テレワークにおける適切な勤怠管理とは？課題や解決方法、ツールの選び方を解説

テレワークを導入したものの勤怠管理の難しさに直面しており、解決方法が知りたい方もいるのではないでしょうか。

勤怠管理の難しさを生む根本的な原因や解決策、ツールを活用した勤怠管理について知ることで、問題解決に向けた具体的な取り組みを考えられます。ICTツールを組み合わせて業務可視化やコミュニケーション不足の解消につなげ、社員にとってストレスのない多角的な勤怠管理でテレワーク制度を成功に導きましょう。

そこでこの記事では、テレワークにおける勤怠管理の難しさや解決方法、勤怠管理ツールの選び方や勤怠管理に役立つICTツールについてご紹介します。

テレワークにおける勤怠管理の難しさ

労働者の勤怠管理は企業の義務ですが、テレワーカーの勤務実態の把握は容易ではありません。これは人事評価の難しさにもつながります。まずはテレワークにおける勤怠管理の難しさや、難しさの根本的な原因を見ていきましょう。

勤怠管理は労働基準法に定められた義務

勤怠管理とは、企業が社員の勤務状況を正確に把握・管理することです。勤怠管理の対象には、出勤・欠勤の状況や労働時間・残業時間などがあります。勤怠管理の目的は以下3点を果たすことです。

・適正な賃金の支払い
・過剰労働の早期発見や防止
・社員の健康維持

企業が勤怠管理をすることは労働基準法に定められた義務です。賃金台帳に必要な事項を記入しなかったり、故意に虚偽の情報を記入したりすると、30万円以下の罰金に処されます（労働基準法第120条）。

（参考: 『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省』）

テレワーク環境は勤務実態の把握が困難

テレワーカーの働く場所はオフィス外ですが、労働者である以上は企業による勤怠管理が義務付けられています。しかしテレワーカーはオフィスに出勤しないため、入退室管理システムやタイムカードによる勤怠管理はできません。

また企業が定めた労働時間通りに働いているかどうかを判断しにくく、テレワーカーの労働時間・残業時間などは自己申告になりがちです。勤怠管理のしにくさは多くのテレワーク導入企業が直面する問題で、管理不足によってテレワーカーの過剰労働やサービス残業につながるケースは珍しくありません。

テレワーク環境は人事評価の適正化も課題

テレワーカーの人事評価は成果型にシフトしがちです。テレワーカーの仕事はオフィス側からプロセスが見えにくく、成果に向けた努力が評価に結び付かない不満も生じます。

つまり管理者側からすれば「社員が働いているか分からない」、テレワーカーからすれば「適正評価を受けられるか分からない」という疑念や恐れが生まれやすい状態です。

これが不適切な評価基準や過剰な監視につながり、社員のエンゲージメント・モチベーション・生産性の低下を生み、転職志向を強めてしまう場合もあります。

「見えない」ことが根本的な原因

勤務実態の把握しにくさや人事評価の難しさの根本的な原因は、テレワーカーの仕事がオフィス側から「見えない」ことです。

そこで何らかの方法でテレワーカーの勤務実態を可視化する必要があります。また、「見えなくとも仕事をしている」と社員を信用することも大切です。いずれにせよ適切な管理体制を整え、労使のコミュニケーションを重ねることが求められます。

テレワークにおける勤怠管理問題の解決方法5選

テレワークにおける勤怠管理は難しさもありますが、以下のような解決方法が考えられます。

・勤怠管理ツールで打刻
・チャットや電話で報告
・Web会議システムを常時接続
・通知機能やタスク管理の共有
・裁量労働制を採用

それぞれの解決方法の概要や注意点を見ていきましょう。

勤怠管理ツールで打刻

勤怠管理の方法としてまず考えられるのは、勤怠管理ツールを導入し、テレワーカーが自主的に始業時間・終業時間や残業時間を打刻することです。Webサイトからの打刻やスマホアプリ版に対応しているサービスもあり、テレワーク環境の勤怠管理システムとして役立ちます。ただし、打刻のタイミング以外の勤務実態を可視化できないのはネックです。

チャットや電話で報告

チャットや電話による勤務状況の報告も、比較的よく採用される勤怠管理方法です。ビジネスチャットツールは業務進捗の状況報告や不明点の相談にも活用でき、テレワーク環境の基本ツールとして重宝されています。

ただし「チャットは話しかけるタイミングをつかみにくい」「頻繁に電話連絡を求められる」という不満が生まれやすく、結局のところお互い「見えない」ことの問題が根底にあります。

Web会議システムを常時接続

就業中にWeb会議システムを常時接続することもアイデアのひとつです。Web会議システムは基本的に会議や研修に利用しますが、映像・音声を共有できるという機能を活かし、在席確認にも活用できます。

そのまま不明点の相談などにも利用できるため、密なチームワークが求められる業務に効果的です。ただし、運用方法によっては「監視されている」という意識を生みやすいことに注意を要すため、場面場面で使い分けると良いでしょう。

通知機能やタスク管理の共有

業務システムによってはシステム上のアクションを関係者に通知する機能があります。業務進捗に合わせて通知を受けられるため、管理者側が逐一報告を求める必要はありません。システム上のログを確認することによる業務実態の可視化もできます。

あるいは、チームでタスクを共有できるツールなら、タスクの進行状況を確認することで勤務実態の把握が可能です。

裁量労働制を採用

テレワーカーに「裁量労働制」を適用するのもアイデアのひとつです。裁量労働制は「みなし労働時間制」の一種で、実働時間に関わりなく、あらかじめ労使協定で決めた労働時間分働いたとみなします。

みなし労働時間が7時間であれば、実働が5時間でも給与は7時間分で固定なので、仕事が早い社員ほどうれしい労働形態です。仕事の時間配分や始業・終業時間は社員の自由裁量となるため、業務実態を逐一確認する必要がなくなります。ただし社員が「働いた」という記録を残すことは必要です。

テレワーク用の勤怠管理ツールの選び方

勤怠管理ツールはテレワークにおける基本ツールのひとつですが、選定の際は以下のポイントを押さえることが大切です。

・クラウド型であること
・社員にとって使いやすいこと
・関連ツールと連携できること

以下で、それぞれのポイントの意味を見ていきましょう。

クラウド型であること

テレワーカーが働く場所はさまざまです。在宅勤務者は自宅を就業場所としますが、モバイルワーカーなら移動中の車内やカフェ、サテライトオフィス勤務者ならコワーキングスペースやシェアオフィスで働きます。

そこで重要なのが、オンプレミス型ではなくクラウド型の勤怠管理ツールを導入することです。Webブラウザやアプリを通じてインターネット経由で利用する勤怠管理ツールなら、働く場所にかかわらず利用できます。

社員にとって使いやすいこと

テレワーク用の勤怠管理ツールは、インターフェースが見やすく、操作が簡単であることも重要です。ごちゃごちゃと見にくいツールは記入ミスを起こしやすく、複雑な操作が必要なツールはストレスの原因になります。利用したくなくなるようなツールだと打刻漏れも起こしやすいので、誰もが使いやすいツールを選択しましょう。

関連ツールと連携できること

テレワーク用の勤怠管理ツールは、打刻したデータを労務部門や人事部門で活用しやすいことも重要です。人事管理・給与管理システムと連携できるツールなら、蓄積したデータをスムーズに人事評価や給与計算に生かせます。

クラウドストレージなどの基幹的なシステムと連携できる勤怠管理ツールもあるので、利用中のシステムと連携できるものを選択するのもおすすめです。

テレワークの勤怠管理に役立つICTツール

勤怠管理の専用ツールの他にも、以下のICTツールが勤怠管理に役立ちます。

・Web会議システム
・SFA
・クラウドストレージ

ここからは、それぞれのツールの有用性を見ていきましょう。

Web会議システム

コミュニケーション不足は社員間の信頼関係を希薄にするため、勤怠管理や人事評価の難しさを生む原因のひとつです。Web会議システムは常時接続で在席確認や質疑応答に利用できる他、上司・部下の1on1ミーティングやリモート昼食会などにも活用できます。

つまり管理不足・コミュニケーション不足による過剰労働やサービス残業を防止できる上、バーチャルな場の共有により距離を感じにくい関係作りができ、テレワーク環境のさまざまなコミュニケーション課題を解決可能です。

SFA

SFA（営業支援システム）は営業担当者の勤怠管理に効果的です。SFAは社内人脈や営業履歴をシステム利用者全員で共有でき、クラウド型のSFAならスマホからの営業報告にも対応します。使い方を工夫すれば全てのテレワーカーの業務報告に使えるため、業務効率化に役立てつつ、勤務実態の可視化・共有が可能です。

クラウドストレージ

クラウドストレージは業務データに対するアクションを把握するのに効果的です。基本的な機能はセキュアなクラウド上でのファイルの保存・共有・共同編集ですが、ツールによってはログイン・ログオフやファイルの作成・閲覧・編集・コピー・ダウンロードなどの行動履歴を可視化できます。

ログ管理機能によって成果だけでなくプロセスも管理できるので、勤務実態の把握や人事評価の適正化に効果的です。

イッツコムではテレワークの勤怠管理問題 に役立つツールを提供中！

Web会議システムやSFA、クラウドストレージを活用すると、勤怠管理のさまざまな問題を解決できます。そこで導入したいのが、イッツコムが提供する「Zoom」「ホットプロファイル」「Box」です。最後に、それぞれのサービスの魅力を見ていきましょう。

コミュニケーション問題の解決と信頼関係の構築に「Zoom」

テレワーク環境は社員の働く場所が分断されることで勤務実態を把握しにくくなり、コミュニケーション不足によって信頼関係が希薄になることもあって勤怠管理を難しくします。そこで導入したいのが、場の共有や対人コミュニケーションのオンライン化ができるWeb会議システム「Zoom」や、Zoomの機能の一部のビジネスチャット「Zoom chat」です。

Web会議システムは有料版の場合、制限時間は30時間という実質無制限で利用でき、データ通信量を最低限に抑えているため、常時接続にも問題なく対応します。ブレイクアウトルーム機能による複数セッションの管理や、録画のクラウド保存も勤怠管理に便利です。朝礼・定例会・悩み相談などにも利用でき、またビジネスチャットツールとしても利用できるので、さまざまな運用方法に対応できます。

ビジネスチャット「Zoom chat」は、ミーティングや電話をするほどでもない内容や雑談などに有効です。ダイレクトメッセージやグループメッセージ、ファイル共有などが気軽にでき、デバイスも選びません。社員同士のコミュニケーションが活発化すれば自然に勤務実態も把握できるようになるでしょう。

外回りの営業担当者の勤怠管理を効率化「ホットプロファイル」

ホットプロファイルは名刺管理・SFA・MA（マーケティングオートメーション）が一体型のクラウド型営業支援ツールです。名刺管理と連動したリアルタイム報告機能に対応しており、管理者へ報告を自動通知したり管理者がコメントを書き込んだりもできるので、双方向コミュニケーションによって勤務実態や業務の進捗状況の把握が可能です。 勤怠管理をするためにも役立つツールとして活用 できるでしょう 。

また顧客のWeb行動履歴・メール開封履歴のAI分析による「いまホットな顧客」の自動通知や、One To Oneメールの一斉送信などにも対応し、営業・マーケティングを大幅に効率化できるのも魅力です。

多角的な勤怠管理やプロセスを加味した人事評価に「Box」

「Box」は法人向けに開発されたクラウド型コンテンツマネジメントシステムです。有料版Boxは容量無制限のクラウドストレージとして利用でき、タスクやプロジェクトも一元管理できる上、各種勤怠管理ツールを含めた1,500以上のアプリと連携できます。

ファイルのプレビューページは編集・コメント・閲覧の履歴をアバター（ユーザー）ごとにビジュアル表示でリスト化するので、管理者は一目で仕事への取り組みを把握可能です。また全ファイルの閲覧・コメント・編集・ダウンロードのアクセス統計も利用でき、特定のユーザー・グループや期間内のアクティビティを可視化できます。

これらの機能により実際の業務進捗と紐づいた勤怠管理ができるため、多角的かつ詳細な勤怠管理や、プロセスも加味した適切な人事評価につながるのが魅力です。

まとめ

テレワーカーの勤怠管理は企業の義務ですが、勤務実態の把握は難しく、少なくとも勤怠管理ツールによる打刻が求められます。しかし自己申告による勤怠管理だけでは解決できない問題もあるため、Web会議システム・SFA・クラウドストレージも活用した多角的な勤怠管理が重要です。

イッツコムが提供するZoom・ホットプロファイル・Boxを活用すれば、業務の可視化やコミュニケーション不足の解消に役立ち、勤怠管理のさまざまな問題を解決できます。テレワーク制度を成功に導く勤怠管理をお求めなら、複数サービスの組み合わせで問題を一挙解決できるイッツコムにご相談ください。