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ペーパーレス化とは?メリット・デメリットや導入の方法を徹底解説!

「ペーパーレス化とは」「メリット・デメリットは何か」「導入するにはどうすればいいか」などの疑問をお持ちではないでしょうか。IT技術が日々進歩する中で、従来の紙資料をペーパーレス化して運用することは、今後の業務効率化にも見逃せない項目です。

しかし、「ペーパーレス化」という言葉自体を聞いたことがあっても、それによって具体的にどのような効果があるのか、知らない方もいるでしょう。そこで本記事では、ペーパーレス化の情報や導入方法などを徹底解説しました。ペーパーレス化のメリットを理解できれば、業務効率の改善にもつながるでしょう。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは「紙」の使用を減らし、デジタル化したデータを管理・活用していくことで、業務効率を上げようとする取り組みです。ビジネスシーンの具体例として、以下のものが挙げられます。

・紙資料を電子データ化する
・会議の際には、タブレットなどの端末を使用する
・データ化した書類をデータベースで管理・活用する

データベースにデジタル化した資料を保存することで、インターネット環境があれば、どこにいても文書の閲覧・作成・編集の作業ができます。場所や時間を選ばないペーパーレスは、厚生労働省が推進する「テレワーク」にも欠かせない存在です。

ペーパーレス化のメリット

「ペーパーレス化」という言葉を聞いたことがあっても、具体的にどのようなメリットがあるのかを挙げられる人はあまり多くないかもしれません。実はペーパーレス化には、コスト削減以外にもいくつかのメリットがあります。そこでここでは、ペーパーレス化のメリットを4つ紹介します。

1.紙代・印刷代の削減

ペーパーレス化では、これまでの紙資料をデータ化して活用します。そのため、紙代や印刷代を大幅に削減することが可能です。例えば、1日に1,000枚の紙資料を使う場合、1枚当たりのコストを3円とすると、年間では約100万円になります。

また、紙は印刷だけでなく処分にも手間や費用がかかることを忘れてはいけません。特に社外秘の資料を処分する際には、専用の処理方法が必要になります。ペーパーレス化では、これらの手間や費用を削減できるのが大きな魅力のひとつです。

2.書類の検索が簡単になる

紙資料を使う際に、目的の資料がなかなか見つからなくて困った経験はないでしょうか。オフィスごとに、紙の資料は保管方法を決められているでしょうが、全てがいつもルール通りに正しく保管されているとは限りません。

中には、古くからの慣習で資料の保管ルールが曖昧になっていることや、ある特定の人しか資料の場所を把握していないこともあるのではないでしょうか。ペーパーレス化すれば全ての資料がデータ化されるため、検索機能を利用して目的の資料を素早く手に入れることが可能です。

3.保管スペースの削減

資料が増えていくほど、問題になるのが保管場所の確保です。日々膨大な量の資料を扱うオフィスでは、この問題を避けては通れません。保管場所への資料の運搬も、社員には無視できない負担です。

ペーパーレスでは物理的な紙資料ではなく、データで保存・管理されます。紙を使っていたときとは違い、物理的なスペースが不要になるため、保管スペースの確保や資料の運搬は必要ありません。

4.紛失・劣化のリスク低減

紙資料は持ち運ぶことがあるため、避けられないのが「紛失のリスク」です。万が一、社外で紛失した際には情報漏えいにつながり、大きな問題となってしまいます。また、紙の経年劣化によって、紙が破けてしまったり、文字がかすれて見えにくくなったりすることもあるでしょう。

ペーパーレス化しておけばデータとして管理されるため、劣化せず安全に資料として活用できます。バックアップを取っておけば、万が一パソコンが故障した際にもデータの復旧が容易です。

ペーパーレス化のデメリット

ペーパーレス化は多くのメリットがありますが、実はそれだけでなくデメリットも存在します。業務内容によっては、うまく導入できないこともあるでしょう。そこでここでは、ペーパーレス化を導入する前に知っておきたい「ペーパーレス化のデメリット」を紹介します。デメリットを理解しつつ、適切な対応ができるように、内容をご確認ください。

1.導入コストがかかる

ペーパーレス化の導入の際には、データ化した資料を表示させるためのパソコンやタブレットなどの端末が必要になります。それらの端末の導入コストが必要になることがデメリットのひとつです。

例えば、ペーパーレス化の導入のために1台3万円のタブレットを100台導入する場合、300万円の費用がかかります。導入する企業・部署の規模によっては、これ以上かかることもあるかもしれません。場合によっては、初期費用と削減できるコストのバランスを見て、部分的に導入することも必要になるでしょう。

2.画面の大きさによっては資料が見にくい

取り扱う資料の内容によっては、表示する端末の画面サイズでは見にくい場合があります。紙であれば、大きく広げることや、いくつかの資料を一緒に広げて同時に見ることが可能です。

端末上で見る場合でも拡大や縮小は可能ですが、画面サイズには物理的な限界があるため、紙と全く同じわけにはいかないのが欠点だといえます。ペーパーレス化するとしても、扱う内容によっては紙のまま運用したほうが効率的なものもあるので、適材適所で使い分けるのが良いでしょう。

3.システムや機器の障害・故障リスクがある

ペーパーレス化には、電子機器が欠かせません。そのため、表示するための端末やペーパーレス化したデータを保存するシステムに障害が起きたり、故障したりした場合には資料を利用できなくなってしまいます。

表示するための端末は、修理するか買い替えれば問題はありませんが、データのバックアップと復元は事前にしっかりと体制を整えておく必要があります。ペーパーレス化を導入する際には、万が一のときにも対応できるような準備も併せて行っておくことをおすすめします。

4.一定のITリテラシーが必要

ペーパーレス化では、これまでの紙資料をデータとして扱います。表示のためにパソコンやタブレットなどの端末を用いることが多くなるでしょう。そのため、端末の取り扱いに関する最低限のITリテラシーは必要になります。

全ての社員がITに明るいとは限りません。導入の際には社員向けの研修を行うなど、ITリテラシー向上のための活動も必要になるでしょう。

ペーパーレス化する方法

ペーパーレス化の導入にはいくつかの方法があります。しかし、これから導入することを検討している方の中には、どのようにすれば良いか分からない方もいるかもしれません。そこでここでは、ペーパーレス化の導入方法を紹介します。スムーズに移行するためにも、ぜひ参考にしてみてください。

電子化代行サービスを利用する

既存の紙資料をペーパーレス化する場合、「電子化代行サービス」を利用する方法があります。紙資料をデータに変換するためには、多くの資料をスキャンしなくてはなりません。

しかし、膨大な量のスキャンを通常業務と平行して行うのは、多くの支障が出てしまいます。そのような場合に「電子化代行サービス」が有効です。データ化を代行することで、無理なくペーパーレス化を実現できます。

クラウドサービスを利用する

データ化した資料を保存・管理するためには「クラウドストレージ」を利用するのがおすすめです。クラウドストレージを利用するメリットは、インターネットにさえつないでいれば、いつでも・どこからでも資料にアクセスできます。

自社で保存用のシステムを構築する場合は、保守や管理の手間やコストがかかるでしょう。クラウドストレージの場合は、サービス提供者が行ってくれます。信頼できるセキュリティを備えたサービスであれば、自社でデータを管理するよりも、手間なく便利にペーパーレス環境を利用できるでしょう。

ペーパーレス化に役立つイッツコムの「box」を紹介

ペーパーレス化を導入する上では、データ化した資料をどのように管理するかが問題です。おすすめは保守運用を代行してくれるクラウドストレージですが、一口にクラウドストレージと言っても多くのサービスが存在します。どれを選べばよいか分からない方もいるのではないでしょうか。

そこでここでは、おすすめのクラウドストレージサービス「box」の特徴を取り上げて紹介します。

容量無制限

「box」は、容量無制限で利用可能です。クラウドストレージサービスは一般的に、利用する容量によって金額が決まり、容量が増えればそれに比例してコストも増える仕組みになっています。

boxでは、容量無制限が基本となっているため、データ容量によってコストが増すことがありません。容量を気にせず使えるので、過去の資料だけでなく、先々の資料も安心して利用できます。長期の利用におすすめです。

複数人で同時にひとつのファイルを編集可能

クラウドストレージの良さは、いつでも・どこでもデータにアクセスできる点です。加えて、boxなら複数人で同じファイルを同時に編集できます。

これによって、作業と確認の時間が大幅に短縮でき、業務効率化につながるでしょう。離れた環境下でもオフィスで一緒に働いているのと近い感覚で業務を行えるため、テレワークでも大いに活躍が期待できます。

高セキュア

米国政府機関は公的文書の共有に「box」の利用を承認しています。また、セキュリティに厳しいとされる金融・医療の業界も積極的にboxを利用しており、世界で8万以上の企業が利用するほど信頼されたセキュリティを備えているのが大きな特徴です。

クラウドサービスを利用する際に最も懸念する項目のひとつとして「セキュリティリスク」が挙げられます。ネットワーク上にデータを格納する性質上、ハッキングなどによる情報漏えいのリスクは避けられません。しかし、世界で利用されてきた信頼と実績を持つboxなら、安心して大切なデータを預けられるでしょう。

まずは「ホットプロファイル」で名刺のペーパーレス化

日々の営業活動でたまっていく名刺をペーパーレス化したい場合に役立つのが、イッツコムの「ホットプロファイル」です。ホットプロファイルでは、名刺を読み込むとすぐに電子化してくれるだけでなく、顧客データベースも自動作成をしてくれます。

これによって、名刺整理の手間を省くだけでなく、社内の人脈を見える化できるでしょう。より戦略的な営業活動が可能になります。名刺を整理するだけではなく、営業の支えとしても「ホットプロファイル」はおすすめのツールです。

まとめ

ペーパーレス化を導入する際には、メリット・デメリットをしっかりと把握し、自社の業務内容との相性も考慮しておきます。全てを一気にペーパーレス化するのは難しい場合があるので、そのようなときは部分的に少しずつ導入するのが適切でしょう。

ペーパーレス化したデータを管理するには高セキュアの「box」がおすすめです。また、営業活動での名刺整理に「ホットプロファイル」を利用すれば、電子化と顧客データの管理を一度に行えます。ペーパーレス化のご検討の際は、ぜひイッツコムへご相談ください。