1. コラム
  2. コラム
  3. クラウドストレージとは?知っておくべきメリットとデメリット

クラウドストレージとは?知っておくべきメリットとデメリット

仕事の効率アップを考え、簡単にファイルを共有・アクセスできるクラウドストレージの導入を検討しているという方もいるのではないでしょうか。クラウドストレージの導入は、低コストで大量のデータを保存・共有できるため近年では、多くの企業が導入しているのが現状です。

そこでこの記事では、クラウドストレージを導入する際に知っておきたいメリットとデメリットについて説明します。メリットだけでなくデメリットも知っておくことで、トラブルを起こさないための対策もできるでしょう。

クラウドストレージとは

クラウドストレージとは
クラウドストレージとは、データを格納するためインターネット上に設置されたスペースです。「オンラインストレージ」や「ファイル・ホスティング」とも呼ばれています。パソコン内のストレージや社内のファイルサーバーを利用しなくても、大事なデータの保存が可能です。

昨今では、保存するデータの容量が大きくなってきたこともあり社員で個人に割り当てられたパソコンだけの容量では足りない場合もあります。クラウドストレージを使えばUSBフラッシュメモリなどの物理的な保存用ストレージを使用しなくてもデータの保存が可能です。

データのやり取りをオンライン上でできるので、USBやCD-ROMなどでデータを保存し、データを渡す相手と会う時間を作る必要はありません。個人向けに無料で提供しているクラウドストレージのサービスや、企業向けのセキュリティに特化したクラウドストレージサービスもあります。

クラウドストレージのメリット

クラウドストレージのメリット
クラウドストレージは、データ容量を気にすることなくインターネット上で保存や受け渡しが可能なスペースです。クラウドストレージの導入を検討している方の中には、メリットを詳しく知りたいという方もいるのではないでしょうか。ここでは、クラウドストレージのメリットについてご紹介します。

外出先でも情報共有ができる

クラウドストレージは、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンからでもアクセス可能です。取引先などで手に入った重要な情報などを即座に離れた場所にいる同じ部署のメンバーに共有することができます。

インターネット回線が整っていれば、どこからでもクラウドストレージにアクセスできるため、営業先で急遽必要となった資料をすぐに確認することも可能です。場合によっては、追加の営業資料としてタブレットに表示して営業先へ提示もできるので、スムーズな営業活動が行えるでしょう。

初期投資を抑えられる

自社サーバーを新設する場合、データを保存するための容量を十分に確保したり、セキュリティ面の強化をしたりする必要があるため、かなりの初期投資や設置環境を整える手間がかかります。
クラウドストレージは、インターネット上にストレージがあるので設置環境を整える手間はかかりませんし、初期費用を安く抑えることも可能です。

ほとんどのクラウドストレージは、月額料金制となっています。月々のコストを可視化することにより、クラウドストレージに関する予算を組みやすいという点もメリットのひとつに上げられるでしょう。

継続的な管理や運用の負担が軽くなる

自社サーバーを設置すると、自社で保守運用を行わなくてはなりません。定期的なシステムのメンテナンスやセキュリティ対策を維持しなければいけないため、保守運用には、専門的な知識が必要になります。社内に適した人材がいない場合は、新たに人員を雇用する必要もあるでしょう。

クラウドストレージの場合、システムの運用はクラウドストレージのサービスを提供している事業者側が行います。自社で保守運用に関するすべてを作業するわけではないため、運用を継続していく負担は軽くなるでしょう。

常に最新の機能が使える

クラウドストレージはインターネット上にあるため、最新の機能が登場するたびにアップデートされます。アップデートは自動的に行われ、準備の必要などもありません。常に最新の機能を搭載した状態となり、業務をよりスムーズに行えるでしょう。

自社サーバーの場合、最新の機能を導入しようとすると追加投資が必要となります。会社の予算にもよりますが、クラウドストレージのように頻繁なアップデートは難しいといえるでしょう。

クラウド上でファイル編集が可能

クラウドストレージで保存・共有したファイルは、複数人で編集できます。自社サーバーでファイルを保存・共有している場合、複数人で編集を行うことは難しいケースが多くあります。

たとえば、1人がファイルの編集をしていた場合、情報の更新をしようと別の人がファイルを開く場合もあるでしょう。その場合、ファイルの閲覧しかできないため編集作業が終わるまで情報を更新したい人は待つ必要があります。クラウドストレージの場合、同時に複数人でのファイル編集ができるため作業が終わるまでの待ち時間を省くことが可能です。

ストレージの容量を気にする必要がない

自社サーバーの場合、ストレージの最大容量は決まっているため、容量が不足してしまった場合、新しくサーバーの増設やHDDを取り付けるなどの対策が必要です。容量不足の対策費用や手間がかかります。

クラウドストレージの場合は、ストレージの容量が不足しても追加で容量を増やすことが可能です。管理画面からいつでも申請できるため、容量不足に悩まされることはありません。

バックアップを取る必要がない

自社サーバーを利用している場合、定期的なバックアップが必要です。クラウドストレージの場合、自動でバックアップを取るシステムが構築されており、バックアップを取る手間が省けます。自社サーバーでバックアップを取っている場合、同じLANの中にデータのバックアップを置いているというケースもあるでしょう。

ランサムウェアに感染した場合、オリジナルデータとバックアップデータが同じLAN内に存在すると両方のデータが暗号化されてしまう可能性があります。クラウドストレージであれば、セキュリティシステムがしっかりしているため、ランサムウェア感染などでバックアップまで損失する可能性は低いといえるでしょう。

災害対策が可能

災害や火事などが起こった場合、自社サーバーは社屋の倒壊や破損などによってオリジナルのデータとバックアップデータの両方が消えてしまうおそれがあります。クラウドストレージであれば、インターネット上にデータがあるためデータが消失するリスクは低いといえるでしょう。

クラウドストレージであれば、インターネット環境さえあればどこでもアクセスが可能です。社屋の復旧を待たずに業務を再開することもできるでしょう。

デメリットも理解すれば対策を打ちやすくなる

デメリットも理解すれば対策を打ちやすくなる
クラウドストレージにはメリットが多くあります。メリットの多さを感じて導入を検討しようと考えている方もいるのではないでしょうか。導入を検討する上で、メリットだけでなくデメリットについて理解することも大切です。

デメリットが原因で問題が生じた場合も事前の知識があれば対策しやすくなるでしょう。ここでは、クラウドストレージのデメリットについて解説します。

オフラインでは使用できない

前述したとおり、クラウドストレージとはインターネット上にあるスペースのことです。インターネット環境が整ったオンライン上での使用が前提となっています。オフライン上では基本的には使用できません。インターネット環境が整っていない場合は、まずインターネット回線の整備が必要不可欠です。

クラウドストレージは、インターネット回線の強度によってパフォーマンスが左右されます。インターネット回線の弱い場所などでは、サーバーとの接続が不安定になったり、途中で切れてしまったりと、パフォーマンスが低下する懸念がある点はデメリットです。

固定的サービスでカスタマイズしづらい

クラウドストレージは固定的なサービスであり、各企業に合わせたカスタマイズは難しいので、自社に合わせて構築する自社サーバーよりも自由度は低いといえるでしょう。

クラウドストレージには自社サーバーにはない豊富な機能が付随しています。自社に必要な機能を豊富にもったクラウドストレージを利用すれば、自由度の低さというデメリットをカバーできるでしょう。導入後に想定していた機能がない事に気づいたなどのトラブルを防ぐためにも、検討段階でしっかりと機能内容を吟味することをおすすめします。

ユーザー数に対しての費用

クラウドストレージは、使用しているユーザー数によってかかる費用が異なります。たとえば、クラウドストレージを利用する社員が1,500人いる場合は1,500人分費用がかかると考えてよいでしょう。

社内サーバーは、サーバーの利用人数と費用は関係ないため社内サーバーのほうがランニングコストは安く感じるかもしれません。一方で、社内サーバーは容量制限があったり、最新機能のアップデートのための追加費用がかかったりします。導入の際には、総合的に判断し、検討しましょう。

情報流出を予防するための手間

クラウドストレージを利用する場合、パスワードが必要です。一見するとセキュリティがしっかりしている印象を受けるいでしょう。クラウドストレージは、インターネット環境が整った状態でパスワードを知っていれば誰でもアクセスが可能です。パスワードの管理は厳重に行わなくてはなりません。

退職者が出た場合は、退職者が使用していたIDやパスワードを削除し使用できなくする必要があります。セキュリティ対策として定期的なパスワードの更新も必要です。社員へ情報流出の危険性を呼びかけたり、車内研修を実施したりするなどの対策を行ってもよいでしょう。

セキュリティ対策が必要

クラウドストレージは、インターネット上で管理するためセキュリティ対策が必要になります。第三者によるハッキングや攻撃などを心配する方もいるでしょう。近年では、そのような問題を解決するため、強固なセキュリティが構築されています。

クラウドストレージの導入を検討する際には、サービスを提供している会社がどのようなセキュリティ対策をとっているのか確認しましょう。ISMSの国際規格「ISO27001」を取得しているかも判断基準のひとつです。そのほかの対策として、社員のセキュリティ対策に対する研修やルールを作ってもよいでしょう。

クラウド型でコンテンツを一元管理できる「box」が便利

イッツコムではクラウドストレージに加えて、WEB会議システムやグループウェア、SFAなどのコンテンツが一元管理できる「box」を提供しています。アプリケーションを利用することで、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンからでもアクセス可能です。

保存容量が無制限であるため容量を気にしながら使用する必要はありません。コンテンツにはアクセス権限や編集権限などを設定でき、ログの管理もできるため情報の管理もしっかり行えます。

「ISO27001」を取得しているほか、アメリカのクラウドセキュリティ「FedRAMP」も準拠しているので、セキュリティ面も安心できる信頼性の高いサービスです。

まとめ

まとめ
自社サーバーと比べて費用面や容量、容易な最新機能へのアップデートなどクラウドストレージはメリットの多いコンテンツだといえます。セキュリティ面や情報漏洩対策をしっかりしておけば、災害や火事などの予測不能の事態が起きても会社の重要な資料や情報を守れるでしょう。

イッツコムの「box」はクラウドストレージというコンテンツだけでなく、業務に必要なWeb会議システムやチャットアプリ、SFAなどが一元管理できるシステムです。場所を選ばずにコンテンツの共有や管理、アクセスができます。

業務の作業効率のアップが期待できるでしょう。クラウドストレージの導入をご検討中の方や企業様は、ぜひイッツコムの「box」をご利用ください。