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ファイル共有の問題点はセキュリティ?自社に合ったクラウドサービスの選び方

ファイル共有をするのに便利なのがクラウドサービスです。しかし、セキュリティ面でのリスクが伴うことから、どのサービスを選ぶとリスクを軽減できるのか知りたい方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ファイル共有の際に気をつけたいセキュリティについて解説します。クラウドサービスのセキュリティリスクを理解し、対策できるサービスで安全にファイル共有しましょう。

クラウドでファイル共有!セキュリティで選ぶなら「法人向けサービス」

クラウドにおけるファイル共有をセキュリティ重視で選ぶのであれば、法人向けサービスを活用することがおすすめです。クラウド上でのファイル共有の仕組みを把握し、個人向けのサービスと法人向けのサービスの違いについて理解しましょう。

クラウドでのファイル共有とは?

クラウドでのファイル共有は、ブラウザを通してオンライン上で管理することを指します。世界中の会社によって運営されており、無料から有料までさまざまな選択肢の中から好きなサービスを選ぶことが可能です。

社内にサーバールームを設ける必要がなく、システム担当を配置する必要もありません。インターネット回線があるところなら、どこからでもアクセスできるのが魅力です。また、メール添付では制限があるファイルも、クラウド経由であれば問題なく共有できます。

個人向けサービスと法人向けサービスの違い

オンラインストレージには、個人向けサービスと法人向けサービスがあります。個人向けのサービスは無料であることがほとんどですが、容量や機能が制限されているのが特徴です。法人向けサービスは、企業規模や必要な容量で料金プランが選べるようになっています。さらに、ビジネス利用ということでセキュリティ対策が強化されているのが魅力でしょう。

クラウドでファイル共有する際に考えられるリスクと対処法

便利なクラウドでのファイル共有ですが、いくつかのリスクが存在します。インターネットを介すので、セキュリティの脆弱性は避けられません。共有する人数が多くなれば、人為的なミスも頻発するでしょう。ただし、対処すればリスクを軽減できます。セキュリティと人為的ミスによるリスクとそれぞれの効果的な対処法を紹介します。

リスク1.ウイルスなどの外部からの攻撃

ウイルスによるサイバー攻撃を受けると、データが破壊されたり、流出したりする危険性があります。そのため、どこを攻撃されているか場所を特定することが重要です。

もし、クラウドサービス側が感染したのであれば、自分のパソコンへの二次感染を防ぐためにシステムにアクセスしないようにしましょう。自分のパソコンが感染した場合は、接続している機器・ネットワークを外して二次感染を防ぎます。

ウイルスや不正アクセスは、通信経路の暗号化やアクセス権の強化によって未然に防ぐことが可能です。クラウドサービスに一存せずに、バックアップを分散することも検討しましょう。

リスク2.人為的ミスや不正行為

人為的なミスによってデータが消えてしまったり、破損してしまったりというトラブルもあるでしょう。このようなトラブルを防ぐ対処法は、ダウンロード制限やアクセス制限を設けることが効果的です。

悪意をもつ人物から不正行為を受ける可能性も考えなければなりません。このような不正に対処するためには、アクセスログの管理や解析を習慣的に行いましょう。誰がいつ何をしたのかを明確化できれば、不正を摘発する証拠になるほか、不正の抑止効果にもつながります。

ファイル共有できるクラウドサービスの選び方

ファイルを管理・保護・共有できるクラウドサービスは、無料サービスのものから有料サービスのものまで多く存在します。同じ有料サービスでも、データ容量や付帯している機能は異なりますので、自社に合ったサービスを選択することが大切です。クラウドサービスを選ぶ際に注目すべきポイントを5つ紹介します。

セキュリティ面

セキュリティリスクが高いので、どのようなセキュリティ機能を備えているか確認しましょう。内外を問わずに不正に備えることが企業として大切です。ユーザー認証やアクセス権限、追跡機能だけでなく、暗号化技術にも注視する必要があります。

利用可能なデータ容量

データ容量の設定も各社でそれぞれ異なります。まずは自社のデータ利用量を事前に計算して、使いたい容量に対応できるサービスを選ぶことが大切です。これからますますデジタル化が進んでくることを見据えれば、容量無制限をおすすめします。

初期費用・ランニングコスト

クラウドサービスは初期費用を抑えやすいことがメリットです。しかし、ユーザー数や利用容量が増加すると、それに合わせてランニングコストが高くなります。数年間という単位でランニングコストの計算も行い、トータルコストと実質的な月額料金を把握してから契約することが大切です。

対応デバイス

クラウドサービスの中には、対応できるデバイスをパソコンだけに限定したところもあります。契約内容をじっくりと確認して、スマホやタブレットなどのデバイスにも確実に対応できるかどうかを見極めましょう。スマホに対応するサービスを選択することによって、外出先などでも簡単なファイルの確認と編集作業などを進められます。

運用に合わせた機能

クラウドサービスは、日常業務で利用できる機能を備えたサービスを選びましょう。対応できるファイルの種類もクラウドサービスによって異なります。多くの拡張子に対応できるサービスを選択すると安心です。また、外部ツールと連携できるシステムであれば、更なる業務効率化を図ることもできます。機能の種類や多さも判断材料にしましょう。

イッツコムの「box」で高セキュアなファイル共有をしよう!


クラウドサービスの中でも、利便性とセキュリに優れているのがイッツコムの「box」です。boxのセキュリティの高さは世界中から評価されており、ビジネス業務に役立つ機能も充実しています。多くの政府機関や企業で導入されている、「box」の魅力について詳しく紹介します。

boxとは?

イッツコムのboxは、セキュアなコンテンツ管理を可能にするクラウドサービスです。ワークフローやコラボレーションのためのプラットフォームでもあり、たくさんの機能を生かして業務効率化にご利用いただけます。

細かいアクセス権限やログ管理によるセキュリティの高さ、幅広い業務に対応できる柔軟性が特徴です。さらに、利用容量が無制限なため、書類だけでなく動画やデザインファイルなどの大きなデータ管理にも利用できます。

信頼性の高いセキュリティ

boxは、英国や米国の政府機関が利用するほど信頼性の高いセキュリティをもっています。世界中で8万社を超える企業に導入された実績もあり、セキュリティ対策も万全です。規格としては、ISMSの国際規格であるISO27001、米国発のクラウドセキュリティ標準となる「FedRAMP」にも準拠し、第三者機関からもセキュリティの強さが認められています。

優れたアクセス権限設定とログ管理

サービスの中身には、細かいアクセス権限設定やログ管理が含まれています。ダウンロードのみなどの設定をフォルダや案件ごとに設定できますので、人為的ミスを防ぐことや、内部スタッフの不正を予防するために役立ちます。2段階認証、電子透かしといった制御機能もスムーズに活用でき、データ漏洩を防いで訴訟リスクを下げることも可能です。

幅広い業務に柔軟に対応

boxは、パソコンやスマホ、タブレットなどのマルチデバイスに対応しています。さらに120種類を超えるファイル形式に対応しますので、自社で多用する拡張子をそのまま利用し続けることが可能です。外部ツールへの連携も容易であり、幅広い業務に柔軟に対応できますので、単なるストレージという枠を超えて業務効率化にも役立ちます。

まとめ

クラウドサービスを利用することで、ファイル共有がスムーズになり、業務効率化につながります。しかし、インターネットを介することからセキュリティの脆弱性が課題です。

イッツコムの「box」は、クラウドの利便性をそのままに、高いセキュリティ機能を備えています。各国の政府機関からも信頼されるほどのシステムのため、リモートワークにもおすすめです。イッツコムでは閉域網の取り扱いもあります。セキュリティが心配な方はお気軽にご相談ください。