセスの中には生産性に直接影響しない作業があるため、雑多なスキルが蓄積されたり、ムダだと思いながらも時間短縮できなかったりします。こういった作業はICTツールで省力化することもポイントです。

例えばCRM（顧客関係管理システム）は顧客情報の一元管理・分析、SFA（営業支援システム）は営業履歴の一元管理・分析、MA（マーケティングオートメーション）はメールマーケティングの自動化や確度の高い顧客の発掘などに対応します。

【関連記事】SFAとCRMの違いを解説！それぞれのメリットもあわせて紹介

【関連記事】マーケティングオートメーション(MA)の活用で営業効率UPする！

業務改善のアイデアを実現するICTツール整備はイッツコム！

情報管理・共有や会議のムリ・ムダや、経験や勘に頼った個人プレーの営業活動のムラなどは、ICTツールの活用で大幅に改善できます。これらを実現するのが「Box」「Zoom」「ホットプロファイル」です。これらのICTツールはイッツコムでご提供しています。ここからは、それぞれのツールの魅力をご紹介します。

文書の電子化とクラウド管理には「Box」

業務改善には文書の電子化とクラウド管理が大きな効果を発揮します。そこで導入したいのが、法人向けに開発されたクラウド型コンテンツマネジメントシステム「Box」です。

有料版Boxは容量無制限のクラウドストレージとして利用でき、タスクやプロジェクトも一元管理できる上、1,500以上のアプリのファイルマネージャーとしても活用できます。

マルチプラットフォーム対応なのでインターネット回線さえあればどこからでもアクセスでき、サーバーの保守管理は不要で、手間・コストのムダは生じません。各国の政府機関が採用するほどの信頼性を誇ることも利点で、安価な月額料金で高度な情報セキュリティを担保できます。

会議や打ち合わせのムダを排除するなら「Zoom」

会議や打ち合わせには会議室・紙資料に依存するムダが多いので、業務改善には会議のオンライン化が求められます。そこで導入したいのが、国内で圧倒的シェアを誇るWeb会議システム「Zoom」です。

有料版Zoomは1回のミーティングにつき30時間という制限で利用でき、録画はクラウド保存に対応するので、長時間の会議でも議事録やメモを取る必要はありません。会議中にはBox内のファイルを画面共有でき、会議資料の準備・配布・保存・再利用のムダも排除できます。Web会議時以外でも チャット機能「Zoom chat」も利用できるので、別途ビジネスチャットツールを導入する必要はありません。

社員同士の雑談に関しては、この「Zoom chat」機能を利用すると良いでしょう。テレワーク下では特に社員同士のコミュニケーション不足によって業務の連携が取りにくくなる点が懸念されています。チャットによってコミュニケーションが活発化すると生産性アップにもつながります。

また、Zoomでは最大1万人参加のウェビナーも開催でき、会議の規模に比例してコスト削減効果が大きくなるのも利点です。

営業・マーケティングの効率化には「ホットプロファイル」

経験や勘に頼った営業・マーケティングは機会損失を生みやすく、データ活用による業務改善が求められます。そこで導入したいのが、名刺管理（CRM）・SFA・MA一体型の「ホットプロファイル」です。

名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけで顧客データベースを自動作成し、システム利用者全員で社内人脈や営業履歴を共有できる上、GPS連携による営業報告や地図連携による営業ルートの最適化にも対応します。

さらにOne To Oneメールの一斉送信、Web行動履歴・メール開封履歴のAI分析による「いまホットな顧客」の自動通知にも対応し、営業・マーケティングの業務を隅々まで効率化可能です。

まとめ

業務改善の取り組みは業務のムリ・ムダ・ムラを排除することが基本で、仕事環境や業務プロセスを適正化していくことが求められます。そこで重要なのが、クラウストレージやWeb会議システム、営業支援ツールなどによる業務スタイルの変革です。

Box・Zoom・ホットプロファイルを組み合わせれば、瞬時の情報共有やデータ活用によって、大幅な業務効率化・生産性向上を実現できます。ICTツール活用による業務改善をお求めなら、複数サービスの組み合わせで業務スタイルを変革できるイッツコムにご相談ください。