ファイルサーバー管理の方法とは？コツや注意点を詳しく紹介

「サーバー内にあるファイルを探す時間を短縮したい」「適切な管理方法を知りたい」と考えていませんか。ファイルサーバーを使うと情報共有が容易になる反面、管理が行き届かなかった場合、ファイルの場所が分からず余計な手間がかかるなど業務に支障が出ます。

そこでこの記事では、ファイルサーバー管理のコツや注意点を解説します。業務効率をアップするためにも、ぜひ最後までご覧ください。

ファイルサーバー管理を徹底するコツ

まずサーバー上のファイルを整理するためのコツを紹介します。チームや社内で共通の意識を持つことで、ファイル探しの手間を減らせるでしょう。ファイル名だけではなく、格納するフォルダもルールを定めておくことで、より効率よくファイルを管理できます。以下の6つの内容を意識してみることが大切です。

1.ファイル名をルール化する

まずは、ファイル名をルール化しましょう。ファイル名のルール化で重要な点は「数字」です。ファイルに記載する数字を西暦、日付、ナンバリングなどに統一すると管理がしやすくなります。

具体的には、先頭は「西暦+月+日付_○○」などにしておくことで、時系列順にデータが自動で格納されていきます。ファイル名が重複する場合には、ファイル名の後ろに「01」「02」とナンバリングをすることで、データの間違いを防ぎましょう。

2.フォルダ名をルール化する

フォルダ名のルール化のポイントは「階層を深くしない」ことです。フォルダの中にフォルダを多く作りすぎると、混乱が生じてしまいます。ルールとして「深くても3階層まで」と決めておくと良いでしょう。

2021年請求書
→取引先の名前
→1月・2月……
と、3階層程度に留めておきます。フォルダ名もパッと見て分かるようにシンプルにしておくと、探す時間がさらに短くなります。

3.タグを付ける

ファイルにタグを付けておくと、パッと見るだけで何について用意されているデータなのかが 分かるので、より管理しやすくなります。

【Windows10】
→エクスプローラーの上部にある項目名を右クリック
→表示されたメニューの中の「タグ」をクリック
→表示項目に「タグ」が追加される
→タグ付けを行うファイルを右クリック
→メニューの「プロパティ」をクリック
→「詳細」タブを開く
→タグ名を入力したら「OK」クリックで完了

【Mac】
（開いているファイルの場合）
→開いているファイルにタグ付け
→書類名の右側にある下矢印をクリック
→「タグ」フィールド内をクリックし、新しいタグを入力

（新規ファイルの場合）
→「ファイル」「保存」をクリック
→「保存」ダイアログで「タグ」をクリック
→新しいタグを入力する

タグ名の付け方のポイントは、以下の通りです。
・担当者名
・企業名
・取引先の相手
上記で分類しづらいものには、「A」「B」などの記号でのタグ付けを行うと、シンプルで管理しやすくなります。

4.個人フォルダを作成しない

ファイルを共有している場所には、個人フォルダを作成しないことも大切です。皆が共有するフォルダと個人フォルダが混在すると、情報が散乱します。

どこに分類して良いのか分からないファイルなどを整理するために、つい個人的なフォルダを作成して一時保管場所として使いたくなります。どうしても個人フォルダを作成したければ、個人フォルダを作成しても良いフォルダを別に作るなどして、共有フォルダと混在させないことが大切です。

5.保管期限のルールを決める

ファイルの保管期限にもルールを決めましょう。ルールがないとファイルが増えすぎてしまい、検索時間が長くなります。1か月ないしは半年に1回など、定期的に見直して削除することで、いつでも使いやすいファイルサーバーを保てます。

6.セキュリティ監視を付ける

最後に情報漏えいやファイル紛失の対策として、セキュリティ監視をおすすめします。対策には「アクセス権限の設定」と「ログ監視」の2種類です。

アクセス権限を付けると、
・閲覧のみできる人
・閲覧と編集ができる人
・データにアクセスできる人
など権限を分けられるので、情報の持ち出しを防げます。さらにログ監視を設定すると「誰が、いつ、どのファイルに、どのように編集したか」が分かります。アクセス権も定期的に確認し、適切な権限付与を続けましょう。

ファイルサーバー管理を放置すると起こり得るトラブルとは？

ファイルサーバーを管理しないでいると、どのようなトラブルが起こるのかを解説します。「探す時間が少し増えるだけ」だと思うかもしれません。しかし、細かな積み重ねが会社に悪影響を与えてしまうかもしれないので、注意が必要です。問題が起こる前に、早めの対策を取りましょう。

1.労働生産性の低下

まず考えられるのは、ファイルを探す時間が増えることによる生産性の低下です。ファイルを探しているだけの時間は何も生み出さず、積み重なることで大きなロスにつながります。

『「残業しないチーム」と「残業だらけチーム」の習慣』の著者である石川和男氏によると、残業だらけのチームは年間150時間も「探しもの」をしているそうです。
（参考： 『リクナビNEXTジャーナル』）
これには物理的なものを探す時間も含まれていますが、サーバー上でファイルが見つからない状態も似たようなものだといえます。ファイル検索時間をできるだけ削って、生産性を高めることが大切です。

2.容量不足によるトラブル

データ容量が大きいファイルを格納し続けることで、ストレージの容量不足によるトラブルも考えられます。容量が不足してしまうと、ファイルを保存できないだけでなく、自動で取得しているバックアップデータも保存できない可能性もあります。このような状況では、何かトラブルが起きたときにデータを消失する可能性もあるため、早急な対処が必要です。

データ容量やフォルダ管理、アクセス権の付与など、必要な管理を日々続けていけば、トラブルを防げます。

ファイルサーバー管理の悩みはクラウドストレージが解決

ファイルサーバーはデータが増えたり、ハードウェアが老朽化すれば、メンテナンスしなければいけません。年数が経てばリプレース（サーバーの買い替え）も必要です。ただこのような課題を解決する「クラウドストレージ」の登場により、ファイルサーバーのあり方は変化しつつあります。ここではこのクラウドストレージを解説します。

クラウドストレージとは

クラウドストレージとは、インターネットで接続された、データを格納するスペースです。実際にはクラウドストレージを運用する企業が、データセンターなどにサーバーを設置し、利用者はインターネットなどのネットワークを通じて、サーバーにアクセスします。クラウドストレージではサーバー機器の調達や機器メンテナンスは不要です。使える容量は契約によって変わりますが、無制限のサービスもあります。

クラウドストレージのメリット

クラウドストレージのメリットは、主に3つです。
・コストを削減できる
・社外からでも安全にアクセスできる
・災害時のリスクが小さい

自前のサーバーを調達し、メンテナンスする必要がないため、設置場所やハードウェアの運用コストを削減できます。またデータは全てクラウド上に保存されるため、インターネットがつながる環境ならファイルサーバーと同じようにデータを扱えます。さらにクラウドストレージ事業者によっては、データを物理的に離れた場所に分散して保管しているため、災害リスクを低減します。

クラウドストレージのデメリット

クラウドストレージは場所を選ばずアクセスできるため、セキュリティリスクが懸念されます。

セキュリティ対策が甘いサービスだと、情報漏えいつながるかもしれません。クラウドストレージを導入するなら、強固なセキュリティ対策を施しているサービスを選ぶべきです。

クラウドストレージならイッツコムの「box」

ファイルサーバーの管理でお悩みなら、容量無制限でセキュリティ対策がしっかりしたクラウドストレージをおすすめします。クラウドストレージの容量に制限があると、容量の問題で悩まされたり、コストがかかりすぎたりする可能性もあります。

ここから紹介するクラウドストレージ「box」は無制限で、セキュリティもしっかりしており、イッツコムが導入をサポートします。こちらではboxの特徴を解説します。

1.容量が無制限

イッツコムの「box」は容量が無制限なので、サーバー容量の問題を解決します。特に容量の大きい画像や動画データを扱う機会が増えています。必要なストレージ容量がどんどん増大する可能性もあり、容量無制限のサービスを選ぶことはコストの削減にも役立つでしょう。

2.場所を選ばずアクセスできる

「box」はインターネットに接続さえできれば、どこからでもアクセス可能です。今まで出社しなければ手に入らなかった書類も、外出先から簡単に手に入ります。さらにクラウド上でファイルの編集ができるので、ダウンロードして修正を行う手間を減らせる点は魅力です。

3.高いセキュリティで安心

「box」のセキュリティは、ISMSの国際規格である「ISO27001」をクリアしました。そのためboxは、米国司法省をはじめ、40以上の政府機関や世界で8万社以上の主要企業で採用されています。高いセキュリティで、安心してデータのやり取りができるでしょう。

データを共有した強い組織作りには「ホットプロファイル」

顧客情報をデータ化し、社内で共有できるサービス「ホットプロファイル」を解説します。「ホットプロファイル」は「box」同様クラウドを活用したサービスで、営業やマーケティングに大きな威力を発揮します。

人脈が可視化できる

「ホットプロファイル」を使えば、営業が担当している顧客の情報を可視化し、チーム内で共有できます。しかも顧客情報の取り込みは名刺をスキャンするだけで、データベースを自動的に作成できます。従来のように名刺のデータを打ち込む必要がありません。営業マンだけが持っている人脈や人間関係・人事異動ニュースなどを社内で共有できるので、営業効率もアップするでしょう。

プラットフォームを一元化できる

「ホットプロファイル」なら、名刺管理やマーケティング戦略、SFA（営業支援システム）を一元化できます。同じツールにまとめることで、ツールごとの操作を覚えたり、データを入力したりする手間が減らせる上に、簡単に欲しい情報へアクセスできます。ファイルサーバーと同じく、顧客データの保管場所に困っている方には、うってつけのサービスだといえます。

まとめ

ファイルサーバーを適正に管理するには、ルールの周知徹底が欠かせません。また容量やバックアップの監視、機器メンテナンスもファイルサーバーの管理では重要な業務と言えます。ただデータは日々増えていき、ハードウェアも老朽化します。そのため現在はクラウドストレージが注目されており、「box」のような容量無制限で高いセキュリティを持つクラウドストレージが特に注目されています。

イッツコムは「box」だけでなく、企業の成長に役立つサービスを多数展開しています。お困りのことがあれば、イッツコムへお気軽にお問い合わせください。