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データ共有の方法総まとめ!特徴とメリット・デメリットも解説します

企業のデータ管理や社内で共有する方法は、頭を悩ませる問題のひとつです。情報漏えいは防がなければなりませんが、コストはあまりかけたくないという方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、データ共有の方法やそれぞれのメリットとデメリットを紹介します。データ共有の種類や特徴を知ることで、どの方法が自分の組織に向いているか判断できるでしょう。


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データ共有の種類とそれぞれの特徴

社内でデータ共有する主な方法は、「PCフォルダ共有」「社内サーバー」「NAS」「クラウドストレージ」の4つです。いずれも優れた方法ですが、それぞれ特徴が異なります。ここでは、データ共有の種類と特徴について見ていきましょう。

社内LANで接続されたパソコンで共有する「PCフォルダ共有」

「PCフォルダ共有」は、社内LANに接続したパソコンからアクセスできる「共有フォルダ」を作る方法です。既存のシステムを生かすことから、最も手軽に実践できる方法といえるでしょう。

社内で共有したい情報やデータは共有フォルダ内に保存します。LANに接続したパソコンからのみアクセスできるので、社内でしか閲覧できません。ただし、高度なセキュリティ強化が難しく、比較的規模の小さい組織に向いているでしょう。

サーバーを設置してデータを共有する「社内サーバー」

「社内サーバー」は、社内ネットワークの中にサーバーを設置して、情報の管理を行う方法です。具体的には、「社内イントラ」と呼ばれるセキュリティを高めたシステムを構築し、システム上にサーバーを設置します。

サーバーはPCの共有フォルダに比べて大容量のデータ保存が可能で、セキュリティも強化が図れるので、個人情報を含むデータや機密情報の管理に適しているでしょう。

単体でデータ共有ができる「NAS」

「NAS」は「Network Attached Storage」の略で、ネットワーク上にファイルやサーバーを設けるのではなく、箱形の外付けハードディスクを社内LANに接続してデータを管理する方法です。

データを閲覧する際にはパソコンを使いますが、データはハードディスクに保存されます。写真や動画といった比較的容量の大きいデータも保存して共有することが可能です。

オンライン上でデータを共有する「クラウドストレージ」

「クラウドストレージ」は、オンライン上にある保管場所にデータを保存して共有する方法です。「オンラインストレージ」とも呼ばれ、近年急速に普及しました。

オンライン上の保管場所は自分で作る必要はなく、既存のサービスを利用すれば構いません。アクセスできる方を限定できるため、セキュリティ面でも優れているといわれています。大容量のデータ管理が可能で、多くの企業が導入している方法です。

PCフォルダ共有でデータ共有をするメリット・デメリット


PCフォルダ共有は、最も手軽にできるデータ共有方法です。ネットワークに関する高度な知識が必要なく、フォルダを共有したいパソコンをケーブルやルーターでつなげば情報が共有できます。コストもさほどかかりません。一方、セキュリティ面で不安があるという方もいるでしょう。ここでは、PCフォルダ共有のメリットとデメリットを紹介します。

コストをかけずに手軽にできるのがメリット

最大のメリットは、コストをかけずに導入できることです。パソコンに共有フォルダを作り、ケーブルやルーターで他のパソコンとつなげるだけで利用できます。複雑な手続きをしたり新しい機器を購入したりする必要はありません。使っていないパソコンを使えば、さらにコストを抑えられるでしょう。

また、外付けハードディスクを利用することで、ストレージを増やすことも可能です。PCフォルダ共有は、最も手軽でコストのかからない方法といえるでしょう。

セキュリティ面のリスクがあるのがデメリット

デメリットはセキュリティ面のリスクです。共有フォルダには、ケーブルやルーターでつないだパソコンを使えば誰でもアクセスでき、ユーザーの権限を制限するといった細かい管理ができません。

少人数の組織なら、共有フォルダにアクセスできるパソコンの数が限られているため、情報漏えいのリスクは低いでしょう。一方、大勢がパソコンを所有する大きな組織はセキュリティ面に不安が残り、PCフォルダ共有を利用するには不向きです。

社内サーバーでデータ共有をするメリット・デメリット

社内サーバーを利用したデータ共有は、多くの企業が導入しています。PCフォルダ共有に比べると、セキュリティ面の不安は少ないでしょう。また、大容量のデータも扱えます。課題として挙げられるのは、サーバー導入後のストレージの増設やシステム変更です。ここでは、社内サーバーのメリットとデメリットを紹介します。

細かな設定や管理が行えるのがメリット

メリットは、アクセスできる方の権限の制限やセキュリティポリシーといった細かい設定ができることです。セキュリティ強化を意識して設定すれば、情報漏えいのリスクが減るでしょう。

また、データはサーバーで管理するため、パソコンが不具合を起こしたり故障したりしても消失しません。パソコンの誤操作で、誤ってデータが消えてしまうことも少ないでしょう。大切な企業の情報を安心して管理できます。

ストレージ増設には対応しにくいのがデメリット

デメリットは、ストレージの増設が難しいことです。サーバーの容量には上限がありますが、ストレージを増やしたり減らしたりといったシステムの変更は簡単にはできません。

近年、企業で管理するデータは増加傾向です。増え続けるデータに対応すべくストレージを増設するなら、サーバー自体を入れ替える必要があります。コスト的にも大きな負担となるでしょう。同様に、規模を縮小するのも難しく、リソースを最大限に生かせないという点もデメリットです。

NASでデータ共有をするメリット・デメリット

量販店やインターネットで購入できる外付けハードディスクを利用するNASは、比較的手軽にデータ共有できる方法です。ハードディスクは、容量や機能によって1万円台から数十万円のものまであります。課題はコストとセキュリティ対策でしょう。ここでは、NASでデータ共有するメリットとデメリットを紹介します。

運用管理やRAID構成で有利なのがメリット

メリットは、ユーザーの事情に応じて安価なものから高性能のものまで選択肢が豊富なことです。ストレージの増設をしなくて済むようにしたいなら、オールフラッシュストレージと呼ばれる大容量の記憶装置があるNASを導入するとよいでしょう。

また、多くのNASはRAID構成と呼ばれるシステムを取り入れています。このシステムにより、容量が拡大し転送速度が向上することがメリットです。機器を手軽に購入でき大容量データの管理ができる点が、NASの大きな魅力といえるでしょう。

コストがかかりやすいのがデメリット

デメリットは、導入にコストがかかることです。企業での運用に対応できる容量のNASを導入すると数十万円程度の費用がかかり、さらに、ストレージを増設する際にも買い替えによるコストが生じます。

また、ユーザー権限の強化やアクセスの制限には限界があり、セキュリティ面も課題です。ハードディスクにデータを保管しているため、ディスクの不具合や故障で情報が取り出せなくなる恐れもあります。

クラウドストレージでデータ共有をするメリット・デメリット

クラウドストレージによるデータ共有は、近年急速に普及しました。コストを抑えて導入できることやセキュリティ対策が充実していることが、理由として挙げられるでしょう。ここでは、クラウドストレージでデータ共有をするメリットとデメリットを紹介します。

コストを抑えて利用できるのがメリット

メリットのひとつは、コストを抑えられることです。一定の容量以下なら無料で利用できるものもあり、必要に応じて容量が増やせます。セキュリティ対策も万全で、充実したオプションの中からさまざまな機能が利用可能です。

また、インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスできるのもメリットといえるでしょう。時間や場所を問わずに、在宅勤務や出張のときも効率良く仕事ができます。

カスタマイズが容易ではないのがデメリット

デメリットは、使いやすいようカスタマイズすることが難しい点です。それぞれのクラウドサービスのデフォルトに沿った使い方が基本となるでしょう。また、万が一障害が起きた際には自社では何も対策できずに復旧まで待つしかありません。

どこからでもアクセスできるというメリットを享受したいなら、インターネット環境がないと利用できない点もデメリットになるでしょう。

どのデータ共有を利用する場合でも、気を付けるべきポイントがあります。主に「公開範囲を設定すること」「閲覧や編集を制限すること」「データの上書きに注意すること」の3つです。ここでは、それぞれの注意点について詳しく解説します。

公開範囲の設定を忘れない

クラウドストレージを利用する場合、公開範囲の設定を忘れないようにしましょう。クラウドストレージはオンライン上でデータを管理するので、誰でもアクセスが可能です。部外者への情報漏えいのリスクを減らすためにも、確実に設定する必要があるでしょう。

クラウドストレージの公開範囲は細かく設定できます。例えば、グループ全体に公開するか、ごく少人数だけに公開するか、選択が可能です。保存する情報が全社員に知れ渡っても問題ないか、一部の社員だけにとどめるべきか、慎重に判断しましょう。

また、不特定多数の人間が誰でも閲覧できる「一般公開」という状態にもできるので注意が必要です。ファイルの閲覧期間を限定することもできるので、公開範囲の設定と併用してもよいでしょう。

重要データは閲覧や編集を制限する

重要なデータは閲覧や編集を制限しましょう。共有方法に関わらず、企業の重要なデータを管理する上での基本の取り扱いといえます。

制限する方法はいくつかありますが、パスワードや鍵を設定したりアクセスできる人間を限定したりといった方法が一般的でしょう。全てファイルごとに設定でき、ファイル全体に閲覧制限をかけることもできます。

さらに、編集の制限も重要です。閲覧しているうちに誤ってデータを編集してしまったということもあり得ます。そのような事態を防ぐためにも、編集の権限は限られた数人に限定するのが賢明です。ファイルやフォルダごとに、閲覧と編集の権限を分けて設定しましょう。

データの上書きに注意する

ファイル共有で注意が必要なのは、データの上書きです。例えば、社員2人が同時に編集作業をしていた場合、それぞれ別々にデータを保存すると片方の編集内容しか反映されない恐れがあります。

これは、「コンフリクト」と呼ばれ、ファイル共有においてしばしば起きる問題です。編集権限を持っている方が大勢いると、コンフリクトが起こりやすくなります。

コンフリクトが起きると、同じ作業の繰り返しや確認作業が発生し、作業効率の低下につながるでしょう。コンフリクトを防ぐには、編集権限のある方を限定するか、お互いに気を付けるしかありません。データの上書きには細心の注意を払いましょう。

クラウドストレージで共有したデータを事業で活用する3つのアイデア


クラウドストレージでのデータ共有は企業の生産性向上につながります。インターネット環境さえあればデータへのアクセスが可能なため、特にリモートワークに最適です。

「box」のようなクラウドストレージサービスはweb会議システムとも連携しており、遠隔会議中でもすぐにデータを呼び出せます。ここでは、クラウドストレージを事業に活用する3つのアイデアを紹介しましょう。

リモートワーク推進には不可欠な存在

クラウドストレージは、リモートワークに最適です。インターネット環境さえあれば、在宅勤務や出張時でも会社にいるときと同様にデータにアクセスできます。会社でパソコンに向かわなければ仕事ができないという不便さがないため、残業時間の短縮や効率の向上に役立つでしょう。

昨今、感染症対策でリモートワークが求められています。リモートワークの推進にクラウドストレージは不可欠な存在といえるでしょう。

遠隔会議もクラウド上で同時編集可能

クラウドストレージのデータ共有を利用すれば、より効率的な遠隔会議が可能です。世界中で9万社近くが利用するboxは、チャット機能があるweb会議システムと連携しています。web会議をしながらファイルの閲覧や検索が可能なので、会議前に資料を準備しなくても必要なデータが提示できて便利です。

また、クラウドストレージを使うことで、ファイルをリアルタイムで同時編集ができます。意見交換や確認、変更内容の更新といった作業が会議中にでき、以前は会議後に行っていた作業が省けるでしょう。

機密情報もペーパーレスで管理

クラウドストレージはセキュリティ対策が万全なので、機密情報も安心して管理できます。特に顧客情報や契約書類のような機密性の高いデータは、災害対策や情報漏えいリスクを軽減するためにも、紙よりもクラウド上で管理したほうが安心でしょう。

中でも、高セキュアなboxはユーザー認証やアクセス権限といった細かな設定が可能です。また、全てのファイルは暗号化して保存され、オンライン上で情報を抜き取られないような制御システムが施されています。このような高度なセキュリティ対策が、企業に支持される理由といえるでしょう。

インターネット環境ならイッツコム光接続サービスがおすすめ!

クラウドストレージの利用に欠かせないのがインターネット環境です。どのようなネットインフラを利用するかによって利便性やコストが変わるため、非常に重要な要素といえるでしょう。

東京から神奈川にかけての地域をベースに利用するなら、「イッツコム光接続サービス」がおすすめです。法人向けインターネット接続サービスで、通信費の削減や通信の高速化に優れています。専用線を利用した超高速大容量サービスなので、他の加入者とシェアすることなく、安定した通信環境の構築が可能です。

料金は利用用途に応じて3つプランから選べます。現在のプロバイダーから乗り換えても、メールアドレスやホームパージを変更する必要はありません。

まとめ

クラウドストレージを利用したデータ共有の流れは、今後いっそう加速することが予想されます。感染症対策を考慮すると、企業のオンライン化やデジタル化は欠かせないためです。どのようなインターネットの接続サービスを選ぶかは、企業にとって切実な悩みとなるでしょう。

自信をもっておすすめしたいのが、イッツコム光接続サービスです。コスト面や通信速度の速さから、企業や店舗にとってメリットは大きいでしょう。また、イッツコムは企業の生産性向上や業務の効率化につながるさまざまなサービスを提供しています。ぜひ一度お気軽にご相談ください。