ファイルサーバーの容量が足りない！容量低下による問題やおすすめサービス

リモート会議やテレワーク、パソコンやタブレットによる書類の閲覧と、仕事の仕方が年々多様化しています。こういった状況に対応できるのか、ファイルサーバーの容量を心配している企業の担当者は多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ファイルサーバーの容量が足りなくなる原因や解決策について詳しく解説します。記事を読めば、不安を取り除けるだけでなく次に取るべき手段が見えてくるでしょう。ぜひ参考にしてみてください。

ファイルサーバーの容量が足りなくなる原因

ファイルサーバーが容量不足になる原因にはどのようなものがあるのでしょうか。主な原因として挙げられるのは、「経年によるデータ増加」「データの肥大化」「不要データの蓄積」の3つです。ここでは、それぞれの原因について詳しく解説します。

経年によるデータ増加

NEC調査の200企業/団体の統計値によると、データ容量やファイル数は毎年1.55倍、5年で9倍のペースで増えているという結果が出ています。これまで紙ベースだった書類を電子文書に変更する企業が増え、ファイル数が増加しているようです。

社内や企業同士、海外の企業との取引でも、文書のデータ化はますます進むと予想され、データ容量やファイル数も加速して増えていくでしょう。

データの肥大化

高画質の画像データも容量不足の原因のひとつです。低画質でも問題ない画像を高画質で保存していると、ファイルが大きくなり容量を圧迫します。ExcelやWordの文書に写真やグラフを添付する場合も、高画質のものを使用するとサーバーの容量を使いすぎる原因となるでしょう。

また、Excelでデータの消去方法を間違えたままファイルを更新し続けると、見えないデータがたまりデータの肥大化を招きます。

不要データの蓄積

同じ文書のコピーを各自が保存すると、重複したデータがサーバーに蓄積されます。また、古すぎて何年も開いていないデータやビジネスには無関係の個人的なデータといった整理されていない不要なデータも存在しているでしょう。
情報通信企業社での調査統計値では、3か月以上開いていないデータが全体の約7割、重複データは約3割に上るという結果が出ました。このような管理されていないデータはセキュリティ対策がされていないことが多く、常に情報漏洩の危機にさらされています。

ファイルサーバーに残る不要データとその削減方法

ファイルサーバーの容量のうち、不要データは高い割合を占めています。不要データとは具体的にどのようなものなのでしょうか。ここでは、不要データの種類とあわせて、その削除方法をご紹介します。記事を参考に、不要データを減らしてみましょう。

不必要な高画質画像

ExcelやWord、PowerPointで書類を作成する際に、写真やグラフ、表を添付することもあるでしょう。1,000万画素を超える画像を使用した文書を日常的に保存していると、ファイルサーバーの容量がすぐにいっぱいになってしまいます。見た目はほとんど変わらない画素数までリサイズした画像を使用すると良いでしょう。

また、文書作成マニュアルを作り、社員に徹底させるのもおすすめです。画像の適正サイズ、JPEGやPDFといった拡張子の概要、画素数がファイルサーバーに与える影響を中心に社員教育を行えば、データの容量は減らせるでしょう。

重複データ

重複データが発生する原因として、各部署が同じ文書や情報をそれぞれのシステムに保存することが挙げられます。パスワードやアクセス制限がなく、誰でも自由に閲覧や編集ができることが主な理由です。

重複データを減らすには、重複した部分のみを自動で検出して削除するストレージやOSを利用しましょう。さらに、定期的にファイルを整理すれば、ファイルサーバーの容量に余裕ができます。

使わなくなったデータ

忙しい業務の中、必要なファイルかどうかの判断を先延ばしにして、とりあえず保存するという場面もあるでしょう。そのようなデータがどんどん蓄積して、ファイルサーバーに負荷を与えています。

使わないデータは個人がこまめに削除しましょう。削除対象のファイルを判断するためにルールを作ることをおすすめします。「どのくらいの期間使用しなかったデータを削除対象とするか」「削除するか、アーカイブに保存するか」といったルールを決めると良いでしょう。

業務に無関係なデータ

業務に無関係なデータとは、社員個人の画像や動画、音楽ファイル、または会社の行事である懇親会や社員旅行の画像や動画を指します。これらのデータはシステムによる判断が難しいため、個人の使用に関する明確なルールを定めましょう。

また、定期的に削除するようアナウンスするのも効果的です。個人的なデータがファイルサーバーのどの程度を占めているかを理解してもらうために、表やグラフで可視化しても良いでしょう。

ファイルサーバーの容量に空きがないと起きる問題

ファイルサーバーの空きがなくなると、データを保存できない以外にもさまざまな問題が生じます。起こりうる問題を事前に予測できれば、安全対策の参考になるでしょう。ここでは、ファイルサーバーの空きが不足することによって起きる問題について解説します。

バックアップ・BCP対策が間に合わない

企業の危機管理対策として、BCP（Business Continuity Plan・事業継続計画）対策があります。BCPとは、地震や台風、テロ、火災といった災害や事件に巻き込まれても、事業が継続できるような方法や手段を決めておく計画のことです。

万が一、ファイルサーバーに不具合が生じても、BCPの一環である定期的なバックアップは必須の作業といえます。ところが、ファイルサーバーの空きに対してデータ量が多いと作業時間がかかるため、BCPと業務の質の低下を招きかねません。

セキュリティリスクが生まれる

データ量が増えると、高度なシステム管理が難しくなります。日々の業務に加え、システムチェックやデータ管理に膨大な時間を費やすことになり、セキュリティ対策を行ったとしても安全性は低いでしょう。

具体的なセキュリティリスクとして考えられるのは、機密情報の漏洩や個人情報の持ち出しです。コンピューターウイルスが侵入しやすく、内部の人間が簡単にアクセスできる環境は、サイバー犯罪を誘発します。

管理・運用コストの増加

ファイルサーバーの容量が不足するほどの大量のデータは、減らそうとしてもチェックや削除に手間がかかります。容量を増やすためにファイルサーバーを増設すれば、その分、管理や運用のコストが増えるでしょう。

手間がかかるということは、人件費も増えるということです。不要データに対して何らかの対策を打たないと、管理や運用のコストは増加の一途をたどるでしょう。

業務の停滞・効率低下

ファイルサーバーの空きがなくなると、「アプリケーションが起動しない」「データが破損する」「破損したデータの修復や復元が不可能になる」「目的の文書にたどり着くのに時間がかかる」「ファイルが開けない」といったトラブルが起こる恐れがあります。

このような理由で業務が停滞したり効率が低下したりすると、企業の業績や売上にも反映し、信用問題に発展しかねません。

ファイル管理に困ったら！容量無制限の「box」

イッツコムが提供する「box」なら、これまで取り上げた問題を解決できます。使い勝手が良く操作が簡単なので、システム管理部門の手間を大幅に減らしてくれるでしょう。ファイルサーバーとは異なりデータ容量やセキュリティを気にする必要がないので、本来の仕事に集中できる環境が作れます。ここでは、boxの特徴について見ていきましょう。
（参考：『クラウド型コンテンツマネージメント』)

ストレージ容量無制限

イッツコムのboxは、すべてストレージの容量が無制限です。ファイルの容量を心配する必要がないので、文書作成に関する社員教育の手間が省けます。システム管理やファイルチェックにかかる人件費の削減は、boxの導入費用を考慮してもコストカットに貢献するでしょう。

box内で共有すれば添付不要

boxでは、クラウド上でファイルを共有します。メールでファイルを送信する場合、添付ファイルのサイズに制限がありますが、boxで共有すれば添付ファイルは不要です。

また、メールに添付して送る従来の方法では、それぞれのパソコンに文書のコピーが蓄積されていました。必然的にファイルサーバーの空きを減らしていましたが、boxならそのような問題も起こりません。

マルチデバイスに対応

アプリを利用すれば、オフィスのパソコンだけでなく、モバイルやタブレットからもアクセスできます。外出先でも手軽に利用できる使い勝手の良さが特徴です。また、ファイルをダウンロードしなくても、ExcelやWord、PDF、JPEGその他120種類以上のファイル形式を表示できます。

複数の人間が同時にファイルを開き、情報を共有できる利便性も大きなメリットです。権限があればどのデバイスからでも編集が可能なので、最新の情報を常に共有でき、業務の効率が向上するでしょう。

信頼性の高いセキュリティ

boxの魅力のひとつが、信頼性の高いセキュリティです。長年大きなトラブルを起こすことなく運用しており、世界の政府機関や国際機関、医療・金融業界の多くの団体でboxを採用しています。

アクセス権限やユーザー認証を強力に制御して機密書類を保護する他、box内での作業の可視化と監視によって作業工程の追跡も可能です。スムーズでパワフルなセキュリティシステムで、社外からの脅威や情報流出といったあらゆるリスクを未然に防ぎます。

まとめ

ファイルサーバーの容量不足は、データの肥大化や不要データの蓄積によって起こります。不要データを削除することで容量不足によるトラブルは回避できますが、手間がかかるのが問題です。信頼性の高いセキュリティで容量を気にせずにファイルの共有ができるboxなら、ファイルサーバーの容量が足りないという問題を解決できるでしょう。

イッツコムでは、法人向けサービスとしてboxの設置を行っています。boxに関心がある方やファイルサーバーからの移行を考えている方は、ぜひイッツコムへお問い合わせください。

（参考：『クラウド型コンテンツマネージメント』)