Web会議のやり方って？必要なものをそろえて話題の「Zoom」を利用しよう！

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

「各地にサテライトオフィスや支社が増えたからWeb会議を導入したい」
「Web会議をうまく使ってテレワークをはじめたい」

コロナ禍によりWeb会議が急速に普及し始め、あなたの会社でもWeb会議システムが必要になってきてはいませんか？Web会議システムは、これまでの対面ミーティングとは異なりオンラインで手軽にミーティングを開催できるとても便利なものです。

Web会議を活用することで、会議室を確保する必要がなくなったり、ペーパーレス化により会議資料を準備する手間が省けたりと、ミーティング開催に伴う負担を大きく軽減できます。働き方改革の実現にも大いに役立つため、この機会にぜひWeb会議システムの導入を検討してみませんか？

そもそもWeb会議とは？

「そもそもWeb会議ってどんな仕組み？」「今さら聞けないけどテレビ会議とは違うの？」と疑問に思う方も少なくはないでしょう。Web会議を簡単に説明すると、「PCやスマホなどのインターネットに接続するコンピュータと専用ソフトウェアを使ってミーティングするシステム」です。

テレビ会議は専用の機材を使うものなので、使用する機材や導入難易度が大きく異なります。手軽さと使いやすさを重視するなら、Web会議システムを使うのがおすすめですよ。

Web会議を開催するために必要なものって？

Web会議を開催するには、必要なものを一通りそろえなければなりません。ここでは、新たにWeb会議システムを導入する際に必要なものを5つピックアップしました。今後、Web会議システムを新たに導入しようと考えている企業担当の方はぜひ参考にして準備してくださいね。

PC・タブレット・スマホ

Web会議はインターネットにつながるPCやタブレット・スマホなどを使ってミーティングする仕組みです。したがって、Web会議システムをインストールできるPC・タブレット・スマホを準備しておきましょう。

もちろん、すでに仕事で使っているこれらのデバイスがある場合は、それらを使用しても問題ありません。

マイク・スピーカー

自分の音声を送信するためのマイクや相手の音声を聞くためのスピーカーも必須です。こちらもすでに使っていればそのまま使用できますが、ない場合は新たに準備しましょう。

環境によってはマイクとスピーカーを使うと相手の音声を拾ってしまい、ハウリングが発生することもあります。この現象を避けるには、ヘッドホンとマイクが一体になった「ヘッドセット」を使うのがおすすめです。環境に応じて適切なものを準備してくださいね。

Webカメラ

自分の映像を相手に送信するにはWebカメラが必要です。Web会議を主目的とするならそこまで高性能なものは必要ありません。1080p程度の解像度に対応しているものであれば、どれを選んでも満足できるでしょう。

通信回線

Web会議ではインターネットを経由して音声や映像を送受信します。そのため、安定した通信環境は必須です。光回線やモバイルWi-Fiなど、安定して通信できる回線を用意してください。

イッツコムが提供している「Zoom」では、快適にWeb会議を行うためには4Mbps程度の通信速度が必要です。一般的な回線であればこの速度を下回ることはほとんどありませんが、念のために必要な速度が出ているか、使用している回線を一チェックしてみてください。速度にある程度余裕があればさらに安心です。

Web会議システム

Web会議システムとは、PCやタブレット・スマホにインストールして使うソフトウェアです。一言でWeb会議システムといってもさまざまなものがあるため、数種類のシステムを比較し、自社のニーズに合ったものを選んでください。

自社にとって、どのWeb会議システムが最適かお悩みの際は、「Zoom」をご検討ください。「Zoom」は端末や場所を問わず、いつでもWeb会議できるステムで、現在数多くの企業も利用しています。

Web会議をするために必要な準備

「何を用意したらいいのかは分かったけど、実際にどう準備すればいいのか分からない……」という方も少なくはないでしょう？具体的な導入プロセスにお悩みの際は、以下で紹介する手順に従い準備を進めましょう！

必要な機材を導入する

最初に準備すべきものは機材の導入です。前述したPCやマイク・ヘッドセットなどの必要な機材を一通り導入しましょう。もちろん、すでに使用しているものがある場合は、そのまま利用しても問題ありません。

Web会議システムを導入する

次に、自社が必要とする機能を備えたWeb会議システムを導入しましょう。社内でのみ使用する場合は比較的自由に選べますが、取引先とWeb会議することも視野にいれている場合は注意が必要です。

すでに取引先が何らかのWeb会議システムを導入している際、そのシステムにあわせる必要があるか事前に確認しましょう。Web会議システムは双方が同じものを使用していないと利用できません。使用するシーンを想定し、使い勝手がよく利用コストが適切なものを選定しましょう。

正常に動作するかテストする

ハードウェア・ソフトウェアの準備が整ったら正常に動作するかテストしましょう。使用する前にチェックしたい内容は以下の通りです。

・ソフトウェアが正常に起動するか
・マイクやスピーカー、カメラが正常に動作するか
・音声や映像が正常に送受信できるか
・通信が安定しているか

テスト段階で何らかの問題があった場合は、問題点を解消してから実際にWeb会議をしましょう。

実際にWeb会議をする

テストで発見した問題点を解消し、正常に動作することを確認したらWeb会議をしましょう。取引先やテレワーク中の社員など、インターネット環境があるところならどこでもWeb会議に参加できます。Web会議の参加者の通信環境が安定していないと、映像や音声が途切れたり、タイムラグが発生したりすることもあり、業務の効率を引き下げてしまうこともあります。スムーズにWeb会議を開催するためにも、参加者のインターネット環境はしっかりと整えましょう！

簡単にWeb会議を開催したいならZoomがおすすめ！

「初めてWeb会議を導入するから使いやすいものを選びたい」「参加者に負担がかからないシステムがいい」と考える企業担当の方は多いでしょう。そんな方におすすめなのがZoom！Zoomは手軽に導入できて使いやすいWeb会議システムです。

イッツコムでは、Zoomの新規導入をサポートしています。Zoomは会議の主催者がアカウント登録するだけで、参加者はアカウントがなくても会議に参加できます。デスクトップウェブブラウザのZoomウェブクライアントを使えば会議に参加できるので、取引先とWeb会議したい方にもおすすめですよ。

さらに、イッツコムでは会議室同士をつないでミーティングするのに使える「Zoom rooms」やセミナー開催を開催するのに使える「Zoomビデオウェビナー」も提供しています。これらも便利な機能ですので、ぜひ業務効率化にご利用ください！

Zoomの具体的な使い方を紹介

続いてZoomの使い方をチェックしましょう！初めてZoom会議を開催したり参加したりする際に「どうやって使うの？」と戸惑ってしまわないためにも以下の項目を事前に確認しておきましょう。

今回はWindows 10を搭載したPCを使用する場合を想定し、開催者側と参加者側に分けて使い方を解説します。

開催者側の使い方

ミーティングを開催する際は、以下の手順でPCを操作してください。ただし、開催者は事前にZoomのアカウントを取得する必要があります。アカウント作成に関しても、ミーティングを開催する際も手順は簡単ですので、安心してご利用くださいね！

【アカウントの取得方法】
1.Zoomの公式ホームページへアクセスする
2.「サインアップは無料です」を選択
3.誕生日を入力し、メールアドレスを入力し「サインアップ」を選択
4.入力したメールアドレスにZoomから確認メールが届いたら「アクティブなアカウント」をクリック
5.「Zoomへようこそ」の画面に移動したら、個人情報を入力しパスワードを設定し、アカウント登録完了

【ミーティング開催方法】
1. Zoomのソフトウェアを起動する
2. 「新しいミーティング」をクリックしてミーティングを開始する
3. 参加者にミーティングIDとパスワードを伝える

開催者側は上記の手順でミーティングを開催できます。Zoomのミーティング画面が表示されていれば問題ありません。

参加者側の使い方

次に、ミーティングに参加する側の使い方を解説します。今回は主催者側からミーティングIDとパスワード、招待リンクを受け取っていることを前提としていますので、これらの情報を受け取っていない際は、主催者に連絡して送ってもらってくださいね。

1. Zoomのソフトウェアを起動する
2.「参加」をクリックする
3. ミーティングIDと参加者名を入力して「参加」ボタンをクリックする
4. パスワードを入力してミーティングに参加する

基本的に上記の手順で参加可能です。とてもシンプルな操作のため迷うことなくミーティングに参加できます。ブラウザから参加したい場合は、主催者から送られたメールに記載されている招待リンクをクリックするだけでOKです。

Zoomを使ったWeb会議のやり方に関するQ&A

最後に、Zoomを使ったWeb会議を開催するときに疑問に感じがちな点を解消しましょう！実際に使用してみると、次々に疑問が湧いてくるものです。事前にチェックすることでスムーズに利用できますよ。

Q1: Zoomは無料版でも利用できる？

無料版でもWeb会議を開催することは可能です。ただし、3人以上のミーティングには時間制限があり、40分までと制限されるためビジネス向きではありません。

イッツコムではあなたの会社に合った有料プランのご提案もしていますので、ぜひプランに関してもお気軽にご相談ください。

Q2: Web会議中に資料を共有したいときはどうすればいい？

資料を画面上に表示するには、スクリーンシェア機能を使用するのがおすすめです。Web会議を開催する前に資料を配布したい場合は、クラウドストレージを活用して事前に配布しておくことをおすすめします。

イッツコムでは「box」というクラウドストレージを提供しています。セキュリティ面でも優れたツールですので、より安心して利用できます。

Q3: テキストチャットは使用できる？

Zoomではミーティング中にテキストチャットを使用できます。伝達ミスを防ぐために文章化したい場合は積極的に活用しましょう。

Q4: 外部の人が入ってこないようにできる？

ミーティングにパスワードをかけるのと同時に、待機室を設定すると許可なく外部の人が入れなくなります。参加者は待機室に通され、主催者から参加許可が出ればミーティングに参加できる仕組みです。

Q5: 主催者のPCスペックや回線品質は会議の品質に影響する？

Zoomはサーバー/クライアント方式のWeb会議システムなので、主催者の環境には左右されません。ミーティング中に主催者の接続が切れた場合でも、ミーティングは維持されます。

イッツコムでは他にもさまざまな業務用ツールを提供中！

イッツコムでは「Zoom」の提供をしていますが、「Zoom」とあわせて便利に利用できるさまざまなビジネス向けツールも提供しています。ここでは、中でもおすすめの2つをご紹介します。ビジネスのIT化を進めたい企業担当の方はぜひチェックしてくださいね！

資料共有に役立つクラウドストレージ「box」

Web会議に先立って資料を共有したいならクラウドストレージを使うのがおすすめです。イッツコムが提供する「box」はビジネスユースに特化しておりセキュリティも万全です。

ストレージ容量は無制限で容量不足の心配もなく、さまざまな形式のファイルに対応しているので「ファイルを保管しようと思ったらできなかった」ということも防げるでしょう。

ビジネス向けのクラウドストレージとしてとてもおすすめなので、ぜひZoomとあわせてご検討ください。

安定した通信環境を探しているなら「イッツコム光接続」

イッツコムは、自社でインターネット接続サービス（光回線）を提供しています。自社のオフィス内・テレワーク中の社員の自宅・取引先のオフィスなど、さまざまなところでイッツコムの光回線をご利用いただけます。

下り最大2Gbpsの安定した光回線を提供しています。Web会議やテレワークには安定した通信環境が欠かせません。欠ぜひこちらもご検討ください。

まとめ

Web会議は1箇所に集まることなくスムーズにミーティングを開催できるとても便利なツールです。初めてWeb会議を利用する際は多くの疑問が湧いてきますが、事前に疑問点を確認し、環境を整えることでスムーズに導入・運用できますよ。

イッツコムでは、利便性が高くコストパフォーマンスに優れた「Zoom」を提供中です！小規模なWeb会議から大規模なWeb会議までご利用いただけますので、ぜひご検討ください。

イッツコムはビジネスのIT化を強力にサポートしています。Web会議の導入をきっかけにIT化を進めたいと考えている企業担当の方はぜひイッツコムまでご相談ください。