クラウド化５つのメリット！従来のスタイルよりも業務がはかどるその魅力とは

自社でサーバーを抱え管理するのではなく、他社が提供するクラウドサーバーに任せる企業が増えています。導入コストが低く、業務の効率化も図れるなどなどさまざまなメリットを期待できますが、「クラウド化に踏み切るには今ひとつ材料が足りない」と考える方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、クラウドのメリット・デメリットについて詳しく解説します。クラウドサービスの種類や導入時のポイントが分かり、納得して取り入れられるようになるでしょう。おすすめのクラウドサービスについても紹介します。

クラウド化による5つのメリット

昨今は企業のクラウド化が急速に進んでいます。自社もクラウド化に移行するべきか、悩んでいる方は多いのではないでしょうか。しかし、他社と自社とでは事情が違います。クラウド化するメリットは確かにありますが、それら全てが自社にプラスをもたらすかは別問題です。まずは、クラウド化のメリットを正しく把握しましょう。

1.コストが抑えられる

クラウド化には特別な機材の導入やシステムの開発は必要ありません。サービスに申し込むだけですぐに利用が可能で、イニシャルコストを抑えられる点が大きなメリットです。

自社でサーバーを保有すると、それなりのイニシャルコストが発生します。専門スキルを持つ担当者も配置しなければなりません。担当者がいない、または育っていない場合は外部に委託せざるを得ず、ランニングコストがかかります。クラウドサービスなら、費用負担は基本的に定額料金のみです。

2.サービス利用の場所を選ばない

場所を問わずに運用できるのもクラウド化の魅力です。自社サーバーの場合、特別な運用をしていない限り、オフィス外からはアクセスできません。その点、クラウドはインターネットを経由するため、遠隔地にいてもオフィスと同様にアクセス可能です。

社会情勢の変化により、リモートワークが増えている現状を考えると、場所を選ばずに利用できるのは大きなメリットと言えるでしょう。従業員は無理に出社する必要がなくなるため、経費削減の効果も期待できます。

3.運用負荷を削減できる

自社サーバーを運用する場合、サーバーを維持するための専任スタッフを置く必要があります。安定性やセキュリティ面の確保など、システム維持のためにかかる負担は軽いものではありません。

一方、クラウドサービスなら運用を任せきりにできるのがメリットです。従来は自社で行っていた細かなメンテナンスは、サービスの提供元が済ませてくれるので必要ありません。システムの維持に担当者を配置する必要すらなくなるため、人件費の削減につながります。

4.すぐにサービスを利用できる

クラウドサービスは既製品のシステムを購入する形になるため、契約後すぐに利用できるのがメリットです。自社でシステムを開発するとなると、利用開始までに数か月間かかることも珍しくありません。

ビジネスにおいてスピードは重要ですから、この差は大きいと言えるでしょう。速やかに社内システムを見直す必要があるときは、なおさらクラウド化を進めることをおすすめします。

5.データ共有が楽になる

クラウドサービスは、さまざまな端末に対応しているのも特徴です。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセスできるので、外出先から資料を確認したり、別の場所にいるスタッフに共有したりすることも簡単にできます。

サービスによっては共同編集といった作業も可能です。端末の環境が異なる場合でも、クラウドサービスにさえ対応していれば問題ありません。互換性を気にせず快適に仕事ができるようになるのは大きなメリットでしょう。

クラウド化による3つのデメリット

社内のデータ運用をクラウド化することには多数のメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。デメリットもきちんと把握しておかなければ、いざトラブルに見舞われたときに疲弊するかもしれません。クラウドサービスを適切に利用するためにも、最低限知っておきたい3つのデメリットを解説します。

カスタマイズに限界がある

クラウドは商品化されたシステムを利用するため、ユーザー側でカスタマイズできる範囲に限度があります。提供元のサービスや契約によって自由度は異なりますが、それでも自前で構築したシステムには及びません。

自社に最適化した環境を重視する場合は、クラウド化の導入には慎重になったほうがよいでしょう。自社サーバーを運用しつつ、一部にクラウド化を取り入れる「ハイブリッドクラウド」から試してみるのがよいかもしれません。

オンライン環境が必要

クラウドはサービス提供元のサーバーにインターネット経由でアクセスするため、オフラインでは利用できません。オンライン環境を用意すること自体は容易でしょうが、回線速度が遅い場合や、接続が不安定になっている状況では満足に使えないことがあります。

クラウド化を進め、万全の環境でサービスを利用するには安定したネットワーク環境の整備が不可欠です。

運用を他社に頼ることになる

システムの運用を任せきりにできる代わりに、使い勝手の良し悪しも他社に任せることになります。仕様変更で使いにくくなったり、月額料金が上がったりしても口出しはできません。

さらに注意したいのは、サービス終了のリスクです。唐突にサービスが打ち切りになることは考えにくいですが、万が一を考えてバックアップを取っておくなり、代替となるクラウドサービスに目星を付けておくなりの対策は必要でしょう。

自社運用型とクラウドの違い

自社運用型とは、自社のオフィス内に必要なネットワーク機器を設置して運用する形式のことです。クラウド化が浸透しつつある現在でも広く利用されています。

自社運用型は専用の社内ネットワークシステムをゼロから構築するため、自社の最適化に重きを置けるのがメリットです。しかし、機材の購入費やシステム維持にかかるコストは高く、導入するには入念な収支計画が要ります。

一方のクラウドは、自社運用型の懸念点である運用コストの高さを抑えられる新しいネットワーク形式です。クラウドコンピューティングの発達によって自社運用型にも劣らないシステムを構築できるようになったため、クラウドサービスを取り入れる企業が増えてきました。

しかしクラウドも万能ではなく、自社運用型のほうが優れている点もあります。それぞれの特徴を以下の表にまとめました。

	クラウド	自社運用型
運用コスト	◎	×
準備期間	◎	△
カスタマイズ性	△	◎
セキュリティ	△	◎
システム連携のしやすさ	△	◎
障害発生時の対応性	△	×

知っておきたい！クラウドサービスの種類

クラウドサービスと一口にいっても種類はさまざまあり、サービス内容や性質に違いがあります。どのような使い方をするのかによって選ぶサービスが異なるので、種類や形態を把握しておきましょう。ここでは、特に知っておきたい点に絞って解説します。

パブリッククラウドとプライベートクラウドの違い

クラウドサービスの運用方法は、パブリッククラウドとプライベートクラウドの2種類に大別できます。パブリッククラウドとは、提供されたシステムをそのまま用いる方式です。不特定多数の利用者がいる中、希望するスペックやサービスを選んで使います。

反対にプライベートクラウドは、クラウド上に自社専用の環境を構築する方式です。パブリッククラウドのように開かれた環境ではないため、ある程度のカスタマイズ性を備えています。使い勝手は優れていますが、運用コストが高い点に注意が必要です。

クラウドの提供形態の違い

クラウドの提供形態は専門性によって細分化されており、「~aaS」という表記で表されます。「~aaS」は「~as a Service」の略で、「~のためのサービス」という意味です。これに単語の頭文字を加えることで、どのような用途で用いるサービスなのかを表します。

例えば「SssS」は「Software as a Service」の略で、クラウドサーバー上にあるソフトウェアを提供するサービスのことです。 IaaSは「Infrastructure as a Service」で、ネットワークを通じて仮想サーバーなどのインフラを提供しています。

クラウド導入時のポイント

クラウドを導入する際には、いくつか注意したいポイントがあります。それらを意識せずにクラウド化すると、思うような成果を得られないかもしれません。ここで解説する3つのポイントを押さえた上で、クラウド化を検討しましょう。

導入による目的を明確化する

クラウドにはさまざまなメリットがありますが、用途を検討せずに導入しても効果的な運用はできません。何のためにクラウド化するのか、目的を明確にしてから導入しましょう。

クラウドサービスの種類は多岐にわたるため、漫然とした事業計画では最適なサービスを選べません。導入後の不適合は大きなロスになります。今一度クラウド化する目的を明らかにし、可能な限り社内の意見も取り入れましょう。

導入計画を決める

クラウド化すると、従業員は扱い慣れている既存のシステムからの切り替えを迫られることになります。新たなシステムの定着には時間がかかり、慣れるまでは業務効率が低下する恐れも考慮しなければなりません。

クラウドサービスをスムーズに導入するためには、自社の規模に合わせて説明会を開くといった対策が必要でしょう。また、全てのシステムを即座にクラウド化するのではなく、部分的に導入するのも一つの案です。うまくいきそうなら徐々に適応範囲を広げていきましょう。

ランニングコストを把握する

クラウドサービスはイニシャルコストを抑えられますが、サービスを利用し続けるためにはランニングコストが発生します。クラウドサービスは定額制の他、使用量に応じて料金が変動する従量課金制のものもあるため、自社の利用量を想定することが重要です。「ふたを開けてみれば予想オーバーだった」では遅いので、きちんと試算しておきましょう。

3コースから選べる！おすすめクラウドサービス「box」

イッツコムが提供している「box」は、場所を選ばずコンテンツの管理・共有・アクセスができるクラウドサービスです。容量無制限で利用できるオンラインストレージの他、ITインフラ整備に必要な拡張サービスも展開しています。チームメンバーで同じファイルを同時編集したり、コメントを付けて共有したりといった作業も簡単です。

気になるセキュリティ面は、国内外の政府機関や金融業界などでも採用されている規格に準拠しています。情報漏洩は企業にとって大ダメージになるため、セキュアなクラウドサービスを重視する方におすすめです。

サービスプランは「Business」「Business Plus」「Enterprise」の3コースがあります。ファイルの履歴管理やアプリケーションの連携など、オプションに幅があるのが違いですが、どのプランも容量無制限で利用できるのは同じです。

まとめ

社内のシステムをクラウド化すると、働く場所を問わずに必要なデータにアクセスできます。初期費用が抑えられ、すぐに運用を開始できる手軽さも魅力です。リモートワークが浸透しつつある昨今、クラウドを導入する企業はますます増えていくでしょう。

クラウド化をお考えなら、イッツコムへご相談ください。イッツコムが提供する「box」は、すでにさまざまな業界・現場で採用されています。堅牢なセキュリティ環境で業務効率を改善したい方に最適です。