ペーパーレスのメリットとは！6つ 導入によって得られる効果も合わせて紹介

「ペーパーレス化に興味はあるが、具体的なメリットが何か知りたい」「デメリットはないのだろうか」などの疑問をお持ちではないでしょうか。業務の効率化において、ペーパーレスは重要なキーワードです。しかし、導入においてはいくつかの注意点があり、具体的なメリットやデメリットを把握しないまま推進してしまうと、業務の混乱を招きかねません。

そこで本記事では、ペーパーレスのメリット・デメリットについて解説しました。記事を読むことで、導入による具体的なメリットや注意点を理解できます。後半にはペーパーレス化に役立つツールもいくつか紹介していますので、ぜひ最後までお読み下さい。

ペーパーレスのメリットは6つ

ペーパーレスに興味はあっても「具体的にどのようなメリットがあるのか分からない」方もいらっしゃるのではないでしょうか。実はペーパーレス化にはコスト削減以外にも様々な側面でのメリットがあります。

ここからは、導入による具体的なメリットを6つ紹介します。ぜひ参考にしてみて下さい。

1.資料がすぐに見つけられる

ペーパーレス化で得られる大きなメリットの1つが「検索によって資料を探す手間が大幅に減ること」です。業務で使用する資料を紙で保管している場合、資料によっては探すのに思った以上の時間がかかることが、しばしば起こります。例えば、資料が決められた位置に正しく戻されていなかったり、そもそも保管のルールが曖昧になっていて、特定の人物しか資料の所在を知らなかったりすることがあります。

しかしペーパーレス化していれば、資料探しに時間をかける必要はもうありません。普段のネット検索と同じように、欲しい情報が記載されているものを「検索」して、すぐに確保できます。

資料を見つける効率が格段にアップするのは、ペーパーレスの大きな利点です。

2.印刷代や紙代がかからなくなる

オフィスでは日々膨大な量の資料が印刷されており、その度に紙・インクが大量に使われています。仮に1日あたりの印刷数を1,000枚、1枚あたりのコストを3円とすると、年間では約100万円のコストです。

さらに、最終的には資料を処分する必要があるので、その際の手間・費用もかかってきます。業務で使用する資料は基本的に社外秘のものが多くなるので、シュレッダーをかけ、重要度が高いものに関しては、さらに特殊な処理で廃棄する必要があります。ペーパーレスを導入すれば、これらの費用を大幅に削減することが可能です。

3.資料の保管スペースが不要になる

資料を紙で保管する場合は、保管スペースの確保が必要になります。紙の資料を使っていると、日々の業務でその量はどんどん増していきますが、保管スペースには物理的な限界があるのがネックです。

また、保管のための資料整理や、運搬等の手間も無視できない要素です。会社によっては、そのための業務時間や人材を確保していることもあるでしょう。しかしペーパーレスを導入すれば、これらの問題に振り回されることは無くなります。資料は全てデータとして保管されるので、紙のように物理的なスペースは必要ありません。

4.紛失・劣化・漏洩などのリスク減

紙の資料は持ち出しの際の取り扱いに注意しなければいけません。万が一原本のみで複製のない資料を紛失してしまった場合には、取り返しのつかないことになります。

また、社外での紛失となると、情報漏えいのも繋がります。加えて紙の性質上、経年劣化で重要な印字部分がかすれて読みにくくなったり、紙がやぶけてしまったりすることも考えられます。

しかし、ペーパーレスによってデータ化しておけば、これらの心配は不要です。データとして管理されているので、紛失の心配は無く、紙のように劣化することもありません。さらに、閲覧権限や編集権限などを社員ごとに付与することが可能なので、紙で管理しておくよりも高いセキュリティで運用できます。

5.社外からでも資料を確認できる

営業先で、急遽社内にある資料が必要になったことはありませんか？こんな時もペーパーレスなら、問題ありません。全ての資料がデータ化されており、社員がどこからでもPC・スマホなどを通してアクセスできるようにしておけば、瞬時に必要な資料が手に入ります。

これなら、営業に出る際にも分厚い資料を持ち運ぶ必要が無く、想定外の商談内容にも即座に対応でるので、営業活動もよりスムーズになるでしょう。

6.社内のゴミ削減・環境にも優しい

紙を利用しなくなることで起こる大きな変化の1つに、オフィス全体が整理整頓され、清潔になることが挙げられます。毎日多くの書類を扱う企業の場合は、特にこの変化が大きいのではないでしょうか。

書類の山やファイルが雑多に積まれたデスクよりも、きちんと整理されたデスクでの作業の方が気持ちよく仕事ができ、効率が上がることは科学的にも証明されています。また、書類をゴミとして処分する手間も減らせる点も大きなメリットです。さらに、環境問題への取り組みとしても企業の姿勢を内外へ示せるので、企業価値向上にもつながります。

ペーパーレスのデメリットは3つ

優れた点が複数挙げられる「ペーパーレス」ですが、実はデメリットもいくつか存在します。扱う資料の種類・形態や、現在の社内リソースによっては、ペーパーレスによるデメリットが大きくなってしまうことも考えられます。

ここからは、事前に知っておきたいペーパーレスのデメリットについて紹介します。ぜひ参考にしてみて下さい。

1.紙に比べて見にくい場合がある

閲覧に使用するPCの画面やタブレットのサイズによっては、紙の資料よりも見にくく感じることがあるかもしれません。紙の場合は大きなものを見る時や、一度に複数の資料を見比べたい時でも、机に広げて確認できますが、PC・タブレットでは表示できるサイズに限りがあります。

拡大や縮小の機能が備わってはいますが、一度に資料を比較したり、見たりするのには不向きである点は否めません。普段よく使う書類や業務内容にマッチするかどうかは、慎重に検討しておいた方がよいでしょう。

2.視聴用デバイスの導入費用がかかる

社内でデジタル機器の導入具合が進んでいない場合には、視聴用デバイスの導入費用が新たに発生します。視聴用としてはタブレットが最もおすすめですが、今まで導入していなかった企業もあるかもしれません。

導入の規模にもよりますが、例えば50人の従業員に2万円のタブレットを配布すると、それだけで100万円の出費に繋がります。導入によって得られるメリットと比較して妥当であれば、ペーパーレス環境を整えるのがおすすめです。

3.システム障害や故障に影響される

いつでも・どこでも・どのデバイスからでも書類を閲覧できるのは、ペーパーレスの大きな魅力の1つです。しかし、万が一それらのデータが管理されているクラウドやサーバーが障害によってダウンしてしまった場合には、書類データを閲覧できなくなってしまいます。

軽度の障害であれば、復旧次第また改めて書類データを利用できますが、重度の場合にはデータ自体が完全に消去されてしまう可能性もあります。運用の際には、定期的なバックアップを取って、もしもの事態に備えておくことをおすすめします。

ペーパーレス化を社内で推進するための2つのポイント

ペーパーレスの導入は予算の確保や、部署内の動きを取りまとめるなど、乗り越えなければならない壁がいくつかあります。今までの環境から大きく変わるとなると、社内から反発が起きることもあるかもしれません。そこでここからは、導入を推進するためのポイント2つ紹介します。ぜひ参考にしてみて下さい。

1.経営陣にペーパーレスの重要性を理解してもらう

いくらメリットがあるとはいえ、上司から許可が降りなければ、ペーパーレスの導入は難しいでしょう。会社や導入の規模にもよりますが、大きなものになると経営陣からの同意が必要になることも多いはず。

そこで、経営陣にペーパーレス導入によって自社が得られるメリットを具体的根拠と共に説明できるように準備しておきましょう。導入後の自社の利益が明確に分かれば、経営陣もしっかりと後押ししてくれるかもしれません。

2.少しずつペーパーレスに移行する

業務内容や会社の規模によっては、いきなり全環境をペーパーレスに移行することは難しいかもしれません。そのような場合には「少しずつ移行していく」ことがおすすめです。

まずは部署やプロジェクトごとに区切り、細かい単位でテスト的に導入します。使っていくうちに効果が得られた点や、逆に課題として浮き彫りになる部分が出てくるので、それらを全体に移行させていく段階で上手く反映していきましょう。

ペーパーレス化に必要なビジネスツールならイッツコム

導入は決めたが、いざやるとなると何を使えばいいのか分からない方もいらっしゃるかもしれません。そこでここからは、イッツコムが取り扱うサービスのうち、ペーパーレス化に役立つものをいくつか紹介します。

様々なサービスを上手く組み合わせて使うことで業務の効率化につながるので、ぜひ参考にしてみて下さい。

1.ホットプロファイル

日々の営業活動で取引先の名刺は増える一方ですが、それらを整理する手間が多く、負担に感じている営業担当者も多いのではないでしょうか。

ホットプロファイルなら、大量の名刺も簡単に整理できます。
スキャンするだけで顧客データベースを自動作成するので、今までの顧客リスト作りにかかっていた手間や時間はもう必要ありません。作成されたデータベースによって可視化した社内の人脈を用いれば、より戦略的な営業活動が可能になるでしょう。

また、SFA（営業支援）機能も備えているので、案件管理や営業活動の可視化によって、売上げアップへとつながります。SFAは名刺管理機能とも連動しているので、ホットプロファイル1サービスの導入することで、従来よりも一歩進んだ営業活動が可能です。

2.box

データ化した書類を保存しておくには、クラウドストレージサービスがおすすめです。中でも、イッツコムが提供する『box』は以下の特徴を備えており、非常にご好評を頂いています。

・容量無制限
・クラウド内のデータを複数人同時に編集可能
・PCにソフトウェアが無くても、クラウド内で閲覧可能
・データの印刷はコンビニのプリンタも対応
・個別のアクセス権限設定やログ管理が可能
・120を越えるファイル形式に対応
・米国政府機関が利用する高いセキュリティ

ペーパーレスの導入において、データの保管場所は最も大切です。

3.Zoom

テレワーク環境が進む中、会議もWebを中心に行われることが増えてきました。新型コロナウイルスの流行以降、ZoomでのWeb会議を最低でも1度は行ったことがある企業は多いのではないでしょうか。

離れた環境にいる人々と顔を合わせながらコミュニケーションを取れるシステムは非常に便利です。しかし、海外のサービスのため、もしもの時のサポート体制に不安を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、イッツコムが提供するZoomライセンスでは、安心の日本語対応サポートをお付けしました。万が一の際にも、サポート窓口では日本語での対応が可能ですので、安心してご利用いただけます。

さらに『box』とも連携が可能なので、会議中の資料共有もスムーズに行えます。

まとめ

ペーパーレスには以下6つのメリットがあります。

・資料がすぐに見つけられる
・印刷代や紙代がかからなくなる
・資料の保管スペースが不要になる
・紛失・劣化・漏洩などのリスク減
・社外からでも資料を確認できる
・社内のゴミ削減・環境にも優しい

社内の業務内容との相性を考慮し、メリットを活かせるような環境を整えて導入しましょう。

イッツコムなら、ペーパーレスはもちろん、お客様の様々な課題を解決するためのサービスを多数ご用意しております。日々の業務をより効率的・生産的なものにしていただけるよう、万全のサポート体制を整えておりますので、ぜひともイッツコムへご相談下さい。