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SFAとCRMの違いを解説!それぞれのメリットを知り自社に合ったツールを選ぼう!

近年導入する企業も増えていることから「SFAとCRMの違いを知りたい」「SFAとCRMそれぞれのメリットを知りたい」と考えている企業担当の方もいるのではないでしょうか。SFAとCRMはビジネスで使われることが多く、どちらも顧客の情報を管理するシステムです。それぞれのスシテムに得意分野があり、違いを知っておかないといざ導入しようと考えた際に迷ってしまいます。

そこでこの記事では、SFAとCRMの違いについて、それぞれの概要や機能、メリットについてご紹介します。どちらが自社にとって適切なのかを見極めるための参考にしてください。

SFAとCRMは主目的に違いがあるツール

SFAとCRMは機能面で似たような部分もありますが、利用する主目的が違うツールです。それぞれの目的を簡潔に解説すると以下のようになります。

・SFA:営業活動の進捗状況(案件ごとの商談状況、受注・失注履歴)や顧客対応状況などを管理して営業を効率化する
・CRM:自社が抱えている顧客の属性などの基本的な情報を一元化して集中管理する

SFAは営業活動の進捗を管理して効率化に寄与するもの、CRMは顧客情報を一括管理して関係を可視化するものと言えるでしょう。

営業活動をスムーズにしたいならSFAが、顧客情報のブロックボックスを解消したいならCRMがおすすめのため、用途に応じて使い分ける必要があります。

SFAの得意分野

SFAは案件ごとの進捗状況を管理したり、営業スタッフごとの成績を可視化したりするなど、営業活動をスムーズに行えるようにサポートしてくれるツールです。

営業活動に付随する情報管理・分析全般がSFAの得意分野なので、営業面に課題を感じているならSFAを活用することでうまく解決できる可能性があります。

案件・商談の進捗状況管理

SFAを導入すると、自社が抱えている案件ごとに商談の進捗状況を細かく管理可能です。システム化していない場合、特定の顧客を担当する営業スタッフが全ての情報を個別管理しているケースもあるのではないでしょうか。

そのような状況では、担当の営業スタッフでなければ商談の進捗状況やクレームの処理状況が分からなくなることも多いでしょう。SFAを導入していれば全ての案件をデータベース化し、進捗状況が誰でもひと目で分かるようになります。

商談がうまく進展しないときにフォローしやすくなるため、全体としての成果を高めるのにも役立つでしょう。

営業スタッフのレポート

SFAに顧客ごとのデータや受注・失注履歴を登録すれば、営業スタッフごとの成績や受注率などを可視化できます。ほかにも、どのようにアプローチすれば成約率が高まるのかも分かるようになるでしょう。

スタッフごとの成績は人事評価にも活用できます。システム上で成績が可視化されるため、成果に基づいて正当に評価できるようになるのもメリットです。評価基準を明確にすることは、営業スタッフのモチベーションを高めることにつながります。

売上予測・予実管理

SFAには、これまでの営業成績や今後の受注見込み、それぞれの案件に関する詳細な情報などに基づいて売上を予測する機能を搭載しています。さらに、予算と実績を比較して営業成績や進捗状況を管理するのもSFAの得意分野です。

日々の営業活動の成果を入力することで、最新のデータに基づいた売上予測・予実管理ができるようになります。受注見込みが高い案件を優先的に処理するためにも活用できるので、営業活動をスムーズに行いたい際はSFAの導入をおすすめします。

CRMの得意分野


CRMにはSFAとは異なる得意分野があります。基本的に、CRMは顧客情報を管理することに特化したツールですが、MAに近い機能を備えたものもあります。見込み顧客にアプローチしたりアンケートを実施して反応を調べたりできる点が特徴です。

見込み客(リード)へのアプローチ

マーケティング活動などを通して収集した見込み顧客に関する情報を集中管理することで、誰にどのような手段でアプローチしたほうがよいかを判断しやすくなります。

CRMには見込み顧客へのメール配信機能や連絡フォームを作成する機能を搭載している製品もあるため、そのようなものを選べば見込み顧客に購買活動を促すメールを送信しやすくなるでしょう。ひとりひとりの状況にマッチした適切なアプローチは、成約につなげる重要な活動です。

自社サイト作成・分析

CRMは、自社サイトのアクセス状況やサイト内におけるユーザーの行動履歴を分析する機能を備えています。サイトを訪問したユーザーを細かく分析すれば、興味・関心の度合いが高く成約率も高いと見込まれるユーザーを抽出して優先的にアプローチが可能です。

Webサイトをはじめとしたコンテンツマーケティングは、見込み顧客を発見・育成する要になります。自社サイトをさらに活用したいと考えているなら、CRMの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

アンケートの実施や満足度調査

製品の購入を検討しているユーザーにアンケート調査をしたり、すでに購入したユーザーの満足度を調査したりするのもCRMの得意分野です。アンケートや満足度調査は顧客の興味・関心を見極めて最適な商材を提案するのに役立ちます。

「自社の商品を購入してくれたユーザーの動向をチェックしたい」「見込み顧客を成約まで引き上げたい」と考えているなら、CRMを導入するのがおすすめです。

SFAの概要や機能について解説


こちらでは、SFAの概要や機能について解説していきます。SFAは「営業活動自動化システム」のことで、簡単に言うと「営業活動をしやすくするような機能」です。機能を詳しく知ることで、自社に適しているかが分かるでしょう。

【関連記事】SFAとは一体どのような機能があるのか?知っておきたい基礎知識

1.SFAは「営業活動自動化システム」

SFAは「セールス・フォース・オートメーション」の略です。具体的には営業活動に関する情報を入力することで、次にすべき行動や営業先の選定、報告書の作成などを自動で行えます。

また、営業活動の分析もできるので、活動の効率化にもつながるでしょう。導入や日々の入力作業は少し手間がかかるかもしれませんが、それ以上に手助けになる場面が多いシステムです。

2.SFAで管理する顧客情報

SFAでは企業名や顧客の名前・連絡先などの簡単なものから、営業の内容や顧客が抱えている課題などの複雑なものまで、多くの情報を管理できます。

基本的にはCRMよりも詳しい情報が管理できるようになっており、営業活動に活かせます。顧客に関してより深い部分まで情報を管理して分析することで、効率的な営業活動が可能になるでしょう。

3.SFAの機能

SFAの機能には、顧客情報の管理や営業活動を記録する日報、次に行うことの管理などがあります。見積書の作成や見込み顧客の評価、売り上げの予測も可能です。

営業活動に伴う複雑な作業や大量のデータの管理などを自動化でき、その分他の作業にリソースをさけます。日々の営業活動を自動化する機能があると覚えておきましょう。

CRMの概要や機能について解説


CRMもSFAと同じく、顧客の情報を管理するシステムのひとつです。CRMはSFAと異なり、主に顧客と自社とのつながりを管理して可視化する目的で使われます。ここでは、CRMの概要や、CRMで管理する顧客情報や機能を紹介します。

1.CRMは「顧客関係管理システム」

CRMは「カスタマー・リレーションシップ・マネジメント」の略です。顧客の名前や年齢などの基本的な情報を管理することで、日々の業務を効率化できます。さらにメールの一括送信機能やアンケート調査などもでき、顧客の満足度向上にもつながるでしょう。顧客の情報を管理することで、経営戦略を立案するときに活用でき、マーケティング活動を効率化できます。

2.CRMで管理する顧客情報

CRMで管理する顧客情報は、会社名や顧客の名前などの簡単なものです。SFAと比べると管理する顧客情報は浅くなりますが、アンケート結果などCRMでしか管理できない情報もあるため、CRMのほうが劣っているというわけではありません。

そのため、導入する際には多くの情報を管理したいからと安易にSFAを選ぶのではなく、きちんと目的に合った情報を管理できるほうを選ぶことが大切です。

3.CRMの機能

CRMの機能には、顧客情報の管理の他にメールの一斉配信やフォームの作成、アンケート調査などがあります。SFAと比べてみると機能には大きな違いがあって、特に顧客情報のアウトプットの部分が違います。

それぞれで管理できる顧客情報や機能を把握し、実際に導入するときに困らないようにしましょう。用途や目的に合ったシステムを選択できればどちらもビジネスにとても役立ちます。

SFAを導入するメリット


SFAの導入を考えている場合は、事前にメリットを知っておくことで、導入後に後悔する可能性を減らせます。SFAは、営業に集中しやすい環境を作ることで営業部全体の業務を改善でき、情報蓄積と分析を簡単に行えるなどがメリットです。どのようなことに使えるのかを整理して、効率的に利用しましょう。

1.営業に集中できる

SFAを導入することで、営業に集中できるようになります。日報やスケジュールの作成をSFA上でできるため、その時間を営業にあてられるためです。

他にも、必要な情報もすぐに検索して入手できるようになり、大幅に工数を削減できるでしょう。SFAを導入すると情報の入力などの工数はかかってきますが、導入をすませて入力など必要な作業に慣れて仕組み化できてしまえば、大幅に手間を減らせます。

2.営業部全体の動きを改善できる

SFAを導入することで、営業部全体の動きを改善できます。情報の入力や管理がきちんとできていれば、営業部全体の進捗状況の管理や、顧客との関係なども分かりやすいでしょう。

そのため、それぞれがやるべきこと、やらなくていいことなども分かり、営業部全体が改善されます。それぞれ個別に動いていて、お互いに見えていない部分が多いとその分無駄も出てきてしまいます。しかしSFAを導入すれば、そのような問題も解決できるでしょう。

3.情報蓄積と分析を簡単に行える

SFAを導入すると、情報蓄積と分析が簡単になります。導入前には時間がかかっていたり、難しくてできなかったりした情報の蓄積と分析をすることにより、成功確率の高い営業の仕方が分かります。

成功確率の高い営業の仕方を全体で共有できれば、人材育成にもつながり、優秀な営業マンも増えるでしょう。どのようにアプローチをしたら成約に結びつくのかを分かりやすくできる点もSFAを導入するメリットです。営業部全体の活動の底上げをしたいと考えているのであれば、SFAの導入がおすすめです。

CRMを導入するメリット


CRMの導入を考えている場合もSFAの場合と同様に、メリットをきちんと知っておくことが大切です。どのようなメリットがあるのかをしっかりと理解して、有効活用できるか判断しましょう。CRMのメリットには、顧客管理がしやすくなることや顧客に的確なアプローチができること、欲しい情報へアクセスしやすくなることなどがあります。

1.顧客管理がしやすくなる

CRMを導入することで顧客管理がしやすくなります。顧客情報を視覚的に確認できるため、誰でも分かりやすくなる点が特徴です。

仮に顧客情報ひとつひとつを比較しながら分析していると、かなりの時間やコストがかかってしまいますが、CRMを導入すると、それらが一目で情報を比較・判断できます。全ての情報をまとめて一瞬で把握できるのは、CRMを導入するメリットのひとつです。さらに、顧客管理にかかっていた時間を他のことにまわせば、さらなる改善活動なども行えます。

2.顧客に的確なアプローチができる

CRMを導入することで、顧客に的確なアプローチができます。CRMシステムでは、顧客情報をまとめて共有や分析が可能です。そのため社内全体で連携して、顧客に対してアプローチができるでしょう。

さらに顧客に対して適切なタイミングで的確なアプローチをすることによって、顧客満足度の向上にもつながります。

・年齢
・性別
・住んでいる地域

などの情報も管理できていれば、顧客のニーズをつかみやすくなるため、継続的に良い関係を保てるでしょう。

3.欲しい情報へのアクセスがしやすくなる

CRMを導入することで、欲しい情報へのアクセスがしやすくなります。名刺や顧客名簿を使って情報の管理をしていると、どうしても情報へのアクセスが難解です。しかしCRMでは情報をひとつにまとめて管理できるので、欲しい情報に対してスムーズにアクセスできます。

情報へのアクセスが速くなる点について、影響が小さいように感じるかもしれませんが、毎回かかっていた手間と時間がなくなると実際にはかなり効率的になるでしょう。もし、現段階で情報へのアクセスで手間取っている場合には、CRMを導入することで解決できます。

SFAとCRMのどちらを導入するか迷ったときのチェックポイント


SFAとCRMのどちらを導入するかで迷った場合は、自社がどのような目的でこれらのITツールを導入したいのかをはっきりさせることが重要です。マーケティング分野を強化したいならCRMを、営業の効率化を目指すならSFAを導入するのが良いでしょう。

ここからは、SFAとCRMがそれぞれどのような効果をもたらすのか解説します。自社のニーズと照らし合わせて、よりマッチしていると感じるほうを選択しましょう。

マーケティングを強化したいならCRMを導入

「自社が抱える見込み顧客へのアプローチを強化したい」「リピーターを増やしたい」と考えている場合は、CRMを導入して顧客ひとりひとりのデータを一元管理するところからはじめましょう。

顧客の価値観が多様化しているため、適切にアプローチするには必要な情報を管理してそれらを活用する必要があります。手作業で顧客情報を管理するには限界があるので、CRMを使って作業を効率化しましょう。

機械化できることは機械化し、スタッフは人力でなければできないところに注力すればより効果を高められます。マーケティング活動の効率化を目指すなら、CRMだけではなくMAをセットで利用するのもおすすめです。

営業を強化したいならSFAを導入

「営業活動に関する情報がブラックボックス化している」「担当者が退職したとたんに商談内容が分からなくなった」と悩んでいるなら、SFAを導入しましょう。

SFAで営業に関する情報をまとめて管理すれば、担当者の変更などが発生してもこれまでの成果をそのまま引き継げます。情報が分からなくなって営業活動が停滞することを防げるでしょう。

ほかにも、案件ごとの進捗状況が明確になるので、なかなか進まない案件に対して適切にフォローしたり成約率が高そうな案件に優先的に対応したりしやすくなります。

SFAとCRMをセットで導入して業務改革する方法もおすすめ!

自社のニーズによっては、SFAとCRMの両方をセットで導入したほうの良いケースがあります。さらに、MAもセットにして総合的に業務をIT化したほうがより効果を高められるでしょう。

マーケティングと営業の両方を効率化したいと考えている場合や、部署間での連携をスムーズにしたいと考えているなら、SFA・CRM・MAをセットにして活用しましょう。

世の中に出回っているツールの中には、SFA・CRM・MAを一体化したものも存在します。そのような製品を選べば、別々のツールをそれぞれの部署で導入するより連携しやすくなります。

SFA・CRMの導入を検討中の方には最適な「ホットプロファイル」


SFA・CRMをセットにしたツールをお探しの企業担当の方は、ぜひイッツコムが提供している「ホットプロファイル」をご検討ください。

ホットプロファイルは顧客データベースの作成機能と基本的なSFA・MA機能を搭載しており、これひとつでさまざまな業務を自動化・効率化できます。ここではさらに詳しい機能をご紹介しますので、ぜひご参考にしてください。

名刺をスキャンするだけで自動的に顧客データベースを作成できる

ホットプロファイルは名刺管理機能を搭載しており、セミナーなどで頂いた名刺をスキャンするだけでデータ化して保存できます。名刺は正しく管理すれば人脈を可視化でき、見込み顧客の発掘につながる重要なデータです。

しかし、システム化していないと適切な管理が難しくなってしまいます。名刺管理を各スタッフに任せている企業やきちんと管理できていない企業には特に有用です。日々増え続ける名刺のデータをマーケティング・営業につなげたいならぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

営業の武器になる情報を自動で提供可能

ホットプロファイルには毎日の営業活動をリアルタイムで分析して成約率が高いと見込まれる顧客をピックアップする機能を搭載しています。闇雲に営業しても効果的ではないことを考えると、受注できる可能性が高い顧客に注力することは大切です。

顧客に関する ホットな情報や人事異動のニュースなども自動で通知してくれるので、ニーズの変化にマッチした適切な商材を提案するのにも役立ちます。最新の情報をいち早くつかみ、素早く営業活動を展開するのも受注率を高めるコツのひとつです。

顧客情報を集約して営業状況がひと目で分かる

マーケティングや営業活動していく上で、アプローチする顧客に関する細かいデータをチェックすることは欠かせません。ホットプロファイルは「お客様カルテ」と呼ばれる機能を搭載しており、ここをチェックするだけで以下のような情報を一括で確認できます。

・属性などの基本的な情報
・興味・関心の度合い
・過去の営業活動履歴
・最新の動向

ひとつの画面でこれらの情報をチェックできるため、余計な時間をかけずに必要な情報を収集できるのがメリットです。シンプルな操作で使いやすいため、無駄なストレスを感じることはありません。

ホットプロファイルとセットで導入したいイッツコムの2つのサービス


ホットプロファイルはマーケティングと営業を効率化できる便利なツールですが、より快適に利用するためには他のツールも併せて利用するのがおすすめです。

今回はイッツコムで提供しているサービスのうち、ホットプロファイルとセットで利用するのに特におすすめのツールを2つご紹介します。自社のニーズにマッチしたものがあれば、ぜひ導入をご検討ください。

メールサーバホスティングサービス

SFA・CRMを導入する際に、顧客へメールでのアプローチを考えている場合には、イッツコムのメールサーバホスティングサービスがおすすめです。イッツコムのメールサーバホスティングサービスには、以下のような機能があります。

・ウイルススキャンサービス
・迷惑メールスキャンサービス
・メーリングリストサーバホスティングサービス

その他にも、ご要望に合わせてメールアーカイブ機能や誤送信防止機能のご提供も可能です。ウイルススキャンや迷惑メールスキャンによって、セキュリティ対策も万全です。

box

boxは入手した個人情報や機密情報を安全に管理するのに役立つクラウドストレージです。boxに格納した情報にはインターネット環境があるところならどこからでもアクセスできるため、営業中の社員が突然情報を必要とした際にもすぐに対応できます。

政府機関や金融機関でも使われており、セキュリティ面の心配はありません。アクセスログを取得する機能やフォルダごとに権限を設定する機能もあるため、安全に情報を管理する手段をお探しのならboxの導入がおすすめです。

まとめ


SFAとCRMにはそれぞれ管理する顧客情報や機能などの違いがあり、メリットや特徴を考慮して決める必要があります。営業活動を改善したいならSFA、マーケティング活動を改善したいならCRMを選びましょう。導入してから後悔しないためにも、しっかりと目的に合ったシステムを導入することが大切です。

また、SFAやCRMの導入を考えている場合には、イッツコムのサービスをご利用ください。導入に関して分からないことがあれば、イッツコムにいつでもご相談ください。